Archivgesetz

Vom 22.03.2010 (Stand 01.01.2011)

1. I. Grundlagen

Art. 1 Gegenstand

1. Dieses Gesetz regelt die Sicherung von archivwürdigen Dokumenten, den Zugang zum kantonalen und kommunalen Archivgut sowie Organisation und Tätigkeit der Archive von Kanton und Gemeinden.
2. Es gilt nicht für öffentlich-rechtliche Religionsgemeinschaften im Sinne von Art. 109 ff. KV.

Art. 2 Zweck der Archivierung

1. Die Archive von Kanton und Gemeinden dienen den Dokumentationsansprüchen der Behörden und den Informationsbedürfnissen der Allgemeinheit.
2. Die Archivierung soll die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns gewährleisten, eine authentische Überlieferung zur Geschichte von Kanton und Gemeinden dauerhaft sichern und kulturelles Erbe von Appenzell Ausserrhoden bewahren.

Art. 3 Begriffe

1. Dokumente sind aufgezeichnete Informationen, unabhängig von der Art des Informationsträgers. Dazu gehören auch alle Hilfsmittel, die für deren Verständnis und Nutzung nötig sind.
2. Archivwürdig sind Dokumente, die auf Grund ihrer rechtlichen, administrativen, politischen, wirtschaftlichen, gesellschaftlichen, wissenschaftlichen oder kulturellen Bedeutung für eine authentische Überlieferung wichtig sind.
3. Archivgut sind die vom zuständigen Archiv zur dauernden Aufbewahrung bestimmten Dokumente.
4. Öffentliches Organ ist, wer als Behörde, Amts- oder Funktionsträger öffentliche Aufgaben des Kantons, der Gemeinden oder von Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts erfüllt.

2. II. Sicherung von Dokumenten und Archivgut

Art. 4 Vorarchivische Dokumentenverwaltung

1. Die öffentlichen Organe berücksichtigen bei der Dokumentenverwaltung und insbesondere bei der Beschaffung und beim Betrieb von elektronischen Datenbearbeitungssystemen die Erfordernisse der Archivierung.
2. Dokumente sind systematisch geordnet und sicher aufzubewahren.
3. Sofern keine besondere gesetzliche Vorschrift besteht, dürfen Dokumente nur vernichtet werden, wenn das zuständige Archiv sie als nicht archivwürdig bezeichnet hat.

Art. 5 Anbietepflicht

1. Die öffentlichen Organe überprüfen regelmässig, welche Dokumente sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen.
2. Sämtliche Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, sind dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten.
3. Das zuständige Archiv bestimmt über Ausnahmen von der Anbietepflicht.

Art. 6 Anbietepflichtige Stellen

1. Anbietepflichtig sind:
   1. der Kantonsrat und seine Organe, ausgenommen die Fraktionen;
   2. der Regierungsrat, seine Kommissionen und seine Vertretungen;
   3. die kantonale Verwaltung;
   4. die Gerichte, die Schlichtungsbehörden und die Staatsanwaltschaft;
   5. die Betreibungsämter und die Konkursämter;
   6. das Gemeindeparlament und die Geschäftsprüfungskommission;
   7. der Gemeinderat, seine Kommissionen und die Gemeindeverwaltung;
   8. die kommunalen Zweckverbände;
   9. die Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts;
   10. alle natürlichen und juristischen Personen, soweit sie öffentliche Aufgaben des Kantons oder der Gemeinden wahrnehmen.

Art. 7 Bewertung von Dokumenten

1. Das zuständige Archiv beurteilt unter Anhörung der anbietenden Stelle die Archivwürdigkeit der Dokumente und entscheidet abschliessend darüber, welche Dokumente es zur dauernden Aufbewahrung übernimmt.
2. Über Dokumente, die vom Archiv nicht übernommen werden, verfügen die anbietenden Stellen nach den für sie geltenden Vorschriften.

