Reglement über die Aufbewahrung der Unterlagen der erst- und oberinstanzlichen Zivil- und Strafgerichte

(Aufbewahrungsreglement, AR ZSG) Vom 29.11.2010 (Stand 01.04.2026)

1 Allgemeines

Art. 1 Geltungsbereich

1. Dieses Reglement regelt die Organisation, Verwaltung und Aufbewahrung sowie Ablieferung von Unterlagen des Obergerichts, des kantonalen Zwangsmassnahmengerichts soweit Strafsachen betreffend, des Wirtschaftsstrafgerichts, des Jugendgerichts, der Regionalgerichte, der regionalen Zwangsmassnahmengerichte sowie der regionalen Schlichtungsbehörden.
2. Die Aufbewahrung von Daten des Personalrechts richtet sich nach der Personalgesetzgebung.

Art. 2 Begriffe

1. Es gelten die Begriffe gemäss Artikel 3 ArchG und Artikel 3 der Archivierungsverordnung vom 4. November 2009 (ArchV). …

2 Aufbewahrung und Sicherung der Unterlagen

Art. 3 Aufbewahrungspflicht

1. Die Behörden gemäss Artikel 1 Absatz 1 bewahren ihre Verfahrensakten vollständig auf und sichern, ordnen und bewahren ihre übrigen Unterlagen soweit auf, dass die wesentlichen Abläufe und Ergebnisse ihrer Geschäftstätigkeit jederzeit nachvollzogen und nachgewiesen werden können.

Art. 4 Archivwürdigkeit

1. Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie einen grossen und dauernden Informationswert haben a für die Rechtsprechung, b für die Dokumentierung der Tätigkeit und der Organisation der Behörden, c für das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte oder d für die Wissenschaft und für die Forschung. …
2. Unterlagen, die als nicht archivwürdig bewertet werden, sind nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist unter Einhaltung der Datenschutzgesetzgebung zu vernichten.

Art. 5 Ordnungssysteme *

1. Jede Behörde gemäss Artikel 1 Absatz 1 erstellt ein Ordnungssystem und führt dieses nach. Sie legt ihre Unterlagen nach dieser Ordnung ab.
2. In den Ordnungssystemen werden festgehalten: a die Systematik für die Ordnung der Unterlagen, b … c die Aufbewahrungsfristen, d Angaben zur Bewertung der Unterlagen, e weitere Metadaten.
3. Die Systematik für die Ordnung der Unterlagen bildet sämtliche Aufgaben der Behörde ab. Sie soll möglichst einfach, eindeutig und sachgerecht sein.

Art. 6 Koordination mit dem Staatsarchiv

1. Bei der erstmaligen Erstellung unterbreiten die Behörden gemäss Artikel 1 Absatz 1 dem Staatsarchiv ihre Ordnungssysteme zur Prüfung und Genehmigung. Änderungen an den Ordnungssystemen reichen sie dem Staatsarchiv periodisch oder gemäss dessen Vorgaben zur laufenden Überprüfung ein.

Art. 7 Sicherung und Aufbewahrung *

1. Bei der Aufbewahrung analoger und digitaler Unterlagen stellt die zuständige Behörde sicher, dass die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Nachverfolgbarkeit der Unterlagen durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen gewährleistet werden. Die Grundsätze der Informationssicherheitsgesetzgebung gelten sinngemäss. 1a. Bei analogen Unterlagen stellt die registraturführende Behörde sicher, dass a alterungsbeständige Informationsträger sowie Beschreibstoffe und sonstige Hilfsmittel verwendet werden, die Gewähr für eine ausreichende Lebensdauer bieten, b die Archivräume abschliessbar sind und die Unterlagen vor schädlichen Einwirkungen, insbesondere durch Feuer, Wasser, Schmutz, Feuchtigkeit, Sonneneinstrahlung und Schädlinge, geschützt werden, c Unbefugte keinen Zugriff auf Unterlagen haben.
2. Jede Behörde gemäss Artikel 1 Absatz 1 bestimmt, wem die Sicherung und Aufbewahrung der Unterlagen obliegt.
3. Die verantwortliche Person ist Ansprechstelle für alle Belange der Archivführung.

3 Aufbewahrungsfristen

Art. 8 Beginn der Aufbewahrung *

1. Die Aufbewahrung der Verfahrensakten in Zivil- und Strafsachen erfolgt nach Abschluss des Verfahrens. Als abgeschlossen gilt ein Verfahren nach Eintritt der formellen Rechtskraft.
2. Die Aufbewahrung von anderen Unterlagen erfolgt nach Abschluss des betreffenden Geschäfts.

