Verordnung über die Registraturen und das Archivieren

(Registratur- und Archivierungsverordnung) Vom 13.10.1998 (Stand 01.01.2012)

I. Allgemeines

(I.)1. Organisation

Art. 1 Organisation

1. Das Staatsarchiv wird von der Staatsarchivarin oder vom Staatsarchivar geleitet und untersteht dem Präsidialdepartement.

(I.)2. Geltungsbereich

Art. 2 Öffentlich-rechtliche Körperschaften und Anstalten

1. Die öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten des Kantons und der Gemeinden, welche ein öffentliches Organ im Sinne von § 3 Abs. 1 des Informations- und Datenschutzgesetzes sind, unterstehen § 2 Abs. 1 Bst. c des Archivgesetzes.

Art. 3 Institutionen und Personen mit öffentlichen Aufgaben

1. Wenn der Regierungsrat und die Gemeinden öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten des Kantons und der Gemeinden sowie privaten Personen und Organisationen öffentliche Aufgaben übertragen, entscheiden sie gleichzeitig darüber, ob diese dem Archivgesetz nach § 2 Abs. 2 unterstellt werden.
2. Enthalten bestehende Rechtsgrundlagen oder Verträge mit solchen Personen und Institutionen keine Bestimmungen über die Archivierung im Sinn von § 2 Abs. 2 des Archivgesetzes, so entscheiden der Regierungsrat und die Gemeinden jeweils über diese Archivierung, wenn die bestehenden Rechtsgrundlagen oder die Verträge mit solchen Personen und Institutionen revidiert werden.

Art. 4 Interkantonale Institutionen

1. Der Regierungsrat sorgt dafür, dass interkantonale Institutionen, an denen er beteiligt ist, archivrechtliche Normen im Sinn des Archivgesetzes beachten, insbesondere indem er bei der Schaffung solcher Institutionen oder bei der Änderung ihrer Rechtsgrundlagen Bestimmungen im Sinn des Archivgesetzes beantragt für Anbietungspflicht, Recht auf Benützung und Rechte der betroffenen Personen.

II. Aufgaben des Staatsarchivs

Art. 5 Öffentlichkeit der Verwaltung

1. Das Staatsarchiv unterstützt die allgemeinen staatlichen Massnahmen zur Förderung der Öffentlichkeit der Verwaltung.

Art. 6 Dokumentationsmaterialien

1. Zu den Dokumentationsmaterialien, welche der Ergänzung des übrigen Archivguts dienen, zählen insbesondere Bildmaterial, Drucksachen, Zeitungsausschnitte sowie eine Bibliothek.

Art. 7 Einschränkung der Unveräusserlichkeit

1. Das Staatsarchiv ist berechtigt, Dokumentationsmaterialien an geeignete Institutionen abzutreten unter der Bedingung, dass das öffentliche Interesse am Verwahren, Erschliessen und Bereitstellen dieser Unterlagen nicht beeinträchtigt wird. Dies gilt auch für Unterlagen privater Herkunft, bei deponierten Unterlagen allerdings nur, wenn die Deponierenden zustimmen.

III. Staatsarchiv und Gemeindearchive

Art. 8 Aufsicht

1. Das Staatsarchiv ist das kantonale Fachorgan für die Gemeindeaufsicht in Archivsachen.

Art. 9 Archivgut der Gemeinden im Staatsarchiv

1. Jene Teile der Archive der Gemeinden, die im Staatsarchiv deponiert sind, werden vom Staatsarchiv erhalten, erschlossen und bereitgestellt.

IV. Unterlagen bei den öffentlichen Organen

(IV.)1. Begriffe

Art. 10 Informationsträger

1. Informationsträger sind alle Materialien, welche für die Speicherung oder Wiedergabe von Daten in analoger und digitaler Form Verwendung finden.

Art. 11 Hilfsmittel

1. Als Hilfsmittel, die zum Verständnis und zur Benützung von Unterlagen notwendig sind, gelten Findmittel im herkömmlichen Sinn sowie Metadaten in elektronischen Systemen. a) Findmittel im herkömmlichen Sinn sind insbesondere Verzeichnisse, Register, Karteien, Listen, Ordnungsübersichten und Registraturpläne. b) Metadaten in elektronischen Systemen beinhalten die Zusatzinformationen über – die Struktur (Gliederung, Layout, Format usw.), – den Verarbeitungskontext (Personen, beteiligte Stellen, Ausgabegeräte, Transaktionen usw.), – den Inhalt primärer Daten, ohne welche diese nicht verstanden, gelesen und verarbeitet werden können.

