Benützungsreglement für das Staatsarchiv

Vom 23.11.2010 (Stand 01.01.2011)

1. I. Zugänglichkeit und Hausordnung

Art. 1 Zugänglichkeit

1. Während der Öffnungszeiten sind Lesesaal, Archivbibliothek und Mikrofilmraum allen interessierten Personen zugänglich. Die Öffnungszeiten werden beim Archiveingang und im Internet bekannt gegeben.
2. Die Archivmagazine und die Diensträume sind nicht frei zugänglich.

Art. 2 Anmeldung und Bestellwesen

1. Wer Archiv- oder Bibliotheksgut im Lesesaal einsehen möchte, hat sich bei der Auskunftsperson anzumelden und das Benützungsformular auszufüllen.
2. Archivgut für den Lesesaal kann vor Ort, per Brief, Telefon, E-Mail oder Internet bestellt werden. Beim Weggang bzw. vor Schliessung des Lesesaals ist das Archivgut zurückzugeben.

Art. 3 Hausordnung

1. Mäntel, Jacken, Taschen, Ess- und Trinkwaren etc. sind in den Garderobekästen zu deponieren. Über Nacht dürfen keine Sachen darin belassen werden. Für die Garderobe wird nicht gehaftet.
2. Im Lesesaal sind Essen und Trinken sowie die Benützung von Mobiltelefonen verboten.

2. II. Zugang zu Archivgut

Art. 4 Allgemein zugängliches Archivgut

1. Dokumente, an denen keine Schutzinteressen bestehen, sind im Rahmen der gesetzlichen Benützungsordnung und dieses Benützungsreglements allgemein zugänglich.
2. Öffentliche Schutzinteressen gelten spätestens nach 30 Jahren, private Schutzinteressen gelten spätestens nach 120 Jahren seit Erstellung eines Dokumentes als erloschen.

Art. 5 Eingeschränkt zugängliches Archivgut

1. Dokumente, an denen öffentliche oder private Schutzinteressen bestehen, sind nicht allgemein zugänglich. Wer solches Archivgut einsehen will, hat dem Staatsarchiv ein schriftliches Gesuch einzureichen, worin das Interesse darzulegen ist und die interessierenden Dokumente möglichst genau zu bezeichnen sind.
2. Die Einsicht wird gewährt, wenn ein berechtigtes Interesse nachgewiesen wird und soweit keine überwiegenden öffentlichen oder privaten Interessen entgegenstehen. Vorbehalten bleiben besondere Auflagen und Bedingungen.
3. Ist die Einsicht strittig, erlässt das Staatsarchiv eine rekursfähige Verfügung.

3. III. Benützung von Archivgut

Art. 6 Sorgfaltsgebote

1. Archivgut ist mit grösstmöglicher Sorgfalt zu behandeln.
2. Einträge auf Archivgut und das Anbringen von Fremdmaterialien (Büroklammern, Haftnotizzettel etc.) sind untersagt. Archivgut darf nicht als Schreibunterlage verwendet werden.
3. Bei Akten und Karteien ist die bestehende Ordnung samt Dokumentenabfolge unverändert zu belassen.
4. Bei Benützung von Fotografien und anderer heikler Dokumente sind Textilhandschuhe zu verwenden.

Art. 7 Einsichtnahme und Ausleihe

1. Archivgut ist im Lesesaal einzusehen. Es darf nicht daraus entfernt werden.
2. Aus konservatorischen Gründen können anstatt gefährdete Originale Mikrofilme oder Digitalisate vorgelegt werden. In diesen Fällen besteht kein Anspruch auf Einsicht in die Originale.
3. Archivgut wird nicht an Privatpersonen ausgeliehen. Für Ausstellungs- oder Forschungszwecke kann Archivgut an Museen, Archive oder Bibliotheken ausgeliehen werden.

Art. 8 Reproduktionen

1. Das Fotografieren von allgemein zugänglichem Archivgut für den privaten Gebrauch ist erlaubt. Die Verwendung von Blitzlicht oder Fotolampen ist nicht gestattet.
2. Kopien oder Scans von Archivgut sind beim Archivpersonal zu bestellen.
3. Reproduktionen von Archivgut sind nur für den privaten Gebrauch freigegeben. Vorbehalten bleiben besondere vertragliche Regelungen.

