# Verordnung über das Polizei-Informationssystem POLIS (POLIS-Verordnung)

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(vom 13. Juli 2005)¹

Der Regierungsrat,

gestützt auf § 60 Abs. 1 lit. b und c des Polizeigesetzes (PolG) vom 23. April 2007⁵,¹⁴

beschliesst:

## I. — Allgemeine Bestimmungen {#art_i omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--I}

## § 1 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--1}

¹⁴ Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Datenbearbeitungs- und Informationssystems POLIS.

## § 2 {#art_2 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--2}

Betreiber von POLIS sind die Kantonspolizei und die Stadtpolizeien Zürich und Winterthur.

## § 3 {#art_3 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--3}

¹ Gesuche weiterer kommunaler Polizeien um Zugriff auf POLIS gemäss § 54 Abs. 4 PolG sind bei der Kantonspolizei einzureichen.¹⁴

² Für den Umgang mit den in POLIS gespeicherten Daten unterstehen die weiteren kommunalen Polizeien und das Forensische Institut Zürich den gleichen Vorschriften wie die Betreiber.¹⁶

## § 4 {#art_4 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--4}

¹⁴ POLIS dient folgenden Zwecken:¹²

a. Erfüllung der Aufgaben als Strafverfolgungsbehörde gemäss StPO⁷,
b. Erstellen von Berichten und Lagebeurteilungen,
c. Festhalten von ungesicherten Sachverhalten (Arbeitsregister),
d. Dokumentation polizeilichen Handelns,
e. Recherche,
f. Erstellen von Täterschaftsprofilen,
g. Datenübermittlung in Systeme des Bundes,
h. Datenübermittlung in die interkantonale ViCLAS-Datenbank,

## I. — Datenaustausch mit weiteren Justiz-, Polizei- und Verwaltungsbehörden, {#art_i omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--I}

j. Datenübernahme von Polizeien, die nicht an POLIS beteiligt sind,

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k. Sicherstellung der Verfügbarkeit von Daten, die für Polizeiermittlungen, insbesondere zur Aufklärung von Straftatbeständen benötigt werden,

## L. — Automatisierte Akten- und Datenverwaltung nach definierten Aufbewahrungsfristen, {#art_l omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--L}

m. Statistische Auswertungen.

Bestandteile von POLIS

## § 5 {#art_5 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--5}

¹⁴ POLIS besteht aus:

a. dem Journal,
b. dem Rapport,
c. der Personendatenbank,
d. der Geschäftsdatenbank,
e. den themenspezifischen Datenbanken,
f. der Recherche,
g. der Archiv-Datenbank,
h. der Gästekontrolle von Beherbergungsbetrieben (Gästekontrolle),

## I. {#art_i omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--I}

der Asservaten-Datenbank.

## II. — Inhalt einzelner Bestandteile von POLIS {#art_i omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--Ii}

Inhalt der Geschäftsdatenbank

## § 6 {#art_6 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--6}

Der Datensatz über das Geschäft (Falldatensatz) kann folgende Daten enthalten:

a. Geschäfts-Nummer, Dokumentennummer,
b. Lauffrist (Löschdatum),
c. Journalnummer,
d. UAP-Nummer (Unfallaufnahme-Protokoll),
e. Projektschutz (allgemein, projektgeschützt),
f. Geschäftsstatus (neutral, geklärt, ungeklärt),
g. Infotext (Bezeichnung des Geschäfts oder der Akten zur Person),
h. Angabe Sachgebiet (Einbruch, Verkehr, unbestimmt usw.),

## I. — Geschäfts-Nummer Hauptgeschäft, Anzahl Nebengeschäfte, {#art_i omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--I}

j. Geschäftstyp (Fall oder Akten zur Person),
k. RIPOL-Fallnummer, Hauptdokument, Nachtragsdokument,

## L. — Ereignisdatum (Tag, Zeit), {#art_l omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--L}

m. Strasse, Nummer, Bezirk, Kanton, Nation,
n. PLZ/Ort, Stadtkreis,

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o. Erfassungs-Sachbearbeiter, Erfassungsdatum, Organisations-Einheit,
p. Mutations-Sachbearbeiter, Mutationsdatum.

