Reglement über die Gemeindeagenturen der kantonalen AHV-Ausgleichskasse

Vom 26.10.2010 (Stand 01.07.2019)

1 Anwendungsbereich

Art. 1 Gemeindeagentur

1. Die Gemeindeagentur im Sinne dieses Reglements (die Agentur) ist eine Zweigstelle nach Artikel 65 Abs. 2 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 1946 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG).
2. Die Agentur befindet sich in der Gemeindeverwaltung.
3. Die Agentur ist ein Organ der kantonalen AHV-Ausgleichskasse (die Ausgleichskasse) und dient als Verbindungsglied zwischen der Gemeinde beziehungsweise den Gemeinden und der Ausgleichskasse sowie als Auskunftsstelle.
4. Grundsätzlich gibt es eine Agentur pro Gemeinde.
5. Mehrere Gemeinden können gemeinsam eine Agentur errichten. In diesem Fall wählen die Gemeinden den Standort der Agentur und bezeichnen die AHV-Agentin oder den AHV-Agenten (die Agentin bzw. der Agent); die Genehmigung durch die Ausgleichskasse bleibt vorbehalten.

2 Gemeindeagentin/Gemeindeagent

Art. 2 Bezeichnung und Stellung

1. Die Agentin oder der Agent ist in der Gemeindeverwaltung angestellt, ihre oder seine Bezeichnung wird durch die Ausgleichskasse genehmigt.
2. Die Agentin oder der Agent gehört zum Gemeindepersonal und ist dem Gesetz vom 25. September 1980 über die Gemeinden unterstellt.
3. Als Organ der Ausgleichskasse ist die Agentin oder der Agent für die Ausführung der Aufgaben nach diesem Reglement dieser direkt unterstellt.
4. Die Tätigkeit der Agentin oder des Agenten ist mit der Ausübung weiterer öffentlicher Funktionen und ihres oder seines Berufs vereinbar, sofern diese kein Hindernis für den guten Betrieb der Agentur darstellen und dem Berufsgeheimnis, der Gewaltentrennung sowie dem Datenschutz nicht im Wege stehen.

Art. 3 Pflichten

1. Die Agentin oder der Agent ist gehalten, gegenüber Aussenstehenden über alle Feststellungen und Beobachtungen, die sie oder er in Ausübung des Amtes macht, Stillschweigen zu wahren.
2. Die Agentin oder der Agent ist verpflichtet, alle Auskünfte zu erteilen, die die Ausgleichskasse von ihr oder ihm verlangt.

Art. 4 Haftung

1. Die Gemeinde haftet im Sinne von Artikel 70 AHVG gegenüber dem Kanton für Schäden, die von der Agentin oder vom Agenten verursacht wurden, weil sie oder er strafbare Handlungen beging oder die Vorschriften absichtlich oder grob fahrlässig missachtete.

3 Aufgaben der Gemeindeagenturen

Art. 5 Aufgaben in Zusammenhang mit der Mitgliedschaft

1. Die Agentin oder der Agent muss die Situation bei der AHV aller Personen kontrollieren, die auf dem Gemeindegebiet wohnhaft sind.
2. Verfügt die Gemeinde über die notwendigen Informationen, so kontrolliert die Agentin oder der Agent namentlich die Kassenzugehörigkeit:
   1. der natürlichen Personen, die selbständig erwerbstätig sind;
   2. der Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber von Hauspersonal;
   3. der nicht erwerbstätigen Personen.
3. Darüber hinaus muss die Agentin oder der Agent an Abklärungen im Zusammenhang mit den Kassenzugehörigen mitwirken.
4. Die Abklärungen und Kontrollen des Anschlusses von Personengesellschaften und juristischen Personen nimmt die Ausgleichskasse selber vor. In bestimmten Fällen kann sie verlangen, dass die Agentin oder der Agent mitwirkt.
5. Die Agentin oder der Agent führt die Kartei der Mitglieder der Ausgleichskasse sowie diejenige der Mitglieder der Verbandsausgleichskassen.
6. Die Agentin oder der Agent vergleicht in regelmässigen Abständen die Kartei der Einwohnerkontrolle mit derjenigen der Agentur.
7. Die Agentin oder der Agent teilt der Ausgleichskasse alle Änderungen und Mutationen mit, die bei diesen Personen oder Personengruppen eingetreten sind.

Art. 6 Allgemeine Informationen

1. Die Agentin oder der Agent erteilt den Mitgliedern alle nötigen Auskünfte und hilft ihnen wenn nötig beim Ausfüllen der Formulare.

Art. 7 Weitere Aufgaben

1. Die Agentin oder der Agent kann aufgefordert werden, bei der Wahrnehmung anderer Aufgaben mitzuarbeiten, die der Ausgleichskasse übertragen wurden.
2. Die Entschädigung für diese anderen Aufgaben obliegt der Stelle, die sie der Ausgleichskasse übertragen hat.

