Reglement für die Institutionen und die Zentralen Dienste

Vom 24.05.2005 (Stand 10.02.2022)

I. Geltungsbereich und Bestand

Art. 1

1. Dieses Reglement gilt für das Bürgerspital, das Bürgerliche Waisenhaus und die Zentralen Dienste.
2. Das Bürgerspital und das Bürgerliche Waisenhaus sind öffentlich-rechtliche Anstalten. Sie sind im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften selbständig sowie partei- und prozessfähig.
   1. …
   2. …
   3. …
3. Die Zentralen Dienste bilden die Geschäftsstelle von Bürgergemeinderat und Bürgerrat.
4. …

II. Aufgaben

Art. 2

1. Die Aufgaben der Institutionen und der Zentralen Dienste ergeben sich aus den Produktegruppen und Produkten gemäss §§ 2b und 2k der Gemeindeordnung.

III. Investitionen

Art. 3

1. Investitionen sind wertvermehrende Ausgaben, die Vermögenswerte mit mehrjähriger Nutzungsdauer schaffen.
2. …

IV. Organisation und Zuständigkeiten

Art. 4 Bürgerrat

1. Der Bürgerrat
   1. nimmt die von den Direktionen erlassenen und von den Leitungsausschüssen genehmigten Bestimmungen über die Organisation und die Zuständigkeiten zur Kenntnis und prüft, ob die Vorgaben des übergeordneten Rechts eingehalten werden;
   2. beschliesst Investitionen im Verwaltungsvermögen ab CHF 1 Mio. bis zu CHF 1,5 Mio. im Einzellfall;
   3. beschliesst im Verwaltungsvermögen den Kauf und den Verkauf von Liegenschaften sowie die Errichtung von Baurechten ab CHF 1 Mio. bis zu CHF 2 Mio. im Einzelfall. Diese Kompetenz erhöht sich mit Zustimmung der Aufsichtskommission auf den doppelten Betrag; 3a. beschliesst im Finanzvermögen Investitionen sowie Rechtsgeschäfte über Eigentum und beschränkte dingliche Rechte an Grundstücken über CHF 1 Mio. im Einzelfall;
   4. bestimmt auf Antrag der Institutionen und der Zentralen Dienste die Revisionsstelle;
   5. nimmt die Zuständigkeiten gemäss Personalrecht der Bürgergemeinde wahr;
   6. entscheidet Personalrekurse in zweiter Instanz;
   7. setzt die Gebühren im Einbürgerungsverfahren fest;
   8. ist verantwortlich für die Jahresrechnung (Erfolgsrechnung, Bilanz und Anhang) und die Rechnungslegung.

Art. 5 Departemente

1. Es werden als Departemente geführt:
   1. das Bürgerspital Basel;
   2. …
   3. das Bürgerliche Waisenhaus;
   4. die Zentralen Dienste.
2. Die Vorsteherinnen und Vorsteher der Departemente vertreten im Bürgerrat die Geschäfte der Institutionen beziehungsweise der Zentralen Dienste.
3. Die Christoph Merian Stiftung wird ebenfalls als Departement geführt. Der Bürgerrat erlässt die diesbezüglichen Vorschriften in einem besonderen Reglement.

Art. 6 Leitungsausschüsse

1. Den Direktionen der Institutionen und der Zentralen Dienste stehen Leitungsausschüsse vor.
2. Diese bestehen aus der Departementsvorsteherin oder dem Departementsvorsteher, der Statthalterin oder dem Statthalter und der Direktorin oder dem Direktor.
3. Die Leitungsausschüsse
   1. bereiten die Geschäfte zuhanden des Bürgerrats und des Bürgergemeinderats vor;
   2. genehmigen die Bestimmungen der Direktionen über die Organisation und die Zuständigkeiten der Institutionen beziehungsweise der Zentralen Dienste;
   3. beschliessen im Verwaltungsvermögen Investitionen ab CHF 200'000 bis CHF 1 Mio. im Einzelfall; 3a. beschliessen im Verwaltungsvermögen den Kauf und den Verkauf von Liegenschaften sowie die Errichtung von Baurechten ab CHF 200'000 bis CHF 1 Mio. im Einzelfall;
   4. beschliessen im Finanzvermögen Investitionen sowie Rechtsgeschäfte über Eigentum und beschränkte dingliche Rechte an Grundstücken ab CHF 200'000 bis CHF 1 Mio. im Einzelfall;
   5. …
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   7. entscheiden erstinstanzlich über Personalrekurse;
   8. entscheiden im Rahmen der Bestimmungen des Stifters über die der Institution bzw. den Zentralen Diensten gewidmeten unselbständigen Stiftungen und Fonds;
   9. legen das Revisionsmandat fest;
   10. genehmigen den Abschluss von Rahmenverträgen für grundpfandgesicherte Forderungen.