## § 7 {#art_7 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--7}

¹ Der Datensatz über Personen (Personendatensatz) kann folgende Daten enthalten:

a. Name, Vorname, Geburtsname, Rufname, Genanntname, Genanntvorname, Aliasname, Spitzname,
b. Firma, Institution,
c. Branche,
d. Geburtsort, Geburtsstaat, Geburtsdatum,
e. Geschlecht,
f. Nationalität, Heimatort,
g. Zivilstand,
h. Beruf,

## I. — Sprache, {#art_i omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--I}

j. Wohnsitz (PLZ/Ort, Strasse/Nr., Stadtkreis, Kanton, Nation, Adresszusatz),
k. Eltern,

## L. — Ehegatte, Lebenspartner, Lebenspartnerin, {#art_l omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--L}

m. Arbeitsort,
n. Konfession,
o. Anzahl Kinder,
p.¹¹ Vormundin oder Vormund bzw. Beiständin oder Beistand,
q. Ausweispapier,
r. Foto, Haarfarbe, Grösse,
s. Telefon/Fax/Mobiltelefon usw. (Kommunikationsmittel),
t. Personen-Nummer, Personen-Code (Identität steht fest, alias, angeblich),
u. Status Person (Verknüpfungen, Personen-Identifikation, erkennungsdienstliche Behandlung, Warnungshinweis),

## V. — Sterbedatum, {#art_v omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--V}

w. Freitext (Bemerkungen),

## X. — Erfassungsdatum, Erfassungs-Sachbearbeiter, {#art_x omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--X}

y. Mutationsdatum, Mutations-Sachbearbeiter.

² Für Rapporte werden Personenkategorien mit definierten Datenfeldern zur Verfügung gestellt.¹⁴

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Inhalt der themenspezifischen Datenbanken

## § 7 {#art_7 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--7}

a.¹³ Die themenspezifischen Datenbanken können Journal-, Personen- und Geschäftsdaten gemäß §§ 6 und 7 enthalten.

Inhalt der Gästekontrolle

## § 7 {#art_7 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--7}

b.¹³ Die Gästekontrolle kann folgende Daten enthalten:

a. Name, Vorname,
b. Geschlecht,
c. Geburtsdatum,
d. Nationalität,
e. Adresse,
f. Ausweispapier (bei ausländischer Staatsangehörigkeit),
g. Ausweisnummer (bei ausländischer Staatsangehörigkeit),
h. Aufenthaltsdaten,

## I. — Fahrzeugdaten, {#art_i omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--I}

j. Bemerkungen (z. B. Gruppenbuchungen).

Datenfelder für Rapporte

## § 8 {#art_8 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--8}

Für Rapporte werden Bausteine mit Datenfeldern zur Verfügung gestellt. Mit den Bausteinen können Rapporttypen zusammengestellt werden. Es werden insbesondere folgende Hauptentitäten bearbeitet:

a. Geschäft (§ 6),
b. Person (§ 7),
c. Signalement,
d. Spur,
e. Sache,
f. Fahrzeug.

## III. — Bekanntgabe von Daten {#art_i omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--Iii}

Ausschreibungen in RIPOL und SIS

## § 9 {#art_9 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--9}

¹⁴ Die in POLIS erfassten Daten können soweit erforderlich in die Fahndungssysteme RIPOL und SIS übermittelt werden. Die Ausschreibungen von ungeklärten Straftaten betreffen Personen-, Sach- und Fahrzeugfahndungen. Diese werden nach Eingabe durch die ausschreibende Behörde über die Filtrierstelle der Kantonspolizei verbreitet.

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## § 10 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--10}

¹ Die in POLIS bearbeiteten Daten können auf Anfrage an folgende Behörden zwecks Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben oder internationaler Verpflichtungen bekannt gegeben werden:

a. Justiz- und Polizeibehörden,
b. Grenzstellen,
c. Strassenverkehrsämter,
d. Schweizerische Vertretungen im Ausland mit konsularischen Aufgaben,
e. Fremdenpolizei- oder Migrationsbehörden,
f. Behörden anderer Länder mit Polizei- und Strafverfolgungsfunktionen,
g. Unfalluntersuchungsbehörden,
h. Weitere Verwaltungsbehörden, die Aufgaben nach § 4 erfüllen.

² Die Bekanntgabe von Daten setzt voraus, dass die anfragende Behörde über einen gesetzlichen Anspruch auf Amts- oder Rechtshilfe verfügt.

³ Die Bekanntgabe von Daten ist mit einem Hinweis zu versehen, wonach die Auskunft vertraulich zu behandeln ist und nicht an weitere Personen oder Stellen weitergegeben werden darf. Zudem ist darauf hinzuweisen, dass die Daten dem Stand im Zeitpunkt ihrer Erfassung in POLIS entsprechen und über den Ausgang allfälliger Verfahren keine Auskunft geben.

## § 11 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--11}

¹ Gesuche um Akteneinsicht, die keine Anfragen gemäss § 10 darstellen, sind schriftlich bei einer der an POLIS beteiligten Polizeien einzureichen.

² Gesuche müssen enthalten:

a. Name, Adresse und Telefonnummer der Gesuchstellenden,
b. Grund und Zweck des Gesuches (Legitimation),
c. Art, Ort und Zeit des Vorfalls,
d. Namen und Adressen der Beteiligten,
e. bei Privatpersonen einen Identitätsnachweis,
f. bei Dritten einen Nachweis über die Einwilligung der betroffenen Person oder deren Vollmacht.

