Archivreglement der Staatsanwaltschaft

(ArchR StAw) Vom 15.10.2010 (Stand 01.01.2011)

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich

1. Dieses Reglement regelt das Aufbewahren von Unterlagen der Generalstaatsanwaltschaft, der kantonalen und regionalen Staatsanwaltschaften sowie der Jugendanwaltschaft.

Art. 2 Begriffe

1. Datenträger sind alle Materialien, die für die Speicherung oder Wiedergabe von Daten in analoger und digitaler Form Verwendung finden.
2. Findmittel sind Hilfsmittel, die zum Auffinden, zur Benützung und zum Verständnis von Unterlagen notwendig sind, wie physische oder elektronische Verzeichnisse, Register, Karteien, Listen und Ordnungsübersichten.
3. Unterlagen aus elektronischen Systemen sind a Unterlagen, die als Zwischen-, Neben- oder Endprodukte elektronischer Verarbeitungsprozesse erzeugt werden und in digitaler oder analoger Form vorliegen, b Unterlagen, die ausschliesslich in digitaler Form zugänglich und nur mittels elektronischer Hilfsmittel lesbar sind (digitale Unterlagen).

2 Aufbewahrung und Sicherung der Unterlagen

Art. 3 Aufbewahrungspflicht

1. Die Staatsanwaltschaften sammeln, ordnen und bewahren ihre Unterlagen soweit auf, dass die wesentlichen Abläufe und Ergebnisse ihrer Geschäftstätigkeit jederzeit nachvollzogen und nachgewiesen werden können.
2. Zu diesem Zweck bewahren sie nur vollständige und verlässliche Unterlagen auf.
3. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen sind: a Verfahrensakten, die bis zur rechtskräftigen Erledigung in der Zuständigkeit der Staatsanwaltschaft bleiben, b Verfahrens- und Vollzugsakten, die bis zur rechtskräftigen Erledigung bzw. bis zum Abschluss des Vollzugs in der Zuständigkeit der Jugendanwaltschaft bleiben, c Amtsdruckschriften oder anderweitige Publikationen von dokumentarischem Wert, welche die Staatsanwaltschaft veröffentlicht, d Publikationen, welche die Staatsanwaltschaft mitgestaltet oder finanziell unterstützt hat, e andere Unterlagen, die nach Artikel 3 Absatz 2 ArchG als archivwürdig gelten.

Art. 4 Aufbewahrung nach Weisung

1. Unterlagen, die nicht der Aufbewahrungspflicht nach Artikel 3 unterliegen, sind nur auf Weisung der Generalstaatsanwaltschaft aufzubewahren.

Art. 5 Aufbewahrung von Personendaten

1. Für Personendaten, die nicht der Aufbewahrungspflicht nach Artikel 3 unterliegen, gelten die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes vom 19. Februar 1986 (KDSG).
2. Besondere Aufbewahrungsvorschriften, namentlich diejenigen der Personalgesetzgebung, bleiben vorbehalten.

Art. 6 Fristen

1. Die Unterlagen sind wie folgt aufzubewahren: a Verfahrens- und Vollzugsakten nach den Bestimmungen der Schweizerischen Strafprozessordnung vom 5. Oktober 2007 (StPO) bis zum Eintritt der Verfolgungs- oder Vollstreckungsverjährung; b Verfahrens- und Vollzugsakten der Jugendanwaltschaft bis zum vollendeten 30. Altersjahr des Jugendlichen. Artikel 36 Absatz 2 des Bundesgesetzes vom 20. Juni 2003 über das Jugendstrafrecht (Jugendstrafgesetz, JStG) bleibt vorbehalten, wobei sich die Dauer der Aufbewahrungsfrist bei Akten von Übergangstäterinnen und -tätern gemäss Artikel 3 Absatz 2 JStG, die zu einer Strafe oder Massnahme nach dem Schweizerischen Strafgesetzbuch (StGB) verurteilt worden sind, nach den Bestimmungen für Erwachsene richtet (Bst. a); c Amtsdruckschriften oder anderweitige Publikationen von dokumentarischem Wert mindestens bis zum Angebot an das Staatsarchiv nach Artikel 10, d Belegexemplare von Publikationen, welche die Staatsanwaltschaft mitgestaltet oder finanziell unterstützt hat, mindestens bis zum Angebot an das Staatsarchiv nach Artikel 10, e andere nach Artikel 3 aufbewahrungspflichtige Unterlagen mindestens bis zum Angebot an das Staatsarchiv nach Artikel 10.

Art. 7 Archivpläne

1. Jede Staatsanwaltschaft erstellt einen Archivplan ihrer Ablagen und führt diesen nach. Sie legt ihre Unterlagen nach dieser Ordnung ab.
2. In den Archivplänen werden festgehalten: a die Systematik für die Ordnung der Unterlagen, b die Vorschriften für die Verwaltung von Unterlagen, c die Aufbewahrungsfristen, d einen Vorschlag zur Bewertung der Archivwürdigkeit im Hinblick auf die Übernahme der Unterlagen durch das Staatsarchiv.
3. Die Systematik der Ordnung der Unterlagen soll möglichst einfach, eindeutig und sachgerecht sein.

Art. 8 Registratur und Sicherung

1. Bei der Erstellung, Verwaltung und Aufbewahrung ihrer Unterlagen stellen die Staatsanwaltschaften sicher, dass a alterungsbeständige Informationsträger, Beschreib- und Schreibstoffe sowie sonstige Hilfsmittel verwendet werden, die Gewähr für eine ausreichende Lebensdauer bieten, die mindestens den jeweiligen Aufbewahrungsfristen entspricht; b die Archivräume abschliessbar sind und die Unterlagen vor schädlichen Einwirkungen, insbesondere durch Feuer, Staub, Feuchtigkeit und Sonnenbestrahlung geschützt werden; c Unbefugte keinen Zugriff auf Unterlagen haben.
2. Jede Staatsanwaltschaft bezeichnet eine für die Registraturführung verantwortliche Person.
3. Die verantwortliche Person ist Ansprechpartner für alle Belange der Archivführung.

