Verordnung über den Umgang mit Personaldaten

Vom 16.04.2013 (Stand 16.11.2015)

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

1. Als Personalakten, Personaldossier oder Personaldaten gelten alle Dokumente zu einem bestimmten Arbeitsverhältnis, die vom Arbeitgeber aufbewahrt werden, unerheblich ob in elektronischer Form oder in Papierform.

Art. 2 Datensicherheit

1. Die Daten sind durch bauliche, organisatorische und technische Massnahmen zu sichern.
2. Für die Bearbeitung von Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch IT-Systeme gilt die Verordnung vom 11. März 2008 über die Informationssicherheit.

Art. 2a Datenbearbeitung

1. Für das Bearbeiten von Personaldaten kann der Arbeitgeber Dritte beiziehen.
2. Er macht die Personaldaten nur denjenigen Personen zugänglich, welche sie für ihre Aufgabenerfüllung benötigen.

Art. 3 Protokollierung

1. Zugriffe auf und Änderungen von elektronischen Bewerbungs- und Personaldossiers werden protokolliert.
2. Die Protokolle werden während 2 Jahren von den Zentralen Informatikdiensten aufbewahrt.

1a Bewerbungsdossier *

Art. 3a Personalinformationssystem für Bewerbungsdossiers (e-Recruiting)

1. Schriftliche und elektronische Bewerbungsdossiers können im Personalinformationssystem für Bewerbungsdossiers (eRecruiting) bearbeitet werden.
2. eRecruiting dient dazu, Stellen auszuschreiben und den Bewerbungsprozess effizient zu gestalten.

Art. 3b Erteilung der Zugriffsrechte

1. Der Technische Support des Personalamtes erteilt den Personaldiensten und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Dienstleistungszentrums des Personalamtes, welche für die Rekrutierung zuständig sind, die Zugriffsrechte.
2. Die Personaldienste erteilen im Einzelfall den für die Auswahl verantwortlichen Vorgesetzen die Zugriffsrechte.

Art. 3c Datenbearbeitungsrechte

1. Die Personaldienste der Direktionen, der Landeskanzlei und der Gerichte erhalten ein Bearbeitungsrecht auf Bewerbungsdossiers für Stellen innerhalb ihrer eigenen Anstellungsbehörde sowie auf alle Initiativbewerbungsdossiers.
2. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dienstleistungszentrums des Personalamtes, welche für die Rekrutierung zuständig sind, erhalten ein Bearbeitungsrecht auf Bewerbungsdossiers für Stellen sämtlicher Anstellungsbehörden sowie auf alle Initiativbewerbungsdossiers.
3. Die für die Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern verantwortlichen Vorgesetzten erhalten ein Bearbeitungsrecht auf Bewerbungsdossiers für Stellen, denen sie vorgesetzt sind.
4. Von Bewerberinnen und Bewerbern zur Verfügung gestellte Bewerbungsunterlagen dürfen durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kantons nicht verändert werden.

Art. 3d Berichtigungs- und Löschungsrecht

1. Die Bewerberin oder der Bewerber kann bei einer elektronischen Bewerbung Berichtigungen und Löschungen im eRecruiting selber vornehmen.

2 Personaldossier

Art. 4 Allgemeines

1. Für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter wird ein Personaldossier geführt.
2. Bestehen mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter mehrere Arbeitsverträge mit unterschiedlichen Anstellungsbehörden, werden die vertragsspezifischen Dokumente pro Anstellung geführt.