³ Die Akteneinsicht kann eingeschränkt oder ganz verweigert werden, wenn

a. in laufenden Verfahren der Untersuchungszweck gefährdet würde oder
b.¹⁰ eine der Voraussetzungen gemäss § 23 des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG)² gegeben ist.

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4 Gesuche werden von derjenigen Polizei bearbeitet, die für die entsprechenden Daten verantwortlich ist. Entspricht die Polizei dem Gesuch nicht, erlässt sie einen begründeten Entscheid.

5 Für Begehren um Akteneinsicht kann eine Gebühr erhoben werden.

## IV. — Rechte der Betroffenen {#art_i omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--Iv}

### Auskunftsrecht

## § 12 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--12}

¹ Die Wahrnehmung des Auskunftsrechts gemäss § 20 Abs. 2 IDG² erfolgt im gleichen Verfahren wie die Akteneinsicht nach § 11 dieser Verordnung. Gesuche müssen die Angaben gemäss § 11 Abs. 2 lit. a und lit. e oder lit. f enthalten.¹⁰

² Die Auskunftserteilung erfolgt kostenlos. Eine angemessene Beteiligung an den Kosten kann verlangt werden, wenn

a. der antragstellenden Person in den zwölf Monaten vor Einreichen des Gesuches die gewünschten Auskünfte bereits mitgeteilt wurden und kein schutzwürdiges Interesse an einer neuen Auskunftserteilung nachgewiesen werden kann;

b. die Auskunftserteilung mit einem besonders grossen Arbeitsaufwand verbunden ist.

³ Ein schutzwürdiges Interesse gemäss Abs. 2 lit. a ist insbesondere gegeben, wenn die Personendaten ohne Mitteilung an die betroffene Person verändert wurden.

⁴ Die Kostenbeteiligung beträgt höchstens 300 Franken. Gesuchstellende sind über die Höhe der Beteiligung vor der Auskunftserteilung in Kenntnis zu setzen und können ihre Gesuche innert zehn Tagen zurückziehen.

### Andere Rechte

## § 13 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--13}

¹ Gesuche zur Wahrnehmung von anderen Rechten, insbesondere des Berichtigungsrechts nach § 21 IDG², sind schriftlich bei einer der an POLIS beteiligten Polizeien einzureichen.¹⁰

² Gesuche müssen die Angaben gemäss § 11 Abs. 2 lit. a und lit. e oder lit. f enthalten sowie den Nachweis eines schützenswerten Interesses.

³ In Fällen von Freispruch, Einstellung oder Nichtanhandnahme von Strafverfahren erfolgt die Nachführung der Eintragungen in POLIS gemäss § 54 a Abs. 1 PolG von Amtes wegen. Erhält die Polizei keine Mitteilung von einem solchen Abschluss eines Strafverfahrens, kann die betroffene Person unter Vorlage des formell rechtskräftigen Entscheids die Nachführung verlangen.¹⁴

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## V. — Schutz und Sicherheit der Daten {#art_v omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--V}

## § 14 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--14}

¹⁶ ¹ Für die Datenhaltung und -pflege ist die Behörde verantwortlich, welche die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben bearbeitet oder bearbeiten lässt.

² Die an POLIS beteiligten Polizeien und das Forensische Institut Zürich bestimmen je eine Datenverantwortliche oder einen Datenverantwortlichen. Diese koordinieren die Tätigkeiten unter der Hauptverantwortung der oder des Datenverantwortlichen der Kantonspolizei. Die Datenverantwortlichen überwachen die Einhaltung dieser Verordnung und der gestützt darauf erlassenen Weisungen.

³ Die Aufsicht über POLIS obliegt den für die beteiligten Polizeien zuständigen Datenschutzbeauftragten.

## § 15 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--15}

¹ Die Benutzerinnen oder Benutzer haben auf diejenigen Daten Zugriff, die sie zur Erfüllung ihrer jeweiligen gesetzlichen Aufgaben benötigen.

² Die Sicherheitsdirektion⁹ regelt für die einzelnen Benutzergruppen die Zugriffsrechte. Die Freigabe an die einzelnen Benutzerinnen und Benutzer erfolgt unter der Verantwortung der jeweiligen Datenverantwortlichen der beteiligten Polizeien.

³ Die an POLIS beteiligten Polizeien erlassen Weisungen über die Form der Datenbearbeitung und legen Benutzergruppen fest.

## § 16 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--16}

¹ Die elektronische Datenübermittlung aus POLIS an andere Datensysteme erfolgt chiffriert.

² Die an POLIS beteiligten Polizeien treffen in ihren Bereichen die gemäss den datenschutzrechtlichen Bestimmungen angemessenen organisatorischen und technischen Massnahmen.