Art. 9 …

Art. 10 Akten der Gerichtsverwaltung

1. Die Akten der Gerichtsverwaltung sind während zehn Jahren nach Abschluss des Geschäfts aufzubewahren.
2. Unterlagen zu den Anwaltsprüfungen sind fünf Jahre aufzubewahren.
3. Verfügungen, Beschlüsse und Protokolle sind zusätzlich in physisch oder digital angelegten Sammlungen aufzubewahren.

Art. 11 Verfahrensakten des Obergerichts

1. Die Verfahrensakten des Obergerichts werden während zehn Jahren ab Eintritt der Rechtskraft aufbewahrt. Anschliessend werden sie dem Staatsarchiv abgeliefert.

Art. 12 Verfahrensakten der Schlichtungsbehörden und der erstinstanzlichen Zivilgerichte *

1. Für die Verfahrensakten der erstinstanzlichen Zivilgerichte gelten folgende Aufbewahrungsfristen: a Schlichtungsverfahren: Einigung, Klagebewilligung, Urteilsvorschlag: 5 Jahre Entscheid: 10 Jahre b ordentliches Verfahren: wenn berufungsfähig grundsätzlich: 30 Jahre bäuerliche Sanierungen: 40 Jahre familienrechtliche Angelegenheiten: 50 Jahre nicht berufungsfähig: 10 Jahre c vereinfachtes Verfahren: wenn berufungsfähig grundsätzlich: 30 Jahre berufungsfähig familienrechtlich: 50 Jahre nicht berufungsfähig: 10 Jahre d summarisches Verfahren: grundsätzlich: 10 Jahre Rückzug im Konkursverfahren: 2 Jahre Arrestbewilligungen: 2 Jahre Nachlassverträge: 40 Jahre gerichtliches Verbot: 10 Jahre e Rogate: 10 Jahre

Art. 13 Verfahrensakten der erstinstanzlichen Strafgerichte

1. Für die Verfahrensakten der erstinstanzlichen Strafgerichte gelten folgende Aufbewahrungsfristen: a Akten Einzelgericht: 30 Jahre b Akten Kollegialgericht: 50 Jahre c Akten Jugendgericht: bis zum vollendeten 30. Lebensjahr Übergangstäter, wenn Massnahme oder Strafe nach StGB: Frist gemäss Erwachsenengericht (30/50 Jahre) d Akten regionales und kantonales Zwangsmassnahmengericht: 10 Jahre e …

Art. 13a Geschäftskontrollen und Urteilssammlungen *

1. Geschäftskontrollen sind in physischer oder digitaler Form aufzubewahren.
2. Urteile und prozesserledigende Entscheide des Obergerichts einschliesslich der Begründungen sind in einer Urteilssammlung aufzubewahren.
3. …
4. Die Form der Aufbewahrung richtet sich nach den Vorgaben des Staatsarchivs des Kantons Bern.

4 Anbietepflicht und Ablieferung

Art. 14 Akten des Obergerichts

1. Das Obergericht liefert dem Staatsarchiv sämtliche seiner gemäss Artikel 11 und 13a aufzubewahrenden Unterlagen nach Ablauf von zehn Jahren ab Eintritt der Rechtskraft zur Archivierung ab.
2. Das Staatsarchiv vernichtet keine Unterlagen ohne das Einverständnis des Obergerichts.
3. Die Einzelheiten der Anbietepflicht und der Ablieferung regelt das Staatsarchiv in einer verbindlichen bilateralen Ablieferungsvereinbarung.