Art. 12 Elektronische Systeme und digitale Unterlagen

1. Unterlagen aus elektronischen Systemen sind
   1. Unterlagen, welche als Zwischen-, Neben- oder Endprodukte elektronischer Verarbeitungsprozesse erzeugt werden und in digitaler oder analoger Form vorliegen können;
   2. Unterlagen, die ausschliesslich in digitaler Form zugänglich und nur mittels elektronischer Hilfsmittel lesbar sind (digitale Unterlagen).

(IV.)2. Schaffung, Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen

Art. 13 Ordnung und Sicherung

1. Die öffentlichen Organe bewahren die Unterlagen bis zur Anbietung an das Staatsarchiv in geordneter Form auf und schützen sie vor Beschädigung und Verlust. Dabei ist insbesondere zu berücksichtigen:
   1. Geschäftsvorgänge müssen aus den aufbewahrten Unterlagen jederzeit nachvollziehbar sein. Die Unterlagen müssen zu diesem Zweck vollständig und verlässlich sein.
   2. Die Verlässlichkeit und Authentizität angebotener Unterlagen, insbesondere solcher aus elektronischen Systemen, ist mit angemessenen organisatorischen und technischen Vorkehrungen sicherzustellen.
   3. Die eingesetzten technischen Hilfsmittel müssen mit technischen Standards des Kantons konform sein, insbesondere im Bereich der Büroautomation.
   4. Es sind alterungsbeständige Informationsträger zu verwenden, die Gewähr für eine ausreichende Lebensdauer bieten. Es sind Beschreibstoffe und sonstige Hilfsmittel zu verwenden, die den Infor-mationsträger nicht zersetzen.
2. Das Staatsarchiv erlässt Weisungen zur Ordnung und Sicherung von Unterlagen bei den öffentlichen Organen.

Art. 14 Ordnungsübersicht und Registraturplan

1. Jedes öffentliche Organ erstellt eine Ordnungsübersicht seiner Ablagen samt ergänzenden Findmitteln und führt diese nach. Es legt seine Unterlagen nach dieser Ordnung ab. Zentrale Ablagen von Organen mit breitgefächertem Aufgabenbereich führen als Ordnungsübersicht einen Registraturplan.
2. Das öffentliche Organ spricht sich bei der Neuanlage solcher Ordnungsübersichten und Findmittel mit dem Staatsarchiv ab, so dass diese später im Staatsarchiv möglichst unverändert übernommen und für den Nachweis der zugehörigen Unterlagen weiterverwendet werden können.
3. Die geltenden Ordnungsübersichten werden dem Staatsarchiv zugänglich gemacht und grundlegende Änderungen diesem nach deren Einführung unverzüglich mitgeteilt. In der Ordnungsübersicht sind festgehalten:
   1. eine Systematik für die Ordnung der Unterlagen,
   2. gesetzliche und administrative Aufbewahrungsfristen,
   3. Vorschriften für die Verwaltung von Unterlagen,
   4. allfällige Entscheide des Staatsarchivs zur Bewertung von Unterlagen.

Art. 15 Verantwortliche Person

1. Jedes öffentliche Organ bestimmt eine Person, welche für die geordnete Verwaltung und Aufbewahrung der Unterlagen verantwortlich ist.

Art. 16 Beratung durch das Staatsarchiv

1. Das Staatsarchiv trägt in seiner Beratungsfunktion der öffentlichen Organe im Sinne von § 5 Abs. 4 des Archivgesetzes dazu bei, dass
   1. Unterlagen unabhängig vom Informationsträger im Rahmen einer rechtmässigen, sicheren und effizienten Aktenführung für die Zwecke des Informationsaustausches, der Aufbewahrung, der Nutzung und der Archivierung verwaltet werden können,
   2. die Behandlung von Unterlagen vom Zeitpunkt ihrer Entstehung bis zu ihrer endgültigen Archivierung im Staatsarchiv nach einheitlichen Grundsätzen erfolgt,
   3. die Personen, welche für die Verwaltung und Aufbewahrung der Unterlagen verantwortlich sind, weitergebildet werden.

