187.261
# Verordnung des Evangelischen Kirchenrates des Kantons Thurgau über die Aktenführung und Archivierung
Vom 07.12.2018 (Stand 01.01.2019)

## 1. Allgemeine Bestimmungen

### **Art. 1** Gegenstand und Geltungsbereich {#art_1 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--1}

1. Die Verordnung regelt den Umgang mit Unterlagen von deren Entstehung bis zur Archivierung oder bis zur Vernichtung. Sie definiert die Anforderungen an die Führung des Archivs zum Zwecke der dauernden Überlieferung der Tätigkeit der Kirchgemeinden und der Landeskirche. Diese Verordnung gilt für die Kirchgemeinden und die Landeskirche und deren Behörden, Kommissionen, Pfarrämter und Mitarbeiterschaft.
2. Öffentlich-rechtliche Körperschaften und privatrechtlich organisierte Vereine und Körperschaften, die Aufgaben der Kirchgemeinde oder der Landeskirche erfüllen, sorgen nach den Grundsätzen dieser Verordnung selbständig für die Aktenführung und Archivierung oder beauftragen die Kirchgemeinde oder die Landeskirche damit.

### **Art. 2** Zweck der Aktenführung und Archivierung {#art_2 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--2}

1. Die Aktenführung und Archivierung dienen insbesondere:
   1. der Rechtssicherheit
   2. der Nachvollziehbarkeit des Handelns der kirchlichen Behörden und Verwaltungen
   3. der effizienten, verlässlichen und kontinuierlichen Verwaltungsführung
   4. der dauerhaften, zuverlässigen und authentischen Überlieferung von Unterlagen
   5. der wissenschaftlichen und privaten Forschung

### **Art. 3** Begriffe {#art_3 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--3}

1. Begriffe:
   1. Aktenführung: Systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und sachgerechte Verwaltung und Aufbewahrung der dabei entstehenden Unterlagen, unabhängig vom Datenträger (auch Schriftgutverwaltung oder Records Management genannt).
   2. Archiv: Archive sind öffentliche Einrichtungen, die den überlieferungswürdigen Teil der von Kirchgemeinden beziehungsweise der Landeskirche produzierten Unterlagen übernehmen und der interessierten Öffentlichkeit zugänglich machen.
   3. Unterlagen: Alle geschäftsrelevanten Dokumente, die bei der Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe erstellt oder empfangen und aufbewahrt werden, samt dazugehörigen Verzeichnisse und ergänzenden Daten, die für das Verständnis dieser Unterlagen und deren Nutzung notwendig sind. Unterlagen können auf Papier, elektronisch oder auf einem anderen Informationsträger vorliegen.
   4. Geschäft: Die Bearbeitung der kirchlichen Aufgaben erfolgt in Form von Geschäften. Das einzelne Geschäft umfasst die dazugehörigen geschäftsrelevanten Unterlagen.
   5. Dossier: Gesamtheit der geschäftsrelevanten Unterlagen zu einem Geschäft (auch Akte genannt).

## 2. Aktenführung

### **Art. 4** Aktenführung {#art_4 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--4}

1. Die Kirchgemeinde beziehungsweise die Landeskirche führt ihre Unterlagen so, dass das Handeln der Behörden, Kommissionen und Mitarbeitenden nachvollziehbar und die Rechenschaftsfähigkeit gewährleistet ist.
2. Unterlagen müssen vollständig, verlässlich und verständlich sein. Sie müssen den Geschäftsvorgang glaubwürdig und zuverlässig wiedergeben.

### **Art. 5** Archivtaugliche Informationsträger {#art_5 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--5}

1. Die Informationsträger sind so zu wählen, dass mit organisatorischen und technischen Massnahmen die Unterlagen vor unbefugten Veränderungen und Zugriffen geschützt werden können. Bei der Wahl des Informationsträgers werden die Anforderungen an die Archivierung berücksichtigt

### **Art. 6** Schutz der Unterlagen {#art_6 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--6}

1. Unterlagen müssen vor Verlust und Beschädigung geschützt werden.

### **Art. 7** Übernahme ins Archiv {#art_7 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--7}

1. Nicht mehr benötigte Unterlagen müssen nach Dossierabschluss in der Regel innerhalb von 10 Jahren dem Archiv zur Übernahme angeboten werden.
2. Die aktenführende Stelle vernichtet die vom Archiv als nicht überlieferungswürdig bewerteten Unterlagen.

