Verordnung über das Staatsarchiv und die Archivierung der Verwaltungsakten

(Archivverordnung) Vom 08.02.1994 (Stand 01.01.2020)

1 Grundsätze

Art. 1 Zweck und Geltungsbereich

1. Diese Verordnung regelt die Aufbewahrung und Erschliessung der Verwaltungsakten des Kantons und die Aufgaben des Staatsarchivs.
2. Sie gilt für:
   1. die Registraturen der Dienststellen und Anstalten der kantonalen Verwaltung
   2. die Registraturen des Grossen Rates und des Regierungsrates
   3. das Staatsarchiv
3. Für die Schaffhauser Kantonalbank gilt nur § 14 Abs. 3.
4. Abweichende Vorschriften anderer Erlasse bleiben vorbehalten.

Art. 2 Verwaltungsakten

1. Als Verwaltungsakten gelten alle Schrift-, Bild- und Tonträger sowie elektronischen und anderen Informationsträger, die aus der Behörden- und Verwaltungstätigkeit hervorgegangen sind oder mit ihr im Zusammenhang stehen.

2 Registraturen der Dienststellen und Anstalten

Art. 3 Aufgabe

1. Die Dienststellen und Anstalten der kantonalen Verwaltung sammeln die im Rahmen ihrer Tätigkeit entstehenden Verwaltungsakten in einer Registratur.
2. Ausgenommen sind Akten, die nur unwesentliche oder lediglich vorübergehende Bedeutung haben und nicht mit einem Verwaltungsverfahren im Zusammenhang stehen.
3. Die Registraturen der Dienststellen und Anstalten haben sich auf die Akten zu beschränken, welche unmittelbar aus ihrer Tätigkeit anfallen oder für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Für Personendaten bleiben die Bestimmungen des Datenschutzrechts vorbehalten.
4. Von Dokumenten von besonderer Wichtigkeit sind Gebrauchskopien anzufertigen. Die Originale sind gesondert und gesichert aufzubewahren. Sie können dem Staatsarchiv zur Aufbewahrung übergeben werden.

Art. 4 Verantwortliche Person

1. Die Dienststellen und Anstalten bezeichnen eine für die Registratur verantwortliche Person.

Art. 5 Registraturplan

1. Die Dienststellen und Anstalten regeln die Anlage und Nachführung der Registratur in einem Registraturplan.
2. Der Registraturplan berücksichtigt auch die mit Informatikmitteln geführten Datensammlungen und regelt im Rahmen der Bestimmungen über den Datenschutz ihre Sicherung durch Ausdrucke, Sicherungskopien und dergleichen sowie deren Aufbewahrung.
3. Im Registraturplan werden die Registraturperioden festgelegt. Sie sollen in der Regel nicht unter zehn und nicht über zwanzig Jahre betragen.
4. Weiter werden die Anforderungen an die Alterungsbeständigkeit der verwendeten Schrift- und Bildträger festgehalten.
5. Eine Abschrift des Registraturplanes sowie aller seiner Änderungen und Ergänzungen ist jeweils vor Inkrafttreten dem Staatsarchiv abzugeben.

Art. 6 Aufbewahrung und Erschliessung

1. Die Akten werden in den Registraturen der Verwaltungsstellen und Anstalten so lange aufbewahrt, als sie für die laufende Verwaltungstätigkeit benötigt werden, in der Regel jedoch mindestens zehn Jahre.
2. Die Akten werden durch geeignete Verzeichnisse, Karteien und dergleichen erschlossen.

Art. 7 Bereinigung und Ablieferung

1. Die Registraturen werden jeweils am Ende einer Registraturperiode im Einvernehmen mit dem Staatsarchiv bereinigt.
2. Werden die Akten einer Registraturperiode nicht mehr benötigt, so sind sie dem Staatsarchiv gesamthaft zur Übernahme anzubieten. Ohne Zustimmung des Staatsarchivs dürfen mit Ausnahme überzähliger Kopien und Doppel keine Akten beseitigt werden.
3. Aktenbestände, die vom Staatsarchiv übernommen werden, sind diesem mit einem Verzeichnis zu übergeben. Das Staatsarchiv bestätigt der abliefernden Stelle den Empfang auf einem Doppel des Verzeichnisses.
4. Akten, die vom Staatsarchiv nicht übernommen werden, sind unter Wahrung des Datenschutzes zu beseitigen.

3 Akten des Regierungsrates und des Grossen Rates

Art. 8 Akten des Regierungsrates

1. Die Staatskanzlei führt die Registratur der Regierungsratsakten.
2. Regierungsratsakten sind die Beschlüsse und die Korrespondenz des Regierungsrates sowie die weiteren Verwaltungsakten, die mit diesen in unmittelbarem Zusammenhang stehen.
3. Die Regierungsratsakten stehen den Departementen, Dienststellen und Anstalten zur Einsicht offen. Sie können ihnen bei Bedarf ausgeliehen werden.

Art. 9 Aufbewahrung ausserhalb der Staatskanzlei

1. Kategorien von Regierungsratsakten, die sich nach Umfang oder Beschaffenheit nicht zur Aufbewahrung in der Registratur der Staatskanzlei eignen oder die weiterhin häufig von einer anderen Dienststelle oder Anstalt benötigt werden, können mit Bewilligung der Staatskanzlei gesamthaft bei der betreffenden Dienststelle oder Anstalt aufbewahrt werden. Der Staatskanzlei ist eine Kopie des Registraturplanes abzugeben.
2. Die Akten aus dem Vorverfahren der Gesetzgebung bleiben bis zum Inkrafttreten des betreffenden Erlasses bei der zuständigen Dienststelle.
3. Die Akten angefochtener Regierungsratsentscheide bleiben bis zum rechtskräftigen Abschluss des Rechtsmittelverfahrens bei der zuständigen Dienststelle.

