# Verordnung über die Archive der Notariate

(vom 7. Dezember 2011)¹,²

Das Obergericht,

gestützt auf § 32 des Notariatsgesetzes vom 9. Juni 1985⁴ und § 6 Abs. 1 des Archivgesetzes vom 24. September 1995⁵,

beschliesst:

## I. — Geltungsbereich {#art_i omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--I}

## § 1 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--1}

Diese Verordnung regelt die Archivierung der Akten der Notariate, Grundbuch- und Konkursämter sowie des Schiffregisteramtes.

## II. — Allgemeine Bestimmungen {#art_i omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--Ii}

## § 2 {#art_2 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--2}

Das Notariatsarchiv bezweckt, sämtliche im Geschäftsbetrieb erstellten oder beigezogenen Akten zur weiteren Benützung durch die Parteien, Amtsstellen oder Dritte zu gewährleisten.

## § 3 {#art_3 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--3}

Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeichnungen im Sinne von § 3 des Archivgesetzes⁵, die durch die in § 1 genannten Ämter erstellt oder beigezogen wurden.

## § 4 {#art_4 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--4}

Die Aufsicht über das Archivwesen der Notariate obliegt dem Obergericht.

## § 5 {#art_5 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--5}

¹ Über sämtliche Akten, die länger als zehn Jahre aufzubewahren sind, ist ein nach Sachgebieten geordnetes Verzeichnis zu führen. Dieses wird elektronisch geführt.

² Die Akten sind mit den dem Archivverzeichnis entsprechenden Signaturen und Aufschriften zu versehen und nach diesen geordnet aufzubewahren.

## § 6 {#art_6 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--6}

Die Notariatsbibliothek wird von den Vorschriften dieser Verordnung nicht erfasst.

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Verordnung über die Archive der Notariate

Herausgabe und Einsichtnahme

## § 7 — ¹ Sämtliche Belege dürfen an Gerichte und Strafunter- {#art_7 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--7}

suchungsbehörden ausgehändigt werden, aber nur so weit, als sie dem
Notariat entbehrlich sind und die Umstände den Ersatz durch beglaubigte
Abschriften, durch Fotokopien oder durch die persönliche Ein-
vernahme des Notariates nicht erlauben. Beim Notariat bleibt eine
beglaubigte Kopie bei den Akten. Nach Abschluss des Verfahrens sind
die Belege dem Notariat zurückgegeben.

² Anderen Amtsstellen und Dritten sind sie nach Prüfung der Ein-
sichtsberechtigung in den Amtsräumen vorzulegen.

## III. — Elektronische Dokumentenverwaltung {#art_i omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--Iii}

Elektronische Dokumentenverwaltung

## § 8 — ¹ In der elektronischen Dokumentenverwaltung werden mit {#art_8 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--8}

der Einführung des informatisierten Grundbuches die Hauptbücher
sowie die Servitutenprotokolle erfasst.

² Ab der Einführung des informatisierten Grundbuches werden die
Hauptbelege A in die elektronische Dokumentenverwaltung einge-
lesen. Die Original-Papierakten sind geordnet und sicher aufzubewah-
ren.

³ Die elektronischen Akten sind so zu speichern, dass die Anforder-
ungen an die digitale Langzeitsicherung, insbesondere Authentizität,
Integrität und dauerhafte Lesbarkeit, erfüllt werden.

⁴ Das Obergericht kann die elektronische Dokumentenverwaltung
auf weitere Akten ausdehnen.

⁵ Akten, die für die elektronische Dokumentenverwaltung vorge-
sehen sind, dürfen das Format DIN A3 nicht überschreiten.

Erstellung authentischer Kopien

## § 9 — Elektronisch archivierte Akten dienen als Grundlage zur Er- {#art_9 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--9}

stellung von authentischen Kopien der Originalakten.

## IV. — Anbietepflicht an das Staatsarchiv, Schutzfrist und Vernichtung {#art_i omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--Iv}

der Akten

Aufbewahrungsdauer

## § 10 — ¹ Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach den Bestimmun- {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--10}

gen im Anhang dieser Verordnung.

² Für eingebundene Verzeichnisse und Akten berechnet sich die
Frist nach dem letzten Eintrag oder Erledigungsvermerk.

Anbietung der elektronischen Akten

## § 11 — Die elektronischen Akten werden dem Staatsarchiv perio- {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--11}

disch durch das Notariatsinspektorat angeboten.