Art. 17 Aufbewahrung im Auftrag

1. Falls das Staatsarchiv nach Archivgesetz § 5 Abs. 6 Unterlagen übernimmt, welche das verantwortliche Organ noch zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, trifft es mit ihm eine schriftliche Vereinbarung. Darin werden insbesondere festgelegt:
   1. die Modalitäten der Benützung,
   2. die Belastung der Kosten,
   3. der Zeitpunkt der definitiven Bewertung, das heisst der Anbietung nach § 7 Abs. 1 des Archivgesetzes.

Art. 18 Archivierung unter Aufsicht

1. Das Staatsarchiv prüft, ob die Voraussetzungen von § 6 Abs. 4 des Archivgesetzes erfüllt sind, und entscheidet, ob staatliches Archivgut bei einer anderen Stelle als beim Staatsarchiv verwahrt werden kann.
2. Voraussetzung für die Archivierung bei einer anderen Stelle ist insbesondere, dass durch technische und organisatorische Massnahmen der Rückgriff auf Personendaten nach § 12 Abs. 3 des Archivgesetzes ausgeschlossen bleibt.
3. Wird staatliches Archivgut bei einer anderen Stelle als beim Staatsarchiv verwahrt, so bleiben dem Staatsarchiv insbesondere folgende Entscheide vorbehalten:
   1. Benützung von Archivgut vor Ablauf der Schutzfristen nach § 10 Abs. 5 und 6 des Archivgesetzes,
   2. Benützung durch öffentliche Organe nach § 12 Abs. 3 des Archiv gesetzes,
   3. Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen.
4. Das Staatsarchiv erhält in Kopie sämtliche Ordnungsübersichten und Findmittel des Archivguts, das bei einer anderen Stelle verwahrt wird.

(IV.)3. Unterlagen aus elektronischen Systemen

Art. 19 Projektierung und Bewertung

1. Für die Bewertung von Unterlagen aus elektronischen Systemen ziehen die öffentlichen Organe das Staatsarchiv bereits bei der Planung neuer Systeme bei.
2. Zur Erfüllung seiner Aufgaben hat das Staatsarchiv Zugang zu allen Systemen, deren Daten auf ihre Archivwürdigkeit geprüft werden müssen, vor allem aber zu den betreffenden Projekt-, System- und Anwendungsdokumentationen.
3. Wird festgestellt, dass ein geplantes System archivrelevante Unterlagen erzeugt, ist das Staatsarchiv in angemessener Form am entsprechenden Projekt zu beteiligen.

Art. 20 Digitale oder analoge Überlieferung

1. Werden Unterlagen aus elektronischen Systemen, welche das Staatsarchiv als archivwürdig bewertet, vollumfänglich und unter Wahrung ihrer Verlässlichkeit und Authentizität in analoger Form (auf Papier oder Mikrofilm) abgelegt und aufbewahrt, kann das verantwortliche Organ von der Anbietungspflicht der im System enthaltenen Daten befreit werden.

(IV.)4. Anbietung, Bewertung und Ablieferung

Art. 21 Höchstfrist

1. Die öffentlichen Organe sondern die Unterlagen, die sie nicht mehr benötigen, aus und bieten sie dem Staatsarchiv an, und zwar in der Regel spätestens zehn Jahre nach Abschluss der Unterlagen gemäss § 10 Abs. 3 des Archivgesetzes.
2. Unterlagen aus elektronischen Systemen, insbesondere digitale Unterlagen, sind dem Staatsarchiv nach § 19 zum frühestmöglichen Zeitpunkt anzubieten.

Art. 22 Urkunden und Verträge

1. Urkunden und Verträge, die vom Regierungsrat abgeschlossen werden oder seiner Genehmigung unterliegen, sind sofort nach ihrer Ausfertigung an das Staatsarchiv abzuliefern.

Art. 23 Bewertung

1. Das Staatsarchiv prüft zusammen mit dem jeweiligen aktenbildenden öffentlichen Organ dessen Unterlagen auf ihren bleibenden Wert und entscheidet dann über deren Archivwürdigkeit.

