Archivierungsgesetz

(ArchG) Vom 31.03.2009 (Stand 01.02.2025)

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

1. Dieses Gesetz regelt die Sicherung, Ordnung und Aufbewahrung von Unterlagen.

Art. 2 Wirkungsziele

1. Die Archivierung von Unterlagen hat zum Ziel, a die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns dauerhaft sicherzustellen, b die Erforschung des kulturellen Erbes des Kantons Bern in Schrift, Ton und Bild zugunsten zukünftiger Generationen zu ermöglichen und den Schutz dieses Erbes sicherzustellen.

Art. 3 Begriffe

1. Unterlagen sind aufgezeichnete Informationen, unabhängig vom Datenträger, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis der Informationen und deren Nutzung nötig sind.
2. Archivwürdig sind Unterlagen, die für die Wirkungsziele der Archivierung nach Artikel 2 einen grossen und dauernden Informationswert besitzen. 2a. Archivierung ist die gesicherte, geordnete und dauerhafte Aufbewahrung von als archivwürdig bewerteten Unterlagen.
3. Als Archivgut gelten Unterlagen, die ein Archiv nach den Vorschriften dieses Gesetzes zur Archivierung übernommen hat.
4. Als Behörden im Sinne dieses Gesetzes gelten a Organe des Kantons, seiner Anstalten und seiner Körperschaften, b Organe der Gemeinden, ihrer Anstalten und von Körperschaften, die dem Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG) unterstellt sind, c Private, soweit sie ihnen übertragene öffentlich-rechtliche Aufgaben erfüllen.

Art. 4 Geltungsbereich

1. Dieses Gesetz gilt für Unterlagen von Behörden.
2. Es gilt auch für Unterlagen von Behörden, die aufgelöst worden sind.

Art. 5 Grundsätze, 1. Sicherung und Bewertung *

1. Die Unterlagen der Behörden werden soweit gesichert, geordnet und aufbewahrt, dass die wesentlichen Abläufe und die Ergebnisse des staatlichen Handelns nachvollzogen werden können.
2. Sie werden im Hinblick auf ihre Archivierung oder Vernichtung nach ihrer Bedeutung und ihrem Informationsgehalt bewertet.
3. Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach fachlichen Anforderungen. Vorbehalten bleibt die besondere Gesetzgebung.

Art. 6 2. Ordnung und Erschliessung

1. Die Unterlagen werden mit den erforderlichen Ordnungssystemen und Findmitteln geordnet und erschlossen.
2. Ordnungssysteme sowie Regelungen über die Bewertung, Aufbewahrungsfrist und Vernichtung von Unterlagen sind in geeigneter Form zentral und dauerhaft festzuhalten.

Art. 7 Digitale Unterlagen *

1. Digitale Unterlagen und Unterlagen auf Papier sind einander gleichgestellt.
2. Die Hilfsmittel für die Unterlagenverwaltung, namentlich Geschäftsverwaltungssysteme, Fachapplikationen und Geschäftskontrollen, berücksichtigen die Anforderungen der Archivierung.

2 Behörden *

Art. 8 Allgemeine Pflichten *

1. Die Behörden sorgen für a die Sicherung, Ordnung und Aufbewahrung ihrer Unterlagen nach den Vorschriften dieses Gesetzes, b die Archivierung, soweit sie nicht der Anbietepflicht nach Artikel 9 Absatz 1 unterliegen.
2. Sie können dafür die Dienstleistungen geeigneter Unternehmen in Anspruch nehmen.