Art. 7 Direktionen

1. Die Institutionen und die Zentralen Dienste werden von Direktorinnen oder Direktoren geführt.
2. Die Direktorinnen oder Direktoren
   1. vollziehen die Beschlüsse der Organe der Bürgergemeinde;
   2. stellen sicher, dass die ihnen zustehenden Aufgaben im Rahmen der Vorgaben erfüllt werden;
   3. setzen die erforderlichen Führungsinstrumente ein und erfassen alle zur betrieblichen Steuerung notwendigen Daten;
   4. bereiten die Daten auf und stellen die für die politische Steuerung wesentlichen Erkenntnisse zuhanden der übergeordneten Organe zusammen;
   5. bestimmen im Rahmen der Vorgaben die Organisation und die Zuständigkeiten ihrer Institution beziehungsweise der Zentralen Dienste unter Vorbehalt der Genehmigung durch die Leitungsausschüsse;
   6. legen fest, wer Verfügungen erlassen kann;
   7. beschliessen im Verwaltungsvermögen Investitionen, den Kauf und den Verkauf von Liegenschaften sowie die Errichtung von Baurechten bis CHF 200'000 im Einzelfall; 7a. beschliessen im Finanzvermögen Investitionen sowie Rechtsgeschäfte über Eigentum und beschränkte dingliche Rechte an Grundstücken bis CHF 200'000 im Einzelfall; 7b. beschliessen Anlagen in Geld und Wertpapieren unter Einhaltung der für sie geltenden Anlagevorschriften abschliessend;
   8. schaffen im Rahmen der bewilligten Mittel Stellen und heben Stellen auf;
   9. beschliessen im Übrigen alle Rechtsgeschäfte, die nicht in die Zuständigkeit eines anderen Organs fallen;
   10. entscheiden im Einzelfall im Rahmen der Bestimmungen des Stifters über die der Institution bzw. den Zentralen Diensten gewidmeten unselbständigen Stiftungen und Fonds bis zu dem vom Leitungsausschuss übertragenen Kompetenzbetrag.

Art. 8 …

V. Controlling

Art. 9 Grundsatz

1. Das Controlling stellt die Erfassung aller wesentlicher Daten über Wirkung, Leistung, Aufwendungen und Erträge sicher und gibt Auskunft über Abweichungen zwischen Zielen und Vorgaben und deren Erreichung und Umsetzung.
2. Im Rahmen des Berichtswesens legen die Institutionen und die Zentralen Dienste über die Aufgabenerfüllung sowie über die Aufwendungen und Erträge Rechenschaft ab.
3. Gegenüber dem Bürgerrat erfolgt die Berichterstattung auf Produktestufe halbjährlich.
4. Gegenüber dem Bürgergemeinderat erfolgt die Berichterstattung an die Sach- bzw. Aufsichtskommission auf Produktegruppenstufe halbjährlich.
5. Stellen die Institutionen, die Zentralen Dienste oder Organe der Bürgergemeinde gegenüber den Leistungsaufträgen Abweichungen fest, beschliessen sie in ihrem Zuständigkeitsbereich liegende Korrekturmassnahmen oder beantragen diese dem dafür zuständigen Organ.

Art. 10 Vorgaben

1. Das Controlling der Institutionen und der Zentralen Dienste
   1. …
   2. erfasst die Wirkungs-, Leistungs- und Finanzdaten auf Produkte- und Produktegruppenstufe;
   3. vergleicht die Ist- mit den Sollwerten;
   4. gibt Auskunft über die Stellen und deren Zuordnung zu den Lohnbereichen.
2. …

Art. 11 Leistungsaufträge *

1. Die Institutionen und die Zentralen Dienste bereiten die Leistungsaufträge zuhanden der zuständigen Organe der Bürgergemeinde rechtzeitig vor.
2. Diese Unterlagen sind versehen mit allen erforderlichen Daten bis spätestens 3 Monate vor Inkrafttreten der neuen Leistungsaufträge dem Bürgerrat zu unterbreiten.
3. …

Art. 12 Jahresbericht

1. Die Institutionen und die Zentralen Dienste bereiten zuhanden der zuständigen Organe der Bürgergemeinde den Jahresbericht vor.
2. Der Jahresbericht weist aus, wie die Ziele erreicht, die Vorgaben erfüllt und welche Mittel dazu eingesetzt wurden. Abweichungen werden ausgewiesen und begründet.
3. …
4. Der Bürgerrat leitet diese Unterlagen an die Aufsichtskommission oder an die zuständige Sachkommission zur Prüfung und Antragstellung zuhanden des Bürgergemeinderats weiter.
5. Der Bürgerrat kann weitergehende Daten und Informationen verlangen. Vorbehalten bleiben die Bestimmungen über den Datenschutz.

Art. 13 …

Art. 14 Vorkommnisse von grosser Bedeutung

1. Wer Vorkommnisse von grosser politischer oder finanzieller Bedeutung, von öffentlichem Interesse oder von grosser Tragweite für bestimmte Personen wahrnimmt, orientiert unverzüglich die vorgesetzte Stelle.

VI. Grundsätze der Geschäftsführung *

Art. 15 Grundsatz

1. Die Institutionen und die Zentralen Dienste stellen mit ihrer internen Organisation sicher, dass
   1. die ihnen zur Verfügung stehenden Mittel sorgfältig bewirtschaftet und sparsam verwendet werden;
   2. die Vorgaben der übergeordneten Organe und die Anwendung des geltenden Rechts beachtet werden;
   3. rechtswidriges Verhalten, namentlich strafbare Handlungen vermieden werden können.

