Verordnung über die Datenbearbeitung im automatisierten Informationssystem des Zivildiensts

vom 16. Oktober 2024 (Stand am 1. Januar 2025)

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf Artikel 80 Absatz 4 des Zivildienstgesetzes vom 6. Oktober 1995¹(ZDG)
und auf Artikel 33 des Datenschutzgesetzes vom 25. September 2020²,

verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt die Bearbeitung der folgenden Daten im automatisierten Informationssystem des Zivildiensts:

1. Personendaten über Personen, die ein Gesuch um Zulassung zum Zivildienst stellen;
2. Personendaten über zivildienstpflichtige Personen;
3. Personendaten über Bewirtschafterinnen und Bewirtschafter von landwirtschaftlichen Betrieben;
4. Daten über Einsatzbetriebe.

Art. 2 Für die Datenbearbeitung verantwortliches Bundesorgan

1. Das Bundesamt für Zivildienst (ZIVI) ist für die Datenbearbeitung im Informationssystem des Zivildiensts verantwortlich.
2. Es kann für die technische Weiterentwicklung und den Betrieb des Systems andere Bundesstellen und private Anbieter beiziehen.

Art. 3 Struktur und Inhalt

1. Das automatisierte Informationssystem des Zivildiensts besteht aus den Datenbanken «Ziviconnect» und «Business Intelligence System» (BIS).
2. Die Kategorien der im Ziviconnect enthaltenen Daten sind im Anhang aufgeführt.
3. Das BIS enthält:
   1. anonymisierte Daten aus dem Ziviconnect;
   2. anonymisierte Daten über Prozess- und Geschäftskennzahlen zur Leistungsüberwachung sowie Steuerung und Optimierung der Geschäftsprozesse des ZIVI.

Art. 4 Schnittstellen

An das Ziviconnect können zu den nachstehenden Zwecken die folgenden Dienste und Stellen online angeschlossen werden:

1. der Identitäts- und Zugriffsverwaltungsdienst des Bundes: zur Authentifizierung der Benutzerinnen und Benutzer des Ziviconnect;
2. das Personalinformationssystem der Armee und des Zivilschutzes: zur Behandlung von Gesuchen militärdienstpflichtiger Personen um Zulassung zum Zivildienst;
3. die Datenbank «Unique Personal Identifier Database» der Zentralen Ausgleichsstelle: zur Überprüfung der Identität von Personen, die ein Gesuch um Zulassung zum Zivildienst gestellt haben;
4. das Informationssystem der Militärversicherung: zur Bearbeitung von Versicherungsfällen zivildienstpflichtiger Personen;
5. das Ticketsystem der Schweizerischen Bundesbahnen: zum Bezug elektronischer Billette durch das ZIVI sowie durch gesuchstellende und zivildienstleistende Personen;
6. die SAP-Standardsoftware «S4/HANA» sowie das Stammdatenverwaltungssystem der Eidgenössischen Finanzverwaltung zur:

1. Fakturierung der Gebühren nach Artikel 111b der Zivildienstverordnung vom 11. September 1996³(ZDV) sowie der Bussen nach Artikel 68 ZDG,

2. Fakturierung der Abgaben nach Artikel 46 ZDG,

3. Gewährung der Finanzhilfen nach Artikel 47 ZDG;

g.⁴ das Informationssystem der Zentralen Ausgleichsstelle, über das Dienstleistende ihren Entschädigungsanspruch geltend machen können: zur Durchführung der Erwerbsersatzordnung.

2. Abschnitt: Grundsätze der Datenbearbeitung

Art. 5 Zweck der Datenbearbeitung

Die Bearbeitung der Daten dient der Erfüllung der folgenden Aufgaben:

