Vereinbarung zur Harmonisierung der Polizeiinformatik in der Schweiz

(HPI) Vom 10.11.2011 (Stand 31.05.2012)

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Zweck, Zielsetzung und Geltungsbereich

1. Diese Vereinbarung regelt im Bereich der Harmonisierung der Polizeiinformatik in der Schweiz die Zusammenarbeit zwischen den Kantonen, sowie zwischen den Kantonen und den am Programm beteiligten Bundesstellen, soweit es im Bereich ihrer jeweiligen Kompetenzen liegt.
2. Die Kantone und der Bund stellen eine koordinierte Umsetzung der Harmonisierung der Polizeiinformatik in der Schweiz sicher, indem sie Neues gemeinsam realisieren und Bestehendes schrittweise harmonisieren. Insbesondere treffen sie gemeinsame Massnahmen im Rahmen der Vereinbarung, orientieren sich für ihren Bereich an den Entscheidungen des Programmausschusses und an der Referenz-Architektur. Sie stellen Ideen, Methoden und Lösungen im Rahmen der rechtlichen Vorgaben den Partnern zur Verfügung.
3. Bund und Kantone stellen sicher, dass der Rechtsetzungsbedarf frühzeitig evaluiert wird und neu zu schaffende Rechtsgrundlagen zeitgerecht in die Programmplanung aufgenommen werden.
4. Die Vereinbarung betrifft die polizeilichen Fachanwendungen und Systeme, deren Schnittstellen zu Dritten sowie die Gewährleistung des Datenschutzes und des Informationsschutzes.

2 Organisation und Zuständigkeiten

Art. 2 Programmträgerschaft

1. Die Kantone und der Bund, handelnd durch das Plenum der Konferenz der Kantonalen Justiz- und Polizeidirektorinnen und -direktoren (KKJPD) und das Eidgenössische Justiz- und Polizeidepartement (EJPD), bilden die Programmträgerschaft. Ein gültiger Entscheid braucht die Zustimmung der KKJPD auf der einen und des EJPD auf der anderen Seite.
2. Ihre Aufgaben sind
   1. die Oberaufsicht über das Programm, die Projekte und deren Finanzierung;
   2. die Wahl des oder der Vorsitzenden des Programmausschusses;
   3. die Erteilung des Programmauftrages, umfassend die Ziele, das Programmbudget, den Finanzplan und die finanziellen Programm-Beiträge der Kantone und des Bundes.

Art. 3 Programmausschuss

1. Der Programmausschuss besteht aus maximal 13 Mitgliedern. Ihm gehören neun Vertreter der Kantone und maximal vier Vertreter des Bundes an, davon zwei aus dem EJPD, und, sofern involviert, je ein Vertreter des VBS und des EFD.
2. Die Mitglieder werden jeweils für zwei Jahre wie folgt bestimmt:
   1. Die Vertretung des Bundes durch den Bundesrat;
   2. die Vertretung der Kantone durch die KKJPD, nach Anhörung der Konferenz der Kantonalen Polizeikommandanten der Schweiz (KKPKS), unter Berücksichtigung
   eines festen Sitzes für jeden der drei bevölkerungsreichsten unterzeichnenden Kantone, einer angemessenen Vertretung der Sprachregionen, des Einbezugs bestehender Koordinationsgremien wie der Schweizerischen Polizeitechnischen Kommission (SPTK) und der Planung, Projektsteuerung und Standardisierung in der polizeilichen Informationsbearbeitung (PPS).
3. Der oder die Vorsitzende der Programmleitung, der Programmmanager, der externe Strategieexperte sowie nach Bedarf Berater für besondere Fach- und Rechtsfragen nehmen ohne Stimmrecht an den Sitzungen des Programmausschusses teil. Der Programmausschuss kann weitere Personen einladen.

Art. 4 Konstituierung und Arbeitsweise des Programmausschusses

1. Der Programmausschuss konstituiert sich unter Vorbehalt von Artikel 2 Abs. 2 Bst. b selbst und trifft sich, wenn es die Geschäfte erfordern, jedoch mindestens viermal im Jahr oder wenn es von fünf Mitgliedern verlangt wird.
2. Der Programmausschuss bemüht sich grundsätzlich um konsensuale Meinungsfindung. Im Falle von Abstimmungen entscheidet er mit einfachem Mehr der anwesenden Mitglieder. Jedes Mitglied hat eine Stimme. Bei Stimmengleichheit hat der oder die Vorsitzende den Stichentscheid.
3. Der Programmausschuss ist beschlussfähig, wenn mindestens sieben Mitglieder und von diesen mindestens je ein Mitglied der KKJPD, der KKPKS und des Bundes anwesend sind.
4. Eine Stellvertretung ist nur bei Vorliegen wichtiger Gründe und mit vorgängiger Zustimmung des Vorsitzenden möglich.