Art. 9 Koordination mit dem Staatsarchiv

1. Die einzelnen Staatsanwaltschaften sprechen sich bei der Anlage der Archivpläne und Findmittel mit dem Staatsarchiv ab, so dass diese später im Staatsarchiv möglichst unverändert übernommen und für das Auffinden der zugehörigen Unterlagen weiterverwendet werden können.
2. Sie machen ihre Archivpläne dem Staatsarchiv zugänglich und teilen ihm wichtige Änderungen mit.
3. Bei der Führung der Registratur sind sie dem Staatsarchiv gegenüber weisungsverpflichtet.

3 Anbietepflicht und Ablieferung

Art. 10 Anbietepflicht und Fristen

1. Sämtliche nach Artikel 3 aufzubewahrenden Unterlagen müssen dem Staatsarchiv wie folgt zur Archivierung angeboten werden: a Verfahrens- und Vollzugsakten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, b Verfahrens- und Vollzugsakten der Jugendanwaltschaft nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, c Belegexemplare von Amtsdruckschriften oder anderweitigen Publikationen von dokumentarischem Wert nach deren Erscheinen oder spätestens fünf Jahre danach, d Belegexemplare von Publikationen, welche die Staatsanwaltschaft mitgestaltet oder finanziell unterstützt hat, nach deren Erscheinen oder spätestens fünf Jahre danach, e andere nach Artikel 3 Absatz 3 Buchstabe e aufbewahrungspflichtige Unterlagen, sobald sie nicht mehr benötigt werden, spätestens jedoch zehn Jahre nach Abschluss des Geschäfts.
2. Betreffend Einzelheiten der Anbietepflicht sind die Staatsanwaltschaften dem Staatsarchiv gegenüber weisungsverpflichtet.

Art. 11 Vorbereitung der Akten

1. Bevor die Unterlagen dem Staatsarchiv angeboten werden, müssen sie nach den Weisungen der Generalstaatsanwaltschaft bereinigt und zur Abgabe vorbereitet werden.

Art. 12 Bewertungsvorschlag

1. Die Staatsanwaltschaften schlagen dem Staatsarchiv die Unterlagen vor, die sie als archivwürdig gemäss Artikel 3 Absatz 2 ArchG erachten.
2. Sie bereiten die Unterlagen so auf, dass diese durch das Staatsarchiv ohne zusätzlichen Aufwand im Hinblick auf ihre Archivwürdigkeit bewertet werden können.

Art. 13 Unterlagen aus elektronischen Systemen

1. Für die Bewertung von Unterlagen aus elektronischen Systemen ziehen die Staatsanwaltschaften das Staatsarchiv bereits bei der Planung neuer Systeme bei. Das Staatsarchiv ist in angemessener Form am entsprechenden Projekt zu beteiligen.
2. Dem Staatsarchiv ist Zugang zu allen Systemen zu gewähren, deren Daten der Anbietepflicht unterliegen und auf ihre Archivwürdigkeit geprüft werden müssen, insbesondere zu den betreffenden Projekt-, System- und Anwendungsdokumentationen, soweit dies zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. Der Zugang im Abrufverfahren ist ausgeschlossen.
3. Werden Unterlagen aus elektronischen Systemen, die der Anbietepflicht unterliegen, vollumfänglich und unter Wahrung ihrer Verlässlichkeit in analoger Form (auf Papier oder Mikrofilm) aufbewahrt, kann die verantwortliche Staatsanwaltschaft von der Anbietepflicht der im System enthaltenen Daten befreit werden.

Art. 14 Ablieferung

1. Dem Staatsarchiv sind mit den Unterlagen auch die zugehörigen Findmittel sowie allfällige weitere Hilfsmittel zur Ablieferung anzubieten.
2. Den Ablieferungen ist ein Verzeichnis der abgelieferten Unterlagen beizulegen, das folgende Informationen enthält: a Inhalt der Unterlagen in knapper Form, b Hinweis auf Personendaten.
3. Die Staatsanwaltschaften sind für die Überführung des Archivguts verantwortlich. Sie treffen vorgängig mit dem Staatsarchiv die nötigen Absprachen.
4. Sie lassen sich jede Ablieferung durch das Staatsarchiv mit einem Ablieferungsbericht quittieren.
5. Betreffend Einzelheiten der Ablieferung sind sie dem Staatsarchiv gegenüber weisungsverpflichtet.

4 Zugänglichkeit des Archivguts

Art. 15

1. Der Zugang der Öffentlichkeit zum Archivgut der Staatsanwaltschaften richtet sich nach den Artikeln 16 ff. ArchG.

5 Übergangs- und Schlussbestimmungen

Art. 16 Übergangsbestimmungen

1. Für die Archivierung der Verfahrens- und Vollzugsakten, die bis zum 31. Dezember 2010 bei den Untersuchungsrichterämtern und Jugendgerichten entstanden sind, gelten die Bestimmungen des Reglements des Obergerichts vom 29. November 2010 über die Archivführung der erst- und oberinstanzlichen Zivil- und Strafgerichte.

Art. 17 Inkrafttreten und Publikation

1. Dieses Reglement tritt am 1. Januar 2011 in Kraft.
2. Es wird in die Bernische Gesetzessammlung aufgenommen.