Verordnung über die Archive der Notariate

## § 12 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--12}

¹ Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bzw. spätestens nach 100 Jahren sind die Akten dem Staatsarchiv anzubieten.

Anbietung der übrigen Akten

² Akten, welche in der elektronischen Dokumentenverwaltung erfasst wurden, können dem Staatsarchiv vor Ablauf der Aufbewahrungsdauer angeboten werden.

³ Die Akten sind dem Staatsarchiv geordnet und mit einem Verzeichnis versehen abzuliefern. Nach der Ablieferung geht die Verfügungsgewalt auf das Staatsarchiv über.

## § 13 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--13}

¹ Die vom Staatsarchiv nicht übernommenen Akten können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden, sofern die Akten nicht dauernd im Notariatsarchiv aufzubewahren sind.

² Es ist dafür zu sorgen, dass ein Missbrauch der Akten ausgeschlossen ist.

Vernichtung

## V. — Schluss- und Übergangsbestimmungen {#art_v omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--V}

## § 14 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--14}

Das in Buchform oder auf losen Blättern geführte Archivbuch ist innert fünf Jahren nach Inkrafttreten dieser Verordnung in das elektronische Archivverzeichnis zu übertragen.

Archivverzeichnis

## § 15 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--15}

Die Verordnung über die Archive der Notariate vom 14. Dezember 1988 wird aufgehoben.

Aufhebung bisherigen Rechts

## § 16 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-244--16}

Diese Verordnung bedarf der Genehmigung³ des Bundes. Die Verwaltungskommission des Obergerichts bestimmt den Zeitpunkt des Inkrafttretens.

Inkrafttreten

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¹ OS 67, 123; Begründung siehe ABl 2012, 273.

² Inkrafttreten: 1. Mai 2012.

³ Vom Bund genehmigt am 25. Januar 2012.

⁴ LS 242.

⁵ LS 432.11; heute: LS 170.6.


Verordnung über die Archive der Notariate

Anhang

|  Nr. | Titel | Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen | Aufbewahrungsfrist  |
| --- | --- | --- | --- |
|  1 | Grundbuchbereich und Notariatsbereich A |  |   |
|  1.1 | Grundbuch |  |   |
|  1.1.1 | Grundbuchprotokolle, Grundregister, Grundbücher | Grundbuchkollektivblätter und Grundregisterkollektivblätter samt Liegenschaftsbeschreibungen | zeitlich unbeschränkt  |
|  1.1.2 | Hauptbelege A | Grundbuchbelege, Planakten | zeitlich unbeschränkt  |
|  1.1.3 | Tagebücher |  | zeitlich unbeschränkt  |
|  1.1.4 | Vermessungspläne | Grundbuchpläne, Mutationen | zeitlich unbeschränkt  |
|  1.2 | Hilfsregister |  |   |
|  1.2.1 | Eidgenössische Hilfsregister |  |   |
|  1.2.1.1 | Eigentümerverzeichnis |  | zeitlich unbeschränkt  |
|  1.2.1.2 | Gäubigerregister |  | zeitlich unbeschränkt  |
|  1.2.2 | Kantonale Hilfsregister |  |   |
|  1.2.2.1 | Servitutenprotokoll |  | zeitlich unbeschränkt  |
|  1.2.2.2 | Grundkataster | Lose Grundkataster können vernichtet werden, wenn sie unter Beibehaltung der gleichen Nummer durch neue Karten ersetzt werden. | zeitlich unbeschränkt  |
|  1.2.2.3 | Verzeichnis der Korporations-teilsrechte |  | zeitlich unbeschränkt  |
|  1.2.2.4 | Strassenverzeichnis |  | zeitlich unbeschränkt  |
|  1.2.2.5 | Verzeichnis der öffentlichen Gewässer |  | zeitlich unbeschränkt  |