Art. 5 Aufgaben und Zuständigkeiten des Programmausschusses

1. Der Programmausschuss erfüllt seinen Auftrag im Rahmen der Zielsetzungen von Artikel 1 und hat namentlich folgende Aufgaben und Zuständigkeiten:
   1. Beurteilung des Ist-Zustandes im Bund und in den Kantonen, Definition der IT-Strategie und der Referenz-Architektur als Rahmen für die zu harmonisierenden Tätigkeitsfelder und Systeme;
   2. Festlegung des Masterplans für den Zeitraum von vier Jahren mit rollender Anpassung;
   3. Festlegung eines Modells zum Betrieb, Support und zur Finanzierung der harmonisierten polizeilichen Informatiksysteme unter Beachtung der Schnittstellen zu relevanten Dritten;
   4. Verabschiedung des Programmauftrages zu Handen der Programmträgerschaft;
   5. Steuerung der Harmonisierung und ihre Umsetzung;
   6. Programm- und Finanzcontrolling;
   7. Ernennung des oder der Vorsitzenden der Programmleitung, ihrer Mitglieder, des Programmmanager, Bestimmung externer Berater für besondere Rechts- und Fachfragen und grundsätzliche Regelung der entsprechenden Arbeits- oder Mandatsverhältnisse;
   8. Beschluss über den Start von Projekten und Festlegung des Kostenrahmens jedes einzelnen Projektes;
   9. Sicherstellung der Information auf der politisch-strategischen Ebene;
   10. Identifikation von Rechtsetzungsbedarf und Aufbereitung zu Handen der Programmträgerschaft;
   11. Einvernehmliche Festlegung eines anderen Schlüssels für die Aufteilung der Projektkosten; kommt keine Einigung zustande, ist die Angelegenheit der Programmträgerschaft zum Entscheid vorzulegen;
   12. Festlegung des Eintrittsbeitrages gemäss Artikel 12 Abs. 4 und Beschluss über dessen Verwendung;
   13. Vermittlung bei Meinungsverschiedenheiten.

Art. 6 Programmleitung

1. Die Programmleitung besteht aus:
   1. ihrem oder ihrer Vorsitzenden;
   2. aus dem Kreis von PPS und SPTK Fachgruppe Informatik je einem Vertreter der Polizeikonkordate und des Kantons Zürich sowie maximal vier Vertretern von Bundesstellen;
   3. einem externen Experten zur Ausarbeitung von Strategie und Architektur, der dem Programmausschuss direkt rapportieren kann;
   4. bei Bedarf weiteren Vertretern.
2. Die Programmleitung kann nach Bedarf Experten beiziehen.

Art. 7 Aufgaben der Programmleitung

1. Für die Erarbeitung und operative Umsetzung des Programms ist die Programmleitung zuständig. Sie hat folgende Aufgaben:
   1. Aufnahme des Ist-Zustandes, Erarbeitung der Programmgrundlagen für die Entscheide des Programmausschusses;
   2. Umsetzung des Programms;
   3. Anträge für Projekte an den Programmausschuss;
   4. Einsetzung der Projektorganisation;
   5. Projekt- und Finanzcontrolling;
   6. Aufbau und Pflege des Beziehungsnetzes mit den Kantonen und den involvierten Bundesstellen sowie mit den verschiedenen Gremien, die für die Zielerreichung erforderlich sind;
   7. Transparenz durch geeignete Informations- und Kommunikationsmassnahmen sowie deren Sicherstellung auf der operativen Ebene;
   8. Vorbereitung der sonstigen Geschäfte des Programmausschusses.

Art. 8 Aufgaben und Stellung des Programmmanager

1. Der Programmmanager koordiniert die Umsetzung der Harmonisierung der Polizeiinformatik in der Schweiz und ist das Stabsorgan des Programmausschusses und der Programmleitung.
2. Er oder sie untersteht dem Vorsitzenden der Programmleitung.
3. Der Programmmanager verfügt über ein Sekretariat, das ihn unterstützt für:
   1. die Umsetzung der Entscheide von Programmausschuss und Programmleitung;
   2. die Protokollführung und die Erstellung des Jahresberichtes;
   3. das Finanzwesen.