Art. 9 Anbietepflicht an das Staatsarchiv

1. Die folgenden Behörden bieten ihre Unterlagen, die sie nicht mehr ständig benötigen, dem Staatsarchiv zur Archivierung an: a der Grosse Rat und seine Organe, b der Regierungsrat und die von ihm eingesetzten Kommissionen, c die Direktionen und die Staatskanzlei einschliesslich der Ämter und Dienststellen der Zentralverwaltung, c1 die dezentrale kantonale Verwaltung, d das Obergericht, das Verwaltungsgericht, die Staatsanwaltschaft und die kantonalen verwaltungsunabhängigen Justizbehörden, e die Universität Bern, die Berner Fachhochschule und die Pädagogische Hochschule Bern, e1 die vom Regierungsrat durch Verordnung bezeichneten Leistungserbringer im Sinne des Spitalversorgungsgesetzes vom 13. Juni 2013 (SpVG), die bedeutende psychiatrische Versorgungsleistungen erbringen, f die Behörden, die aufgelöst werden.
2. Der Regierungsrat a regelt die Organisation, Verwaltung und Aufbewahrung der Unterlagen und Findmittel der zentralen und dezentralen Verwaltung durch Verordnung, b kann seine Befugnis nach Buchstabe a ganz oder teilweise den Direktionen und der Staatskanzlei übertragen.
3. Die dem Amts- oder Berufsgeheimnis unterliegenden Personen sowie deren Hilfspersonen sind von der Geheimhaltungspflicht entbunden, soweit dies zur Erfüllung der Anbietepflicht erforderlich ist.
4. Die Anbietepflicht der Behörden nach Absatz 1 Buchstabe e1 erstreckt sich auf folgende Unterlagen: a bis 31. Dezember 2016 sämtliche Unterlagen, b ab 1. Januar 2017 medizinische Behandlungsdokumentationen.

Art. 9a Vorzeitige Ablieferung

1. Das Staatsarchiv kann Kopien von als archivwürdig bewerteten Unterlagen während laufender Aufbewahrungsfrist übernehmen.
2. Die Verantwortung für die Organisation, Verwaltung und Aufbewahrung der Unterlagen sowie für die Wahrung der Rechte von betroffenen Personen nach den Artikeln 21 ff. des Datenschutzgesetzes vom 19. Februar 1986 (KDSG) bleibt bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist bei der abliefernden Behörde.
3. Das Staatsarchiv sorgt für die Sicherheit der von ihm übernommenen Kopien.

Art. 10 Hochschulen *

1. Die Universität Bern, die Berner Fachhochschule und die Pädagogische Hochschule Bern regeln die Organisation, Verwaltung und Aufbewahrung ihrer Unterlagen in einem Reglement.
2. …

Art. 11 Gemeinden *

1. Der Regierungsrat erlässt durch Verordnung Mindestvorschriften betreffend die Organisation, Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen sowie die Archivführung der Gemeinden, ihrer Anstalten und von Körperschaften, die dem Gemeindegesetz unterstellt sind.
2. Er kann diese Befugnis ganz oder teilweise der Direktion für Inneres und Justiz übertragen.

Art. 12 Gerichtsbehörden und Staatsanwaltschaft *

1. Das Obergericht regelt im Einvernehmen mit dem Staatsarchiv die Organisation, Verwaltung und Aufbewahrung der Unterlagen der erst- und oberinstanzlichen Zivil- und Strafgerichte in einem Reglement.
2. Das Verwaltungsgericht regelt im Einvernehmen mit dem Staatsarchiv die Organisation, Verwaltung und Aufbewahrung der Unterlagen des Verwaltungsgerichts und der verwaltungsunabhängigen Justizbehörden in einem Reglement.
3. Die Generalstaatsanwaltschaft regelt im Einvernehmen mit dem Staatsarchiv die Organisation, Verwaltung und Aufbewahrung der Unterlagen der Staatsanwaltschaft in einem Reglement.

Art. 12a Leistungserbringer der Psychiatrieversorgung

1. Die anbietepflichtigen Behörden nach Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe e1 regeln die Organisation, Verwaltung und Aufbewahrung ihrer Unterlagen in einem Reglement.

Art. 13 Vernichtung von Unterlagen

1. Unterlagen, die unter die Anbietepflicht fallen, dürfen nicht ohne Zustimmung des zuständigen Archivs vernichtet werden.
2. Die Archive vernichten keine Unterlagen ohne Zustimmung der abliefernden Stelle.

