Salzburger Archivgesetz

Der Salzburger Landtag hat beschlossen:

Inhaltsverzeichnis

§ 1 Anwendungsbereich

§ 2 Begriffsbestimmungen

§ 3 Archivierung

§ 4 Schutzfristen

§ 5 Benutzung

§ 6 Erhaltung und Schutz des Archivgutes

§ 7 Salzburger Landesarchiv

§ 8 Gemeindearchive

§ 9 Behörden

§ 10 Verweisungen

§ 11 Inkrafttreten

Anwendungsbereich

§ 1

(1) Dieses Gesetz regelt das Archivieren, die Sicherung und die Nutzung von öffentlichem Archivgut und Archivgut von öffentlichem Interesse sowie die Tätigkeit jener Archive im Land Salzburg, die öffentliches Archivgut verwahren (öffentliche Archive).

(2) Dieses Gesetz gilt nicht für

Begriffsbestimmungen

§ 2

Im Sinn dieses Gesetzes bedeutet:

Archivierung

§ 3

(1) Die im § 2 Z 1 lit a und d erfassten Behörden, Dienststellen und Einrichtungen des Landes haben alle Unterlagen, die sie nicht mehr ständig benötigen, nach Ablauf einer in den Organisationsvorschriften festgelegten Frist oder spätestens nach 30 Jahren dem Landesarchiv zur Übernahme anzubieten und bis dahin sorgsam aufzubewahren. Für digitale Unterlagen gilt eine Frist von längstens zehn Jahren. Die angebotenen Unterlagen im Sinn von § 2 Z 1 lit a sind bei Archivwürdigkeit dem Landesarchiv zu übergeben bzw von diesem zu übernehmen, die Unterlagen im Sinn von § 2 Z 1 lit d können übergeben bzw übernommen werden. Angeboten sowie bei Archivwürdigkeit übergeben und übernommen werden müssen bzw können auch Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, welche entweder der Amtsverschwiegenheit, dem Datenschutzgesetz 2000 oder sonstigen Geheimhaltungsvorschriften einschließlich solcher über Berufsgeheimnisse unterliegen oder nach einer Rechtsvorschrift gelöscht werden müssten, wenn nicht die Speicherung der Daten unzulässig war. Die Unterlagen sind grundsätzlich in der ursprünglichen Ordnung und mit den zugehörigen Findmitteln anzubieten und zu übergeben. Digitale Unterlagen, deren Übergabeformat nicht durch Organisationsvorschriften geregelt ist, sind in einem mit dem Landesarchiv abzustimmenden Format zu übergeben. Ab dem Zeitpunkt der Übergabe verfügt ausschließlich das Landesarchiv im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen über das Archivgut.

(2) Archivgut von öffentlichem Interesse, das nicht mehr ständig benötigt wird, ist von den im § 2 Z 2 lit a und b erfassten juristischen Personen des öffentlichen Rechts, Einrichtungen und Unternehmungen nach Ablauf einer in den Organisationsvorschriften festgelegten Frist oder spätestens nach zehn Jahren zu archivieren. Dieses Archivgut kann, wenn das Land Salzburg zur Übernahme bereit ist, diesem übereignet oder gegen Entgelt zur dauerhaften Aufbewahrung überlassen werden. Abs 1 zweiter, vierter bis siebenter Satz gilt sinngemäß.

(3) Die Gemeinden und Gemeindeverbände haben archivwürdige Unterlagen, die sie nicht mehr ständig benötigen, nach Ablauf einer in den Organisationsvorschriften festgelegten Frist oder spätestens nach 30 Jahren zu archivieren. Abs 1 zweiter bis siebenter Satz gilt mit der Maßgabe, dass an die Stelle des Landesarchivs das jeweilige Gemeindearchiv tritt, wenn die Gemeinde oder der Gemeindeverband über ein solches verfügt.

(4) Für Unternehmungen, die von § 2 Z 2 lit c erfasst werden, gilt Abs 2 sinngemäß mit der Maßgabe, dass an die Stelle des Landes Salzburg die jeweilige Gemeinde tritt.

(5) Die Archivwürdigkeit von Unterlagen nach § 2 Z 1 und 2 lit a und b wird vom Landesarchiv beurteilt. Die Archivwürdigkeit von Unterlagen nach § 2 Z 2 lit c wird vom Archiv der jeweils in Betracht kommenden Gemeinde oder, wenn diese über kein Gemeindearchiv verfügt, vom Bürgermeister oder von der Bürgermeisterin beurteilt. Zu diesem Zweck ist dem Landesarchiv, dem jeweiligen Gemeindearchiv bzw dem Bürgermeister oder der Bürgermeisterin ein vollständiger Einblick in die angebotenen Unterlagen zu gestatten. Bestehen zwischen der betroffenen Einrichtung, juristischen Person des öffentlichen Rechts oder Unternehmung und dem Landesarchiv, Gemeindearchiv bzw Bürgermeister oder der Bürgermeisterin unterschiedliche Auffassungen über die Archivwürdigkeit der Unterlagen, hat die Behörde einen Feststellungsbescheid über die Archivwürdigkeit zu erlassen.