Art. 9 Separate Vereinbarung und Organisation für jedes einzelne Projekt

1. Für jedes Projekt wird eine separate Vereinbarung geschlossen und jeweils eine Projektorganisation eingesetzt, die nach HERMES arbeitet und zudem die rechtlichen und betrieblichen Aspekte berücksichtigt.
2. Die Kantone und der Bund können sich an Projekten beteiligen, sind dazu aber nicht verpflichtet.

3 Finanzen

Art. 10 Kostenarten

1. Es fallen an:
   1. die Programmkosten;
   2. die Kosten der einzelnen Projekte.
2. Die Programmkosten umfassen die mit den Aufgaben gemäss den Artikeln 5 bis 8 zusammenhängenden Aufwendungen. Die Aufwendungen für die Initialisierung von Projekten sind Teil der Programmkosten.
3. Die Projektkosten umfassen den Umsetzungsbedarf für gemeinsam zu entwickelnde Lösungen oder die Harmonisierung von Bestehendem.

Art. 11 Finanzierung der Programmkosten

1. Bund und Kantone finanzieren die Programmkosten über einen jährlichen Beitrag. Die Kantone tragen 70% der Programmkosten, der Bund 30%. Die Beträge werden jeweils im Januar für das laufende Geschäftsjahr in Rechnung gestellt.
2. Die Kantone teilen sich ihren Beitrag nach Massgabe der im Zeitpunkt der Rechnungsstellung aktuell bekannten ständigen Wohnbevölkerung.
3. Das jährliche Programmbudget und der Finanzplan für die folgenden drei Jahre werden von der Programmträgerschaft bestimmt.

Art. 12 Finanzierung der Kosten der einzelnen Projekte

1. Die Kosten der einzelnen Harmonisierungsprojekte werden von den jeweils beteiligten Projektpartnern finanziert.
2. Der finanzielle Beitrag jedes Partners wird einmal am Anfang jeder bevorstehenden Projektphase in Rechnung gestellt.
3. Die beteiligten Kantone teilen sich ihren Beitrag nach Massgabe der im Zeitpunkt des Projektstarts aktuell bekannten ständigen Wohnbevölkerung. Der Programmausschuss kann in begründeten Fällen ausnahmsweise einen anderen Schlüssel festlegen, sofern dies einvernehmlich erfolgt. Sonst ist die Programmträgerschaft zuständig.
4. Will sich ein Kanton oder eine Bundesstelle an einem bereits laufenden oder an einem abgeschlossenen Projekt beteiligen, fällt ein Eintrittsbeitrag an. Dieser umfasst den Aufwand, den der neue Partner hätte leisten müssen, wäre er von Anfang an beteiligt gewesen.

Art. 13 Haftung

1. Für Schäden bei der Zusammenarbeit haftet der verursachende Kanton oder die verursachende Bundesstelle.

4 Weitere Bestimmungen und Schlussbestimmungen

Art. 14 Aufgaben der Programmpartner

1. Die Kantone und der Bund informieren die Programmleitung über laufende und geplante Vorhaben im Bereich dieser Vereinbarung.
2. Sie stellen grundlegende und umfangreiche Investitionsvorhaben in polizeiliche Fachanwendungen, die in die Zeitspanne 2013 bis 2016 fallen würden, soweit als möglich zurück. Ab 2013 werden solche Investitionen im Rahmen der Harmonisierung getätigt.
3. Der Bund erklärt seine Bereitschaft, seine Vorhaben in den Bereichen des Sicherheitsverbundes und des Informationsschutzes auf ihre Relevanz zu den von der Harmonisierung betroffenen kantonalen Anwendungen und Systeme zu überprüfen und gegebenenfalls in seiner Projektabwicklung die Bedürfnisse der Kantone einzubeziehen.

Art. 15 Inkrafttreten

1. Diese Vereinbarung tritt in Kraft, wenn mindestens 18 Kantone und der Bund sie unterzeichnet haben.

Art. 16 Kündigung

1. Die Vereinbarung kann von jedem Kanton und vom Bund mit einer Frist von zwei Jahren per Ende Jahr gekündigt werden, zum ersten Mal per 31. Dezember 2017.
2. Die Vereinbarung tritt ausser Kraft, wenn die Mitgliederzahl unter 10 sinkt.