Art. 14 Archivierung von Personendaten

1. Im Sinne von Artikel 19 KDSG nicht mehr benötigte Personendaten dürfen dem zuständigen Archiv überlassen werden, soweit eine Archivierung nach diesem Gesetz angezeigt ist.
2. …
3. Die abliefernde Stelle darf auf archivierte Personendaten nur noch zugreifen a zur Wahrung der Interessen der betroffenen Person, wenn diese zustimmt oder ihre Zustimmung nach den Umständen vorausgesetzt werden darf, b zur Bearbeitung der Daten für einen nicht personenbezogenen Zweck nach Artikel 20 oder nach der besonderen Gesetzgebung, c zu Beweiszwecken oder d zum Nachvollzug der ursprünglichen Aufgabenerfüllung, wenn es im Einzelfall erforderlich ist.
4. Bestreitet eine betroffene Person die Richtigkeit von Personendaten nach Absatz 1, kann sie den Unterlagen eine Gegendarstellung beilegen lassen. Das Archivgut selbst darf nicht verändert werden.

Art. 15 Aufgaben des Staatsarchivs

1. Das Staatsarchiv erfüllt namentlich folgende Aufgaben: a es übernimmt, ordnet und bewahrt alle archivwürdigen Unterlagen der anbietepflichtigen Behörden auf und restauriert sie bei Bedarf, b es trägt zur Vermittlung historischen Wissens und zur historischen Forschung für die Bedürfnisse des Kantons, der Wissenschaft und der Kultur bei, c es führt ein Restaurierungsatelier, eine Bibliothek und einen Lesesaal, d es bewertet die Unterlagen der anbietepflichtigen Behörden auf ihre Archivwürdigkeit, e es berät die anbietepflichtigen Behörden und erlässt zuhanden dieser Organe Weisungen über die Ablieferung der Unterlagen und der Findmittel, f es ist befugt, in die Organisation und Verwaltung der Unterlagen bei den anbietepflichtigen Behörden Einsicht zu nehmen sowie Erhebungen über den Zustand der Unterlagen durchzuführen, g es kann die anderen Behörden und Private in Fragen der Archivierung und Archivführung beraten, h es kann archivwürdige Unterlagen anderer Herkunft übernehmen und aufbewahren, wenn es sich um Unterlagen handelt, die für die Geschichte des Kantons Bern von Bedeutung sind.
2. Der Regierungsrat regelt das Nähere betreffend Aufgaben und Organisation des Staatsarchivs durch Verordnung.

Art. 15a Digitales Langzeitarchiv mit Gemeindebezug

1. Der Kanton stellt ein digitales Langzeitarchiv (dLZA) bereit, in dem die verantwortlichen Behörden Daten aus von Kanton sowie Einwohnergemeinden und gemischten Gemeinden gemeinsam genutzten Applikationen archivieren. Er a finanziert den Aufbau des dLZA, b stellt den Gemeinden die Kosten für den Betrieb und die Weiterentwicklung entsprechend dem Anteil ihrer Nutzung in Rechnung.
2. Das dLZA steht den Einwohnergemeinden und den gemischten Gemeinden für die Archivierung ihrer nicht unter Absatz 1 fallenden Daten zur freiwilligen Nutzung zur Verfügung, sofern die Daten die Vorgaben für die Ablieferung erfüllen. Diese Gemeinden tragen sämtliche Kosten für ihre Anbindung an das dLZA und dessen Nutzung.
3. Der Kanton kann den weiteren Gemeinden und öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Artikel 2 Absatz 1 GG ein dLZA zur freiwilligen Nutzung zur Verfügung stellen. Sie tragen sämtliche Kosten für den Aufbau, ihre Anbindung und die Nutzung.
4. Der Regierungsrat erlässt die Ausführungsbestimmungen. Er regelt namentlich die Vorgaben für die Ablieferung der Daten.

3 Zugänglichkeit des Archivguts

Art. 16 Grundsatz

1. Das Archivgut der Behörden steht der Öffentlichkeit nach den Bestimmungen des Gesetzes vom 2. November 1993 über die Information und die Medienförderung (IMG) sowie des Datenschutzgesetzes zur Einsichtnahme zur Verfügung.
2. Der Zugang der Öffentlichkeit zu Archivgut anderer Herkunft richtet sich nach den entsprechenden Übernahmeverträgen oder, wenn kein Übernahmevertrag vorhanden ist, sinngemäss nach Absatz 1.
3. Unterlagen, die bereits vor der Ablieferung an das zuständige Archiv öffentlich zugänglich waren, bleiben weiterhin öffentlich zugänglich.