Art. 5 Inhalt

1. Die im Personaldossier enthaltenen Daten sind im Anhang zur Verordnung über den Umgang mit Personaldaten aufgeführt.

Art. 6 Verantwortlichkeit

1. Die für die jeweiligen Anstellungsbehörden zuständigen Personaldienste der Direktionen und der Landeskanzlei sind für die Führung der Personaldossiers und für die Umsetzung der gesetzlichen Grundlagen zuständig und tragen die Verantwortung für die von ihnen bearbeiteten Daten.
2. Bei öffentlichen Schulen haben die Schulleitungen die Funktion der für die Anstellungsbehörde zuständigen Personaldienste inne und werden vom zuständigen Personaldienst unterstützt.
3. Bei den Gerichten hat die Justizverwaltung die Funktion des für die Anstellungsbehörde zuständigen Personaldienstes inne.
4. Das Dienstleistungszentrum des Personalamtes trägt die Verantwortung für die von ihm bearbeiteten Daten.

Art. 7 Bearbeitungsrechte im Einzelnen

1. Die Personaldienste, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dienstleistungszentrums des Personalamtes, welche für das Scannen von Dokumenten für das elektronische Personaldossier zuständig sind, sowie der technische Support des Personalamtes erhalten ein permanentes und uneingeschränktes Bearbeitungsrecht in den Personaldossiers der zu betreuenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
2. Die übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dienstleistungszentrums des Personalamtes sowie die Berufsbildner erhalten ein permanentes, aber eingeschränktes Bearbeitungsrecht in den Personaldossiers der zu betreuenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
3. Die ausführlichen Bearbeitungsrechte finden sich im Anhang dieser Verordnung.

Art. 8 Einsichtsrechte der Mitarbeitenden in die Personaldossiers

1. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten auf Anfrage zeitlich begrenzte, vollständige Einsicht in ihr Personaldossier, bei Bedarf ist die Auskunft auf Verlangen hin schriftlich zu erteilen.
2. Das Einsichtsrecht wird eingeschränkt, wenn überwiegende öffentliche oder private Interessen dem Akteneinsichtsrecht entgegenstehen.

Art. 9 Einsichtsrechte weiterer Personen in die Personaldossiers

1. Vorgesetzte erhalten permanente, eingeschränkte Einsicht in die Personaldossiers ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
2. Die Dienststellenleitung des Personalamtes, deren Stellvertretung und der Fachbereich Personalrecht des Personalamtes erhalten auf anfrage zeitlich begrenzte, vollständige Einsicht in ein Personaldossier, sofern dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.
3. Die ausführlichen Einsichtsrechte finden sich im Anhang dieser Verordnung.

Art. 10 Dossierfreigabe

1. Die Freigabe von Dossiers zur Einsichtnahme erfolgt durch die Personaldienste.

Art. 11 Datenberichtigung

1. Die für die Datensammlung zuständigen Personaldienste berichtigen oder vernichten umgehend unrichtige oder unvollständige Daten oder solche, die dem Zweck der Bearbeitung nicht entsprechen.

Art. 12 Verfahren

1. Die Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter richten ihr Gesuch um Auskunftserteilung, Berichtigung oder Vernichtung von Daten an den zuständigen Personaldienst.
2. Bestreitet die Behörde die Unrichtigkeit von Personaldaten, so hat sie die Richtigkeit zu beweisen.
3. Kann weder die Richtigkeit noch die Unrichtigkeit von Personaldaten bewiesen werden, kann die betroffene Person eine Gegendarstellung verlangen.

3 Bekanntgabe von Daten

Art. 13 Veröffentlichung

1. Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die über die Funktionsbezeichnung und die amtlichen Kontaktinformationen hinausgehen, dürfen im Intranet, in einem internen Publikationsorgan oder am Anschlagsbrett nur veröffentlicht werden, wenn eine schriftliche Zustimmung der bzw. des Betroffenen vorliegt.

Art. 14 Weitergabe bei internem Stellenwechsel

1. Bei einem internen Stellenwechsel wird das Personaldossier nur mit schriftlicher Zustimmung der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters an den Personaldienst der neuen Anstellungsbehörde übergeben.

