235.23

# Verordnung über die Personalinformationssysteme des EDA

vom 23. August 2023 (Stand am 1. Oktober 2023)

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf Artikel 29 des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 2020[^1]<br />über die Bearbeitung von Personendaten durch das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten<br />und auf Artikel 27 Absatz 5 des Bundespersonalgesetzes vom 24. März 2000[^2],

verordnet:

## **1. Abschnitt:** Allgemeine Bestimmungen {#sec_1}
##### **Art. 1** Gegenstand {#sec_1/art_1 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--1}
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung der Personalinformationssysteme des Bereichs Personal des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Bereich Personal EDA) in der Direktion für Ressourcen (DR).

##### **Art. 2** Verantwortung {#sec_1/art_2 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--2}
Der Bereich Personal EDA trägt die Verantwortung für die Personalinformationssysteme.

## **2. Abschnitt:** EDAtransfer {#sec_2}
##### **Art. 3** Zweck {#sec_2/art_3 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--3}
1. Das Informationssystem EDAtransfer dient dem Bereich Personal EDA zur Erfüllung seiner Aufgaben im Bereich der Personaleinsätze und Versetzungen.
2. Es dient dazu, Fähigkeiten und Kompetenzen von Bewerberinnen und Bewerbern mit den Anforderungen und Rahmenbedingungen der ausgeschriebenen Stellen zu vergleichen, Entscheidgrundlagen für Arbeitgeberentscheide bereitzustellen sowie Versetzungen und Personaleinsätze administrativ abzuwickeln.

##### **Art. 4** Bearbeitete Daten {#sec_2/art_4 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--4}
1. Das EDAtransfer enthält Daten über:
a. versetzungspflichtige Angestellte des EDA nach Artikel 3 Buchstabe a der Verordnung des EDA vom 20. September 2002[^3]zur Bundespersonalverordnung (VBPV-EDA);
b. andere im Ausland eingesetzte Angestellte nach Artikel 3 Buchstabe b VBPV-EDA;
c. Angestellte des EDA und anderer Departemente, die eine für versetzungspflichtige Angestellte vorbehaltene Stelle im Inland innehaben;
d. Begleitpersonen und Kinder nach Artikel 3 Buchstaben d und e VBPV-EDA von Angestellten nach den Buchstaben a und b.
2. Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 1 aufgeführt.

##### **Art. 5** Herkunft der Daten {#sec_2/art_5 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--5}
1. Die Daten im EDAtransfer stammen aus:
a. dem Informationssystem für das Personaldatenmanagement (IPDM) des Eidgenössischen Personalamts (EPA);
b. dem Informationssystem E-Rekrutierung des EPA;
c. Eingaben des Bereichs Personal EDA.
2. Daten nach Absatz 1 Buchstaben a und b können nicht verändert werden.

##### **Art. 6** Bearbeitungsrechte {#sec_2/art_6 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--6}
1. Der Bereich Personal EDA verfügt für Daten nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c über vollständige Bearbeitungsrechte und für die übrigen Daten über ein Leserecht.
2. Die für eine ausgeschriebene Stelle zuständigen Vorgesetzten haben das Recht, Inhalte zum Stelleninserat zu bearbeiten.
3. Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

##### **Art. 7** Bekanntgabe von Daten {#sec_2/art_7 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--7}
1. Der Bereich Personal EDA kann den für Arbeitgeberentscheide und für die Abwicklung der Versetzungen zuständigen Stellen im EDA zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Bereich der Personaleinsätze und Versetzungen Daten aus dem EDAtransfer bekanntgegeben.
2. Angaben zum Vertragsstatus werden automatisiert in das Informationssystem EDApbu übertragen.

