Verordnung über den Auslagenersatz

Vom 15.06.1999 (Stand 01.08.2024)

1 Allgemeines

Art. 1 Geltungsbereich

1. Wo nichts Abweichendes erwähnt ist, gelten die nachfolgenden Bestimmungen für alle dem Gesetz über die Arbeitsverhältnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kantons (Personalgesetz) vom 25. September 1997 unterstellten Personen.
2. Die Finanz- und Kirchendirektion kann Weisungen zur Handhabung erlassen.

Art. 2 Wirtschaftlichkeitsprinzip

1. Vorgesetzte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben darauf zu achten, dass die zu vergütenden Auslagen auf das Notwendige beschränkt werden.
2. Wo für bestimmte Auslagen Pauschalentschädigungen vorgesehen sind, werden ausschliesslich diese vergütet.
3. Werden die Auslagen, für die eine Vergütung gemäss dieser Verordnung grundsätzlich möglich ist, durch eine Drittperson oder Abrechnungsstelle (wie innerhalb von Kurs-, Projektkosten oder Einladungen) abgegolten, entfällt der Vergütungsanspruch.
4. Es sind in 1. Linie die öffentlichen Verkehrsmittel zu benützen. Der Gebrauch privater Motorfahrzeuge ist zulässig, wenn:
   1. dadurch erheblich Zeit oder Kosten eingespart werden oder
   2. der Einsatz eines solchen Fahrzeugs aus arbeitsorganisatorischen Gründen zweckmässiger ist.

Art. 3 Bewilligung

1. Die Anstellungsbehörden regeln, wer für die Bewilligungen von Auslagen zuständig ist.
2. In der Regel ist die Bewilligung der zuständigen Instanz für Auslagen einzuholen, bevor diese getätigt werden.
3. Kleinere Auslagen, die sich unmittelbar aus der Aufgabenwahrnehmung ergeben, gelten in der Regel als bewilligt, sofern von Seiten der zuständigen Instanz keine anders lautenden Weisungen bestehen.

Art. 3a Pauschalspesen

1. Der Regierungsrat kann für Auslagen an Stelle der Einzelabrechnung Pauschalen beschliessen.
2. Der Beschluss legt fest, welche Auslagen mit den Pauschalspesen abgedeckt werden und welche weiterhin geltend gemacht werden können.
3. Mit der Ausrichtung einer Pauschale können Kleinauslagen bis CHF 50.– dieser Art auf keinen Fall mehr geltend gemacht werden.
4. Beschlüsse über Pauschalspesen werden der Steuerverwaltung und dem Personalamt zur Kenntnis gebracht.

Art. 4 Spesenabrechnung

1. Die Spesenabrechnung ist von den Mitarbeitenden zu unterschreiben, wobei eine elektronische Erfassung einer Unterschrift gleichgestellt wird.
2. Nicht pauschalisierte Beträge sind mittels Belegen nachzuweisen; davon ausgenommen sind Kosten für die Benutzung des öffentlichen Verkehrs.

Art. 5 Kontrolle

1. Die Spesenabrechnungen sind durch die von den Anstellungsbehörden bezeichneten Stellen zu überprüfen.
2. Die Überprüfung der Finanzkontrolle bleibt vorbehalten.

2 Dienstreisen

Art. 6 Begriff

1. Entschädigungsberechtigte Dienstreisen müssen sich unmittelbar und notwendigerweise aus der Wahrnehmung des Arbeitsauftrags ergeben oder zum Zwecke des Besuchs von Kursen, Konferenzen, Tagungen, Fachmessen, Zusammenkünften von Berufsverbänden und dergleichen unternommen werden.
2. Fahrten vom Wohnort zum vertraglich vereinbarten Arbeitsort und zurück gelten nicht als Dienstreisen. Die Anstellungsbehörde kann Ausnahmen bewilligen.

