Verordnung zum Projekt- und Projektportfolio-Management

(VPPM) Vom 24.01.2017 (Stand 01.02.2024)

1 Allgemeines

Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich

1. Diese Verordnung regelt das Vorgehen für die Abwicklung von Programmen und Projekten und das Projektportfolio-Management in der kantonalen Verwaltung.
2. …

Art. 2 Begriffe

1. In dieser Verordnung werden die nachfolgenden Begriffe im jeweils beschriebenen Sinn verwendet: | a. | «Projekt»: | ein in sich geschlossenes, zeitlich befristetes und nicht wiederkehrendes Vorhaben mit definierten Zielen, dessen Umsetzung aufgrund der damit verbundenen Komplexität oder Neuheit eine Projektorganisation und ein Projektmanagement erfordert; | | b. | «Programm»: | eine übergeordnete befristete Organisationsstruktur, in der mehrere Projekte auf der Basis eines gemeinsamen Programmauftrags aufeinander abgestimmt und einheitlich gesteuert werden; | | c. | «Projektportfolio»: | eine einheitliche, auswertbare und aktuelle Zusammenstellung der geplanten und laufenden Programme und Projekte in einem bestimmten Zuständigkeitsbereich; | | d. | «Projektportfolio-Management»: | umfasst alle Aufgaben und Prozesse, die für die übergeordnete Priorisierung, Koordination, Kontrolle und Unterstützung von geplanten und laufenden Projekten notwendig sind; | | e. | «Projekt-Assessment»: | eine punktuelle Prüfung eines Projektes durch Expertinnen und Experten, die vom Projekt unabhängig sind und die den Stand eines Projektes und dessen Einbettung in die Linienorganisation einschätzen, ein fundiertes Urteil über die Erfolgschancen erstellen und bei Bedarf korrigierende Massnahmen empfehlen; | | f. | «Gesamtausgaben»: | die Summe aller in Zusammenhang mit einem Projekt stehenden einmaligen Ausgaben (Drittkosten) über die ganze Projektdauer sowie die Folgeausgaben zur Nutzung der Projektergebnisse über eine 4-jährige Nutzungsdauer; | | g. | «Informatik- bzw. Digitalisierungsprojekt»: | ein Projekt, dessen Hauptziel darin besteht, Geschäftsprozesse zu digitalisieren, Datensammlungen aufzubauen oder zu nutzen, eine Fachanwendung einzuführen respektive anzupassen oder Informatikinfrastrukturen aufzubauen oder zu verbessern; | | h. | «Schlüsselprojekt»: | Projekte, die im Aufgaben- und Finanzplan und im Jahresbericht ausgewiesen werden; | | i. | «Digitales Projektportfolio»: | eine einheitliche, auswertbare und aktuelle Zusammenstellung der geplanten und laufenden Informatik- bzw. Digitalisierungsprojekte. |

Art. 3 Projektkategorien

1. Abhängig von den Gesamtausgaben werden die folgenden Kategorien von Projekten unterschieden:
   1. Kleinprojekt
   2. mittleres Projekt
   3. Grossprojekt
2. Die Kategorisierung gemäss Abs. 1 und die nachfolgenden Regelungen für Projekte gelten auch für Programme.
3. Für Bau- und Planungsprojekte werden die folgenden Kategorien von Projekten unterschieden:
   1. kleine sowie mittlere Projekte
   2. Grossprojekte