Art. 8 Aufbewahrung und Erhaltung von Archivgut

1. Durch technische, konservatorische und organisatorische Massnahmen ist die langfristige Erhaltung und Benutzbarkeit des Archivguts sicherzustellen.
2. Das Archivgut ist in separaten und geeigneten Räumlichkeiten zu verwahren.

Art. 9 Ausschluss der Verkehrsfähigkeit

1. Archivgut ist unveräusserliches kulturelles Erbe. Es können daran weder privates Eigentum noch andere dingliche Rechte begründet werden.
2. Bestehende Rechte an Archivgut nichtstaatlicher Herkunft bleiben gewahrt.

3. III. Nutzung des Archivguts

Art. 10 Allgemein zugängliches Archivgut

1. Dokumente, an denen weder öffentliche noch private Schutzinteressen bestehen, sind im Rahmen der Benützungsbestimmungen für die Allgemeinheit zugänglich.

Art. 11 Eingeschränkt zugängliches Archivgut

1. Die Einsichtnahme in Dokumente, an denen öffentliche oder private Schutzinteressen bestehen, richtet sich nach dem Informationsgesetz.
2. Das zuständige Archiv entscheidet, ob und inwieweit Einsicht in schützwürdige Dokumente gegeben werden kann. Im Zweifelsfall holt es die Meinung der abliefernden Stelle und des Datenschutz-Kontrollorgans ein.

Art. 12 Erlöschen von Schutzinteressen

1. Öffentliche Schutzinteressen gelten spätestens nach 30 Jahren seit Erstellung eines Dokumentes als erloschen.
2. Private Schutzinteressen gelten spätestens nach 120 Jahren seit Erstellung eines Dokumentes als erloschen.
3. Vorbehalten bleiben besondere Vorschriften des übergeordneten Rechts und abweichende Bestimmungen in Übernahmevereinbarungen zu nichtstaatlichem Archivgut.

Art. 13 Rechte abliefernder Stellen

1. Abliefernde Stellen können im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung auf das von ihnen abgelieferte Archivgut zurückgreifen, dürfen dieses aber nicht verändern.

Art. 14 Datenschutzrechtliche Ansprüche

1. Wird die Unrichtigkeit von Personendaten glaubhaft gemacht, kann die betroffene Person verlangen, dass ihre Gegendarstellung dem Archivgut beigefügt wird.
2. Es besteht kein Anspruch auf Berichtigung oder Vernichtung von Archivgut.

Art. 15 Benützungsordnung

1. Die Einsichtnahme in Archivgut ist unentgeltlich. Besondere Dienstleistungen sind kostenpflichtig.
2. Die Benützung von Archivgut kann aus konservatorischen oder urheberrechtlichen Gründen im Einzelfall mit besonderen Auflagen und Bedingungen verbunden werden.
3. Die Benützer haften gegenüber dem Gemeinwesen für allen Schaden, den sie bei der Benützung der Archive und des Archivgutes verursachen.
4. Wer in grober Weise oder wiederholt gegen die Benützungsbestimmungen verstösst, kann von der weiteren Archivbenützung ausgeschlossen werden.
5. Das Nähere regelt das Benützungsreglement.

4. IV. Staatsarchiv

Art. 16 Zuständigkeit und Auftrag

1. Das Staatsarchiv ist das zuständige Archiv für Dokumente der kantonalen Organe und ihrer Rechtsvorgänger. Es dient nach Vereinbarung als Archiv für interkantonale Institutionen mit ausserrhodischer Beteiligung.
2. Es setzt sich für die Erhaltung privaten Archivguts und des Archivguts der öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaften ein.
3. Es sorgt für die langfristige Bewahrung, die wissenschaftliche Bearbeitung und die Vermittlung des Archivgutes.
4. Es stellt in Zusammenarbeit mit der Kantonsbibliothek eine koordinierte dokumentarische Überlieferung für Appenzell Ausserrhoden sicher.

Art. 17 Organisation

1. Das Staatsarchiv wird von der Staatsarchivarin oder dem Staatsarchivar geleitet. Es ist organisatorisch der Kantonskanzlei angegliedert.
2. Der Regierungsrat erlässt ein Benützungsreglement.