(6) Archivwürdige Unterlagen, die in den Büros der Mitglieder der Landesregierung, des Präsidenten bzw der Präsidentin des Landtages und der Stellvertreter und Stellvertreterinnen, der Landtagsklubs, der Bürgermeister und Bürgermeisterinnen einer Gemeinde oder der sonstigen Mitglieder des Stadtratskollegiums und der Gemeinderatsklubs der Stadt Salzburg bzw der Gemeindevorstehung einer anderen Gemeinde anfallen und nicht mehr ständig benötigt werden, sind nach dem Ausscheiden der jeweiligen Amtsträger bzw Amtsträgerinnen aus der Funktion bzw Auflösung des Klubs zu archivieren. Die Archivwürdigkeit dieser Unterlagen wird vom jeweiligen Mitglied der Landesregierung usw beurteilt. Archivwürdige Unterlagen sollen dem Landes- bzw, wenn ein solches besteht, dem Gemeindearchiv oder einem öffentlich zugänglichen privaten Archiv zur Archivierung übergeben bzw von diesem übernommen werden.

(7) Über die Übergabe bzw Übernahme von Archivgut ist eine Niederschrift aufzunehmen, die zu enthalten hat:

(8) Wird Archivgut von anderen, nicht im § 2 erfassten Rechtsträgern dem Land (Landesarchiv) als Depositum unter Wahrung ihres Eigentums angeboten, ist im Fall der Übernahme zwischen dem Eigentümer des Archivguts und dem Land Salzburg ein schriftlicher Vertrag abzuschließen. Deposita unterliegen den gleichen Bestimmungen wie öffentliches Archivgut, soweit nicht durch besondere Rechtsvorschriften oder durch Vertrag Anderes bestimmt ist.

Schutzfristen

§ 4

(1) Öffentliches Archivgut, das nicht vor seiner Übergabe zur Archivierung bereits öffentlich zugänglich war, unterliegt einer Schutzfrist von 30 Jahren, soweit nicht gesetzlich anderes bestimmt ist.

(2) Der Lauf der Schutzfrist beginnt mit der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Unterlagen. Sind die Unterlagen aktenmäßig zusammengefasst, läuft die Schutzfrist ab dem Datum des jüngsten Schriftstückes des Aktes.

(3) Öffentliches Archivgut, das sensible Daten im Sinn des § 4 Z 2 DSG enthält, unterliegt über 30 Jahre hinaus einer Schutzfrist bis zum Tod der betreffenden Person, es sei denn, diese hat einer Einsichtnahme schon zu Lebzeiten ausdrücklich zugestimmt. Ist der Todestag nicht oder nur mit großem Aufwand feststellbar, endet die Schutzfrist 100 Jahre nach der Geburt der betreffenden Person.

(4) Im Fall von archivwürdigen Unterlagen gemäß § 3 Abs 6 beginnt der Lauf der Schutzfrist mit dem Ausscheiden aus der jeweiligen Funktion. Während der Schutzfrist sind die Unterlagen gesondert unter Verschluss und versiegelt aufzubewahren. Im Fall digital verarbeiteter Aufzeichnungen ist eine fachgerecht gesicherte Datenspeicherung vorzunehmen.

Benutzung

§ 5

(1) Öffentliches Archivgut steht der Öffentlichkeit nach Ablauf der Schutzfrist zur Benutzung zur Verfügung. Die Benutzung durch die ehemals übergebende bzw nunmehr der Sache nach zuständige Einrichtung ist auch innerhalb der Schutzfristen zulässig.

(2) Die Benutzung von öffentlichem Archivgut kann eingeschränkt oder versagt werden, wenn

(3) Zum Zweck der wissenschaftlichen Forschung oder aus besonders berücksichtigungswürdigen persönlichen Gründen kann vor Ablauf der Schutzfrist im Einzelfall auf schriftlichen Antrag die Benutzung gestattet werden, wenn keine gesetzlichen Vorschriften und keine überwiegenden schutzwürdigen öffentlichen oder privaten Interessen entgegenstehen. Diese Bewilligung kann mit Auflagen verbunden oder unter Bedingungen erteilt werden, die zur Sicherstellung der Rechte von Personen oder öffentlicher Interessen an der Beschränkung der Weitergabe von Daten erforderlich sind.

(4) Die Benutzung von Unterlagen nach § 4 Abs 4 ist vor Ablauf der Schutzfrist nur zulässig, wenn der ehemalige Funktionsträger oder die ehemalige Funktionsträgerin bzw der jeweilige Landtagsklub zugestimmt hat. Verstirbt die Person innerhalb der Schutzfrist, erteilt die Zustimmung zur Benutzung vor Ablauf der Schutzfrist für die Mitglieder der Landesregierung die Landesregierung, für die Präsidenten und Präsidentinnen des Landtages der Vorstand des Landtages, für den Bürgermeister oder die Bürgermeisterin und für die sonstigen Mitglieder des Stadtratskollegiums der Stadt Salzburg der Stadtsenat und für den Bürgermeister oder die Bürgermeisterin und die sonstigen Mitglieder einer Gemeindevorstehung einer anderen Gemeinde die Gemeindevorstehung; nach Ausscheiden einer Landtagspartei aus dem Landtag entscheidet der Vorstand des Landtages. (Verfassungsbestimmung) Die Zuständigkeiten des Vorstandes des Landtages stehen im Verfassungsrang.