Art. 7 Fahrtkosten

1. Für die Benutzung der öffentlichen Verkehrsmittel werden die Entschädigungen wie folgt ausgerichtet:
   1. bei Reisezielen im Bereich des Tarifverbunds Nordwestschweiz die Kosten für Fahrten 2. Klasse;
   2. bei sonstigen Bahnfahrten die Fahrtkosten der 2. oder 1. Klasse. Dabei werden die Kosten für die tatsächlich benutzte Klasse ausgerichtet.
2. Übersteigen die Auslagen für das öffentliche Verkehrsmittel in einem Kalenderjahr den doppelten Preis für ein 1-jähriges Halbtaxabonnement (Preis am 1. Januar des jeweiligen Jahres), werden für den darüber liegenden Betrag nur noch die Halbtax-Preise und bei Auslandreisen die allfällig reduzierten Preise erstattet. 2 bis Den Inhaberinnen und Inhabern von privaten Halbtax- und Generalabonnementen wird der gleiche Betrag ausgerichtet, als hätten sie kein solches Abonnement. 2 ter Wird den Mitarbeitenden ein übertragbares Abonnement zur Verfügung gestellt (unpersönliches Generalabonnement, U-Abo usw.), so ist dieses zu nutzen und es entsteht kein weiterer Anspruch auf eine Entschädigung.
3. Bei Benützung privater Motorfahrzeuge werden pro effektiv gefahrenen Kilometer für Dienstfahrten und Piketteinsätze folgende Entschädigungen ausgerichtet:
   1. Personenwagen CHF 0.70
   2. Motorräder CHF 0.25
4. Bei Flugreisen werden die Kosten der günstigsten Flugverbindung entschädigt.
5. Wird der Gebrauch des Privatfahrzeugs dem Einsatz des öffentlichen Verkehrsmittels vorgezogen, obwohl letzteres zweckmässiger gewesen wäre, werden nur die Entschädigungen gemäss Abs. 1 ausgerichtet.
6. ...

Art. 8 Schadenregelung

1. Ereignet sich bei der Verwendung eines vom Kanton zur Verfügung gestellten oder eines dienstlich eingesetzten privaten Motorfahrzeugs an diesem ein Schaden, der nicht von Dritten gedeckt ist, haben die Anstellungsbehörden oder die Bildungs-, Kultur- und Sportdirektion bei den Schulen einen Selbstbehalt von CHF 500.– zu tragen.
2. Die Anstellungsbehörde oder die Bildungs-, Kultur- und Sportdirektion bei Lehrpersonen können auf Antrag der Kommission zur Selbstbehaltregelung bei Fahrzeugschäden den Selbstbehalt den Mitarbeitenden ganz oder teilweise weiterbelasten, sofern der Schaden von ihnen rechtswidrig und vorsätzlich oder grobfahrlässig verursacht worden ist.
3. Meldungen über Schäden an vom Kanton zur Verfügung gestellten Fahrzeugen sind unter Beilage eines Unfallrapports, einer Situationsskizze sowie des von der Dienststellenleitung unterzeichneten Schadenformulars umgehend dem Tiefbauamt einzureichen. Das Tiefbauamt schickt der Koordinationsstelle Sach- und Haftpflichtversicherungen umgehend eine Kopie der eingehenden Schadenmeldung und informiert diese umgehend nach Abschluss von Kasko-Schäden über die Schadensumme. 3bis Meldungen über Schäden an dienstlich eingesetzten privaten Motorfahrzeugen sind unter Beilage der in Abs. 3 genannten Dokumente der Koordinationsstelle Sach- und Haftpflichtversicherungen bei der Finanzverwaltung zu melden.
4. Ereignet sich bei der Verwendung eines privaten Motorfahrzeugs ein Haftpflichtschaden, so ist der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter der Verlust des Versicherungsbonus zu ersetzen, sofern ihr bzw. ihm nicht grobe Fahrlässigkeit vorgeworfen werden kann. Die Finanz- und Kirchendirektion entscheidet nach Rücksprache mit der entsprechenden Anstellungsbehörde und der schadenverursachenden Mitarbeiterin bzw. dem schadenverursachenden Mitarbeiter, ob die durch die Rückstufung entstandene Mehrprämie oder die von der Haftpflichtversicherung bezahlte Entschädigung übernommen wird.

3 Verpflegung und Unterkunft, Nebenauslagen, besondere Auslagen *

Art. 9 Voraussetzungen der Entschädigung

1. Bei einer dienstlichen Beanspruchung, die weder am ständigen Arbeitsort noch am Wohnort erfüllt werden kann, haben Mitarbeitende Anspruch auf eine Pauschalentschädigung gemäss § 10.
2. Muss aus arbeitsorganisatorischen Gründen auswärts übernachtet werden, besteht Anspruch auf die Übernahme der effektiv anfallenden Kosten für Unterkunft und Morgenessen.

Art. 10 Verpflegungskosten

1. Die pauschalen Entschädigungen für die Verpflegung betragen pro:
   1. Frühstück bei einer notwendigen Abreise vom Wohnort vor 06.00 Uhr bzw. bei vorangehender Übernachtung, sofern das Frühstück in den Übernachtungskosten nicht inbegriffen ist: CHF 7.–;
   2. Mittagessen: CHF 20.–;
   3. Nachtessen bei auswärtiger Übernachtung oder bei einer notwendigen Rückkehr nach 19.30 Uhr: CHF 20.–.