##### **Art. 8** Vernichtung von Datensätzen {#sec_2/art_8 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--8}
1. Daten, die aus dem IPDM oder aus Eingaben des Bereichs Personal EDA stammen, werden spätestens drei Monate nach dem Zeitpunkt vernichtet, in dem die betroffenen Personen nicht mehr unter die Personenkategorien nach Artikel 4 Absatz 1 fallen.
2. Daten, die aus dem Informationssystem E-Rekrutierung stammen, sowie mit der Bewerbung zusammenhängende Daten werden spätestens drei Monate nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens vernichtet.
3. Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

## **3. Abschnitt:** EDApbu {#sec_3}
##### **Art. 9** Zweck {#sec_3/art_9 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--9}
Das EDApbu dient dem Bereich Personal EDA, versetzungspflichtigen Angestellten und deren Vorgesetzten zur administrativen Abwicklung und Überwachung des Potenzialbeurteilungsprozesses in den Karrieren nach Artikel 2 VBPV-EDA[^4]. Es dient insbesondere der Erstellung der Potenzialbeurteilung.

##### **Art. 10** Bearbeitete Daten {#sec_3/art_10 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--10}
1. Das EDApbu enthält Daten über versetzungspflichtige Angestellte des EDA nach Artikel 3 Buchstabe a VBPV-EDA[^5]und deren Vorgesetzte.
2. Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 2 aufgeführt.

##### **Art. 11** Herkunft der Daten {#sec_3/art_11 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--11}
1. Die Daten im EDApbu stammen aus:
a. dem IPDM des EPA;
b. dem EDAtransfer;
c. Eingaben des Bereichs Personal EDA, der betroffenen Personen und deren Vorgesetzten.
2. Daten nach Absatz 1 Buchstaben a und b können nicht verändert werden.

##### **Art. 12** Bearbeitungsrechte {#sec_3/art_12 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--12}
1. Der Bereich Personal EDA verfügt für alle Daten nach Artikel 11 über ein Leserecht.
2. Die betroffenen Personen verfügen für die sie betreffenden Daten über ein Leserecht. Für Daten, die sie selber eingeben können, verfügen sie über vollständige Bearbeitungsrechte.
3. Die Vorgesetzten verfügen für die Daten, welche die vom Potenzialbeurteilungsprozess betroffene Person betreffen, über ein Leserecht. Für Daten, die sie selber eingeben können, verfügen sie über vollständige Bearbeitungsrechte.
4. Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

##### **Art. 13** Vernichtung von Datensätzen {#sec_3/art_13 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--13}
1. Die abgeschlossene Personalbeurteilung wird nach Abschluss des Potenzialbeurteilungsprozesses im E-Personaldossier abgelegt und spätestens nach fünf Jahren vernichtet.
2. Die übrigen Daten werden spätestens drei Monate nach dem Zeitpunkt vernichtet, in dem die betroffenen Personen nicht mehr unter die Personenkategorie nach Artikel 10 Absatz 1 fallen.
3. Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

## **4. Abschnitt:** EDAcv {#sec_4}
##### **Art. 14** Zweck {#sec_4/art_14 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--14}
1. Das Informationssystem EDAcv dient den Angestellten des EDA zur Erstellung von standardisierten Lebensläufen im Hinblick auf künftige Einsätze.
2. Es dient zudem dem Bereich Personal EDA im Rahmen der Planung der Einsätze von Angestellten dazu, deren berufliche und thematische Erfahrungen und Kompetenzen, Bildungsabschlüsse sowie Sprachkenntnisse auszuwerten.

##### **Art. 15** Bearbeitete Daten {#sec_4/art_15 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--15}
1. Das EDAcv enthält die Daten über dieAngestellten des EDA undderen Familienangehörige.
2. Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 3 aufgeführt.

##### **Art. 16** Herkunft der Daten {#sec_4/art_16 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--16}
1. Die Daten im EDAcv stammen aus:
a. dem IPDM des EPA;
b. Eingaben der betroffenen Personen.
2. Daten nach Absatz 1 Buchstabe a können nicht verändert werden.

##### **Art. 17** Bearbeitungsrechte {#sec_4/art_17 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--17}
1. Der Bereich Personal EDA verfügt für alle Daten über ein Leserecht.
2. Die betroffenen Personen verfügen für ihre selber erfassten Daten nach Artikel 16 Absatz 1 Buchstabe b über vollständige Bearbeitungsrechte. Für die sie betreffenden Daten nach Artikel 16 Absatz 1 Buchstabe a verfügen sie über ein Leserecht.
3. Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

##### **Art. 18** Vernichtung von Datensätzen {#sec_4/art_18 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--18}
1. Die im EDAcv enthaltenen Daten werden spätestens fünf Jahre nach Austritt der betroffenen Person aus dem EDA vernichtet.
2. Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

## **5. Abschnitt:** Betrieb und Zugriffsberechtigungen {#sec_5}
##### **Art. 19** Technischer Betrieb und Systemverwaltung {#sec_5/art_19 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--19}
1. Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb der Personalinformationssysteme verantwortlich.
2. Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet die Informationssysteme, die Datenbanken und die Anwendungen.
3. Die oder der Anwendungsverantwortliche eines Informationssystems gehört dem Bereich Personal EDA an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.

