Richtlinien SJD über die Dauer der Aufbewahrung und die Beseitigung der Polizeidaten

Vom 27.04.2009 (Stand 01.05.2009)

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand und Anwendungsbereich

1. Diese Richtlinien legen die Dauer der Aufbewahrung der von der Kantonspolizei zu polizeilichen Zwecken verwendeten Personendaten sowie das Verfahren und die Modalitäten zu deren Beseitigung fest.
2. Sie gelten für elektronische Daten wie für physische Informationsträger, unabhängig davon, ob diese elektronischen Daten zugeordnet sind oder nicht.
3. Sie gelten ausschliesslich für Daten in Datensammlungen, für die die Kantonspolizei im Sinne der Gesetzgebung über den Datenschutz verantwortlich ist; vom Bund oder von anderen öffentlichen Organisationen verwendete Datensammlungen, an denen die Kantonspolizei direkt oder indirekt beteiligt ist, sind gemäss den für diese anzuwendenden Spezialbestimmungen geregelt.
4. Für die von der Kantonspolizei bearbeiteten Daten, die nicht zu polizeilichen Zwecken verwendet werden, gilt die gewöhnliche Datenschutzregelung.

Art. 2 Begriffe

1. Zu polizeilichen Zwecken verwendete Personendaten im Sinne dieser Richtlinien (Polizeidaten) sind alle Personendaten, die zur Erfüllung der Aufgaben der Kantonspolizei (Polizeiaufgaben) benötigt werden.
2. Polizeidaten sind in Datensammlungen für Verbrechensermittlung sowie in anderen Polizeidatensammlungen enthalten.
3. Die Datensammlungen für Verbrechensermittlung werden mit Daten gespeist, die im Rahmen von Ermittlungen im Zusammenhang mit der Begehung von Verbrechen, Vergehen und Übertretungen, mit Ausnahme der Übertretungen gemäss dem Strassenverkehrsgesetz und der im kantonalen Recht vorgesehenen Übertretungen, beschafft worden sind. Sie umfassen ausserdem die Datensammlungen nach Artikel 7.
4. Die anderen Polizeidatensammlungen sind die Datensammlungen, die die übrigen Polizeidaten enthalten.

Art. 3 Liste der Polizeidaten

1. Die Kantonspolizei erstellt eine Liste der zu polizeilichen Zwecken verwendeten Daten, wobei sie gestützt auf das der Beschaffung der Daten zugrunde liegende Ereignis die für die Verbrechensermittlung verwendeten Daten von den für andere polizeiliche Zwecke verwendeten Daten trennt.

Art. 4 Vorbehaltenes Recht

1. Die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes über die Berichtigung oder die Vernichtung von Daten auf Verlangen der betroffenen Personen bleiben vorbehalten.

2 Dauer der Aufbewahrung

Art. 5 Grundsatz

1. Polizeidaten dürfen von der Kantonspolizei so lange aufbewahrt werden, wie sie von ihr zur Erfüllung ihrer Polizeiaufgaben benötigt werden.
2. Sie müssen, unter Vorbehalt der besonderen Fälle nach Artikel 13, am Ende der Aufbewahrungsfristen nach den Artikeln 6–10 beseitigt werden.
3. Die in bundesrechtlichen Bestimmungen vorgesehenen Aufbewahrungsfristen bleiben vorbehalten.

Art. 6 Polizeidaten in Datensammlungen für Verbrechensermittlung – Im Allgemeinen

1. Die Aufbewahrungsdauer für Daten in Datensammlungen für Verbrechensermittlung beträgt, unter Vorbehalt der Absätze 2 und 3:
   1. 80 Jahre für unverjährbare Verbrechen;
   2. 20 Jahre für die übrigen Verbrechen und für Vergehen;
   3. 10 Jahre für Übertretungen.
2. Daten über Personen, die zum Zeitpunkt der Begehung der strafbaren Handlung minderjährig waren, dürfen höchstens 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
3. Personendaten über eine Person, die einer strafbaren Handlung verdächtigt wird, müssen nach Abschluss des Verfahrens beseitigt werden, wenn die Person nicht mehr verdächtigt wird.

Art. 7 Polizeidaten in Datensammlungen für Verbrechensermittlung – Polizeidaten in den Datensammlungen der internen Auskunftszentrale

1. Die Datensammlungen der internen Auskunftszentrale umfassen Daten über nicht überprüfte Tatsachen, die ausserhalb eines Ermittlungsverfahrens für die Verbrechensermittlung aufbewahrt werden.
2. Diese Daten werden in einer eigenen Datenbank erfasst, die getrennt vom zentralen Informationssystem betrieben wird.
3. Sie dürfen höchstens 3 Jahre lang aufbewahrt werden.

Art. 8 Polizeidaten in anderen Polizeidatensammlungen – Grundsatz

1. Die Aufbewahrungsdauer für Daten in anderen Polizeidatensammlungen beträgt 5 Jahre.
2. Der Artikel 5 Abs. 3 gilt sinngemäss.