2 Steuerung und Führung von Projekten

Art. 4 Projektmanagement-Methode

1. Mittlere und Grossprojekte sind mit Ausnahme von Bau- und Planungsprojekten gemäss der Projektmanagement-Methode HERMES abzuwickeln.
2. Bau- und Planungsprojekte sind nach den Standards des Schweizerischen Ingenieurs- und Architektenvereins SIA abzuwickeln.
3. Ausnahmen zu Abs. 1 und 2 sind vom Generalsekretariat der jeweils zuständigen Direktion zu gewähren. Bei der Landeskanzlei gewährt der Landschreiber oder die Landschreiberin Ausnahmen.
4. Kleinprojekte können ohne die Anwendung einer spezifischen Projektmanagement-Methode abgewickelt werden. Es sind jedoch die Grundsätze des allgemeinen Projektmanagements anzuwenden. Insbesondere ist:
   1. die Rolle der Auftraggeberin oder des Auftraggebers und der Projektleiterin oder des Projektleiters nicht durch dieselbe Person zu besetzen;
   2. ein schriftlicher Projektauftrag zu formulieren;
   3. eine Projektplanung zu erarbeiten;
   4. eine Rechtsgrundlagenanalyse durchzuführen,
   5. eine Schutzbedarfsanalyse und abhängig davon eine Risikobeurteilung vorzunehmen,
   6. für die schriftliche Festhaltung von Projektentscheiden zu sorgen;
   7. der Projektstand hinsichtlich Ergebnisse, Termine und Kosten regelmässig zu prüfen;
   8. eine Projektschlussbeurteilung vorzulegen.

Art. 5 Projektverantwortung

1. Die Gesamtverantwortung für ein Projekt trägt das federführende Generalsekretariat, die federführende Dienststelle oder die Landeskanzlei. Sie setzen eine Person als Auftraggeberin oder Auftraggeber ein.
2. Auftraggeberin oder Auftraggeber kann nur eine einzige, bei der für das Projekt zuständigen Direktion oder bei der Landeskanzlei angestellte Person oder eine Regierungsrätin oder ein Regierungsrat sein.
3. Bei Grossprojekten muss die Auftraggeberin oder der Auftraggeber ein Mitglied der Geschäftsleitung beziehungsweise des oberen Führungskaders des federführenden Generalsekretariats, der federführenden Dienststelle oder der Landeskanzlei sein.
4. Geht die Durchführung eines Projektes auf den Beschluss des Regierungsrats oder eines Gremiums (z.B. Generalsekretärenkonferenz) zurück, so wird jeweils bestimmt, welches Generalsekretariat oder welche Dienststelle die Federführung für das Projekt übernimmt. Diese kann auch von der Landeskanzlei wahrgenommen werden.

Art. 6 Projektleitung

1. Leiterinnen und Leiter von Informatik- bzw. Digitalisierungsprojekten müssen in Abhängigkeit der Projektkategorie die folgenden Anforderungen erfüllen: | a. | Kleinprojekt | Basisausbildung Projektmanagement; | | b. | mittleres Projekt | Basisausbildung Projektmanagement, HERMES Advanced Zertifizierung; | | c. | Grossprojekt | Basisausbildung Projektmanagement, HERMES Advanced Zertifizierung, nachweisbare Erfahrung in der Führung von mittleren oder Grossprojekten. |
2. Leiterinnen und Leiter von anderen Projekten müssen in Abhängigkeit der Projektkategorie die folgenden Anforderungen erfüllen: | a. | Kleinprojekt | Basisausbildung Projektmanagement; | | b. | mittleres Projekt | Basisausbildung Projektmanagement, HERMES Foundation Zertifizierung; | | c. | Grossprojekt | Basisausbildung Projektmanagement, HERMES Foundation Zertifizierung, nachweisbare Erfahrung in der Führung von mittleren oder Grossprojekten. |

Art. 7 Qualitäts- und Risikomanagement

1. Die Auftraggeberin oder der Auftraggeber setzt bei Grossprojekten eine Person in der HERMES-Rolle des Qualitäts- und Risikomanagers ein. Diese darf nicht aus demselben Generalsekretariat oder derselben Dienststelle wie die Auftraggeberin oder der Auftraggeber stammen.
2. Die Qualitäts- und Risikomanagerin oder der Qualitäts- und Risikomanager von Grossprojekten muss über eine Zertifizierung der Stufe HERMES Foundation und über nachweisbare Erfahrungen bei der Abwicklung von Grossprojekten verfügen.

