Gesetz über die Archivierung

(Archivierungsgesetz) Vom 11.05.2006 (Stand 01.01.2013)

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Zweck

1. Dieses Gesetz bezweckt die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns, die Rechtssicherheit, den Schutz der Grundrechte, die rationelle Verwaltungsführung sowie die Forschung und gewährleistet eine dauerhafte zuverlässige und authentische Überlieferung für die Öffentlichkeit und den Staat.

Art. 2 Geltungsbereich

1. Dieses Gesetz regelt die Aktenführung, die Archivierung und die Benutzung der Unterlagen
   1. der kantonalen Behörden gemäss Kantonsverfassung vom 17. Mai 1984 und Verwaltungsverfahrensgesetz vom 13. Juni 1998;
   2. der Organe der Körperschaften und Anstalten des kantonalen öffentlichen Rechts;
   3. der Behörden und der Organe der Einwohner-, Bürger- und Burgergemeinden gemäss Gemeindegesetz vom 28. Mai 1970 sowie der Organe der Körperschaften und Anstalten des kommunalen öffentlichen Rechts;
   4. Privater, soweit sie in Erfüllung öffentlicher Aufgaben handeln.

Art. 3 Begriffe

1. Unterlagen im Sinne des Gesetzes sind alle aufgezeichneten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, die bei der Erfüllung der Aufgaben empfangen oder erstellt worden sind, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind.
2. Als archivwürdige Unterlagen gelten authentische rechtlich, politisch, wirtschaftlich, sozial, historisch oder kulturell relevante Unterlagen.
3. Die archivierten Unterlagen im Sinne dieses Gesetzes sind unveräusserliches Kulturgut.

2 Aktenführung, Sicherung und Langzeitarchivierung

Art. 4 Systematische Aktenführung

1. Die Stellen gemäss § 2 bewirtschaften ihre Unterlagen so, dass ihr Handeln jederzeit nachvollzogen werden kann.
2. Der Regierungsrat erlässt Vorschriften über die Aktenführung.

Art. 5 Aufbewahrung und Vernichtung

1. Die archivierungspflichtigen Stellen bewahren ihre Unterlagen bis zum Entscheid über deren Archivwürdigkeit auf.
2. Ohne Zustimmung der beteiligten Stelle dürfen vom Staatsarchiv keine Unterlagen vernichtet werden.
3. Besteht Uneinigkeit über die Aufbewahrung, werden die Unterlagen archiviert.

Art. 6 Anbietepflicht und Ablieferung

1. Die Stellen gemäss § 2 Buchstabe a bieten dem Staatsarchiv ihre Unterlagen, die sie nicht mehr häufig benötigen, zur Bewertung und Übernahme an, wenn sie nicht selbständig archivieren.
2. Sie arbeiten die Unterlagen nach den Anweisungen des Staatsarchivs auf.
3. Das Staatsarchiv bewertet die angebotenen Unterlagen und bestimmt in Zusammenarbeit mit der abliefernden Stelle, was dem Staatsarchiv zur Archivierung übergeben werden muss.

Art. 7 Archivierung in den Gemeinden

1. Die Gemeinden führen eigene Archive nach den Grundsätzen dieses Gesetzes.
2. Die Gemeindearchive nehmen für die Organe der betreffenden Gemeinde sinngemäss die gleichen Aufgaben wahr wie das Staatsarchiv für die Organe des Kantons.
3. Die Gemeinden stellen Bewertungsgrundsätze auf; diese müssen vor der Vernichtung von Unterlagen vom Staatsarchiv genehmigt werden.
4. Das Staatsarchiv berät die Gemeinden bei der Archivierung im Rahmen seiner Möglichkeiten.
5. Die Gemeinden können Zusammenarbeitsverträge untereinander oder mit dem Staatsarchiv abschliessen.

Art. 8 Selbständige Archivierung

1. Die Stellen gemäss § 2 Buchstaben b und d führen eigene Archive nach den Grundsätzen dieses Gesetzes.
2. Die selbständig archivierenden Stellen legen Bewertungsgrundsätze fest; diese müssen vor der Vernichtung von Unterlagen vom Staatsarchiv genehmigt werden.
3. Das Staatsarchiv berät selbständig archivierende Stellen im Rahmen seiner Möglichkeiten.
4. Erfüllt die selbständige Archivierung die Anforderungen des Archivierungsgesetzes nicht, kann der Regierungsrat die Archivierung im Staatsarchiv anordnen.