(5) Die Benutzung von öffentlichem Archivgut ist nicht zulässig, wenn

(6) Über die Versagung oder Einschränkung der Benutzung hat die Behörde auf Antrag der Person, die die Benutzung wünscht, mit Bescheid zu entscheiden.

(7) Die näheren Bestimmungen über die Benutzung öffentlichen Archivguts sind in der Benutzerordnung des jeweiligen Archivs festzulegen. Die Benutzerordnung für das Landesarchiv ist durch Verordnung der Landesregierung zu erlassen. Die Benutzerordnung hat insbesondere zu regeln:

(8) Die Entgelte gemäß Abs 7 Z 5 sind unter Berücksichtigung des Benutzungszwecks nach dem Personal- und Sachaufwand, den die Benutzung dem Archiv verursacht, vom Direktor oder der Direktorin des Landesarchivs zu bestimmen. Aus besonders berücksichtigungswürdigen persönlichen Gründen des Nutzers, aus besonderem wissenschaftlichen Interesse oder öffentlichem Interesse kann von der Entrichtung eines Entgeltes abgesehen werden.

Erhaltung und Schutz des Archivgutes

§ 6

(1) Das öffentliche Archivgut und Archivgut von öffentlichem Interesse ist durch geeignete technische, konservatorische und organisatorische Maßnahmen sicher und sachgemäß auf Dauer zu erhalten sowie vor unbefugter Benutzung, Veränderung, Beschädigung oder Vernichtung zu schützen.

(2) Öffentliches Archivgut und Archivgut von öffentlichem Interesse ist geordnet zu lagern und durch geeignete Findmittel so zu erschließen, dass die Benutzung ohne unverhältnismäßigen Aufwand möglich ist.

(3) Digitales öffentliches Archivgut und digitales Archivgut von öffentlichem Interesse ist dem jeweiligen Stand der Technik entsprechend so zu speichern, dass seine Lesbarkeit dauerhaft sichergestellt ist.

Salzburger Landesarchiv

§ 7

(1) Das Salzburger Landesarchiv – in diesem Gesetz auch kurz als Landesarchiv bezeichnet – ist jene Organisationseinheit des Amtes der Landesregierung, die nach dessen Geschäftseinteilung mit der Besorgung des zentralen Archivdienstes des Landes und der Verwaltung der Archivalien des Landes befasst ist.

(2) Die Aufgaben Salzburger Landesarchivs sind insbesondere:

(3) Das Landesarchiv hat seine Aufgaben nach dem jeweils neuesten Stand der Wissenschaften zu besorgen.

(4) Das Salzburger Landesarchiv wird von einem Direktor oder einer Direktorin geleitet, der bzw die von der Landesregierung zu bestellen ist.

Gemeindearchive

§ 8

(1) Die Gemeinde kann zur Erfüllung ihrer Archivierungspflicht gemäß § 3 Abs 3 ein Gemeindearchiv einrichten oder mit einer anderen Gemeinde, die über ein Gemeindearchiv verfügt, die Besorgung dieser Aufgabe für sie vereinbaren.

(2) Die Benutzerordnung für Gemeindearchive ist von der Gemeindevorstehung, in der Stadt Salzburg vom Stadtsenat zu erlassen.

Behörden

§ 9

(1) Behörde im Sinn dieses Gesetzes ist, soweit darin nicht anderes bestimmt ist:

(2) Die auf Grund dieses Gesetzes den Gemeinden zukommenden Aufgaben sind solche des eigenen Wirkungsbereiches.

Verweisungen

§ 10

Die in diesem Gesetz enthaltenen Verweisungen auf Bundesgesetze gelten als solche auf die zitierte Stammfassung oder die Fassung, die sie durch Änderungen bis zu der im Folgenden letztzitierten erhalten haben:

Inkrafttreten

§ 11

(1) Dieses Gesetz tritt mit 1. Juli 2008 in Kraft.

(2) Die Bestimmungen dieses Gesetzes finden auch auf Unterlagen und Archivgut Anwendung, die bzw das bereits vor dem im Abs 1 bestimmten Zeitpunkt angefallen sind bzw archiviert worden ist. Dies gilt auch in Bezug auf Archivgut des Landesarchivs, das aus der Zeit vor der Existenz Salzburgs als selbständiges Bundesland oder Kronland stammt, sowie in Bezug auf Archivgut von Gemeindearchiven, das aus der Zeit vor der Existenz der jeweiligen Gemeinde stammt.

Holztrattner

Burgstaller