### **Art. 8** Vernichtung von Unterlagen {#art_8 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--8}

1. Ohne Zustimmung der mit der Archivführung beauftragten Person dürfen keine Unterlagen vernichtet werden.

### **Art. 9** Verantwortlichkeit {#art_9 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--9}

1. Die Kirchenvorsteherschaft beziehungsweise der Kirchenrat bestimmt eine für die Aktenführung verantwortliche Person und legt deren Pflichten fest.

## 3. Führung der pfarramtlichen Register

### **Art. 10** Verantwortlichkeit {#art_1 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--10}

1. In jeder Kirchgemeinde ist eine der Pfarrpersonen verantwortlich für die pfarramtlichen Register.

### **Art. 11** Formerfordernis {#art_1 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--11}

1. Die pfarramtlichen Register müssen in Buchform handschriftlich geführt oder periodisch ausgedruckt und archivtauglich gebunden werden.

### **Art. 12** Arten der pfarramtlichen Register {#art_1 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--12}

1. Es werden folgende pfarramtliche Register geführt:
   1. Taufregister: In diesem Register werden in der Reihenfolge des Vollzugs der Taufe die Namen aller in der Kirchgemeinde Getauften eingetragen. Kinder aus konfessionell gemischter Ehe sind mit einem entsprechenden Vermerk einzutragen.
   2. Konfirmationsregister: Die Namen aller in der Kirchgemeinde Konfirmierten werden jährlich eingetragen.
   3. Eheregister: Alle in der Kirchgemeinde vollzogenen Trauungen sind chronologisch einzutragen, unabhängig vom Wohnsitz der Brautleute.
   4. Abdankungsregister (bisher Totenregister): In diesem Register werden alle in der Kirchgemeinde gehaltenen kirchlichen Abdankungen chronologisch eingetragen.
2. Der Kirchenrat definiert die in den Registern zu erfassenden Angaben.

## 4. Archivierung

### **Art. 13** Archiv {#art_1 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--13}

1. Die Landeskirche und jede Kirchgemeinde führen je ein eigenes Archiv.

### **Art. 14** Archivumfang {#art_1 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--14}

1. Das Archiv umfasst sämtliche überlieferungswürdigen Unterlagen der Behörden, Kommissionen, Pfarrämter und Mitarbeitenden.

### **Art. 15** Übernahme {#art_1 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--15}

1. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist übernimmt das Archiv die überlieferungswürdigen Unterlagen zur dauernden Archivierung.

### **Art. 16** Zu archivierende Unterlagen {#art_1 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--16}

1. Insbesondere werden nachfolgende Unterlagen archiviert:
   1. Leitung
   Abstimmungsbotschaften
   Wahlprotokolle
   Protokolle der Kirchgemeindeversammlung, der Kirchenvorsteherschaft, der Aufsichtskommission und der weiteren Kommissionen und Leitungsgremien
   Sitzungsbeilagen zu Kirchenvorsteherschafts-, Aufsichtskommissions- und weiteren Kommissions- und Leitungsgremiensitzungen
   Jahresberichte der Kirchenvorsteherschaft, der Aufsichtskommission und weiterer Kommissionen und der Leitungsgremien
   Rechtliche Grundlagen der Kirchgemeinde (Interne Weisungen und Reglemente)
   Ressortpapiere, Unterlagen zur Organisation der Kirchgemeinde
   Unterlagen zu Amtsübergaben und Visitationen
   Unterlagen zu Aufnahmen und Austritten
   Streit- und Rekursfälle
   Publikationen und Druckschriften der Kirchgemeinde
   2. Finanzen, Personal, Liegenschaften
   Originaljahresrechnung der Kirchgemeinde inklusive Revisorenberichte und kirchenrätliche Genehmigung; Mitarbeiterdossiers (Personaldossiers)
   Bauakten
   Liegenschaftendossiers
   3. Kirchliches Feiern, Seelsorge, Unterricht, Gemeindeleben (Kernaufgaben der Kirchgemeinde)
   Pfarramtliche Register inklusive Segnungsurkunden
   Auswahl an Predigten
   Auswahl an Unterlagen zu Veranstaltungen und Angeboten
   Auswahl an Fotografien und Bildern
   4. Übrige Unterlagen, die für die dauernde Nachvollziehbarkeit des kirchgemeindlichen Handelns wichtig sind.
2. Für die Landeskirche gelten sinngemäss dieselben Grundsätze.

