Verordnung über die Beratungsstelle Espace Gesundheit-Soziales

Vom 18.12.2018 (Stand 01.10.2024)

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Interventionsbereich

1. 'Der Staat Freiburg stellt seinem Personal eine Fachberatung namens «Beratungsstelle Espace Gesundheit-Soziales» (CESS) zur Verfügung.
2. Die CESS interveniert in folgenden Bereichen:
   1. Beeinträchtigungen der körperlichen oder psychischen Gesundheit;
   2. psychosoziale Risiken am Arbeitsplatz;
   3. finanzielle Probleme;
   4. persönliche Fragen (schwierige Lebensumstände).
3. Die CESS ist auch offizielle Ansprechpartnerin beim Amt für Personal und Organisation (POA) für:
   1. Konflikte, Mobbing und sexuelle Belästigung;
   2. Aktivitäten in Zusammenhang mit der beruflichen Wiedereingliederung von Personen mit gesundheitlicher Beeinträchtigung;
   3. die Bearbeitung der Anträge und das Sekretariat des Sozialfonds für das Staatspersonal.

Art. 2 Massnahmen

1. Gemäss ihrem Auftrag schlägt die CESS in ihrem Interventionsbereich folgende Massnahmen vor und koordiniert sie:
   1. Schutzmassnahmen zur Ursachenbekämpfung und Verhinderung von Problemen;
   2. Massnahmen, um den Verlauf bei einem bestehenden Problem zu stoppen, um dessen Folgen vorzubeugen und sie zu beschränken;
   3. Massnahmen, die es den betroffenen Personen ermöglichen sollen, ihr ursprüngliches Leistungspotenzial wiederzuerlangen oder neues aufzubauen.

2 Organisation

Art. 3 Zuweisung

1. Die CESS ist eine Organisationseinheit des POA. Sie ist bei der Auswahl und Durchführung der Dienstleistungen für Mitarbeitende mit Schwierigkeiten gegenüber ihrer Hierarchie unabhängig.
2. Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Verordnung über Mobbing, sexuelle Belästigung und zwischenmenschliche Probleme am Arbeitsplatz und des Reglements über den Sozialfonds.
3. Die Beraterinnen und Berater der CESS (Beraterinnen und Berater Gesundheit-Soziales) sind bei ihren Interventionen weder an die Weisungen der Anstellungsbehörden noch des POA gebunden; allfällige Spezialgesetzgebungen bleiben vorbehalten.
4. Über die Umsetzung konkreter Massnahmen zur Anwendung gesetzlicher oder reglementarischer Bestimmungen über das Staatspersonal entscheidet die Anstellungsbehörde nach Stellungnahme des POA und im Einvernehmen mit der betroffenen Verwaltungseinheit.

Art. 4 Personal und andere Ressourcen

1. Die Beraterinnen und Berater Gesundheit-Soziales stützen sich zur Ausübung ihrer Tätigkeit auf den Berufskodex der Föderation der Schweizer Psychologinnen und Psychologen und des Vereins AvenirSocial.
2. Die Qualität der Arbeit der CESS wird insbesondere durch Weiterbildung, Intervision und Supervision gewährleistet.
3. Die CESS greift grundsätzlich auf interne Ressourcen und Strukturen zurück. Bei Bedarf zieht sie externe Partner hinzu oder verweist die betroffenen Personen an sie.

3 Arbeitsprinzipien und Dienstleistungen

Art. 5 Zielpublikum

1. An die CESS können sich wenden:
   1. die dem Gesetz über das Staatspersonal unterstellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Staates Freiburg, unabhängig von der Hierarchiestufe;
   2. die Bezügerinnen und Bezüger von Taggeldern aus dem Fonds für die Lohngarantie des Staates Freiburg.
2. Diese Verordnung gilt sinngemäss für die Mitglieder des Kantonsgerichts und des Staatsrats, für die Oberamtspersonen, die Lernenden sowie die Praktikantinnen und Praktikanten.