Art. 24 Ablieferungsvereinbarung

1. Die öffentlichen Organe treffen mit dem Staatsarchiv Ablieferungsvereinbarungen, die
   1. die Periodizität der Ablieferungen regeln,
   2. im Sinne einer Kompetenzdelegation den jeweiligen aktenbildenden Organen die Kompetenz erteilen, aufgrund inhaltlicher und formaler Kriterien genau definierte Unterlagen zu vernichten, ohne vorher mit dem Staatsarchiv Rücksprache nehmen zu müssen.

Art. 25 Ablieferungsverzeichnis

1. Den Ablieferungen ist ein Verzeichnis der abgelieferten Unterlagen mit knapper Inhaltsbeschreibung, einschliesslich des Hinweises auf Personendaten, und den Laufzeiten der einzelnen Serien beizulegen. Über Akten, die das Staatsarchiv zur Vernichtung freigegeben hat, muss ein Protokoll angefertigt und dem Staatsarchiv abgeliefert werden.

V. Benützung

(V.)1. Allgemeines

Art. 26 Grundsätze

1. Die Benützung von Archivgut erfolgt im Staatsarchiv. Das Staatsarchiv kann für bestimmte Hilfsmittel und Unterlagen die Benützung über ein elektronisches Zugangssystem ermöglichen.
2. Das Staatsarchiv kann vor der Benützung die Vorlage eines Ausweises verlangen.
3. Ausleihe von Archivgut an Dritte ist in der Regel nur für Ausstellungen möglich, und zwar dann,
   1. wenn der Erhaltungszustand die Ausleihe zulässt,
   2. wenn die Ausstellungsbedingungen hinsichtlich Transport, Sicherheit und konservatorischen Verhältnissen den Standards entsprechen,
   3. wenn die Respektierung der Urheberrechte am Archivgut sichergestellt ist,
   4. wenn der Leihnehmer oder die Leihnehmerin die Kosten für Sicherheitskopien trägt,
   5. wenn die Ausleihe keinen unverhältnismässigen Aufwand verursacht.
4. Das Recht auf Benützung schliesst die Findmittel ein, sofern dadurch nicht das öffentliche Interesse oder überwiegende schutzwürdige Interessen betroffener Personen oder Dritter beeinträchtigt werden.
5. Reproduktionen werden angefertigt oder zugelassen, sofern
   1. der Erhaltungszustand des Archivguts und die Kapazitäten des Staatsarchivs sie zulassen,
   2. keine schutzwürdigen öffentlichen und privaten Interessen einschliesslich der Urheberrechte beeinträchtigt werden.

Art. 27 Einschränkung oder Ausschluss

1. Einschränkung oder Ausschluss der Benützung von Archivgut über die üblichen Schutzfristen hinaus gemäss Archivgesetz § 9 Abs. 2 lit. a erfolgt durch das Staatsarchiv nach Rücksprache mit der abliefernden Stelle.
2. Das Staatsarchiv führt eine öffentlich zugängliche Liste jenes Archivgutes, dessen Benützung nach § 9 Abs. 2 lit. a des Archivgesetzes eingeschränkt oder ausgeschlossen wird.
3. Die Benützerin oder der Benützer erhält bei Einschränkung oder Ausschluss der Benützung nach § 9 Abs. 2 lit. a des Archivgesetzes auf Antrag eine Verfügung.

Art. 28 Verwaltungsaufwand

1. Ein unverhältnismässiger Verwaltungsaufwand, der die Benützung einschränkt oder ausschliesst, kann insbesondere entstehen, wenn
   1. der Ordnungszustand des Archivgutes ungenügend ist,
   2. der Verwaltungsaufwand für mehrere gleichartige Benützungsbegehren ohne Verletzung des Grundsatzes der Gleichbehandlung nicht möglich wäre,
   3. digitale Unterlagen nicht ohne erheblichen Zusatzaufwand zugänglich und lesbar gemacht werden können.