Art. 18 Aufgaben

1. Das Staatsarchiv:
   1. unterstützt die kantonalen Organe in der Dokumentenverwaltung;
   2. entscheidet über die Archivwürdigkeit von Dokumenten der kantonalen Organe;
   3. sorgt für sichere Aufbewahrung und fachgerechte Verzeichnung seines Archivguts;
   4. betreibt ein elektronisches Archivsystem;
   5. führt eine Handbibliothek und unterhält landeskundliche Sammlungen;
   6. kann von Dritten wichtiges Archivgut von kantonaler Bedeutung übernehmen;
   7. ist Auskunftsstelle und macht Archivgut in geeigneter Form zugänglich;
   8. berät die Gemeinden in Belangen der Archivierung;
   9. führt und begleitet landeskundliche Forschungs-, Publikations- und Vermittlungsprojekte;
   10. arbeitet fachtechnisch mit andern Archiven und Institutionen zusammen.

Art. 19 Besondere Befugnisse

1. Das Staatsarchiv hat im Rahmen seiner Aufgaben Zugang zu allen Dokumenten der anbietepflichtigen Stellen. Es erlässt Weisungen über die Aufbewahrung und Ablieferung archivwürdiger Dokumente.
2. Es kann zu Forschungs- und Auskunftszwecken auf kommunales Archivgut zugreifen.
3. Es kann mit öffentlichen und privaten Partnern archivbezogene Vereinbarungen abschliessen.

Art. 20 Rechtsschutz

1. Verfügungen des Staatsarchivs können mit Rekurs beim Regierungsrat angefochten werden.

5. V. Gemeindearchive

Art. 21 Zuständigkeit und Organisation

1. Das Gemeindearchiv ist das zuständige Archiv für Dokumente der kommunalen Organe und ihrer Rechtsvorgänger. Es kann weiteres für die Gemeindegeschichte wichtiges Archivgut übernehmen.
2. Das Gemeindearchiv steht unter der Aufsicht des Gemeinderates. Dieser erlässt ein Benützungsreglement und bestimmt eine Person, die für alle im Gesetz dem Archiv übertragenen Aufgaben verantwortlich ist.
3. Die für das Archiv verantwortliche Person hat im Rahmen ihrer Aufgaben Zugang zu allen Dokumenten der anbietepflichtigen Stellen. Sie erlässt Weisungen über die Aufbewahrung und Ablieferung archivwürdiger Dokumente.
4. Bei Zweckverbänden und anderen interkommunalen Organen bestimmen die beteiligten Gemeinden durch Vereinbarung, welches Gemeindearchiv zuständig ist.

Art. 22 Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv

1. Gemeindearchive und Staatsarchiv sorgen für eine koordinierte Archivierung.
2. Das Staatsarchiv unterstützt die Gemeinden in Belangen der Dokumentenbewertung und der Verzeichnung von Archivgut.

Art. 23 Rechtsschutz

1. Der Rechtsschutz in Angelegenheiten der Gemeindearchive bestimmt sich nach dem Gemeindegesetz.

6. VI. Straf- und Schlussbestimmungen

Art. 24 Strafbestimmungen

1. Wer vorsätzlich als archivwürdig bezeichnete Dokumente beschädigt, verheimlicht, veräussert oder auf andere Weise der geordneten Archivierung entzieht, wird mit Busse bestraft.
2. Wer vorsätzlich oder grobfahrlässig gegen das Benützungsreglement oder gegen im Einzelfall getroffene Anordnungen über die Benützung von Archivgut verstösst, wird mit Busse bestraft.

Art. 25 Änderung und Aufhebung bisherigen Rechts

1. Das Gemeindegesetz vom 7. Juni 1998 wird wie folgt geändert:
2. Die Verordnung vom 14. November 1988 über das Archivwesen wird aufgehoben.

Art. 26 Referendum und Inkrafttreten

1. Dieses Gesetz untersteht dem fakultativen Referendum.
2. Der Regierungsrat bestimmt das Inkrafttreten.