### **Art. 17** Archivverzeichnis {#art_1 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--17}

1. Die archivierten Unterlagen werden in einem Archivverzeichnis verzeichnet.

### **Art. 18** Übernahme privater Unterlagen {#art_1 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--18}

1. Die Archive können als Ergänzung Überlieferungsgut privater Herkunft übernehmen, sofern es für die Geschichte der Kirchgemeinde beziehungsweise der Landeskirche von Bedeutung ist.

### **Art. 19** Öffentliche Zugänglichkeit {#art_1 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--19}

1. Archivierte Unterlagen sind nach Ablauf der Schutzfristen im Rahmen der Benutzerordnung öffentlich und unentgeltlich zugänglich.

### **Art. 20** Schutzfristen {#art_2 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--20}

1. Die allgemeine Schutzfrist für Unterlagen beträgt 20 Jahre ab Dossierschluss.
2. Die Schutzfrist für Unterlagen mit besonders schützenswerten Personendaten beträgt 100 Jahre ab Dossierschluss.
3. Unterlagen, die vor der Archivierung frei zugänglich waren, bleiben es auch danach.
4. Betroffene Personen haben Zugang zu ihren eigenen Daten oder können in die Bekanntgabe ihrer eigenen Daten einwilligen.
5. Auf Gesuch kann die Kirchenvorsteherschaft beziehungsweise der Kirchenrat während laufender Schutzfrist Einsicht in die Unterlagen gewähren, sofern die angeführten Gründe die öffentlichen oder schützenswerten privaten Interessen überwiegen.

### **Art. 21** Schutz des Archivs {#art_2 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--21}

1. Die Kirchgemeinde beziehungsweise die Landeskirche sorgt für die dauerhafte Erhaltung und Lesbarkeit des Archivguts.
2. Sie gewährleistet die Authentizität und Integrität des Archivguts.

### **Art. 22** Verantwortlichkeit {#art_2 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--22}

1. Die Verantwortung für das Archiv trägt die Kirchenvorsteherschaft beziehungsweise der Kirchenrat.

### **Art. 23** Beauftragung für Archivführung {#art_2 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--23}

1. Die Kirchenvorsteherschaft beziehungsweise der Kirchenrat beauftragt eine Person mit der Archivführung.
2. Die Kirchenvorsteherschaft beziehungsweise der Kirchenrat kann einzelne Aufgaben Dritten übertragen.

### **Art. 24** Archivdepot bei Dritten {#art_2 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--24}

1. Die Kirchgemeinde beziehungsweise die Landeskirche kann ihre Archivalien bei Dritten deponieren und diese mit der Führung des Archivs beauftragen. Die Einzelheiten sind in einem Dienstleistungsvertrag zu regeln. Das Archivdepot bleibt Eigentum der Kirchgemeinde.
2. Die Einrichtung eines Archivdepots einer Kirchgemeinde erfordert die Zustimmung des Kirchenrats.

## 5. Aufgaben des Kirchenrates

### **Art. 25** Beratung {#art_2 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--25}

1. Der Kirchenrat oder ein von ihm bezeichneter Dritter berät die Kirchgemeinden bei Fragen der Aktenführung und Archivierung.

### **Art. 26** Visitation {#art_2 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--26}

1. Der Kirchenrat oder ein von ihm bezeichneter Dritter visitiert periodisch die Akten- und Registerführung sowie die Archive der Kirchgemeinden.

## 6. Schlussbestimmungen

### **Art. 27** Inkraftsetzung {#art_2 omnilex-key=ch-lexwork-tg--187.261--27}

1. Die Verordnung tritt am 1. Januar 2019 in Kraft und ersetzt die Verordnung über die Führung der pfarramtlichen Register und die Einrichtung und Verwaltung der Pfarrarchive in den Kirchgemeinden vom 6. Februar 1980.