1. der Durchführung des Zulassungsverfahrens;
2. der Durchführung des Verfahrens zur Anerkennung von Einsatzbetrieben;
3. der Unterstützung von zivildienstpflichtigen Personen bei der Suche nach Einsatzmöglichkeiten und Ausbildungskursen sowie bei der Vereinbarung von Einsätzen mit anerkannten Einsatzbetrieben;
4. der Vorbereitung, Durchführung, Verwaltung, Kontrolle und Auswertung von Einsätzen;
5. der Durchführung von Inspektionen und Wirkungskontrollen in Einsatzbetrieben sowie der Pflege der Beziehungen zu den Einsatzbetrieben;
6. der Vorbereitung, Durchführung, Finanzierung, Verwaltung, Kontrolle und Auswertung von Einführungstagen für gesuchstellende Personen und von Ausbildungskursen für zivildienstpflichtige Personen;
7. der Durchführung von Disziplinarverfahren und Erstattung von Strafanzeigen;
8. der Ermittlung des Aufenthalts von zivildienstpflichtigen Personen mittels Ausschreibung im automatisierten Polizeifahndungssystem sowie der Revokation nach erfolgter Ermittlung;
9. der Bearbeitung von Begehren auf Schadenersatz nach den Artikeln 52–61 ZDG;
10. der Beratung und Unterstützung von zivildienstpflichtigen Personen (Art. 26 ZDG);
11. der Durchführung von Unterredungen mit den Einsatzbetrieben (Art. 62 ZDG);
12. der Erhebung von Abgaben von den Einsatzbetrieben und der Gewährung von Finanzhilfen an diese;
13. der Mitwirkung in Beschwerdeverfahren vor dem Bundesverwaltungsgericht;
14. der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung;
15. der Statistik.

Art. 6 Bekanntgabe

1. Das ZIVI gewährt im Ziviconnect den folgenden Stellen und Personen zu den nachstehenden Zwecken Zugriff:
   1. den zur Erfüllung der Aufgaben nach dem ZDG beteiligten Bundesorganen, kantonalen Organen sowie privaten Personen: auf Personendaten zu den Zwecken nach Artikel 5;
   2. den nach Artikel 80 Absatz 2 ZDG an das Ziviconnect angeschlossenen Organen des Bundes und der Kantone: auf besonders schützenswerte Personendaten nach Artikel 80 Absatz 1^bisZDG, sofern dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach dem ZDG erforderlich ist;
   3. den zivildienstpflichtigen Personen: auf die zur Suche nach Einsatzmöglichkeiten sowie zur Vereinbarung, Vorbereitung und Leistung von Einsätzen erforderlichen Daten anerkannter Einsatzbetriebe;
   4. anerkannten Einsatzbetrieben, die Ziviconnect nutzen: auf die zwecks Vereinbarung, Vorbereitung und Durchführung von Einsätzen erforderlichen Personendaten zivildienstpflichtiger Personen, die sich auf Einsatzplätze beworben und die einen Einsatz vereinbart haben;
   5. den anerkannten Einsatzbetrieben zur Sicherstellung des volkswirtschaftlichen Nutzens der Zivildiensteinsätze und zur Steuerung der Schwerpunktprogramme: auf die für eine Einsatzvereinbarung erforderlichen Personendaten von zivildienstpflichtigen Personen, sofern sich diese damit einverstanden erklärt haben;
   6. den von den Ausbildungsbetrieben eingesetzten Kursleiterinnen und Kursleitern: auf die zur Durchführung der Ausbildungskurse erforderlichen Personendaten zivildienstpflichtiger Personen;
   7. den kantonalen Organen der Wehrpflichtersatzabgabe sowie der Eidgenössischen Steuerverwaltung: auf die zur Vornahme ersatzrechtlicher Handlungen erforderlichen Personendaten;
   8. den Organen der Erwerbsersatzordnung: auf die für Abklärungen im Zusammenhang mit der Bezugsberechtigung erforderlichen Personendaten.
2. Das ZIVI gibt den folgenden Stellen und Personen zu den nachstehenden Zwecken Personendaten aus dem Ziviconnect bekannt:
   1. den Stellen nach Artikel 80b Absatz 1 Buchstaben a–m ZDG: zur Erfüllung ihrer Aufgaben;
   2. den Wohngemeinden: zur Ermittlung des Wohnsitzes und des Aufenthaltsorts zivildienstpflichtiger Personen;
   3. schweizerischen Amtsstellen und allenfalls weiteren spezialisierten Institutionen:
   1. zur Gewährleistung der Sicherheit zivildienstpflichtiger Personen im Zusammenhang mit Auslandeinsätzen, 2. zur Bearbeitung von Anerkennungsgesuchen von Einsatzbetrieben, die Einsätze im Ausland oder in der Landwirtschaft anbieten wollen, 3. zur Bearbeitung von Finanzhilfegesuchen von Einsatzbetrieben; d. den Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern der zivildienstleistenden Personen: zur Feststellung der Unkündbarkeit des Arbeitsvertrags während der Sperrfristen nach Artikel 336c Absatz 1 Buchstabe a des Obligationenrechts⁵; e. den Krankenkassen: zur Sistierung der Versicherungspflicht der zivildienstleistenden Personen; f. dem Betreiber des E-Shops des ZIVI: zur Administration und Abgabe der für die Kennzeichnung der zivildienstleistenden Personen vorgesehenen Ausrüstungsgegenstände; g. dem Bundesamt für Bauten und Logistik: für Druckaufträge; h. dem Bundesamt für Informatik und Telekommunikation: für Massenver-sände; i. den Hotellerie- und Restaurationsbetrieben: zur Buchung von Übernachtungen und Mahlzeiten der zivildienstleistenden Personen im Rahmen von Ausbildungskursen; j. den vom ZIVI bezeichneten Anbietern elektronischer Plattformen: zur Durchführung von Online-Kursen; k. den vom ZIVI bezeichneten Fachstellen: zur Durchführung von medizinischen Untersuchungen sowie zur Festlegung von Präventivmassnahmen im Hinblick auf Auslandeinsätze; l. den Institutionen, die im Hinblick auf Auslandeinsätze Assessments durchführen: zur Erfüllung ihrer Aufgaben; m. den Dienstleistungserbringern, die im Auftrag des ZIVI Einführungstage, Ausbildungskurse und Einsätze evaluieren: zur Befragung der gesuchstellenden und zivildienstpflichtigen Personen, der Einsatzbetriebe sowie der Kursleiterinnen und -leiter.