3 Projektportfolio-Management

Art. 8 Projektportfolio

1. Jede Direktion und die Landeskanzlei führen ein Projektportfolio, das alle geplanten und laufenden mittleren, Gross- und Schlüsselprojekte in ihrem Zuständigkeitsbereich umfasst. 1bis Für Bau- und Planungsprojekte werden im Projektportfolio nur Grossprojekte und Schlüsselprojekte geführt.
2. Kleinprojekte können im Projektportfolio einzeln oder in Form eines Sammelprojektes mitgeführt werden.
3. Die Finanz- und Kirchendirektion stellt das Werkzeug und die Soll-Prozesse zur Führung des Projektportfolios in standardisierter Form bereit.
4. Die Direktionen und die Landeskanzlei etablieren in ihrem Zuständigkeitsbereich die notwendigen Projektportfolio-Management-Prozesse und ernennen eine Projektportfolio-Managerin oder einen Projektportfolio-Manager.

Art. 9 Projektcontrolling

1. Die Projektleiterinnen und Projektleiter melden der Projektportfolio-Managerin oder dem Projektportfolio-Manager ihrer Direktion respektive der Landeskanzlei quartalsweise den Stand der im Portfolio erfassten Projekte.
2. Die Projektportfolio-Managerin oder der Projektportfolio-Manager wertet den Stand der Projekte aus und erstattet dem zuständigen Generalsekretariat respektive der Landeskanzlei jeweils Bericht.
3. Die Generalsekretariate respektive die Landeskanzlei ordnen bei Projekten aus ihrem Zuständigkeitsbereich notwendigenfalls Massnahmen wie z.B. Projekt-Assessments an.

Art. 10 Schlüsselprojekte

1. Die im Aufgaben- und Finanzplan und Jahresbericht ausgewiesenen Projekte gelten als Schlüsselprojekte.
2. Die Klassifikation eines Projektes als Schlüsselprojekt liegt in der Verantwortung der zuständigen Direktion und der Landeskanzlei unter Berücksichtigung der Vorgaben zum Aufgaben- und Finanzplan und zum Jahresbericht.
3. …

Art. 11 Informatik- bzw. Digitalisierungsprojekte *

1. Geplante und laufende Informatik- bzw. Digitalisierungsprojekte aller Kategorien werden in einem gemeinsamen digitalen Projektportfolio geführt.
2. Die Führung des digitalen Projektportfolios erfolgt gemäss Fachweisung der Dienststelle Digitale Transformation (DiDiT).
3. Die Prozessverantwortung für das digitale Projektportfolio-Management liegt bei der DiDiT.
4. Die DiDiT erstellt periodisch führungsrelevante Auswertungen aus dem digitalen Projektportfolio.

4 Projektmanagementkompetenz

Art. 11a Zuständigkeit

1. Die DiDiT:
   1. behandelt methodische, ausbildungsbezogene und praktische Fragen bei der Anwendung von HERMES;
   2. unterstützt die Direktionen und die Landeskanzlei bei Bedarf;
   3. verfolgt Entwicklungen im Bereich Projektmanagement und HERMES.

Art. 12 Ausbildung

1. Die DiDiT stellt Arbeitsmittel und Schulungen für die Projektmanagement-Methode HERMES zur Verfügung. Dabei werden die kantonsspezifischen Gegebenheiten und die Bedürfnisse der Zielgruppen berücksichtigt.
2. Die Direktionen und die Landeskanzlei sorgen dafür, dass die in ihrem Zuständigkeitsbereich tätigen Auftraggeberinnen und Auftraggeber sowie Projektleiterinnen und Projektleiter über die notwendigen Ausbildungen und Kompetenzen im Bereich des Projektmanagements und der anwendbaren Projektmanagement-Methode verfügen.

Art. 13 …