Art. 6 Inanspruchnahme der CESS

1. Alle zum Zielpublikum gehörenden Personen können sich direkt und ohne Rücksprache mit ihren Vorgesetzten an die CESS wenden.
2. Alle Vorgesetzten oder HR-Ansprechpersonen können sich an die CESS wenden, um sich bei der Betreuung von Mitarbeitenden mit Schwierigkeiten beraten zu lassen.
3. Die Beraterinnen und Berater Gesundheit-Soziales legen für jeden einzelnen Fall, den sie betreuen, ein Dossier an.
4. Die Inanspruchnahme der CESS ist freiwillig und kostenlos.
5. Die CESS kann eine Fallbetreuung ablehnen oder aussetzen, wenn der Fall ihrer Ansicht nach nicht in ihren Interventionsbereich oder in ihre Zuständigkeit fällt oder wenn ihr Interventionsrahmen nicht eingehalten wird.
6. Die Termine mit der CESS können während der Arbeitszeit wahrgenommen und als Arbeitszeit angerechnet werden.

Art. 7 Vertraulichkeit

1. Die Vertraulichkeit sowohl des Vorgehens als auch der Inhalte wird gewährleistet.
2. Die mit den jeweiligen Dossiers betrauten Beraterinnen und Berater Gesundheit-Soziales können nichts ohne ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Personen unternehmen. Die betroffenen Personen können ihre Zustimmung auch jederzeit widerrufen.
3. Wenn eine gesetzliche Grundlage dies vorsieht, können unbedingt erforderliche Daten ohne ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Personen Dritten bekanntgegeben werden.
4. Der Staat stellt der CESS von den anderen Verwaltungsbüros getrennte Räumlichkeiten zur Verfügung, damit die Diskretion gewährleistet ist.

Art. 8 Dienstleistungen

1. Die CESS bietet verschiedene Dienstleistungen und Interventionsformen bei der Begleitung von Personen mit Problemen an:
   1. individuelle Betreuung;
   2. Interventionen in Teams (Mediation, Krisenintervention), unter Vorbehalt der Zustimmung der oder des direkten Vorgesetzten;
   3. Beratung zur Führung von Personen mit Schwierigkeiten für Vorgesetzte und HR-Ansprechpersonen;
   4. Verweisen an Fachstellen und Koordination der Massnahmen mit ihnen;
   5. Prüfung und Bearbeitung der Anträge für Darlehen aus dem Sozialfonds für das Staatspersonal;
   6. Prüfung und Nachbearbeitung der Anstellungsanträge über das Budget für die berufliche Wiedereingliederung von Personen mit gesundheitlicher Beeinträchtigung.
2. Die CESS entwickelt Kurse, Informationsveranstaltungen und Präventionskampagnen zu Themen mit Bezug zu ihrem Interventionsbereich und führt sie durch.
3. Die CESS darf nicht mit der Instruktion eines Verfahrens oder einer Administrativuntersuchung gemäss Personalgesetzgebung in einer Verwaltungseinheit oder einer Anstalt beauftragt werden.
4. Die CESS darf in Verfahren nach der Personalgesetzgebung nicht zur Zeugenaussage oder zur Teilnahme an Beurteilungsgesprächen und zu allfälligen Überprüfungen solcher Gespräche oder zu Anhörungen im Rahmen von Kündigungsverfahren verpflichtet werden.

4 Schliessung der Dossiers, Beurteilung und Tätigkeitsbericht

Art. 9 Schliessung der Dossiers

1. Die von der CESS bearbeiteten Fälle gelten als abgeschlossen:
   1. auf Antrag der betroffenen Person;
   2. wenn eine betroffene Person sich nicht mehr bei der CESS meldet (kein Follow-up);
   3. wenn der Fall nicht in das Geschäftsfeld, die Zuständigkeit oder Geschäftsgrundsätze der CESS fällt;
   4. bei Beendigung des Dienstverhältnisses, mit Ausnahme der Fälle nach Artikel 5 dieser Verordnung oder wenn die Rückzahlung eines Darlehens aus dem Sozialfonds am Laufen ist;
   5. wenn keine Taggelder aus dem Fonds für die Lohngarantie mehr ausgezahlt werden.

Art. 10 Beurteilung der Massnahme

1. Nach Abschluss der Begleitung werden die betroffenen Personen und ihre Vorgesetzten, sofern sie in die Massnahme der CESS eingebunden waren, gebeten, ein Beurteilungsformular auszufüllen. Diese Beurteilung ist freiwillig.
2. Das ausgefüllte Beurteilungsformular ist Bestandteil des Dossiers der betroffenen Person bei der CESS.
3. Die anonymisierten Resultate dieser Beurteilungen werden zu statistischen Zwecken und zur laufenden Verbesserung der CESS verwendet.