Art. 7 Veröffentlichung von Stammdaten und Einsatzmöglichkeiten

1. Das ZIVI kann die Stammdaten von anerkannten Einsatzbetrieben und deren Einsatzmöglichkeiten öffentlich zugänglich machen.
2. Es kann dazu auch automatisierte Kommunikationsdienste nutzen.

3. Abschnitt: Pflichten

Art. 8 Aufsicht und Koordination

1. Das ZIVI übt die Aufsicht aus über:
   1. die Bearbeitung der Personendaten nach dieser Verordnung;
   2. die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit durch die privaten Personen und Institutionen, die im Ziviconnect Daten bearbeiten.
2. Es koordiniert seine Tätigkeiten mit den Behörden des Bundes, privaten Personen und Institutionen, die im Ziviconnect Daten bearbeiten.
3. Es erteilt die individuellen Bearbeitungsrechte für das Ziviconnect.

Art. 9 Sorgfaltspflicht

Die Behörden, privaten Personen und Institutionen müssen gewährleisten, dass die Personendaten, die sie im Ziviconnect bearbeiten, vollständig, richtig und aktuell sind.

Art. 10 Datensicherheit

1. Das ZIVI erstellt ein Bearbeitungsreglement.
2. Die Behörden, privaten Institutionen und Personen nach den Artikeln 4 und 6 Absatz 1 treffen die erforderlichen organisatorischen und technischen Massnahmen, damit ihre Personendaten vor Verlust, vor Entwendung und gegen unbefugte Bearbeitung oder Kenntnisnahme geschützt sind.

4. Abschnitt: Aufbewahrung

Art. 11

1. Die folgenden Daten werden fünf Jahre aufbewahrt:
   1. die Daten über zivildienstpflichtige Personen, ab dem Ende ihrer Zivildienstpflicht;
   2. die Daten über Einsatzbetriebe, ab dem Wegfall ihrer Anerkennung;
   3. die Daten über Ausbildungsinstitutionen, ab dem Ende des Kalenderjahrs, in dem der letzte Ausbildungskurs stattgefunden hat.
2. Daten nach Absatz 1 Buchstabe b, die zu nicht personenbezogenen Zwecken bearbeitet werden, können so lange aufbewahrt werden, wie es der Bearbeitungszweck erfordert, sofern es sich beim Einsatzbetrieb um eine juristische Person handelt.
3. Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer werden die Daten dem Bundesarchiv abgeliefert, anonymisiert oder vernichtet.

5. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 12 Aufhebung eines anderen Erlasses

Die Verordnung vom 20. August 2014⁶über das Informationssystem des Zivildienstes wird aufgehoben.

Art. 13 Übergangsbestimmungen

1. Das Informationssystem E-ZIVI wird spätestens am 31. Dezember 2025 ausser Betrieb genommen.
2. Die Personendaten des Informationssystems E-ZIVI werden bis spätestens 31. Dezember 2025 in das Ziviconnect überführt.