Art. 29 Entgeltliche und unentgeltliche Leistungen des Staatsarchivs

1. Unentgeltlich sind insbesondere:
   1. Hilfe zum Benützen der Findmittel,
   2. allgemeiner Lesesaaldienst einschliesslich Bereitstellen bestellter Archivalien,
   3. Beratung zur Benützung von Archivgut, unter Vorbehalt von Abs. 2 lit. a,
   4. Beantwortung einfacher schriftlicher und telefonischer Anfragen.
2. Als besondere Leistungen nach Archivgesetz § 9 Abs. 3 gelten vor allem:
   1. Beantwortung von Anfragen und Beratungen zur Benützung, die umfangreichere Nachforschungen voraussetzen,
   2. Herstellen von Reproduktionen und Reproduktionsvorlagen,
   3. Ausstellen von Abschriften und Beglaubigungen sowie von Transkriptionen,
   4. Bereitstellen von Archivgut zu offensichtlich materiellem Nutzen.
3. Reproduktionen und Reproduktionsvorlagen werden gegen eine Gebühr hergestellt. Das Staatsarchiv kann die Gebühr teilweise oder ganz erlassen, insbesondere wenn die Reproduktion nicht offensichtlich materiellem Nutzen dient.
4. Die Einzelheiten werden in der Gebührenverordnung des Staatsarchivs geregelt.
5. Für Baupläne gilt die Verordnung betreffend die Ausleihe von Bauakten.

Art. 30 Ausschluss von der Benützung

1. Grob gegen die Benützungsverordnung verstösst und von der Benützung ausgeschlossen wird insbesondere,
   1. wer vorsätzlich oder fahrlässig Archivgut beschädigt,
   2. wer wiederholt Archivgut in Unordnung bringt,
   3. wer wiederholt oder schwerwiegend gegen die Lesesaalordnung verstösst,
   4. wer schützenswerte Interessen betroffener Personen oder Dritter missachtet, insbesondere wer Auflagen missachtet, die mit der Benützung von Archivgut vor Ablauf der Schutzfrist verbunden sind.

Art. 31 Belegexemplar

1. Wer ein Werk veröffentlicht, das in wesentlichen Teilen auf der Benützung staatlichen Archivguts beruht, hat dem Staatsarchiv nach Erscheinen des Werks unaufgefordert ein Belegexemplar abzuliefern.
2. Ist die Ablieferung eines Belegexemplares der Benützerin oder dem Benützer insbesondere wegen der niedrigen Auflage oder der hohen Kosten des Werkes nicht zumutbar, kann er oder sie dem Staatsarchiv entweder ein Exemplar des Werkes zur Herstellung einer Vervielfältigung überlassen oder für deren eigene Herstellung eine angemessene Entschädigung verlangen.
3. Abs. 1 und 2 gelten entsprechend für Veröffentlichungen der Benützerin oder des Benützers in Sammelwerken oder Zeitschriften sowie für Werke, die nicht veröffentlicht sind, einschliesslich solcher in digitaler Form.

(V.)2. Schutzfristen

Art. 32 Öffentlich zugängliche Unterlagen

1. Öffentliche Unterlagen, die schon bei ihrer Entstehung oder im Lauf ihrer Verwendung zur Veröffentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich waren, können in dem Umfang und in der Ordnung bekannt gegeben werden, wie sie veröffentlicht sind oder waren.

Art. 33 Fristen für Teile einer Archivalieneinheit

1. Teile von Archivalieneinheiten können zugänglich gemacht werden vor Ablauf der Schutzfrist der ganzen Archivalieneinheit.
2. Voraussetzung dafür sind insbesondere, dass
   1. dadurch keine schützenswerten öffentlichen und privaten Interessen beeinträchtigt werden,
   2. die Teilung nur geringen betrieblichen Aufwand erfordert.

Art. 34 Verlängerung

1. Die Verlängerung der Schutzfrist nach § 10 Abs. 4 des Archivgesetzes erfolgt einvernehmlich zwischen dem Staatsarchiv und der abliefernden Stelle.
2. Die Verlängerung wird schriftlich begründet.
3. Benützerin und Benützer haben Anspruch auf Einsicht in diese Begründung, sofern nicht das öffentliche Interesse der Einsicht zwingend entgegensteht oder schutzwürdige Interessen betroffener Personen oder Dritter dadurch beeinträchtigt werden.
4. Das Staatsarchiv führt eine öffentlich zugängliche Liste jenes Archivgutes, dessen Schutzfrist verlängert wurde.