3 Zugang *

Art. 9 Zugang

1. Für den Zugang zu archivierten Unterlagen gilt das Informations- und Datenschutzgesetz.
2. Archivierte Personendaten sind 10 Jahre nach dem Tod einer Person, spätestens aber 100 Jahre nach der Geburt oder, wenn dieses Datum nicht eruiert werden kann, 100 Jahre nach dem Erstellungsdatum einer Unterlage in nicht anonymisierter Form zugänglich, wenn nicht eine besondere gesetzliche Geheimhaltungspflicht oder ein überwiegendes öffentliches oder privates Interesse entgegensteht.

Art. 10 Zugang für die abliefernden Stellen

1. Die abliefernden Stellen haben immer Zugang zu ihren eigenen archivierten Unterlagen, wenn sie diese für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
2. Sie können ihre abgelieferten Unterlagen zeitlich befristet wieder zurückrufen. Das Staatsarchiv bestimmt die Frist.
3. Einschränkungen aufgrund anderer gesetzlicher Vorschriften bleiben vorbehalten.
4. Abgelieferte Unterlagen dürfen nicht mehr verändert werden.

Art. 11 Zugangsgesuch

1. Verlangt eine Person Zugang zu archivierten Unterlagen, die vor weniger als 30 Jahren erstellt wurden, oder zu Personendaten, bei denen die Schutzfrist von § 9 Absatz 2 dieses Gesetzes noch nicht abgelaufen ist, muss sie beim Staatsarchiv ein Gesuch einreichen.

Art. 12 Prüfung und Entscheid

1. Das Staatsarchiv holt während der Fristen gemäss § 11 die Stellungnahme der abliefernden Stelle im Sinne von § 30 Absatz 2 des Informations- und Datenschutzgesetzes ein.
2. Eine ablehnende Stellungnahme der abliefernden Stelle ist für das Staatsarchiv verbindlich.
3. Selbständig archivierende Stellen wenden die Bestimmungen über den Zugang zu archivierten Unterlagen sinngemäss an.

Art. 13 Bestreitungsvermerk

1. Bestreitet eine Person die Richtigkeit von archivierten Daten, so kann sie verlangen, dass den Unterlagen eine Gegendarstellung beigefügt wird.

4 Aufgaben des Staatsarchivs

Art. 14 Aufgaben des Staatsarchivs

1. Das Staatsarchiv hat insbesondere folgende Aufgaben:
   1. die Entscheidung über die Archivwürdigkeit,
   2. die Erhaltung der dauernd aufzubewahrenden Unterlagen des Kantons,
   3. die Sicherstellung der Zugänglichkeit der aufbewahrten Unterlagen,
   4. die Funktion als Fachstelle für Fragen der elektronischen Archivierung und Aktenführung,
   5. die Kontrolle über die Einhaltung der Archivierungsnormen,
   6. die Unterstützung und Förderung historischer Forschung und Archivierung im Kanton,
   7. den fachlichen Austausch mit anderen Archiven und fachverwandten Institutionen.
2. Das Staatsarchiv kann archivwürdige Unterlagen natürlicher Personen und juristischer Personen des Privatrechts archivieren.

Art. 15 Verrechnung von Dienstleistungen

1. Das Staatsarchiv erhebt für seine Dienstleistungen in der Regel Gebühren.
2. Die Gebühren bemessen sich nach dem Zeitaufwand des Staatsarchivs und/oder nach der in Anspruch genommenen Archivfläche.

5 Schlussbestimmungen

Art. 16 Änderung des Gesetzes über den Schutz von Personendaten

1. Das Gesetz vom 7. März 1991 über den Schutz von Personendaten wird wie folgt geändert: ...

Art. 17 Änderung des Polizeigesetzes

1. Das Polizeigesetz vom 28. November 1996 wird wie folgt geändert: ...

Art. 18 Inkrafttreten

1. Der Regierungsrat beschliesst das Inkrafttreten dieses Gesetzes.