Art. 14 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Dezember 2024 in Kraft.

(Art. 3 Abs. 2)

Daten im Ziviconnect

1 Daten der gesuchstellenden und zivildienstpflichtigen Personen

1.1 Personalien

1.1.1 Name(n) 1.1.2 Vorname(n) 1.1.3 Geschlecht 1.1.4 Heimatort 1.1.5 Heimatkanton 1.1.6 Geburtsdatum 1.1.7 AHV-Nummer 1.1.8 Zivile Führerausweiskategorien 1.1.9 Domiziladresse 1.1.10 Korrespondenzadresse 1.1.11 Bankverbindung / IBAN 1.1.12 Krankenkasse 1.1.13 Sprachkenntnisse 1.1.14 Korrespondenzsprache 1.1.15 Telefonnummer 1.1.16 Mobiltelefonnummer 1.1.17 E-Mail-Adresse

1.2 Zulassungsverfahren

1.2.1 Zustimmung zum elektronischen Verkehr 1.2.2 Erklärung der gesuchstellenden Person, den Militärdienst nicht mit ihrem Gewissen vereinbaren zu können 1.2.3 Erklärung der gesuchstellenden Person, dass sie bereit ist, Zivildienst zu leisten 1.2.4 Elektronische Kopie der Identitätskarte oder des Passes 1.2.5 Foto der gesuchstellenden Person 1.2.6 Bestätigung der Gesuchseinreichung durch die gesuchstellende Person 1.2.7 Involvierung Militärjustiz 1.2.8 Geleistete Militärdiensttage 1.2.9 Anrechenbare Militärdiensttage 1.2.10 Noch zu leistende Militärdiensttage 1.2.11 EO-Abrechnungskategorie 1.2.12 Zeitpunkt der Gesuchstellung 1.2.13 Datum der Einteilung in die Armee 1.2.14 Datum der Beförderung zum Soldaten 1.2.15 Rekrutenschule bestanden 1.2.16 Durchdiener 1.2.17 Militärischer Grad 1.2.18 Funktion Militär 1.2.19 Einheit Militär 1.2.20 Name Rekrutenschule 1.2.21 Eingangsdatum Gesuchsbestätigung 1.2.22 Einführungstag 1.2.23 Entscheid über Zulassungsgesuch

1.3 Dienstpflicht, Zivildiensteinsätze und Ausbildungskurse

1.3.1 Beginn und Ende der Zivildienstpflicht sowie zu leistende Zivildiensttage 1.3.2 Einsatzpflichtkontrolle 1.3.3 Vorbereitung, Durchführung, Verwaltung, Kontrolle und Auswertung von Einsätzen 1.3.4 Einsatzvereinbarungen 1.3.5 Aufgebote zu Einsätzen und Ausbildungskursen 1.3.6 Abrechnung von Diensttagen 1.3.7 Behandlung von Gesuchen um Urlaub, um Dienstverschiebung, um Abbruch von Einsätzen, um Dienstbefreiung um Wiedereinteilung in die Armee sowie um Auslandurlaub 1.3.8 Vereinbarungen über längere Dienstleistungen und das spätere Ende der Zivildienstpflicht nach Art. 15 ZDV⁷ 1.3.9 Ausschreibung im automatisierten Polizeifahndungssystem bei unbekanntem Aufenthalt 1.3.10 Personalien Kursleiter/-in 1.3.11 Ausbildungskurse 1.3.12 Ordentliche Entlassung aus der Zivildienstpflicht 1.3.13 Vorzeitige Entlassung aus der Zivildienstpflicht 1.3.14 Behandlung von Schadenersatzbegehren

1.4 Militärdiensttauglichkeit, Gesundheitszustand, Ausbildung sowie Eignungen und Neigungen (Art. 80 Abs. 1bis Bst. b–d ZDG)

1.4.1 Angaben zur Militärdiensttauglichkeit 1.4.2 Arbeitsfähigkeit sowie Gesundheitszustand der zivildienstpflichtigen Person 1.4.3 Ärztliche Untersuchungen der zivildienstpflichtigen Person nach Art. 33 ZDG 1.4.4 Eignung und Neigung der zivildienstpflichtigen Person für Zivildiensteinsätze