Art. 9 Polizeidaten in anderen Polizeidatensammlungen – Besondere Fälle

1. Daten über den Verlust oder den Diebstahl von Identitätsausweisen werden bis zum Wiederauffinden der Dokumente, längstens aber während 50 Jahren ab Erfassung des Verlustes oder des Diebstahls aufbewahrt.
2. Daten über vermisste Personen werden so lange aufbewahrt, als die Betroffenen nicht gefunden sind, längstens aber bis diese das 99. Lebensjahr erreicht hätten.

Art. 10 Mehrere Erfassungen

1. Werden Polizeidaten zu mehreren Vorfällen ein und demselben Täter zugeschrieben, so werden alle diese Person betreffenden Daten bis zum Ablauf der längsten Frist aufbewahrt.
2. Sind mehrere Personen an einer strafbaren Handlung beteiligt, so müssen bei Abschluss der Ermittlungen die Daten über jede einzelne Person separat bearbeitet werden, sodass die Verlängerung nach Absatz 1 ausschliesslich für die rückfällige Person Anwendung findet.

Art. 11 Fristberechnung

1. Die Frist beginnt mit dem Datum der Erfassung. Bezieht sich die Dateneintragung auf eine andauernde Situation, so beginnt die Frist mit dem Datum der Beendigung dieser Situation.

3 Verfahren

Art. 12 Grundsatz

1. Beim Abschluss des Fallbearbeitungsverfahrens sowie bei einer Verlängerung nach Artikel 13 wird den einzelnen Polizeidaten, die im Zusammenhang mit dem betreffenden Vorfall aufbewahrt werden, manuell oder automatisch ein Ablaufdatum zugeordnet, das nach den Artikeln 6–10 bestimmt wird.
2. Daten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sind nach den Artikeln 14 ff. zu beseitigen.

Art. 13 Ausnahme

1. Nach Abschluss der Aufbewahrungsfrist kann die Kommandantin oder der Kommandant der Kantonspolizei anhand einer konkreten, auf einen Einzelfall bezogenen Dossieranalyse beschliessen, die Aufbewahrung für eine von ihr oder ihm bestimmte Dauer zu verlängern.
2. Die Verlängerung ist zulässig in folgenden Fällen:
   1. Die Aufbewahrung ist weiterhin nötig für die Verhütung und die Verfolgung von schwerwiegenden Straftaten.
   2. Die Aufbewahrung ist aus besonderen Gründen wie zu wissenschaftlichen, didaktischen oder statistischen Zwecken gerechtfertigt; die Daten dürfen nur in anonymisierter Form verwendet werden.
3. In den Fällen nach Absatz 2 Bst. a darf die neue Frist nicht länger sein als die in den Artikeln 6 und 8 vorgesehenen ursprünglichen Fristen, und eine erneute Verlängerung ist nicht zulässig.
4. Die Kommandantin oder der Kommandant der Kantonspolizei bestimmt in Dienstanweisungen die Kriterien für die Selektion der Dossiers, die ihr oder ihm zwecks Analyse unterbreitet werden müssen.

4 Beseitigung

Art. 14 Im Allgemeinen

1. Polizeidaten, die auf elektronischen und/oder physischen Datenträgern aufbewahrt werden, werden beseitigt, indem sie entweder im Staatsarchiv archiviert oder vernichtet werden.

Art. 15 Ablieferung an das Archiv

1. Polizeidaten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, werden gemäss den ordentlichen Regeln dem Staatsarchiv zur Übernahme angeboten.

Art. 16 Vernichtung

1. Polizeidaten, die vom Staatsarchiv für nicht archivierungswürdig erachtet werden, sind so zu vernichten, dass ihre Wiederherstellung nicht mehr möglich ist.

5 Schlussbestimmung

Art. 17 Inkrafttreten und Umsetzung

1. Diese Richtlinien treten am 1. Mai 2009 in Kraft. Die betroffenen Personen können ab diesem Zeitpunkt nach der Datenschutzgesetzgebung ihre Anwendung verlangen.
2. Im Übrigen setzt die Kantonspolizei die Richtlinien folgendermassen um:
   1. Sie beseitigt bis zum 31. Dezember 2009 die physischen Informationsträger mit Polizeidaten, die vor der Inbetriebnahme des automatisierten Polizeidatenverwaltungssystems beschafft worden sind und deren Aufbewahrungsfrist in Anwendung der Artikel 6–10 abgelaufen ist; Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, werden mit einem Beseitigungsdatum versehen.
   2. Sie trifft die nötigen Vorkehrungen, damit im erwähnten System eine automatisierte Beseitigung der Polizeidaten spätestens am 1. Januar 2011 betriebsbereit ist.

Art. 18 Veröffentlichung

1. Wegen ihres allgemeinen Interesses werden diese Richtlinien in der Amtlichen Sammlung des Kantons Freiburg veröffentlicht.