Art. 9 Veröffentlichungen

1. Bei der Publikation von Archivgut aus den Beständen des Staatsarchivs ist ein Hinweis auf die Herkunft (Staatsarchiv Appenzell Ausserrhoden) anzubringen.
2. Von Publikationen, die unter Verwendung von ausserrhodischem Archivgut entstanden sind, sind dem Staatsarchiv unentgeltlich zwei Belegexemplare abzugeben.

4. IV. Dienstleistungen und Gebühren

Art. 10 Beratung

1. Das Staatsarchiv hilft beim Auffinden einschlägigen Archivguts oder wichtiger Publikationen.

Art. 11 Information und Findmittel

1. Mittels Druckschriften und im Internet informiert das Staatsarchiv über ausserrhodische Archivbestände.
2. Das Staatsarchiv stellt im Lesesaal Findmittel zu Beständen von Staatsarchiv, Gemeindearchiven und Kirchenarchiven zur Verfügung.

Art. 12 Bibliothek

1. Als Hilfsmittel zur Archivbenützung stellt das Staatsarchiv eine Präsenzbibliothek zur Verfügung.
2. Der Bibliothekskatalog ist im Internet recherchierbar.

Art. 13 Technische Hilfsmittel

1. Zur Konsultation von Mikrofilmen steht ein Mikrofilm-Lesegerät zur Verfügung.
2. Zur Recherche im elektronischen Archivverzeichnis sowie zur Konsultation von digitalem Archivgut steht eine Arbeitsstation zur Verfügung.

Art. 14 Recherchen und Transkriptionen

1. Das Staatsarchiv erstellt gegen Entgelt archivbezogene Recherchen und quellenbasierte Transkriptionen oder vermittelt dafür ausgewiesene Fachpersonen.

Art. 15 Digitalisierung und Mikroverfilmung

1. Das Staatsarchiv digitalisiert gegen Gebühr Archivdokumente im Haus oder lässt davon auf Rechnung Mikrofilme, Digitalisate und Fotos herstellen.

Art. 16 Unentgeltlichkeit und Kostenpflicht

1. Die Einsichtnahme in Archivgut ist unentgeltlich. Besondere Dienstleistungen sind kostenpflichtig.

Art. 17 Pauschalgebühren

1. Es gelten nachfolgende Gebührenansätze:
   1. Kopie von Druckschriften (Selbstbedienung)
   2. Kopie ab Mikrofilm (Selbstbedienung)
   3. Scan ab Mikrofilm (Selbstbedienung)
   4. Kopie von Archivgut
   5. Scan ab Originalvorlage (je nach Format)
   6. Foto ab Negativ/Dia/Scan (je nach Format)
   7. Benützung des Mikrofilmgeräts, pro Halbtag
   8. Zustellgebühr (Porto, Verpackung)

Art. 18 Entgelt nach Aufwand

1. Recherchen und Transkriptionen im Auftrag (je Arbeitsstunde) Fr. 80.00

Art. 19 Entgelt nach Vereinbarung

1. Das Entgelt für die Veröffentlichung von Archivdokumenten sowie für weitere besondere Dienstleistungen des Staatsarchivs wird nach Vereinbarung festgelegt.

5. V. Sanktionen

Art. 20 Ausschluss

1. Wer in grober Weise oder wiederholt gegen die Benützungsbestimmungen verstösst, kann von der weiteren Archivbenützung ausgeschlossen werden.

Art. 21 Busse

1. Wer vorsätzlich als archivwürdig bezeichnete Dokumente beschädigt, verheimlicht, veräussert oder auf andere Weise der geordneten Archivierung entzieht, wird mit Busse bestraft.
2. Wer vorsätzlich oder grobfahrlässig gegen das Benützungsreglement oder gegen im Einzelfall getroffene Anordnungen über die Benützung von Archivgut verstösst, wird mit Busse bestraft.

6. VI. Inkrafttreten

Art. 22

1. Dieses Benützungsreglement tritt am 1. Januar 2011 in Kraft.