Spesenreglement der Gemeindeverwaltung Riehen

Vom 04.12.2007 (Stand 01.01.2026)

I. Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Geltungsbereich

1. Dieses Spesenreglement gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung.

Art. 2 Spesen

1. Als Spesen gelten die Ausgaben, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Interesse der Arbeitgeberin entstehen und effektiv notwendig sind.
2. Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden folgende geschäftlich bedingten Ausgaben ersetzt:
   1. Fahrtkosten
   2. Verpflegungskosten
   3. Übernachtungskosten
   4. Übrige Kosten
3. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verpflichtet, ihre Spesen möglichst tief zu halten.
4. Fahrten vom Wohnort zum vereinbarten Arbeitsort und zurück gelten nicht als Dienstfahrt.

Art. 3 Grundsatz der Spesenrückerstattung

1. Die Spesen werden grundsätzlich nach Spesenereignis entsprechend den effektiv angefallenen Ausgaben und gegen Beleg abgerechnet. Vorbehalten bleiben §§ 7 und 11.
2. Die Rückerstattung erfolgt gemäss den §§ 11 und 12.
3. Bei Kostenübernahme durch Dritte kann kein Spesenersatz geltend gemacht werden.

II. Fahrtkosten

Art. 4 Ersatz der Kosten für die öffentlichen Verkehrsmittel

1. Für Dienstfahrten sind grundsätzlich die öffentlichen Verkehrsmittel zu benützen.
2. Es werden die Kosten für Dienstfahrten in der 2. Klasse vergütet. Nur in Ausnahmefällen, insbesondere zu repräsentativen Zwecke, und mit vorgängiger Einwilligung der Vorgesetzten darf für Dienstfahrten die 1. Klasse benützt werden.
3. Die Fahrtkosten werden pro Kalenderjahr bis zur Summe des doppelten Betrags eines Jahres-Halbtax-Abonnements voll vergütet. Danach erfolgt die Vergütung zum 1/2 Tarif. Vorbehalten bleibt § 4a.
4. …

Art. 4a

1. Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, welche privat über ein Jahres-Generalabonnement verfügen und dieses für Dienstfahrten verwenden, gilt § 4 Abs. 3.
2. Kann bei regelmässigen Dienstfahrten eine Herabsetzung der Fahrkosten in öffentlichen Verkehrsmitteln durch die Verwendung von Monats- oder Jahresabonnementen oder vergünstigten Mehrfahrtenkarten erreicht werden, werden die Kosten nach vorheriger Kostenprüfung durch die Vorgesetzten von der Arbeitgeberin vollständig übernommen. Dies gilt auch bei vergünstigten Abonnementen.

Art. 5 Ersatz der Kosten für Privatfahrzeuge

1. Ist für Dienstfahrten die Benützung der öffentlichen Verkehrsmittel nicht möglich oder wirtschaftlich nicht vertretbar und die Benutzung der gemeindeeigenen Fahrzeuge im Rahmen der Verfügbarkeit nicht möglich, werden den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Kosten für die Benützung eines Privatfahrzeugs oder eines Fahrzeugs einer Carsharing-Firma ersetzt.
2. Die Kosten für die Benützung eines Privatfahrzeugs werden wie folgt ersetzt:
   1. Auto
   2. Motorräder
   3. Mofas
   4. …
   5. Car-Sharing
3. Bei durchschnittlich vier angeordneten Dienstfahrten pro Woche mit dem privaten Velo wird eine Pauschalentschädigung von CHF 300 pro Jahr gewährt. Bei weniger Dienstfahrten wird keine Entschädigung gewährt.

III. Kosten für Verpflegung und Unterkunft

Art. 6 Grundsatz

1. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben bei Geschäftsreisen oder wenn sie aus anderen Gründen veranlasst sind, sich ausserhalb ihres üblichen Arbeitsorts zu verpflegen oder auswärts zu übernachten, Anspruch auf Ersatz der Ausgaben.

