Verwaltungsvereinbarung über die Zusammenarbeit von Schweizer Kantonen bezüglich Errichtung und Betrieb eines Verbundes für die Archivierung elektronischer Unterlagen

(Archivverbund DIMAG Schweiz) Vom 03.12.2019 (Stand 03.12.2019)

Art. 1 Gegenstand

1. Die beteiligten Kantone und allenfalls das Fürstentum Liechtenstein (mit Rechten und Pflichten eines Kantons) errichten und betreiben gemeinsam einen Verbund für die Archivierung elektronischer Unterlagen (nachfolgend Archivverbund DIMAG Schweiz genannt).
2. Die Verwaltungsvereinbarung legt die Trägerschaft, den Leistungsauftrag und die Organisation des Archivverbunds DIMAG Schweiz fest. Im Weiteren regelt sie die finanziellen Verpflichtungen der Träger und die Nutzung sowie Weitergabe des Systems zur elektronischen Langzeitarchivierung DIMAG (nachfolgend System DIMAG genannt).

Art. 2 Trägerschaft

1. Der Archivverbund DIMAG Schweiz ist eine interkantonale öffentlich-rechtliche Körperschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit. Die Körperschaft ist nicht gewinnorientiert.
2. Die an der Gründung beteiligten Kantone sind Träger des Archivverbunds DIMAG Schweiz.
3. Am Archivverbund DIMAG Schweiz können sich weitere Kantone und das Fürstentum Liechtenstein beteiligen. Sie werden damit ebenfalls Träger des Archivverbunds.
4. Ein Beitritt zum Archivverbund DIMAG Schweiz ist auf Beginn jeden Kalenderjahres möglich.
5. Neu beigetretene Träger garantieren eine mindestens dreijährige Mitgliedschaft.
6. Die Beteiligung am Archivverbund DIMAG Schweiz ist mit einer Frist von 18 Monaten auf Ende des Kalenderjahres kündbar.

Art. 3 Leistungsauftrag

1. Der Archivverbund DIMAG Schweiz
   1. übernimmt, betreibt und koordiniert das von den Archivverwaltungen der Bundesländer Baden-Württemberg und Hessen sowie des Freistaats Bayern entwickelte und in Zusammenarbeit mit weiteren Entwicklungspartnern (nachfolgend Deutsche Entwicklungspartner genannt) betriebene System DIMAG,
   2. stellt den Kontakt zu den Deutschen Entwicklungspartnern sicher und dient als zentraler Ansprechpartner für die beteiligten Träger sowie für die Deutschen Entwicklungspartner,
   3. organisiert in Absprache mit den Deutschen Entwicklungspartnern die Qualitätssicherung des Systems DIMAG,
   4. implementiert die Errichtung eines zentralen elektronischen Magazins (E-Magazin),
   5. überwacht den laufenden technischen Betrieb des E-Magazins,
   6. entwickelt und implementiert in Zusammenarbeit mit den Deutschen Entwicklungspartnern spezifisch schweizerische Module und Anpassungen.

