Verordnung über die Datenbearbeitung im Asyl-, Flüchtlings- und Ausländerbereich

(DAFAV) Vom 20.05.2020 (Stand 01.02.2025)

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

1. Diese Verordnung regelt die Organisation und den Betrieb des Systems zur Bearbeitung von Personendaten im Asyl-, Flüchtlings- und Ausländerbereich (AFA-System).

Art. 2 Geltungsbereich

1. Diese Verordnung gilt für a die für den Vollzug des SAFG zuständigen Stellen, b die für den Vollzug des EG AIG und AsylG zuständigen Stellen des Kantons und der Gemeinden sowie die mit Aufgaben nach dem EG AIG und AsylG beauftragten Trägerschaften.

2 AFA-System

2.1 Allgemeines

Art. 3 Zweck

1. Das AFA-System dient den folgenden Direktionen und Stellen zur Erfüllung der Aufgaben nach Artikel 8 und 9 SAFG sowie nach Artikel 3, 4 und 8 EG AIG und AsylG: a Gesundheits-, Sozial- und Integrationsdirektion sowie Sicherheitsdirektion, b den weiteren für den Vollzug des SAFG sowie des EG AIG und AsylG zuständigen Stellen.

Art. 4 Betrieb und Verantwortung

1. Das Amt für Integration und Soziales (AIS) betreibt das AFA-System gemeinsam mit dem Amt für Bevölkerungsdienste (ABEV).
2. Verantwortliche Behörde nach Artikel 8 Absatz 2 des Datenschutzgesetzes vom 19. Februar 1986 (KDSG) ist das AIS.

2.2 Struktur und Inhalt

Art. 5 Struktur

1. Das AFA-System umfasst die folgenden Subsysteme: a ein System zur Verwaltung von Personendaten, b ein Fallführungssystem, c ein Dokumenten-Managementsystem, d ein Finanzierungs- und Abrechnungssystem.

Art. 6 Inhalt

1. Das AFA-System führt Daten zu den Personen nach Artikel 2 Absatz 1 SAFG sowie nach Artikel 2 EG AIG und AsylG.
2. Es führt über die Personen nach Absatz 1 die Daten zu den folgenden Merkmalen: a Merkmale nach Anhang 1 der eidgenössischen Verordnung vom 12. April 2006 über das Zentrale Migrationsinformationssystem (ZEMIS-Verordnung), soweit diese Daten nach der Bundesgesetzgebung bekanntgegeben werden, b die weiteren Merkmale nach Anhang 1.

Art. 7 Örtlicher Datenumfang

1. Mit dem AFA-System können die Personendaten pro Einwohnergemeinde, als Kombination verschiedener Einwohnergemeinden oder über das ganze Kantonsgebiet bereitgestellt werden.

Art. 8 Besonders schützenswerte Personendaten und Funktionalitäten

1. Im AFA-System werden die folgenden besonders schützenswerten Personendaten bzw. Merkmale geführt: a Konfession, b Massnahmen der Sozialhilfe, c Angaben über die Gesundheit, d Pflegeeltern, e Beistandschaft, f Angaben über Strafverfahren, Straftaten und die dafür verhängten Strafen oder Massnahmen,
2. Das AFA-System umfasst folgende Funktionalitäten, die ein Profiling ermöglichen oder die in anderer Form besonders schützenswerte Personendaten erzeugen: a Historisierung der Ereignisse, b Abbildung der Personen im gleichen Haushalt oder in der gleichen Unterstützungseinheit.
3. Die Bearbeitung von besonders schützenswerten Personendaten und der Einsatz der Funktionalitäten sind zulässig, soweit es die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben zwingend erfordert.

3 Informationssicherheit und Datenschutz

3.1 Allgemeines

Art. 9

1. Das AIS sorgt für die technischen und organisatorischen Massnahmen nach Artikel 4 bis 6 der Datenschutzverordnung vom 22. Oktober 2008 (DSV) zum Schutz des AFA-Systems als Ganzes. Es erstellt die Unterlagen nach der Direktionsverordnung der Finanzdirektion (Art. 9 DSV) und unterbreitet sie der kantonalen Datenschutzaufsichtsstelle zur Vorabkontrolle (Art. 17a KDSG).
2. Im Übrigen sind das AIS und das ABEV in ihrem Zuständigkeitsbereich für die Informationssicherheit und den Datenschutz (ISDS) des AFA-Systems nach Massgabe der Datenschutz- und besonderen Gesetzgebung verantwortlich.
3. Sie erlassen die zur Umsetzung der ISDS-Massnahmen erforderlichen Weisungen oder Verfügungen.
4. Sie sorgen für eine angemessene Ausbildung der Benutzerinnen und Benutzer des AFA-Sytems.

3.2 Berechtigungsregeln und -verwaltung

Art. 10 Berechtigungsregeln für Vollzugsstellen nach Artikel 2

1. Die Berechtigungen der Vollzugsstellen richten sich nach Anhang 1.
2. Jede Vollzugsstelle stellt in einer Weisung sicher, dass den Personen in ihrem Verantwortungsbereich jeweils lediglich jene Berechtigungen zugewiesen werden, die diese nach Massgabe ihrer Funktion und zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Art. 11 Erfassen von Daten durch den Krankenversicherer

1. Zur Ermittlung der Höhe der wirtschaftlichen Hilfe für die medizinische Grundversorgung nach Artikel 25 der Verordnung vom 20. Mai 2020 über die Sozialhilfe im Asyl- und Flüchtlingsbereich (SAFV) durch die zuständige Vollzugsstelle ist der nach Artikel 82a des eidgenössischen Asylgesetzes vom 26. Juni 1998 (AsylG) zuständige Krankenversicherer berechtigt, die folgenden Personendaten im AFA-System zu erfassen: a die Krankenversicherungsprämie, b die Kostenbeteiligung der versicherten Person, c die Rechnung der Leistungserbringer.

3.3 Datenaufbewahrung, -archivierung und -vernichtung

Art. 12 Aufbewahrung

1. Daten nach Anhang 1 werden nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung des Zwecks des SAFG sowie des EG AIG und AsylG geeignet und notwendig ist. Die Aufbewahrungsdauer beträgt maximal a fünf Jahre ab dem Todestag der betroffenen Person, b zehn Jahre ab dem Datum der Einbürgerung der betroffenen Person, c 15 Jahre ab dem Datum der Beendigung der Anwesenheit der betroffenen Person in der Schweiz oder ab deren Wegzug aus dem Kanton Bern.

Art. 13 Archivierung

1. Die Archivierung richtet sich der Archivierungsgesetzgebung.

Art. 14 Vernichtung

1. Nicht mehr benötigte Personendaten, die nicht archivwürdig sind, sind nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer zu vernichten.

4 Inkrafttreten

Art. 15

1. Diese Verordnung tritt am 1. Juli 2020 in Kraft.