1.5 Disziplinar- und Strafverfahren (Art. 80 Abs. 1bis Bst. e ZDG)

1.5.1 Disziplinarverfahren nach Art. 67 Abs. 1 ZDG 1.5.2 Strafentscheide, Nichtanhandnahme- und Einstellungsverfügungen der zuständigen kantonalen Stellen nach Art. 78a Abs. 1 ZDG 1.5.3 Beschwerdeverfahren gegen Nichtanhandnahme- und Einstellungsverfügungen nach Art. 78a Abs. 2 ZDG 1.5.4 Strafregisterdaten, Strafurteile, Strafakten und ergänzende Auskünfte zu Strafverfahren, zur Prüfung des vorübergehenden Ausschlusses von der Zivildienstleistungen sowie des Ausschlusses aus dem Zivildienst nach Art. 12 Abs. 1 und 2 ZDG 1.5.5 Strafregisterdaten für die Prüfung des Leumunds nach Art. 19 Abs. 4 ZDG, wenn das Pflichtenheft dies vorsieht 1.5.6 Strafverfahren im Zusammenhang mit Verbrechen oder Vergehen, die von Amtes wegen zu verfolgen und gestützt auf Art. 22a Abs. 1 des Bundespersonalgesetzes vom 24. März 2000⁸anzuzeigen sind

2. Daten der gesuchstellenden Institutionen und der anerkannten Einsatzbetriebe

2.1 Stammdaten

2.1.1 Name des Einsatzbetriebs 2.1.2 EiB-Nummer 2.1.3 UID-Nummer 2.1.4 Kantonale Betriebsnummer 2.1.5 Verfügungsadresse 2.1.6 Korrespondenzadresse 2.1.7 Rechnungsadresse 2.1.8 Ansprechpersonen 2.1.9 Verrechnungsdaten 2.1.10 Tätigkeitsbereich nach Art. 4 ZDG 2.1.11 Betriebsart 2.1.12 Betriebsbereich 2.1.13 Regionen 2.1.14 Datum der Erstanerkennung 2.1.15 Betriebsbeschreibung 2.1.16 Website

2.2 Weitere Daten der gesuchstellenden Institutionen und anerkannten Einsatzbetriebe

2.2.1 Gesuch um Anerkennung als Einsatzbetrieb sowie weitere für die Gesuchsbehandlung erforderliche Daten 2.2.2 Anerkennungsentscheid inkl. Pflichtenheften mit Anforderungsprofilen, Zahl der bewilligten Arbeitsplätze pro Pflichtenheft, Höchstzahl der gleichzeitig im Einsatzbetrieb tätigen zivildienstleistenden Personen, Aussage zur Abgabepflicht und zu deren Umfang sowie Bezeichnung der gegenüber der zivildienstleistenden Person weisungsberechtigten Stelle 2.2.3 Inspektionsdaten 2.2.4 Pflege der Beziehungen zu den Einsatzbetrieben 2.2.5 Erhebung der Abgabe nach Art. 46 ZDG 2.2.6 Finanzhilfen nach Art. 47 ZDG 2.2.7 Überprüfung des Anerkennungsentscheids 2.2.8 Anpassung und Widerruf des Anerkennungsentscheids

3 Beschwerdeverfahren

3.1 Daten zu Beschwerdeverfahren vor Bundesverwaltungsgericht durch gesuchstellende und zivildienstpflichtige Personen gegen Verfügungen des ZIVI 3.2 Daten zu Beschwerdeverfahren vor Bundesverwaltungsgericht durch gesuchstellende Institutionen und anerkannte Einsatzbetriebe gegen Verfügungen des ZIVI 3.3 Daten zu Beschwerdeverfahren vor Bundesverwaltungsgericht durch die örtlich zuständigen kantonalen Arbeitsmarkbehörden nach Art. 63 Abs. 2 ZDG gegen Anerkennungsentscheide des ZIVI

Footnotes

1. SR 824.0 ↩

2. SR 235.1 ↩

3. SR 824.01 ↩

4. Eingefügt durch Anhang Ziff. 4 der V vom 20. Nov. 2024 (Digitalisierung in der Erwerbsersatzordnung: Einführungsphase des Informationssystems), in Kraft seit 1. Jan. 2025 (AS 2024 719). ↩

5. SR 220 ↩

6. [AS 2014 2781; 2016 1927; 2017 6699; 2021 132Anhang Ziff. 31,800Anhang Ziff. II 34; 2022 568Anhang 2 Ziff. II 115; 2023 735Anhang 2 Ziff. II 39] ↩

7. SR 824.01 ↩

8. SR 172.220.1 ↩