Art. 15 Weitergabe an Dritte

1. An Dritte, insbesondere neue Arbeitgeber, Bank- oder Kreditinstitute oder an Vermieterinnen und Vermieter dürfen Daten nur mit schriftlicher Zustimmung der betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergegeben werden.
2. Die Zustimmung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters gilt als gegeben, wenn diese eine Anstellungsbehörde der Kantonalen Verwaltung oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Referenz zur Auskunftserteilung bezeichnet haben.
3. Die telefonische Referenzerteilung setzt voraus, dass die Identität des Anrufers zweifelsfrei festgestellt wird.
4. Die Datenweitergabe beschränkt sich auf die für den Zweck der Anfrage notwendigen Informationen.

Art. 16 Austrittsmonitoring

1. Zur Evaluation von geeigneten Steuerungsmassnahmen im Bereich der Personal- und Verwaltungsführung wird bei Austritt von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch einen externen Anbieter ein Austrittsmonitoring durchgeführt.
2. Die Auswahl der Befragungsmethodik sowie die Organisation der Durchführung liegen in der Verantwortung des Personalamtes.
3. Bei Bedarf können externe Anbieter zur Durchführung der Austrittsbefragung beigezogen werden.
4. Die für die Aufgabenerfüllung erforderlichen Daten dürfen nur nach Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung an einen externen Anbieter weitergegeben werden.
5. Aufträge zum Bearbeiten von Personendaten durch Organisationseinheiten oder Private die nicht dem Informations- und Datenschutzgesetz (IDG) unterstehen müssen schriftlich erteilt werden.

Art. 17 Datenübergabe

1. Den nachstehenden Stellen werden aus den Personalinformationssystemen der Kantonalen Verwaltung folgende Personaldaten in elektronischer Form weitergegeben:
   1. Ausgleichskasse: Daten zur Aktualisierung der individuellen Konten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter;
   2. Pensionskasse: Daten zur Aktualisierung der individuellen Konten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter;
   3. Bank/Post: Daten zur Überweisung der Löhne der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter;
   4. Steuerverwaltung: die Lohnausweise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Wohnsitz in einem Kanton haben, der die Einreichung der Lohnausweise durch den Arbeitgeber verlangt und die Daten zur Entrichtung der Quellensteuer der quellensteuerpflichtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter;
   5. Sozialversicherungsanstalt Basel-Landschaft: Daten zur Aktualisierung der Zulagenberechtigung für die Familienzulagen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

4 Aufbewahrung von Personaldaten

Art. 18 Aufbewahrung von Bewerbungsdaten

1. Mit Ausnahme des Bewerbungsschreibens werden alle Unterlagen von nicht berücksichtigten Stellenbewerberinnen und -bewerbern innerhalb von 3 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zurückgesandt oder vernichtet. Vorbehalten bleiben anders lautende Vereinbarungen mit Bewerberinnen und Bewerbern.
2. Die Aufbewahrungsfrist eines Dossiers kann verlängert werden, wenn dieses für die Behandlung von Beschwerden nach Artikel 13 Absatz 2 des Bundesgesetzes vom 24. März 1995 über die Gleichstellung von Frau und Mann (Gleichstellungsgesetz, GIG) benötigt wird.

Art. 19 Aufbewahrung während des bestehenden Arbeitsverhältnisses

1. Alle Personendaten sind bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren.
2. Originale von eingescannten Dokumenten sind nach erfolgter Qualitätskontrolle zu vernichten.

Art. 20 Aufbewahrung

1. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden die Personaldossiers für 10 Jahre aufbewahrt und spätestens nach Ablauf dieser Frist dem Staatsarchiv zur Übernahme angeboten.
2. Vom Staatsarchiv nicht übernommene Daten werden gelöscht.
3. Im Falle einer hängigen Rechtsstreitigkeit oder wenn eine solche wahrscheinlich ist, können die Personaldaten über die 10-jährige Frist hinaus aufbewahrt werden.

Art. 21 Inkrafttreten

1. Diese Verordnung tritt am 1. Mai 2013 in Kraft.