Art. 11 Effektiventschädigungen

1. Mitarbeitende, welche Sitzungen, Konferenzen, Verhandlungen, Einvernahmen, Augenscheine oder Versammlungen organisieren, werden für die Auslagen für angemessene Konsumationen in der effektiv entstandenen Höhe entschädigt.
2. Erwachsen einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter ausnahmsweise Auslagen für Dritte, so sind diese bis zu einem Betrag von maximal CHF 60.– pro Person entschädigungsberechtigt. Der Auslagenersatz für Dritte, die ebenfalls beim Kanton arbeiten, ist von dieser Regelung ausgeschlossen.
3. Werden von organisierenden Dritten Entschädigungspauschalen festgelegt, gelten diese Ansätze.
4. Mitarbeitenden, die gemäss § 9 Anspruch auf eine Pauschalentschädigung haben und nicht selbst wählen können, wo sie essen, werden ausnahmsweise die effektiven Kosten erstattet, wenn sie eine sachliche Begründung erbringen.

Art. 11a Kleiderentschädigung

1. Die Anschaffung spezieller und vom Kanton verlangter Arbeitskleidung erfolgt in der Regel durch die Anstellungsbehörde. Erfolgt die Anschaffung ausnahmsweise durch die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, leistet die Anstellungsbehörde gegen Rechnungsstellung einen entsprechenden Ersatz.
2. Die Reinigung und Instandhaltung spezieller und vom Kanton verlangter Arbeitskleidung erfolgt grundsätzlich durch die Anstellungsbehörde. Hat diese ausnahmsweise durch die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter zu erfolgen, legt die Anstellungsbehörde eine jährliche Pauschalentschädigung fest oder übernimmt die Kosten gegen Rechnungsstellung.
3. Für die Instandhaltung und Reinigung der Polizeiuniform legt die Sicherheitsdirektion eine jährliche Pauschalentschädigung fest.

Art. 11b Barauslagen

1. Weitere funktionsbedingte Auslagen von geringem Wert, die weder über eine vorgesehene Beschaffungsstelle noch per Rechung getätigt werden können, werden den Mitarbeitenden gegen Vorlage des Originalbelegs bzw. gegen einen Eigenbeleg, sofern die Beibringung eines Originalbelegs nicht möglich oder zumutbar ist, zurückerstattet.

Art. 11c Feuerwehrersatzabgabe

1. Die Anstellungsbehörden können Mitarbeitenden, welche aufgrund ihrer Funktion keinen Feuerwehrdienst leisten dürfen, eine Entschädigung in Höhe der Feuerwehrersatzabgabe ausrichten.
2. Die Vergütung ist steuer- und sozialversicherungspflichtig.

3a Auslagenersatz für schulspezifische Auslagen *

Art. 11d Auslagenersatz für Arbeitswochen, Schullager, Klassenaustausch, Sprachaufenthalt und Bildungsreisen

1. Für Arbeitswochen, Klassenaustausch und Sprachaufenthalt, die ausserhalb des eigenen Schulorts durchgeführt werden, wird höchstens 2 Lehrpersonen pro Klasse Auslagenersatz gewährt.
2. Für Schullager auf der Sekundarstufe II wird den Leiterinnen und Leitern (maximal 2 pro Klasse) ein Pauschalbetrag für Unterkunft und Verpflegung vergütet. Die Pauschale wird durch die Dienststelle Berufsbildung, Mittelschulen und Hochschulen festgelegt.
3. Für Bildungsreisen auf der Sekundarstufe II wird den höchstens 2 Lehrpersonen pro Klasse Auslagenersatz vergütet. Die Höhe des Auslagenersatzes wird durch die Dienststelle Berufsbildung, Mittelschulen und Hochschulen festgelegt.

Art. 11e Auslagenersatz für die Nutzung privater Informatikmittel

1. Für die Nutzung privater Informatikmittel als Arbeitsinstrumente erhalten die Lehrpersonen der Sekundarstufen I und II pro Schuljahr einen Pauschalbeitrag.
2. Der Pauschalbeitrag beträgt pro Schuljahr:
   1. bei einem Pensum von 51–100 % CHF 200.–;
   2. bei einem Pensum von 15–50 % CHF 100.–;
   3. bei einem Pensum von weniger als 15 % CHF 50.–.
3. Mitglieder der Schulleitungen der Sekundarstufen I und II erhalten für die Nutzung privater Mobilfunkgeräte einen Pauschalbeitrag von CHF 200.– pro Schuljahr. Davon ausgenommen sind Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, denen der Kanton ein entsprechendes Gerät zur Verfügung stellt.
4. Voraussetzungen für die Ausrichtung des Beitrags sind die Einhaltung der Mindestanforderungen für den Einsatz privater Geräte, welche durch das Steuergremium Schulinformatik (SGSI) erlassen werden, sowie die Unterzeichnung der entsprechenden Weisung.

4 Schlussbestimmungen

Art. 12 Aufhebung bisherigen Rechts

1. Die Verordnung über den Auslagenersatz (Spesenverordnung) vom 13. Dezember 1983 wird aufgehoben.

Art. 13 Inkrafttreten

1. Diese Verordnung tritt am 1. August 1999 in Kraft.