Art. 16 Regelungsgegenstände

1. Die Institutionen und die Zentralen Dienste regeln namentlich, wie
   1. im Rahmen der bewilligten Leistungsaufträge Verpflichtungen eingegangen werden können;
   2. finanzielle Transaktionen (Bar, Bank- und Postkonten) vorgenommen werden;
   3. Anlagen im Finanzvermögen vorgenommen werden;
   4. Fremdmittel beschafft werden können;
   5. Belege visiert und zur Zahlung angewiesen werden;
   6. Belege kontrolliert werden (Form, Inhalt, rechnerische Richtigkeit);
   7. Kredite überwacht werden;
   8. gegen innen und gegen aussen Schriftstücke unterschrieben werden;
   9. die Vollständigkeit der Einnahmen sichergestellt wird.

Art. 17 Vieraugenprinzip/Doppelunterschrift

1. Die Institutionen und die Zentralen Dienste stellen sicher, dass Rechnungen nur bezahlt werden, wenn sie von mindestens zwei Personen visiert beziehungsweise zur Zahlung angewiesen wurden.
2. Wird für bestimmte Fälle vom Vieraugenprinzip abgewichen, stellen die Institutionen und die Zentralen Dienste sicher, dass die interne Kontrolle mit anderen Massnahmen gewährleistet wird.
3. Grundsätzlich werden Schriftstücke gegen aussen und wichtige Dokumente gegen innen, wie etwa Arbeitsbestätigungen, Arbeitsverträge bzw. Schriftstücke über deren Auflösung und Arbeitszeugnisse, immer mit Doppelunterschrift versehen. Ausnahmen sind ausdrücklich zu regeln.

VII. Vorgaben zur Anlage von Finanzvermögen und von Stiftungsmitteln

Art. 18

1. Das Finanzvermögen ist so zu verwalten, dass Sicherheit und genügender Ertrag der Anlagen, eine angemessene Verteilung der Risiken sowie die Deckung des voraussehbaren Bedarfes an flüssigen Mitteln gewährleistet sind.
2. Im Einzelnen sind die Bestimmungen über Sicherheit und Risikoverteilung, Ertrag, Liquidität, zulässige Anlagen und – ausser für Liegenschaften – über Begrenzung der einzelnen Anlage sowie Gesamtbegrenzung gemäss Verordnung zum Bundesgesetz über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVG) analog anwendbar.

VIII. Revision

Art. 19

1. Der Bürgerrat bestimmt auf Antrag der Leitungsausschüsse die Revisionsstellen für die Institutionen und für die Zentralen Dienste und legt auf deren Antrag das Revisionsmandat fest.
2. Die Revisionsstelle
   1. muss befähigt sein, ihre Aufgabe wahrzunehmen. Die Befähigung richtet sich nach Art. 1 der eidgenössischen Verordnung über die fachlichen Anforderungen an besonders befähigte Revisoren (SR 221.302);
   2. prüft, ob die Buchführung und die Jahresrechnung (Erfolgsrechnung, Bilanz und Anhang) mit den gesetzlichen Vorschriften der Bürgergemeinde über die Rechnungslegung sowie mit den allgemein anerkannten kaufmännischen Grundsätzen im Einklang stehen; 2a. prüft, ob die Summe der finanziellen Ergebnisse der Produktegruppen mit dem Ergebnis der Erfolgsrechnung übereinstimmt;
   3. berichtet gemäss Revisionsmandat den Leitungsausschüssen bzw. dem Bürgerrat schriftlich über das Ergebnis ihrer Prüfung. Der Bürgerrat leitet die Bestätigungsberichte zur Jahresrechnung umgehend an die Aufsichtskommission oder an die zuständige Sachkommission zur Kenntnisnahme weiter.

IX. Schluss- und Übergangsbestimmungen

Art. 20 Aufhebung von Reglementen

1. Die folgenden Reglemente werden mit Wirksamkeit dieses Reglements aufgehoben:
   1. Reglement für das Bürgerspital Basel vom 9. Mai 2000;
   2. Reglement für die Sozialhilfe der Stadt Basel vom 10. September 2002;
   3. Reglement für das Bürgerliche Waisenhaus Basel vom 16. November 1999;
   4. Reglement für die Zentralverwaltung der Bürgergemeinde der Stadt Basel vom 6. Januar 1987;
   5. Reglement des Ausschusses für Personalangelegenheiten vom 23. Februar 1982;
   6. Reglement über die Aufgaben und Befugnisse des Liegenschaftsausschusses vom 13. März 1979;
   7. Reglement über die Aufgaben und Befugnisse des Verwaltungsausschusses des Bürgerrates vom 26. November 1985;
   8. Reglement des Ausschusses für Öffentlichkeitsarbeit vom 20. November 2001.

Art. 21 Publikation/Wirksamkeit

1. Dieses Reglement ist zu publizieren und wird auf den 1. Januar 2006 wirksam.