Art. 17 Ordentliche Schutzfrist *

1. Unterlagen, die nach Artikel 16 Absatz 1 nicht zur Einsichtnahme durch die Öffentlichkeit zur Verfügung stehen, sind nach Ablauf der ordentlichen Schutzfrist von 30 Jahren frei zugänglich. Vorbehalten bleiben Artikel 18 sowie besondere Geheimhaltungspflichten des Bundesrechts und des kantonalen Rechts.
2. Die Frist von 30 Jahren beginnt mit dem Datum der letzten Bearbeitung eines Dossiers oder der betreffenden Unterlage zu laufen.

Art. 18 Besondere Schutzfristen *

1. Unterlagen, die Personendaten enthalten und deren Zugänglichkeit nach Artikel 16 Absatz 1 beschränkt oder ausgeschlossen ist, stehen der Öffentlichkeit nach Ablauf dreier Jahre nach dem Tod der Person zur Einsichtnahme zur Verfügung, sofern die ordentliche Schutzfrist abgelaufen ist.
2. Ist das Todesdatum einer Person nicht bekannt, stehen die Unterlagen der Öffentlichkeit ab dem 110. Altersjahr der betroffenen Person zur Einsichtnahme zur Verfügung, sofern die ordentliche Schutzfrist abgelaufen ist.
3. Archivgut, das älter als 110 Jahre ist, ist frei zugänglich.
4. Die Zugänglichkeit zu Unterlagen nach den Absätzen 1 bis 3 bleibt eingeschränkt oder ausgeschlossen, soweit eine besondere Geheimhaltungspflicht des Bundesrechts oder des kantonalen Rechts dies verlangt.
5. Die Frist nach Absatz 3 beginnt mit dem Datum der letzten Bearbeitung eines Dossiers oder der betreffenden Unterlage zu laufen.

Art. 18a Besondere Geheimhaltungspflichten

1. Ist für den Zugang zu Archivgut die Entbindung von einer besonderen Geheimhaltungspflicht notwendig, entscheidet insoweit die für die Entbindung von dieser Pflicht zuständige Behörde.
2. Nach Ablauf der Frist nach Artikel 18 Absatz 3 gilt die Vermutung, dass keine besonderen Geheimhaltungspflichten mehr bestehen.

Art. 19 Benützung durch die abliefernden Stellen

1. Die abliefernde Stelle darf Archivgut, das sie einem Archiv abgeliefert hat, weiterhin benützen. Vorbehalten bleibt Artikel 14 Absatz 3.

Art. 20 Einsichtnahme zu wissenschaftlichen oder andern nicht personenbezogenen Zwecken

1. Ein Archiv kann Personendaten während laufender Schutzfrist für einen nicht personenbezogenen Zweck, namentlich für Forschung, Praxisbildung, Statistik oder Planung, bekannt geben, wenn die Voraussetzungen nach Artikel 15 KDSG erfüllt sind. Vorbehalten bleiben besondere Geheimhaltungspflichten des Bundesrechts und des kantonalen Rechts.

Art. 21 Beschränkung der Einsichtnahme

1. Die Einsichtnahme in bestimmte Kategorien von Archivgut kann aus konservatorischen Gründen oder wegen unverhältnismässigen Aufwands beschränkt werden.

Art. 22 Unentgeltlichkeit

1. Die Einsichtnahme in Archivgut ist grundsätzlich unentgeltlich.
2. Für besondere Dienstleistungen kann eine Gebühr erhoben werden.
3. Vorbehalten bleiben abweichende Regelungen des Bundesrechts.

Art. 23 Unveräusserlichkeit und Unersitzbarkeit

1. Das Archivgut der Behörden ist unveräusserlich.
2. Es kann weder ersessen noch gutgläubig erworben werden.
3. Der Anspruch auf Herausgabe verjährt nicht.

