Verordnung über den Betrieb der Schuladministrationslösung SAL

(Vo SAL) Vom 01.06.2021 (Stand 01.01.2025)

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Geltungsbereich

1. Diese Verordnung regelt die Bearbeitung von Personendaten in der Schuladministrationslösung SAL, die Zugriffsberechtigungen auf diese Daten, die Weitergabe der Daten und deren Löschung.

Art. 2 Verantwortlichkeiten

1. Der Bildungs-, Kultur- und Sportdirektion obliegt die Oberverantwortung für den Vollzug der Schuladministrationslösung SAL. Sie beaufsichtigt die Rechtmässigkeit der Datenbearbeitung, den gesetzeskonformen Betrieb und kann Fachweisungen erlassen.
2. Die operative Betriebsleitung obliegt dem Stab Informatik der Bildungs-, Kultur- und Sportdirektion. Dieser setzt eine Anwendungsverantwortliche oder einen Anwendungsverantwortlichen SAL ein.
3. Die Rolle des oder der schulinternen Useradmin wird durch die Anwendungsverantwortliche oder den Anwendungsverantwortlichen SAL nur an Mitglieder der Schulleitung vergeben.
4. Die Schulen tragen die Verantwortung für ihre Datenbearbeitungen.

Art. 3 Zugriffsberechtigung

1. Die Schuladministrationslösung SAL besteht aus den beiden Applikationen «schulNetz» und «Vertragsworkflow».
2. Die Applikation «schulNetz» unterstützt alle relevanten Administrationsprozesse für die Schulen. Sie umfasst die Bereiche:
   1. Schulmandant: Jede angeschlossene Schule verwaltet in ihrem Mandanten alle relevanten Administrationsprozesse der eigenen Schule.
   2. Kantonsmandant: Über diesen werden schulübergreifende Applikationsteile administriert.
3. Die Applikation «Vertragsworkflow» unterstützt die HR-Prozesse im Bereich der Anstellung von Lehrpersonen.
4. Die Authentisierung für die beiden Applikationen «schulNetz» und «Vertragsworkflow» erfolgt über die entsprechenden Serviceplattformen des Kantons.
5. Die Autorisierung für die Applikationen «schulNetz» erfolgt rollenbasiert gemäss den in Anhang 1 festgelegten Rollen sowie Berechtigungen für folgende Stellen (jeweils für Volksschulen, Gymnasien und Berufsfachschulen):
   1. Schülerinnen und Schüler und Berufslernende sowie Erziehungsberechtigte über den Account ihrer minderjährigen Kinder;
   2. Fachlehrpersonen, Sozialpädagoginnen und Sozialpädagogen sowie Klassenassistenzen;
   3. Klassenlehrpersonen;
   4. Personen mit pädagogisch-therapeutischem Auftrag (Logopädinnen und Logopäden, Therapeutinnen und Therapeuten der Psychomotorik);
   5. Heilpädagoginnen und Heilpädagogen sowie Betreuende in der BerufsWegBereitung;
   6. Lehrpersonen mit einer Anstellung bei Drittanbietern, die eine unterrichtsbezogene Aufgabe an einer öffentlichen Schule haben;
   7. Schulleitungen;
   8. Mitarbeitende der Schulsekretariate;
   9. Dienststellen der Bildungs-, Kultur- und Sportdirektion (BKSD): Amt für Volksschulen (AVS); Generalsekretariat (GS), Dienststelle Berufsbildung, Mittelschulen und Hochschulen (BMH);
   10. Amt für Daten und Statistik;
   11. Vorgesetzte der Schulleitungen (Schulrat, Gemeinderat, AVS, BMH);
   12. Mitarbeitende der Schulsozialdienste;
   13. Mitarbeitende der Hausdienste;
   14. Mitarbeitende der Schulbibliotheken;
   15. Religionslehrpersonen;
   16. Ausbildungsverantwortliche Lehrbetrieb.
6. Die Zugriffsberechtigungen werden durch folgende Personen vergeben, verwaltet und kontrolliert:
   1. die Anwendungsverantwortliche oder den Anwendungsverantwortlichen SAL im Kantonsmandanten von «schulNetz»;
   2. die schulinterne oder den schulinternen Useradmin in den Schulmandanten von «schulNetz»;
   3. die Anwendungsverantwortliche oder den Anwendungsverantwortlichen SAL für die Applikation («Vertragsworkflow»).
7. Für die Aktualisierung von vergebenen Berechtigungen ist die zuständige Stelle gemäss Abs. 6 verantwortlich.