Art. 4 Organe

1. Der Archivverbund DIMAG Schweiz verfügt über folgende zentrale Organe:
   1. Körperschaftsversammlung
   2. Vorsitz der Körperschaftsversammlung
   3. Aufsicht.
2. Die Körperschaftsversammlung besteht aus den Archivleiterinnen und Archivleitern beziehungsweise den stellvertretenden Archivleiterinnen und stellvertretenden Archivleitern der Träger mit je einem Vertreter.
3. Die Zuständigkeiten der Körperschaftsversammlung sind: a) den Vorsitz zum Abschluss ausschliesslich folgender Vereinbarungen zu beauftragen: Kooperationsvereinbarung mit den Deutschen Entwicklungspartnern des Systems DIMAG, den Betrieb des Systems DIMAG mit einer Dienstleistungsvereinbarung einer öffentlich-rechtlichen Institution (nachfolgend Betreiberin genannt) zu übergeben, b) Betriebsreglement zu erlassen und zu genehmigen, c) den Jahresbericht (einschliesslich Jahresrechnung) des Vorsitzes zu genehmigen, d) einzelne Projekte zu planen und zu genehmigen, e) die Bedingungen für die Aufnahme neuer und den Austritt bisheriger Träger festzulegen.
4. Die Entscheide der Körperschaftsversammlung werden mit einfachem Mehr der anwesenden Vertreter der Träger gefällt. Jeder Vertreter hat eine Stimme. Ein Entscheid der Körperschaftsversammlung kann einen Träger nur bis zu einem finanziellen Betrag verpflichten, den er nach den ihm auferlegten finanziellen Vorgaben verantworten kann.
5. Der Vorsitz der Körperschaftsversammlung wird im Turnus von einer Archivleitung der Träger wahrgenommen. Die Amtszeit beträgt zwei Jahre. Die erneute Übernahme der Leitung der Körperschaftsversammlung ist frühestens nach zwei Jahren möglich.
6. Der Vorsitz der Körperschaftsversammlung vertritt den Archivverbund DIMAG Schweiz gegen aussen und setzt die Beschlüsse der Körperschaftsversammlung um. Er führt die Rechnung und erstellt jährlich einen Tätigkeitsbericht.
7. Der Vorsitz kann nur im Auftrag der Körperschaftsversammlung Vereinbarungen abschliessen oder ändern.
8. Der Sitz des Archivverbunds DIMAG Schweiz befindet sich am Ort des Vorsitzarchivs.
9. Die Aufsicht über die Aufgabenerfüllung der Körperschaft erfolgt durch eine jährliche Berichterstattung des Vorsitzes an die Kantone.

Art. 5 Finanzierung

1. Die Finanzierung des Bezugs von Dienstleistungen für den Betrieb des DIMAG Systems Schweiz durch den Archivverbund DIMAG Schweiz wird von den beteiligten Trägern übernommen.
2. Die Beiträge der beteiligten Träger bestehen je hälftig aus einem für alle gleichen Sockelbetrag sowie einem Betrag, der dem Verhältnis der Wohnbevölkerung gemäss den jeweils aktuellen publizierten Zahlen des Bundesamts für Statistik entspricht.
3. Im Fall des Beitritts neuer oder des Austritts bisheriger Träger werden die Beiträge neu berechnet. Allfällige Rechnungsüberschüsse werden den bisherigen Trägern anteilsmässig gutgeschrieben. Allfällige Rechnungsfehlbeträge werden den verbleibenden Trägern anteilsmässig belastet.

Art. 6 Nutzung und Weitergabe des Systems DIMAG

1. Das System DIMAG wird als Verbundlösung angeboten. Grundsätzlich werden die digitalen Bestände aller Archivinstitutionen innerhalb der Verbundlösung geführt.
2. Das System DIMAG kann an innerhalb der jeweiligen Träger liegende öffentlich-rechtliche Archive weitergegeben werden. Die Weitergabe erfolgt kostenlos, vorbehalten sind Entschädigungen für besondere Aufwendungen für die Installation des Systems DIMAG in den jeweiligen öffentlich-rechtlichen Archiven und den laufenden Betrieb des Systems DIMAG. Über die Weitergabe entscheidet der jeweilige Träger.

Art. 7 Auflösung

1. Die Verwaltungsvereinbarung kann auf Antrag eines Trägers mit einem qualifizierten Mehr von zwei Dritteln der Trägerschaft aufgelöst werden.

Art. 8 Schlussbestimmung

1. Die Vereinbarung tritt in Kraft, sobald sie von den drei Gründungskantonen unterzeichnet worden ist. Für später beitretende Träger (gemäss Art. 2) tritt sie mit der Unterzeichnung der Beitrittserklärung in Kraft.
2. Streitigkeiten unter den Parteien dieser Vereinbarung werden nach Möglichkeit durch Verhandlung und Vermittlung beigelegt (Art. 44 Abs. 3 der Bundesverfassung).
3. Der Archivverbund verpflichtet die Betreiberin der Verbundlösung zur Ergreifung von ausreichenden Datenschutz- und Datensicherheitsmassnahmen. Jeder Träger gewährleistet die geltenden gesetzlichen Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen in Bezug auf sein Archivgut.