##### **Art. 20** Erteilung der Zugriffsberechtigungen {#sec_5/art_20 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--20}
1. Die Anwendungsverantwortlichen erteilen den Benutzerinnen und Benutzern die individuellen Zugriffsberechtigungen.
2. Sie überprüfen jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

## **6. Abschnitt:** Datensicherheit {#sec_6}
##### **Art. 21** Sorgfaltspflichten {#sec_6/art_21 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--21}
1. Der Bereich Personal EDA sorgt dafür, dass die Daten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
2. Er stellt sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind. Ausgenommen sind die Daten im EDAcv, die die Betroffenen selbst bearbeiten können.

##### **Art. 22** Bearbeitungsreglement {#sec_6/art_22 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--22}
Der Bereich Personal EDA erlässt für jedes Personalinformationssystem ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

##### **Art. 23** Protokollierung {#sec_6/art_23 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--23}
1. Die Zugriffe auf die Personalinformationssysteme und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.
2. Die Protokolle werden während eines Jahres getrennt vom jeweiligen System, in dem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.

## **7. Abschnitt:** Schlussbestimmungen {#sec_7}
##### **Art. 24** Aufhebung und Änderung anderer Erlasse {#sec_7/art_24 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--24}
Die Aufhebung und die Änderung anderer Erlasse werden in Anhang 4 geregelt.

##### **Art. 25** Inkrafttreten {#sec_7/art_25 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--25}
Diese Verordnung tritt am 1. Oktober 2023 in Kraft.

##### **Anhang 1** {#annex_1}
(Art. 4 Abs. 2)
### **Im** EDAtransfer bearbeitete Daten {#annex_1/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--annex-1}
#### **1** Angaben aus dem IPDM {#annex_1/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--annex-1/lvl_1}
1.1. Angaben zur Planstelle
1.2. Nachname
1.3. Vorname
1.4. Personalnummer
1.5. Organisationsschlüssel
1.6. Geburtsdatum
1.7. Korrespondenzsprache
1.8. Lohnklasse
1.9. E-Mail-Adresse
1.10. Anrede
1.11. Vertragsart
1.12. Vertragsende
1.13. Funktionswechsel
1.14. Telefonnummer
1.15. Lohnklasse für Stellvertretung
1.16. Angaben zur vorgesetzten Person

#### **2** Angaben aus dem Informationssystem E-Rekrutierung (Bewerbung) {#annex_1/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--annex-1/lvl_2}
2.1. Angaben zum Stelleinserat
2.2. Anrede
2.3. Nachname
2.4. Vorname
2.5. Titel
2.6. Geburtsdatum
2.7. Telefon
2.8. E-Mail-Adresse
2.9. Korrespondenzsprache
2.10. Land
2.11. PLZ / Ort
2.12. Bewerbungsdatum
2.13. Status
2.14. Beurteilung und Bemerkung HR
2.15. Beurteilung und Bemerkung der für die Auswahl verantwortlichen Personen

