Gesetz über die Aktenführung und Archivierung

(GAA) Vom 28.08.2015 (Stand 01.04.2024)

1. Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich

1. Dieses Gesetz regelt die Aktenführung und Archivierung von Unterlagen durch Behörden. Darunter fallen:
   1. die Organe und Behörden des Kantons, die Regionen, die Gemeinden sowie die öffentlich-rechtlichen Anstalten, Stiftungen und Körperschaften;
   2. die natürlichen und juristischen Personen, soweit ihnen öffentliche Aufgaben übertragen wurden.
2. Vom Geltungsbereich dieses Gesetzes ausgenommen sind:
   1. die Graubündner Kantonalbank;
   2. die Landeskirchen;
   3. die Institutionen des Gesundheitswesens.

Art. 2 Zweck

1. Die Aktenführung und Archivierung dienen insbesondere:
   1. der Rechtssicherheit;
   2. der Nachvollziehbarkeit und der Dokumentierung des Handelns der Behörden;
   3. der effizienten, verlässlichen und kontinuierlichen Verwaltung;
   4. der dauerhaften, zuverlässigen und authentischen Überlieferung von Unterlagen;
   5. der Unterstützung der Forschung.

Art. 3 Begriffe

1. In diesem Gesetz bedeuten:
   1. Unterlagen: geschäftsrelevante Informationen, die bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben anfallen, unabhängig vom Informationsträger, sowie Verzeichnisse und Hilfsmittel, die für das Verständnis und die Nutzung notwendig sind;
   2. Archive: öffentliche Einrichtungen, die von Behörden produzierte Unterlagen übernehmen, dauernd aufbewahren und der interessierten Öffentlichkeit zugänglich machen;
   3. Archivgut: Unterlagen, die ein Archiv zur dauernden Aufbewahrung übernommen hat;
   4. archivwürdig: Unterlagen, die sich eignen, das staatliche Handeln langfristig zu dokumentieren und die Aufarbeitung von Themen der Wissenschaft und Forschung ermöglichen.

2. Aktenführung und Aufbewahrung

Art. 4 Grundsatz

1. Die Behörden sind verpflichtet, für eine geordnete Aktenführung und Aufbewahrung nach den Vorschriften dieses Gesetzes zu sorgen.

Art. 5 Anforderungen

1. Unterlagen müssen vollständig, verlässlich und verständlich sein und sind systematisch zu verwalten.
2. Die Hilfsmittel für die Unterlagenverwaltung berücksichtigen die Anforderungen der Archivierung.

Art. 5a Trägerwandel

1. Die Behörden können in Papierform eingereichte Akten in digitale Akten umwandeln und umgekehrt.
2. Die Regierung regelt, unter welchen Anforderungen digital eingelesene Versionen von physisch eingereichten Unterlagen als Originale gelten.

Art. 6 Aufbewahren, Anbieten und Vernichten von Unterlagen

1. Die Behörden legen für ihre Unterlagen Aufbewahrungsregeln und Aufbewahrungsfristen fest.
2. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bieten die Behörden die Unterlagen dem Archiv an.
3. Die Behörden bewahren Unterlagen bis zum Entscheid über die Archivwürdigkeit auf und vernichten danach die nicht ans Archiv abzuliefernden Unterlagen.

3. Archivierung

Art. 7 Übernahme von Unterlagen

1. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist übernimmt das Archiv die archivwürdigen Unterlagen zur Archivierung.
2. Die Beurteilung der Archivwürdigkeit nimmt das Archiv in Zusammenarbeit mit den Behörden vor. Den abschliessenden Entscheid trifft die für das Archiv verantwortliche Person.

Art. 8 Sicherung des Archivguts

1. Das Archivgut ist sachgerecht aufzubewahren. Es darf nicht vernichtet, nicht veräussert und inhaltlich nicht verändert werden. Dritte können es durch Ersitzung nicht erwerben.

4. Zugänglichkeit des Archivguts

Art. 9 Grundsatz

1. Das Archivgut ist nach Ablauf der Schutzfrist im Rahmen der Benutzungsordnung voraussetzungslos und unentgeltlich zugänglich.
2. Für Leistungen, die über das Vorlegen des Archivguts hinausgehen, können Gebühren erhoben werden.
3. Archivgut, das bereits vor der Ablieferung an das Archiv öffentlich zugänglich war, bleibt weiterhin öffentlich.

Art. 10 Schutzfristen

1. Die Schutzfrist beträgt ordentlicherweise 30 Jahre und bei Archivgut mit besonders schützenswerten Personendaten oder Persönlichkeitsprofilen 50 Jahre. Sie beginnt mit Abschluss eines Geschäfts zu laufen.
2. Diese Fristen können von der Regierung in begründeten Fällen verkürzt oder verlängert werden.

Art. 11 Zugang zu Archivgut unter Schutzfrist

1. Personen haben Anspruch auf Zugang zu dem sie betreffenden Archivgut. Sofern eine betroffene Person Angaben im Archivgut für unrichtig hält, kann sie dies vermerken lassen.
2. Das Archiv erteilt Dritten aus dem Archivgut Auskünfte und gewährt Zugang zu demselben, sofern keine übergeordneten privaten oder öffentlichen Interessen entgegenstehen.

5. Organisation

Art. 12 Öffentliche Archive

1. Im Kanton bestehen ein kantonales Archiv (Staatsarchiv), Regionalarchive und Gemeindearchive.

Art. 13 Aufgaben der Archive

1. Die Archive sind verantwortlich für die Übernahme, Erschliessung, Bewahrung und Vermittlung der archivwürdigen Unterlagen der Behörden ihres Zuständigkeitsbereichs. Sie beraten die Behörden bei der Aktenführung.

Art. 14 Archivgut privater Herkunft

1. Die Archive können das Archivgut mit Unterlagen privater Herkunft ergänzen, soweit sie für die Geschichte ihres Zuständigkeitsbereichs von Bedeutung sind.
2. Die Bestimmungen dieses Gesetzes gelten sinngemäss auch für Archivgut privater Herkunft, soweit keine abweichende vertragliche Regelung besteht.

Art. 15 Zusätzliche Aufgaben und Kompetenzen des Staatsarchivs

1. Das Staatsarchiv ist das Kompetenzzentrum für das Archivwesen im Kanton Graubünden. Es ist zuständig für:
   1. die Aufsicht über das Archivwesen im Kanton;
   2. die Beratung der öffentlichen Archive und im Rahmen seiner Möglichkeiten von privaten Archiven;
   3. die Koordination der Archivierung im Kanton;
   4. die Durchführung und Unterstützung von landeskundlichen Forschungs-, Publikations- und Vermittlungsprojekten.

6. Straf- und Schlussbestimmungen

Art. 16 Strafbestimmung und verwaltungsrechtliche Massnahme

1. Auf Antrag wird mit Busse bestraft, wer vorsätzlich:
   1. Unterlagen der Archivierung vorenthält, beseitigt oder vernichtet;
   2. Archivgut verändert oder vernichtet;
   3. Informationen aus Archivgut bekannt gibt, das Schutzfristen unterliegt.
2. Wer in grober Weise oder wiederholt gegen die Benutzungsordnung verstösst, kann von der weiteren Archivbenutzung ausgeschlossen werden.