Verordnung über die Archive der Notariate

|  Nr. | Titel | Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen | Aufbewahrungsfrist  |
| --- | --- | --- | --- |
|  1.2.2.6 | Flurwegverzeichnis |  | zeitlich unbeschränkt  |
|  1.2.2.7 | Schuldbriefregister | Titelkontrolle, Pfandtitelverzeichnis | 30 Jahre  |
|  1.1.2.8 | Sammlung der Doppel der Anzeigen an die Grundpfandgläubiger und das dazugehörende Verzeichnis |  | 10 Jahre  |
|  1.2.3 | Aufgehobene Hilfsregister | Pfandbuch, Berichtigungsbuch, Urkundenbuch A | zeitlich unbeschränkt  |
|  1.3 | Diverses |  |   |
|  1.3.1 | Auszugskontrolle |  | 10 Jahre  |
|  1.3.2 | Empfangsscheine zum Schuldbriefregister |  | 10 Jahre  |
|  1.3.3 | Gelöschte Grundpfandtitel | Die Vernichtung gelöschter Grundpfandtitel richtet sich nach den Bestimmungen der kantonalen Grundbuchverordnung. |   |
|  1.3.4 | Nebenbelege A | Pläne und wichtige Aktenstücke sind dauernd aufzubewahren. | 30 Jahre  |
|  1.3.5 | Akten zur Grundbucheinführung, Verzeichnis der Streitfälle, Akten von Güterzusammenlegungen, Akten von Waldzusammenlegungen |  | 80 Jahre nach Einführung des jeweiligen Grundbuchs  |
|  1.3.6 | Handänderungsanzeigen und Beurkundungsanzeigen |  | 10 Jahre  |
|  1.3.7 | Verzeichnis der noch nicht angemeldeten beurkundeten Grundbuchgeschäfte | Beurkundungsverzeichnis | 30 Jahre  |
|  1.4 | Schiffsregister |  |   |
|  1.4.1 | Hauptbuch |  | zeitlich unbeschränkt  |
|  1.4.2 | Tagebuch |  | zeitlich unbeschränkt  |
|  1.4.3 | Hilfsregister | Eigentümerverzeichnis, Gläubigerregister, Pfändungsregister, Berichtigungsbuch | zeitlich unbeschränkt  |

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Verordnung über die Archive der Notariate

|  Nr. | Titel | Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen | Aufbewahrungsfrist  |
| --- | --- | --- | --- |
|  2 | Notariatsbereich B |  |   |
|  2.1 | Hauptbelege B | Protokollbücher und Belege (Urkundenbuch B) | 80 Jahre  |
|  2.2 | Nebenbelege B |  | 30 Jahre  |
|  2.3 | Testamentskontrolle |  | 80 Jahre  |
|  2.4 | Testatorenkartei |  | 80 Jahre  |
|  2.5 | Akten Testamentskontrolle |  | 30 Jahre  |
|  2.6 | Geschäftsverzeichnis über Erbschaftssachen und andere Verwaltungsgeschäfte |  | 80 Jahre  |
|  2.7 | Protokolle zu Verwaltungs-geschäften (Erbschaftssachen und dergleichen) |  | 40 Jahre seit Beendigung der Verfahren  |
|  2.8 | Akten zu Erbschaftssachen und anderen Verwaltungsgeschäften |  | 10 Jahre seit Beendigung der Verfahren  |
|  2.9 | Depositenverzeichnis und dazugehörende Akten |  | 30 Jahre  |
|  2.10 | Beglaubigungskontrolle mit dem Unterschriftenbuch und dazugehörende Akten |  | 30 Jahre  |
|  2.11 | Wechselkontrolle |  | 30 Jahre  |
|  2.12 | Sammlung der Wechselprotest-kopien und dazugehörende Akten |  | 10 Jahre  |
|  3 | Konkursbereich |  |   |
|  3.1 | Konkursprotokolle und Konkursverzeichnisse |  | 40 Jahre seit Beendigung der Verfahren  |
|  3.2 | Akten in Schuldbetreibungs- und Konkurssachen |  | 10 Jahre seit Beendigung der Verfahren  |
|  3.3 | Wertschriftenverzeichnis in Konkursen |  | 30 Jahre  |

Verordnung über die Archive der Notariate

|  Nr. | Titel | Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen | Aufbewahrungsfrist  |
| --- | --- | --- | --- |
|  3.4 | Akten zum Wertschriftenverzeichnis in Konkursen |  | 10 Jahre  |
|  4 | Diverses |  |   |
|  4.1 | Rechnungsführung |  |   |
|  4.1.1 | Journalhauptbücher und Kontokorrente |  | 30 Jahre  |
|  4.1.2 | Hilfsbücher und Belege zur Buchhaltung |  | 10 Jahre  |
|  4.1.3 | Rechnungsdoppel |  | 10 Jahre  |
|  4.2 | Personalakten |  | Die Aufbewahrung von Personalakten richtet sich nach der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz (LS 177.111).  |
|  4.3 | Archivverzeichnis | Archivbuch | zeitlich unbeschränkt  |
|  4.4 | Akten zum Archivverzeichnis |  | 30 Jahre  |
|  4.5 | Aktenausgangskontrolle |  | 30 Jahre  |

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