#### **3** Angaben aus Eingaben des Bereichs Personal EDA {#annex_1/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--annex-1/lvl_3}
3.1. Angaben zur Stelle
3.2. Sprache
3.3. Angaben zu Verkürzungs-/Verlängerungsgesuch
3.4. Kompetenzen (Führungs-, Fach-, Sozial-, und Sprachkompetenzen)
3.5. Potenzial
3.6. Versetzungsgrundsätze
3.7. Informationen zu Begleitpersonen und Kindern
3.8. Stand im Prozess
3.9. Informationen zur Ausschreibung
3.10. Vertragsstatus (I, II, III)
3.11. Angaben zum Orientierungsgespräch
3.12. Bemerkungen HR
##### **Anhang 2** {#annex_2}
(Art. 10 Abs. 2)
### **Im** EDApbu bearbeitete Daten {#annex_2/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--annex-2}
#### **1** Angaben aus dem IPDM {#annex_2/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--annex-2/lvl_1}
1.1. Angaben zur Planstelle
1.2. Anrede
1.3. Nachname
1.4. Vorname
1.5. Personalnummer
1.6. Organisationsschlüssel
1.7. Geburtsdatum
1.8. Korrespondenzsprache
1.9. Lohnklasse
1.10. E-Mail-Adresse
1.11. Angaben zur vorgesetzten Person

#### **2** Angaben aus Eingaben des Bereichs Personal EDA, der betroffenen Personen und deren Vorgesetzten {#annex_2/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--annex-2/lvl_2}
2.1. Beurteilungsperiode
2.2. Angaben zur vorgesetzten Person
2.3. Werte der Potenzialbeurteilung

#### **3** Angaben aus dem EDAtransfer {#annex_2/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--annex-2/lvl_3}
3.1. Vertragsstatus
##### **Anhang 3** {#annex_3}
(Art. 15 Abs. 2)
### **Im** EDAcv bearbeitete Daten {#annex_3/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--annex-3}
#### **1** Angaben zu den Angestellten {#annex_3/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--annex-3/lvl_1}
1.1. Anrede*
1.2. Vorname*
1.3. Nachname*
1.4. Personalnummer*
1.5. Personalkategorie*
1.6. Akademischer Titel
1.7. Geburtsdatum*
1.8. Nationalitäten*
1.9. Zivilstand
1.10. Adresse*
1.11. Telefonnummer Geschäft*
1.12. Telefonnummer privat
1.13. E-Mail-Adresse Geschäft*
1.14. E-Mail-Adresse privat
1.15. Angaben zur Erreichbarkeit / zu Abwesenheiten
1.16. Angaben zur aktuellen Stelle*
1.17. Foto
1.18. Weitere Angaben zur Person
1.19. Angaben zu Referenzpersonen: Name, Funktion, Kontaktangaben
1.20. Angabe der Reihenfolge der Referenzpersonen
1.21. Berufliche Erfahrung
1.22. Aus- und Weiterbildung
1.23. Sprachkompetenzen
1.24. Thematische Erfahrungen und Kompetenzen

#### **2** Angaben zu den Familienangehörigen {#annex_3/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--annex-3/lvl_2}
2.1. Angaben zu Ehepartnerin oder Ehepartner, eingetragener Partnerin oder eingetragenem Partner, Konkubinatspartnerin oder Konkubinatspartner:
2.1.1. Vorname*
2.1.2. Nachname*
2.1.3. Geburtsdatum*
2.1.4. Nationalität*
2.1.5. Weitere Nationalitäten
2.1.6. Interesse an Erwerbstätigkeit / berufliche Stellung / Abschluss / Sprachkenntnisse
2.1.7. Reiseinformation: reist mit an den Einsatzort / reist nicht mit an den Einsatzort
2.2 Angaben zu den Kindern:
2.2.1. Vorname*
2.2.2. Nachname*
2.2.3. Geburtsdatum*
2.2.4. Nationalität*
2.2.5. Weitere Nationalitäten
2.2.6. Schulsystem
2.2.7. Reiseinformation: reist mit an Einsatzort / reist nicht mit an Einsatzort
* Daten aus dem IPDM
##### **Anhang 4** {#annex_4}
(Art. 24)
### Aufhebung und Änderung anderer Erlasse {#annex_4/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--235.23--annex-4}
I

Die Verordnung EDA-CV vom 26. April 2017[^6]wird aufgehoben.

II

…[^7]

[^1]: SR  **235.2**
[^2]: SR  **172.220.1**
[^3]: SR  **172.220.111.343.3**
[^4]: SR  **172.220.111.343.3**
[^5]: SR  **172.220.111.343.3**
[^6]: [AS  **2017**  2809; **2022**  568 Anh. 2 Ziff. II 32]
[^7]: Die Änderung kann unterAS  **2023**  485konsultiert werden.