2 Datenbearbeitung

Art. 4 Datenkategorien, Berechtigungen und Einsicht

1. In der Schuladministrationslösung SAL werden die in Anhang 1 aufgeführten Kategorien von Personendaten mit den dort vorgesehenen Berechtigungen bearbeitet.
2. Schülerinnen und Schülern und Berufslernenden sowie im Falle ihrer Minderjährigkeit den Erziehungsberechtigten ist auch über die in Anhang 1 aufgeführten Berechtigungen hinaus auf Anfrage hin beim Schulsekretariat jederzeit voller Zugang zu ihren in der Schuladministrationslösung SAL gehaltenen Daten zu gewähren.
3. Minderjährige Schülerinnen und Schüler der Sekundarstufe I und II und minderjährige Berufslernende sind bei beabsichtigter Zugangsgewährung gegenüber Erziehungsberechtigten vorgängig von der Schulleitung anzuhören. Bei Primarschülerinnen und Primarschülern richtet sich das Anhörungsrecht nach der Urteilsfähigkeit.
4. Wo Schülerinnen und Schüler sowie deren Erziehungsberechtigte keinen persönlichen elektronischen Zugriff zur SAL haben, gewährleistet das Schulsekretariat jederzeit den Zugang zu den in SAL gehaltenen Daten.

Art. 5 Bearbeitungsarten

1. Datenbearbeitungen im Sinne dieser Verordnung sind:
   1. Lesen;
   2. Verändern.
2. Lesen bedeutet, dass mittels Leserechten die Daten inhaltlich nicht verändert werden können. Jedoch ist das Erstellen von elektronischen Listen und Dokumenten, welche diese Daten enthalten können, innerhalb der Schuladministrationslösung SAL möglich.
3. Verändern bedeutet, dass mittels Schreibrechten zusätzlich Daten neu erfasst oder bestehende Daten inhaltlich geändert oder gelöscht werden können.

Art. 6 Protokollierung

1. Die Bearbeitung von Personendaten wird zur Nachvollziehbarkeit der rechtmässigen Bearbeitung risikobasiert protokolliert.
2. Die Protokollierung dient stichprobeweisen Kontrollen durch das für die Beaufsichtigung verantwortliche Organ.
3. Die Protokolle werden während 1 Jahr revisionsgerecht aufbewahrt und danach gelöscht.

3 Datenweitergabe

Art. 7 Schülerinnen- und Schülerdaten

1. Bei einem Wechsel der Schule werden folgende zentral gehaltenen Stammdaten direkt weitergegeben: a. Schülerinnen und Schüler sowie Berufslernende: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Sozialversicherungsnummer, Staatszugehörigkeit, Hauptsprachen, Adresse, Telefonnummern, Benutzername, Zuweisungsentscheid (innerhalb Volksschule); b. Erziehungsberechtigte beziehungsweise gesetzliche Vertretung: Anrede und Briefanrede, Name, Vornamen, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummern; c. Tagesbetreuung: Anrede und Briefanrede, Name, Vornamen, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummern.
2. Bei einem Wechsel innerhalb der Primarstufe oder der Sekundarstufe I werden zudem folgende Daten weitergegeben:
   1. Zeugnisse;
   2. Standortbestimmungen;
   3. laufende sonderpädagogische Massnahmen inkl. Indikationen;
   4. laufender Nachteilsausgleich;
   5. relevante disziplinarische Massnahmen;
   6. Noten (bei einem unterjährigen Wechsel);
   7. Konfession.
   2bis Bei einem Übertritt von der Primarstufe in die Sekundarstufe I werden zudem folgende Daten weitergegeben werden: a. Zeugnisse der 6. Klasse der Primarstufe; b. laufende sonderpädagogische Massnahmen inkl. Indikationen; c. laufender Nachteilsausgleich; d. Konfession.
3. …

4 Datenlöschung

Art. 8 Schülerinnen- und Schülerdaten im Schulmandant

1. Die Daten über Schülerinnen und Schüler und Berufslernende werden spätestens 10 Jahre nach dem Austritt aus der jeweiligen Schule dem Staatsarchiv zur Archivierung angeboten. Das Staatsarchiv entscheidet über die Archivwürdigkeit.
2. Nach dem Übernahmeentscheid des Staatsarchivs werden sämtliche Daten in der Schuladministrationslösung SAL gelöscht.
3. Kurzfristig benötigte Informationen in Freitextfeldern, welche zur Erfüllung des pädagogischen Auftrags notwendig sind, müssen von den jeweiligen Verantwortlichen einmal jährlich auf ihre aktuelle Relevanz geprüft und bei fehlendem Bedarf gelöscht werden.
4. Zuständig für die Überprüfung der Einhaltung dieser Löschregeln ist die Schulleitung.

Art. 9 Löschung der Stammdaten

1. Die zentral gehaltenen Stammdaten werden spätestens 10 Jahre nach ihrer letzten Verwendung gelöscht.
2. Zuständig ist die/der Anwendungsverantwortliche SAL.

Art. 10 Löschung der Personaldaten

1. Die Löschung von Daten über Lehrpersonen und weitere Mitarbeitende der Schule richtet sich nach den Bestimmungen der jeweiligen Personalgesetzgebung, vorbehältlich spezialgesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Art. 11 Löschung der Daten externer Personen

1. Die Daten über externe Personen sind 10 Jahre nach dem letzten aktiven Gebrauch zu löschen, vorbehältlich spezialgesetzlicher Aufbewahrungsfristen.