³ Der Zugriff auf POLIS erfolgt mit starker Authentifizierung.¹⁴

⁴ Die an POLIS beteiligten Polizeien regeln die Zugangsberechtigung zu den Datenstationen und sichern die Arbeitsräume wirksam gegen den Zutritt unbefugter Personen.

## § 17 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--17}

¹ In POLIS werden Benutzerzugriffe auf Daten protokolliert. Das Protokoll ist während eines Jahres zugriffs- und schreibgeschützt aufzubewahren.

² Die zuständigen Datenverantwortlichen können Kontrollen oder Auswertungen von Benutzerzugriffen zur Verhinderung von Missbrauch von in POLIS gespeicherten Daten anordnen.

Verantwortung und Aufsicht

Datenzugriff

Datensicherheit

Protokollierung

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Aufbewahrungsdauer

## § 18 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--18}

¹ Dokumente und Verknüpfungen mit Personendaten werden mit den Geschäftsdaten gelöscht.

² Geschäftsdaten werden gelöscht, wenn die Löschfrist abgelaufen oder die Verfolgungsverjährung eingetreten ist. Die Löschfrist beginnt mit dem Datum des Ereignisses.

³ Personendaten werden gelöscht, wenn keine Verknüpfungen zu Rapporten gemäß § 5 lit. b mehr bestehen.

⁴ Übertretungen erhalten eine Löschfrist zwischen zwei und fünf Jahren, solche des kommunalen Rechts werden in der Regel nach zwei Jahren gelöscht.

⁵ Im Übrigen gelten folgende Löschfristen:¹⁴

|  a. Aussergewöhnliche Todesfälle | 30 Jahre  |
| --- | --- |
|  b. Grossereignisse/Katastrophen | 30 Jahre  |
|  c. Vermisste | 30 Jahre  |
|  d. Ausweisverluste | 15 Jahre  |
|  e. Fürsorgerische Unterbringungen | 15 Jahre  |
|  f. Aufzubewahrende Zuschriften | 10 Jahre  |
|  g. Gewaltschutzverfahren | 10 Jahre  |
|  h. Leumunds-, Bürgerrechtsberichte | 10 Jahre  |
|  i. Suizidversuche | 10 Jahre  |
|  k. Aufenthaltsnachforschungen | 5 Jahre  |
|  l. Entweichung/Entlaufen | 5 Jahre  |
|  m. Fundsachen | 5 Jahre  |
|  n. Informationsberichte | 5 Jahre  |
|  o. Personen- und Fahrzeugmeldekarten | 5 Jahre  |
|  p. Übrige Berichte | 5 Jahre  |
|  q. Andere Ereignisse | 5 Jahre  |
|  r. Daten der Gästekontrolle | 3 Jahre  |

⁶ Nach dem Festhalten von ungesicherten Sachverhalten (Arbeitsregister) sind Dokumente über geklärte Straftaten dem entsprechenden POLIS-Geschäft beizufügen; sie werden mit der Lauffrist des Geschäfts gelöscht. Dokumente über ungeklärte gebliebene Straftaten sind gemäß Verjährungsfrist des Straftatbestandes zu löschen.

⁷ Vorbehalten bleiben die gesetzlichen Bestimmungen über die Archivierung.

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## VI. — Schlussbestimmungen {#art_v omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--Vi}

## § 19 {#art_1 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--19}

¹ Die Betreiber übernehmen die Anschaffungs- und Betriebskosten der erforderlichen Hard- und Software.

² Die Betreiber übernehmen die Kosten für die Weiterentwicklung von POLIS nach Kostenschlüssel.
³ Die weiteren beteiligten Polizeien haben für ihre Beteiligung an POLIS eine Entschädigung zu entrichten. Diese wird in einer Vereinbarung mit den Betreibern festgesetzt.

## § 20 {#art_2 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--20}

Die Aufbewahrungsdauer von vor Inkrafttreten dieser Verordnung in POLIS erfassten Daten ist innert zweier Jahre an die Regelung von § 18 anzupassen.

## § 21 {#art_2 omnilex-key=ch-zh-erlass--erlass-551_103--21}

Diese Verordnung tritt zusammen mit dem Polizeiorganisationsgesetz⁶ in Kraft⁸.

Kostentragung

Übergangsbestimmung

Inkrafttreten

# Anhang¹⁵

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14 Fassung gemäss RRB vom 12. Februar 2014 (OS 69, 203; AB1 2014-02-21). In Kraft seit 1. Juni 2014.

15 Aufgehoben durch RRB vom 12. Februar 2014 (OS 69, 203; AB1 2014-02-21). In Kraft seit 1. Juni 2014.

16 Fassung gemäss RRB vom 7. Juli 2021 (OS 76, 394; AB1 2021-07-16). In Kraft seit 1. Januar 2022.