Art. 7 Verpflegungskosten

1. Es werden folgende Pauschalen vergütet:
   1. Frühstück (bei vorangehender Übernachtung, sofern das Frühstück in den Hotelkosten nicht inbegriffen ist)
   2. Mittagessen
   3. Abendessen (bei auswärtiger Übernachtung oder Rückreise nach 20 Uhr)
2. Reichen diese Ansätze nachgewiesenermassen aus dienstlichen Gründen zur Deckung der tatsächlichen Ausgaben nicht aus, so werden gegen Vorweisung der entsprechenden Belege die effektiven Kosten ersetzt.

Art. 8 Übernachtungskosten

1. Vergütet werden maximal die effektiven Kosten von Übernachtungen in Hotels bis zur Mittelklasse.
2. Allfällige private Ausgaben (z.B. private Telefongespräche, Mini-Bar) sind von der Hotelrechnung abzuziehen.
3. Muss aus dienstlichen Gründen ein teureres Hotel gewählt werden, so werden gegen Vorweisung der entsprechenden Belege die effektiven Kosten ersetzt.

IV. Übrige Kosten *

Art. 9 Delegationen

1. Werden Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter im Auftrag der Gemeinde an Kongresse, Festlichkeiten und ähnliche Anlässe delegiert, werden auch andere nachgewiesene Ausgaben wie Eintrittsgelder, Kongressgebühren und dergleichen vergütet.

Art. 10 Repräsentationsauslagen

1. Sind im Rahmen der Aufgabenerfüllung Repräsentationspflichten zu erfüllen (z.B. Einladungen zur Verpflegung im Restaurant, Repräsentationsgeschenk), so werden die nachgewiesenen Kosten vergütet.
2. Grundsätzlich ist Zurückhaltung zu üben. Die anfallenden Kosten müssen stets durch die Interessen der Gemeinde gedeckt sein.
3. Folgende Angaben sind bei Einladungen zur Verpflegung im Restaurant zu vermerken: – Name aller anwesenden Personen – Name und Ort des Lokals – Datum und Geschäftszweck der Einladung.
4. Die Mitglieder der erweiterten Geschäftsleitung sind befugt, für Repräsentationszwecke im Einzelfall bis maximal CHF 200 auszulegen. Sie vermerken auf dem Rückerstattungsbeleg den Verwendungszweck. Die Rückerstattung erfolgt gemäss § 12.

Art. 10a …

V. Administrative Bestimmungen

Art. 11 Vorgängige Zustimmung

1. Betragen die Ausgaben für Geschäftsreisen voraussichtlich mehr als CHF 250, so ist von der zuständigen Vorgesetzten oder vom zuständigen Vorgesetzten vorgängig die Zustimmung zu den erwarteten Kosten einzuholen.
2. Vorbehalten bleiben die Bestimmungen des Personalreglements über die Weiterbildung. Diese gelten analog auch für den Besuch von Fachtagungen.

Art. 12 Spesenabrechnung

1. Die Spesenabrechnungen und Spesenbelege sind nach Beendigung des Spesenereignisses bis zum von der Verwaltungsleiterin oder dem Verwaltungsleiter festgelegten Stichtag, bei wiederkehrenden Ausgaben mindestens jedoch halbjährlich im digitalen Personalinformationssystem zu erfassen. Die Vorgesetzten kontrollieren und visieren diese bis spätestens zum dafür festgelegten Stichtag. Bei Spesen im Zusammenhang mit Weiterbildungen ist zusätzlich das Visum der Leitung des Stabs Personal notwendig.
2. Die Rückerstattung erfolgt im Rahmen der Lohnauszahlungen.
3. Als Belege gelten insbesondere Quittungen, quittierte Rechnungen, Kassenbons, Rechnungsbelege zu den Kreditkartenabrechnungen, Fahrkostenbelege oder Tickets, die den Nachweis für den Spesenfall erbringen.

VI. Schlussbestimmungen

Art. 13 Aufhebung bisherigen Rechts

1. Die Ordnung betreffend den Auslagenersatz für Dienstreisen der Beamten und Angestellten der Gemeinde Riehen vom 1. Januar 1977 wird aufgehoben.

Art. 14 Publikation und Wirksamkeit

1. Dieses Reglement wird publiziert; es wird sofort wirksam.