Art. 11 Tätigkeitsbericht

1. Die CESS legt gegenüber dem Staatsrat jährlich Rechenschaft über ihre Tätigkeit ab.
2. Die Informationen in den Tätigkeitsberichten werden anonymisiert, um die Vertraulichkeit der Daten gewährleisten zu können.
3. Die Bestimmungen der Verordnung über Mobbing, sexuelle Belästigung und zwischenmenschliche Probleme am Arbeitsplatz und des Reglements über den Sozialfonds bleiben vorbehalten.

5 Schutz der Personendaten

Art. 12 Zweck

1. Die Daten werden von der CESS zur Erfüllung des in dieser Verordnung erwähnten Auftrags (Art. 1, 2 und 8) erhoben und bearbeitet.
2. Die von der CESS erhobenen und bearbeiteten Daten dürfen nicht für eine Leistungsbeurteilung oder ein Verfahren im Sinne der Personalgesetzgebung verwendet werden.

Art. 13 Art der Daten und Datenerhebung

1. Die einzelnen Dossiers enthalten nur die zur Erfüllung der Aufgaben der CESS unerlässlichen Daten: Personendaten, vertragliche Aspekte der Anstellung, Merkmale der festgestellten Probleme sowie erfolgte Interventionen und Belege.
2. Die Daten werden von den Beraterinnen und Beratern Gesundheit-Soziales, die sich mit den jeweiligen Dossiers befassen, erhoben.
3. Diese Daten dürfen nur mit der ausdrücklichen Zustimmung der betroffenen Personen bei Drittpersonen oder anderen Stellen erhoben werden. Diese Zustimmung muss grundsätzlich mit schriftlicher Vollmacht erteilt werden. Die betroffenen Personen können ihre Zustimmung jederzeit widerrufen.

Art. 14 Datenbearbeitung

1. Die Daten werden von der CESS absolut vertraulich behandelt und grundsätzlich auf elektronischer Basis, mithilfe eines entsprechend geschützten Informatikprogramms, bearbeitet.

Art. 15 Datenzugriff und Datensicherheit

1. Nur die Beraterinnen und Berater Gesundheit-Soziales haben Zugriff auf die erhobenen Daten. Die von der CESS erhobenen Daten dürfen weder vom Arbeitgeber noch vom POA noch von der Pensionskasse des Staatspersonals eingesehen werden, es sei denn, die betroffene Person habe ihre Zustimmung dazu erteilt.
2. Die von der CESS erhobenen Daten sind nicht Bestandteil des Personaldossiers der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und auch nicht Bestandteil des Personaldossiers der Vorgesetzten oder der Arbeitskolleginnen und ‑kollegen.
3. Die CESS trifft sämtliche für den Datenschutz und die Unzugänglichkeit der Daten für Dritte erforderlichen Massnahmen, und die Beraterinnen und Berater Gesundheit-Soziales sind für ihre Einhaltung verantwortlich.
4. Die CESS nimmt die Dienste des Amts für Informatik und Telekommunikation des Staates Freiburg (ITA) für den technischen Betrieb ihrer Software in Anspruch.
5. Das ITA nimmt für die Sicherheitsmassnahmen eine Risikobeurteilung vor und trifft die geeigneten organisatorischen und technischen Massnahmen zur Sicherung dieser sensiblen Daten.

Art. 16 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung

1. Die in den Dossiers enthaltenen Daten werden von der CESS aufbewahrt.
2. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre ab Schliessung der Dossiers bei Beratung und Unterstützung bei Schuldenrückzahlung, im Rahmen von Entscheiden über beantragte Leistungen aus dem Sozialfonds und über die Verwendung finanzieller Mittel für die Anstellung von Personen mit gesundheitlicher Beeinträchtigung.
3. In allen anderen Fällen beträgt die Aufbewahrungsfrist 5 Jahre ab Schliessung der Dossiers.
4. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten von der CESS vernichtet.

6 Finanzierung

Art. 17

1. Die CESS wird vollumfänglich über das Budget des POA finanziert.
2. Der Staatsrat und die Pensionskasse des Staatspersonals vereinbaren Kofinanzierungsmodalitäten für die CESS.

7 Schlussbestimmung

Art. 18

1. Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2019 in Kraft.