Art. 24 Gewerbliche Nutzung

1. Die Nutzung des Archivguts der Behörden zu gewerblichen Zwecken bedarf einer Bewilligung des zuständigen Archivs.
2. Die Bewilligung kann von einer vertraglichen Regelung des Nutzungsumfangs und der allfälligen Gewinnbeteiligung abhängig gemacht werden.
3. Sie ist nicht erforderlich, wenn das Archivgut einer offenen Lizenz nach Artikel 26 DVG untersteht.

Art. 25 Belegexemplare

1. Das zuständige Archiv hat Anspruch auf die unentgeltliche Abgabe eines Belegexemplars von Werken oder Veröffentlichungen, die in wesentlichen Teilen auf der Benützung seines Archivguts beruhen.

3a Staatsbeiträge *

Art. 25a Grundsätze

1. Der Kanton kann zur Förderung der Wirkungsziele nach Artikel 2 Staatsbeiträge an Forschungseinrichtungen von nationaler Bedeutung nach Artikel 15 des Bundesgesetzes vom 14. Dezember 2012 über die Förderung der Forschung und der Innovation (FIFG) gewähren.
2. Beiträge nach Absatz 1 werden nur gewährt an Forschungseinrichtungen von herausragender Bedeutung für den Kanton.
3. Es gelten die Vorschriften der Staatsbeitragsgesetzgebung, soweit dieses Gesetz nicht besondere Vorschriften enthält.

Art. 25b Voraussetzungen

1. Der Kanton gewährt Beiträge in der Regel nur, wenn a entsprechender Finanzbedarf ausgewiesen ist, b die Empfängerin oder der Empfänger zumutbare Eigenleistungen erbringt und c sich der Bund, andere öffentlich-rechtliche Körperschaften oder weitere Dritte in vergleichbarem Umfang an der Finanzierung beteiligen.
2. Die Ausrichtung eines Beitrags erfolgt subsidiär und ist in der Regel auf höchstens 50 Prozent der anrechenbaren Kosten beschränkt.
3. Auf die Gewährung von Beiträgen nach diesem Gesetz besteht kein Rechtsanspruch.

Art. 25c Vollzug

1. Der Kanton gewährt Beiträge in der Regel durch öffentlich-rechtlichen Leistungsvertrag.
2. Der Regierungsrat erlässt die notwendigen Ausführungsbestimmungen, insbesondere betreffend Voraussetzungen, Bemessungsgrundlage und Höhe der Beiträge.
3. Für die Gewährung von Beiträgen gelten die ordentlichen Ausgabenbefugnisse.

4 Strafbestimmungen

Art. 26

1. Wer vorsätzlich eine als archivwürdig bewertete Unterlage beschädigt, verheimlicht, veräussert, vernichtet oder auf andere Weise der geordneten Archivierung entzieht, wird mit Busse bestraft.
2. Wer vorsätzlich Personendaten aus Archivgut offenbart, das nach Artikel 18 nicht öffentlich zugänglich ist und in das sie oder er zu nicht personenbezogenen Zwecken Einsicht nehmen durfte, wird mit Busse bestraft.

5 Vollzug

Art. 27

1. Der Regierungsrat erlässt die notwendigen Ausführungsbestimmungen, insbesondere über a die Archivierung von Unterlagen, b den Umgang mit digitalen Unterlagen, c die Aufgaben und die Organisation des Staatsarchivs, d … e die Archivierung von Unterlagen durch Private, soweit ihnen öffentlich-rechtliche Aufgaben übertragen sind, f die Zugangsbeschränkungen zu Archivgut im Sinne von Artikel 21, g die Gebühren für besondere Dienstleistungen.

6 Schlussbestimmungen

Art. 28 Änderung von Erlassen

1. Folgende Erlasse werden geändert:
   1. Gesetz vom 2. November 1993 über die Information der Bevölkerung (Informationsgesetz, IG)
   2. Datenschutzgesetz vom 19. Februar 1986 (KDSG)
   3. Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG)

Art. 29 Inkrafttreten

1. Der Regierungsrat bestimmt den Zeitpunkt des Inkrafttretens.

T1 Übergangsbestimmung der Änderung vom 03.06.2024 *

Art. T1-1 Digitales Langzeitarchiv (dLZA)

1. Der Regierungsrat bestimmt den Zeitpunkt der Anwendbarkeit von Artikel 15a Absatz 1.