Art. 15 Akten der erstinstanzlichen Gerichte und der Schlichtungsbehörden

1. Das Staatsarchiv übernimmt von den erstinstanzlichen Zivil- und Strafgerichten sowie den Schlichtungsbehörden gemäss nachfolgenden Bewertungsentscheiden ausgewählte Unterlagen in Form eines Samplings.
2. Regionalgericht Oberland, Zivilabteilung: a Familienrechtliche Verfahren: Archivierung jedes 10. Jahrgangs (2011, 2021, etc.) b Berufungsfähige Verfahren: Integrale Archivierung c Nicht berufungsfähige Verfahren: Integrale Archivierung d Konkursbegehren ohne Eröffnung, Arreste: Nicht archivwürdig e Nachlassverfahren: Bedeutende Fälle von historischer Relevanz, Rest nicht archivwürdig f Summarverfahren: Archivierung der Eheschutzmassnahmen (im Sinne einer qualitativen Auswahl) jedes 10. Jahrgangs (2011, 2021, etc.) g Rogate: Nicht archivwürdig
3. Regionalgericht Oberland, Strafabteilung: a Einzelgericht: Archivierung jedes 10. Jahrgangs (2011, 2021, etc.) b Kollegialgericht: Archivierung jedes 10. Jahrgangs (2011, 2021, etc.) c Zwangsmassnahmengericht: Archivierung jedes 10. Jahrgangs (2011, 2021, etc.)
4. Schlichtungsbehörde Oberland: a Archivierung der ersten 500 Fälle jedes 10. Jahrgangs (2011, 2021, etc.)
5. Alle Regionalgerichte und Schlichtungsbehörden: a Findmittel und Geschäftskontrollen: Integrale Archivierung b Verbote: Integrale Archivierung c Bedeutende Einzelfälle, die von der Öffentlichkeit über die engere Region hinaus zu Kenntnis genommen worden sind.
6. Die erstinstanzlichen Zivil- und Strafgerichte und die Schlichtungsbehörden bereiten die abzuliefernden Unterlagen so auf, dass diese durch das Staatsarchiv ohne zusätzlichen Aufwand übernommen und erschlossen werden können.
7. Das Staatsarchiv arbeitet mit allen aktenbildenden Stellen eine verbindliche bilaterale Ablieferungsvereinbarung aus.
8. Die Vernichtung von Akten mit oder ohne vorgängige Anbietepflicht richtet sich nach den Ablieferungsvereinbarungen gemäss Absatz 7. Neu angelegte Aktenserien einer Einheit unterliegen vor der Vernichtung immer einer Anbietepflicht.

Art. 16 Unterlagen aus digitalen Systemen *

1. Werden in digitalen Systemen archivwürdige Unterlagen bearbeitet, ist das Staatsarchiv bei der Planung der Systeme frühzeitig und in angemessener Form miteinzubeziehen.
2. Das Staatsarchiv erhält Zugang zu allen Systemen, deren Daten auf ihre Archivwürdigkeit geprüft werden müssen, insbesondere zu den betreffenden Projekt-, System- und Anwendungsdokumentationen, soweit dies zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. Der Zugang im Abrufverfahren ist ausgeschlossen.
3. …
4. Digitale Unterlagen kann das Staatsarchiv vorzeitig, in der Regel fünf Jahre nach Abschluss des Geschäfts, in Form von Kopien übernehmen (Triagemodell). Es legt die Einzelheiten in einer Ablieferungsvereinbarung fest.

Art. 17 Ablieferung

1. Bei der Ablieferung analoger Unterlagen sind dem Staatsarchiv mit den Unterlagen auch die zugehörigen Findmittel sowie allfällige weitere Hilfsmittel zur Ablieferung anzubieten. Davon abweichende Abmachungen treffen die Gerichtsbehörden mit dem Staatsarchiv im Einzelfall.
2. Den Ablieferungen ist ein Verzeichnis der abgelieferten Unterlagen beizulegen, das folgende Informationen enthält: a Inhalt der Unterlagen in knapper Form, b Hinweis auf Personendaten, c Laufzeiten der abgelieferten Serien von Unterlagen.
3. Die Gerichtsbehörden sind für die Überführung des Archivguts verantwortlich.
4. Sie lassen sich vom Staatsarchiv jede Ablieferung mit einem Ablieferungsbericht quittieren.
5. Betreffend Einzelheiten der Ablieferung sprechen sich die Gerichtsbehörden mit dem Staatsarchiv ab.
6. Für die Ablieferung digitaler Unterlagen gelten die Absätze 1 bis 5 sinngemäss.

5 Übergangs- und Schlussbestimmungen

Art. 18 Übergangsbestimmungen

1. Für die Archivierung der Verfahrensakten, die bis zum 31. Dezember 2010 bei den erst- und oberinstanzlichen Gerichtsbehörden in Zivil- und Strafsachen sowie den Untersuchungsrichterämtern entstanden sind, bleiben die Bestimmungen der Verordnung vom 6. August 1943 über die Bezirksarchive und die dazugehörigen Weisungen der Aufsichtskammer des Obergerichts des Kantons Bern vom 28. August 2009 anwendbar.
2. Für die Archivierung der Verfahrensakten, die bis zum 31. Dezember 2010 bei den Jugendgerichten entstanden sind, bleiben die Archivbestimmungen der Verordnung vom 20. Dezember 2006 über die Jugendrechtspflege (Jugendrechtspflegeverordnung, JRPV) anwendbar.

Art. 19 Inkrafttreten

1. Dieses Reglement tritt am 1. Januar 2011 in Kraft.
2. Es wird in die Bernische Amtliche Gesetzessammlung aufgenommen.