Art. 35 Benützung vor Ablauf der Schutzfrist

1. Gesuche um Benützung von Archivgut vor Ablauf der Schutzfristen sind schriftlich zu stellen.
2. Wer ein Gesuch um Benützung dieses Archivgutes stellt, hat sich auszuweisen.
3. Im Gesuch sind anzugeben: Benützungszweck einschliesslich geplanter Veröffentlichung und, sofern vorhanden, Benützungszusammenhang (insbesondere Universitätsveranstaltung, Sammelwerk, Vortragsreihe, Öffentlichkeitsarbeit).
4. Das Staatsarchiv kann das abliefernde öffentliche Organ anhören und entscheidet über Gesuche insbesondere anhand folgender Gesichtspunkte:
   1. Benützungszweck,
   2. Alter der Unterlagen,
   3. Inhalt der Unterlagen,
   4. Verhältnismässigkeit des notwendigen Aufwands zur Prüfung, vor allem unter dem Gesichtspunkt des Grundsatzes der Gleichbehandlung.
5. Über Gesuche um Benützung von medizinischem Archivgut entscheidet das Staatsarchiv im Einvernehmen mit der abliefernden Stelle. Das Staatsarchiv entscheidet selbständig, wenn nach Inhalt und Alter der Unterlagen offensichtlich keine Interessen mehr beeinträchtigt werden, deren Schutz das medizinische Berufsgeheimnis dient.
6. Als Angehörige im Sinn des Archivgesetzes gelten Ehepartnerinnen und Ehepartner, eingetragene Partnerinnen und eingetragene Partner, Personen, die eine faktische Lebensgemeinschaft führen, sowie nach deren Tod die urteilsfähigen direkten Nachkommen und, falls keine direkten Nachkommen da sind, die Eltern sowie die urteilsfähigen Geschwister.

Art. 36 Anhören der abliefernden Stelle

1. Das abliefernde Organ, welches vom Staatsarchiv vor der Verkürzung von Schutzfristen angehört wird, erhält dadurch nicht das Recht, sein ehemaliges Archivgut wieder zu benützen, wenn dieses Personendaten enthält (§ 12 Abs. 1 Satz 1 Archivgesetz).

(V.)3. Benützung durch öffentliche Organe

Art. 37 Privilegierter Zugriff

1. Das abliefernde öffentliche Organ und andere nach Archivgesetz § 12 Abs. 2 berechtigte öffentliche Organe können ihr Archivgut auch ausserhalb des Staatsarchivs benützen.
2. Dabei gelten folgende Bedingungen:
   1. Die Unterlagen müssen so gut erhalten, geordnet und verzeichnet sein, dass eine Schädigung des Archivguts und der Verlust von Teilen des Archivguts ausgeschlossen ist.
   2. Die Benützung der Unterlagen durch die Öffentlichkeit muss während der Zeit der Ausleihe in angemessener Weise gewährleistet sein.
   3. Die Ausleihe ist zeitlich beschränkt.

(V.)4. Rechte der betroffenen Person

Art. 38 …

Art. 39 Aufwand und Verfahren

1. Nicht angemessen ist der Aufwand zum Auffinden der Daten der betroffenen Person insbesondere, wenn keine Findmittel vorliegen oder wenn konkrete Angaben über den Zeitraum oder die involvierten Behörden fehlen.
2. Auf Verlangen erteilt das Staatsarchiv die Auskunft schriftlich.
3. Einsicht in das Archivgut kann insbesondere gewährt werden, wenn dadurch keine schutzwürdigen Interessen Dritter und keine schutzwürdigen öffentlichen Interessen beeinträchtigt werden.
4. Betroffene Personen erhalten bei Einschränkung oder Verweigerung der Auskunft oder Einsicht auf Antrag eine Verfügung.

VI. Aufhebung bestehenden Rechts

Art. 40

1. Diese Verordnung ist zu publizieren; sie wird gleichzeitig mit dem Gesetz über das Archivwesen (Archivgesetz) vom 11. September 1996 auf den 1. November 1998 wirksam.
2. Das Reglement betreffend die Registraturen der öffentlichen Verwaltung und die Ablieferungen an das Staatsarchiv vom 26. Januar 1956 wird aufgehoben.