4 Organisation der Agentur

Art. 8 Allgemeines

1. Die Agentin oder der Agent sorgt für den guten Betrieb der Agentur und richtet sich nach den Weisungen der Ausgleichskasse. Diese werden in einem besonderen Dokument, das von der Ausgleichskasse erstellt wird, festgehalten.

Art. 9 Mitgliederkartei

1. Die Agentin oder der Agent verfügt über eine Kartei der Mitglieder der Ausgleichskasse und der Mitglieder der Verbandsausgleichskassen. Bei Neuanschlüssen und Mutationen erhält die Agentin oder der Agent von der Ausgleichskasse neue oder berichtigte Mitglieder-Fichen. Diese Dokumente können in einem Informatiksystem abgelegt und bearbeitet werden, das vorgängig von der Ausgleichskasse genehmigt worden ist.

Art. 10 Materialvorrat

1. Die Agentin oder der Agent muss über einen genügenden Vorrat an amtlichen Formularen verfügen; diese werden bei Bedarf unentgeltlich von der Ausgleichskasse geliefert.

Art. 11 Laufendes Archiv und Zwischenarchiv

1. Die Agentin oder der Agent bewahrt die Dossiers gut geordnet, vollständig und sorgfältig auf.
2. Die nachfolgenden Dokumente muss die Agentin oder der Agent in einem Ordner oder in einem elektronischen Ablagesystem aufbewahren:
   1. Korrespondenz;
   2. Rundschreiben und Weisungen an die Agentinnen und Agenten;
   3. Mitgliederliste der Ausgleichskasse.
3. Die Agentin oder der Agent sorgt dafür, dass die Dokumente bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist oder bis auf neue Weisung der Ausgleichskasse benützt werden können.

Art. 12 Ausbildung der Agentinnen und Agenten

1. Wechselt die Agentin oder der Agent, so wird diese oder dieser von der Ausgleichskasse ausgebildet.
2. Die Ausgleichskasse achtet ausserdem auf eine gute Weiterbildung der Agentinnen und Agenten. Die Kosten dafür gehen zulasten der Ausgleichskasse.

Art. 13 Entschädigung der Agentinnen und Agenten

1. Die Agentinnen und Agenten werden direkt von der Gemeinde entlöhnt.

Art. 14 Finanzierung

1. Die Ausgleichskasse entrichtet der Gemeinde jährlich einen Pauschalbetrag zur Finanzierung der Kosten, die aufgrund dieses Reglements entstehen.
2. Der Pauschalbetrag besteht aus einem Grundbetrag von 400 Franken pro Gemeinde und einem Betrag von Fr. 0.70 pro Bewohner gemäss zivilrechtlicher Bevölkerung.

Art. 15 Kontrolle der Agentur

1. Die Agenturen werden regelmässig vom zuständigen Dienst der Ausgleichskasse kontrolliert, nämlich gemäss Artikel 161 Abs. 3 der Verordnung des Bundes vom 31. Oktober 1947 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVV) mindestens alle drei Jahre.
2. Die Kontrolle der Agentur findet an Ort und Stelle statt.
3. Eine Kopie des Kontrollberichts geht an die Gemeindebehörde und an die Agentin oder den Agenten.

Art. 16 Straf- und Disziplinarmassnahmen bei ungenügender Führung der Agentur

1. Werden bei einer Kontrolle oder auf andere Weise Mängel in der Führung einer Agentur festgestellt, erteilt die Ausgleichskasse der Agentin oder dem Agenten eine angemessene Frist für die Bereinigung der Situation; wenn nötig, informiert sie die Gemeindebehörde darüber.
2. Werden die Mängel nicht fristgerecht behoben, so entsendet die Ausgleichskasse eine Person des zuständigen Dienstes an Ort und Stelle, um die Führung der Dossiers der Agentur sicherzustellen. Die Kosten für die Fahrten und die Arbeit dieser Person gehen zu Lasten der Gemeinde.
3. Bei schwerer oder wiederholter Missachtung der gesetzlichen Vorschriften oder der Weisungen der Ausgleichskasse verlangt diese von der Gemeindebehörde die Abberufung und Ersetzung der Agentin oder des Agenten.

5 Schlussbestimmungen

Art. 17 Aufhebung

1. Das Reglement vom 1. Januar 1992 über die Gemeindeagenturen der kantonalen AHV-Ausgleichskasse wird aufgehoben.

Art. 18 Übergangsrecht

1. Gemeinden, deren Agentin oder Agent nicht zum Gemeindepersonal gehört, haben bis zum 1. Januar 2012 Zeit, die Agentin oder den Agenten nach Artikel 2 dieses Reglements zu bezeichnen.
2. Die Verpflichtungen gegenüber den Agentinnen und Agenten, die nicht von der Gemeinde angestellt sind, enden von Amtes wegen auf den 31. Dezember 2011.
3. Im Jahr 2011 wird der Pauschalbetrag nach Artikel 14 dieses Reglements direkt den Agentinnen und Agenten entrichtet, die nicht von der Gemeinde angestellt sind, und nicht den betroffenen Gemeinden.

Art. 19 Inkrafttreten

1. Dieses Reglement tritt am 1. Januar 2011 in Kraft.