Verordnung zum Archivgesetz

(Archivverordnung) Vom 09.12.2003 (Stand 01.09.2021)

1 Allgemeine Bestimmungen *

Art. 1 Begriffe und Geltungsbereich *

1. Öffentliche Organe im Sinn dieser Verordnung sind
   1. die Dienststellen, einschliesslich die Staatskanzlei (für die eigenen Unterlagen und die Unterlagen des Kantonsrates und des Regierungsrates) und die Departementssekretariate (für die eigenen Unterlagen und die Unterlagen des Departementes),
   2. Personen und Organisationen, die gestützt auf die Rechtsordnung kantonale Aufgaben erfüllen.
2. Abschnitt 2 dieser Verordnung findet nur auf die öffentlichen Organe im Sinn dieser Verordnung Anwendung. Für die Gerichte und die von ihnen beaufsichtigten Behörden gilt er nicht.

Art. 1a Zuständigkeiten

1. Das Staatsarchiv nimmt die ihm durch das Archivgesetz vom 16. Juni 2003 und durch die vorliegende Archivverordnung übertragenen Aufgaben als Abteilung der Dienststelle Handelsregister und Staatsarchiv wahr.
2. Es erhebt die im Gebührentarif und in der Kostenverordnung für die Staatsverwaltung vom 28. Mai 1982 festgelegten Gebühren.

2 Sicherung der Unterlagen

Art. 2 Ordnungssystem

1. Die öffentlichen Organe erstellen ein Ordnungssystem (Registraturplan, Aktenplan, Strukturplan usw.), welches ihre Aufgabenbereiche abbildet und nach welchem sie ihre Unterlagen ordnen.
2. Das Ordnungssystem bildet die Grundlage für die Archivierung der Unterlagen beim Staatsarchiv.
3. Das Staatsarchiv ist über das geltende Ordnungssystem und allfällige Änderungen zu informieren und bei der Planung elektronischer Datenverarbeitungssysteme und Geschäftskontrollen frühzeitig beizuziehen.
4. Jedes öffentliche Organ bezeichnet eine für das Ordnungssystem und die Ablage verantwortliche Person.

Art. 3 Aktenführung

1. Die öffentlichen Organe sorgen für eine systematische und ordnungsgemässe Aktenführung.
2. …

Art. 4 Aufbewahrung

1. Die öffentlichen Organe bewahren ihre Unterlagen sachgerecht und sicher auf und bewahren sie vor Missbrauch, Beschädigung und Verlust.
2. Sie sind für die Unterlagen bis zur Ablieferung an das Staatsarchiv verantwortlich im Sinn des Kantonalen Datenschutzgesetzes vom 2. Juli 1990.

Art. 5 Anbietepflicht

1. Die öffentlichen Organe bieten ihre Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dem Staatsarchiv zur Übernahme an.
2. Gelten keine Aufbewahrungsfristen und keine schriftlichen Abmachungen mit dem Staatsarchiv, bieten die öffentlichen Organe diesem ihre Unterlagen nach 10 Jahren Aufbewahrung an.
3. Nach Ablauf von 50 Jahren kann das Staatsarchiv von den öffentlichen Organen die Ablieferung von unbeschränkt aufzubewahrenden Unterlagen verlangen.
4. Bei Auflösung eines öffentlichen Organs sind dessen Unterlagen in Absprache mit dem Rechtsnachfolger dem Staatsarchiv anzubieten.

Art. 6 Ablieferung

1. Für die Ablieferung sind die Unterlagen so vorzubereiten, dass sie im Hinblick auf ihre Archivwürdigkeit bewertet und archiviert werden können.
2. Das Ablieferungsverzeichnis enthält mindestens Angaben über
   1. den Umfang einer Ablieferung (Anzahl Bände, Schachteln usw.),
   2. den Inhalt der Lieferung,
   3. den Zeitraum, den die Unterlagen abdecken (Datum der ältesten und der jüngsten Aufzeichnung).

Art. 6a Vereinbarung über Unterlagensicherung

1. Das Staatsarchiv kann mit den öffentlichen Organen das Nähere zur Sicherung der Unterlagen nach den §§ 3-6 in den elektronischen Informations-, Geschäftsverwaltungs- und Dokumentationssystemen durch Vereinbarung regeln.

Art. 7 Vernichtung

1. Lehnt das Staatsarchiv die Übernahme von Unterlagen ab, sind diese unter Einhaltung der Grundsätze des Datenschutzes zu vernichten.

3 Benutzung des Archivgutes

Art. 8 Grundsätze

1. Das Archivgut ist grundsätzlich im Staatsarchiv zu benutzen.
2. Das Staatsarchiv kann anstelle von Originalen Kopien zur Verfügung stellen, wenn es zum Schutz des Archivguts notwendig ist.
3. Es kann Archivgut an die abliefernden Organe oder zu Ausstellungszwecken ausleihen.

Art. 9 Einsichtnahme allgemein

1. Archivgut kann unter Angabe der Personalien eingesehen werden.
2. Soweit das Archivgut nach Personendaten erschlossen ist, wird einer Person oder einer Personengesellschaft auf Antrag Auskunft über sie betreffende Daten erteilt.

Art. 10 Einsichtnahme vor Ablauf der Schutzfristen

1. Gesuche um Einsichtnahme vor Ablauf der Schutzfristen sind beim Staatsarchiv schriftlich einzureichen. Sie müssen die Personalien der Gesuchstellenden und den Benutzungszweck einschliesslich der Veröffentlichungsabsichten enthalten.
2. Das Staatsarchiv entscheidet über solche Gesuche schriftlich. Es kann die Einsichtnahme unter Auflagen und Bedingungen bewilligen, insbesondere kann es die Herstellung von Reproduktionen untersagen oder einschränken und die Anonymisierung von Daten verlangen.

Art. 11 Handbibliothek

1. Das Staatsarchiv führt eine Handbibliothek als Hilfsmittel für die Erschliessung und die Benutzung des Archivs.

Art. 12 Belegexemplar

1. Wer ein Werk veröffentlicht, das in wesentlichen Teilen auf der Benutzung von Archivgut des Staatsarchivs beruht, hat diesem ein Belegexemplar abzuliefern.

Art. 13 Benutzungsordnung

1. Das Staatsarchiv erlässt eine Ordnung über die Benutzung seiner Räume, Archivalien und Einrichtungen.
2. Es kann Personen, die in schwerwiegender Weise gegen die Benutzungsvorschriften verstossen, wegweisen und ihnen den Zugang zum Staatsarchiv verweigern.

4 Schlussbestimmungen

Art. 14 Aufhebung von Erlassen

1. Folgende Erlasse werden aufgehoben:
   1. Reglement für das Staatsarchiv des Kantons Luzern vom 24. Mai 1976,
   2. Verordnung über die Verwaltung des Schriftgutes und seine Ablieferung an das Staatsarchiv vom 18. Oktober 1988.

Art. 15 Inkrafttreten

1. Die Verordnung tritt am 1. Januar 2004 in Kraft. Sie ist zu veröffentlichen.