Art. 10 Weitere Ablieferungspflichten

1. Die Departemente, Dienststellen und Anstalten sind dafür besorgt, dass von den folgenden Dokumenten ein Exemplar der Staatskanzlei abgegeben wird:
   1. Verträge und Vereinbarungen
   2. Konzessionen
   3. Rechtsgutachten
   4. Verwaltungsgerichtsentscheide

Art. 11 Anwendbares Recht

1. Im Übrigen gelten für die Regierungsratsakten die Bestimmungen des 2. Abschnittes.

Art. 12 Akten des Grossen Rates

1. Die Staatskanzlei führt die Registratur der Akten des Grossen Rates nach den Weisungen des Büros des Grossen Rates, das auch über die Akteneinsicht entscheidet.
2. Akten, die noch für die laufenden Ratsgeschäfte benötigt werden, verbleiben bei der Sekretärin oder dem Sekretär des Grossen Rates.

4 Staatsarchiv

Art. 13 Aufgaben

1. Das Staatsarchiv erfüllt die folgenden Aufgaben:
   1. Es sammelt und sichert die aus der Tätigkeit der Behörden, Dienststellen, selbständigen und unselbständigen Anstalten des Kantons sowie der Gerichte hervorgegangenen Verwaltungsakten von dauerndem Wert
   2. es sammelt in Ergänzung dazu und in Abstimmung mit den Archiven der Gemeinden und den öffentlichen Bibliotheken auch wichtiges nichtbehördliches Quellenmaterial zur Geschichte des Kantons Schaffhausen, seiner Gemeinden sowie seiner Bürgerinnen und Bürger und Einwohnerinnen und Einwohner
   3. es erschliesst seine Bestände durch die nötigen Hilfsmittel (Findbücher, Kataloge, Handbibliothek) und Einrichtungen
   4. es erteilt aufgrund seiner Bestände und im Rahmen seiner personellen Möglichkeiten Auskünfte und erstattet Gutachten
   5. es berät und unterstützt die Dienststellen und Anstalten bei der Erstellung der Registraturpläne und der Führung der Registraturen
   6. es fördert das Verständnis für die Geschichte des Kantons und für die Erhaltung von historisch wichtigen Dokumenten durch eigene Forschungs- und Informationstätigkeit und durch die Unterstützung der Forschungstätigkeit Dritter

Art. 14 Ablieferungspflicht

1. Das Staatsarchiv ist zentrales Endarchiv des Kantons.
2. Die kantonalen Dienststellen und unselbständigen Anstalten sind ablieferungspflichtig. Für die unselbständigen Anstalten können der Regierungsrat oder, mit Zustimmung des Staatsarchivs, das zuständige Departement abweichende Regelungen treffen.
3. Die kantonalen Gerichte, die selbständigen kantonalen Anstalten, die Anstalten mit gemischter Trägerschaft sowie die kantonalen öffentlich-rechtlichen Körperschaften können die Dienste des Staatsarchivs als Endarchiv beanspruchen. Sie haben sich diesfalls zu einer kontinuierlichen Ablieferung ihrer Verwaltungsakten zu verpflichten und einen Registraturplan nach § 3 zu erstellen und abzugeben.
4. Die Bezirks- und Kreisbehörden können die Dienste des Staatsarchivs als Endarchiv zu den gleichen Bedingungen beanspruchen, sofern die Archivierung nicht vom Bezirks- oder Kreishauptort sichergestellt wird.

Art. 15 Sicherung des Archivgutes

1. Das Staatsarchiv trifft geeignete Massnahmen für die Erhaltung und Sicherung des Archivgutes. 1bis Die Aufbewahrung und Sicherung von Daten im Zusammenhang mit der elektronischen Langzeitarchivierung kann vom Staatsarchiv innerhalb oder ausserhalb des Kantons Schaffhausen, aber in der Schweiz, vorgenommen werden.
2. Besonders wertvolle oder gefährdete Dokumente sichert es durch Aufnahme auf Mikrofilmen oder anderen geeigneten Informationsträgern, die räumlich getrennt von den Originalen aufbewahrt werden.

Art. 16 Benützung

1. Das Staatsarchiv steht der Öffentlichkeit zur Benützung offen.
2. Das Staatsarchiv legt die Öffnungszeiten und die Benützungsbedingungen in einer Benützungsordnung fest.

Art. 17 Sperrfristen

1. Verwaltungsakten, die unter Ausschluss der Öffentlichkeit entstanden sind, sind für Private oder andere als die abliefernden Stellen erst nach einer Frist von 50 Jahren nach ihrem Abschluss zugänglich. Für besonders schützenswerte Personendaten beträgt die Frist 100 Jahre. Abweichende Regelungen anderer Erlasse bleiben vorbehalten.
2. Die abliefernde Stelle entscheidet über die ausnahmsweise Gewährung von Einsicht während der Sperrfrist.
3. Sind besonders schützenswerte Personendaten betroffen, so ist in Zweifelsfällen die oder der Beauftragte für Datenschutz zu konsultieren.
4. Für Dokumente nichtamtlicher Herkunft können mit den Vorbesitzern besondere Benützungsbeschränkungen vereinbart werden.

Art. 18 Ausleihe

1. Dienststellen und Anstalten des Kantons oder der Gemeinden können kurzfristig Akten ausgeliehen werden. Besonders kostbare, schadenanfällige sowie häufig vom Archiv oder Benützerinnen und Benützern benötigte Akten sind von der Ausleihe ausgeschlossen.
2. Privaten werden keine Akten ausgeliehen.
3. Über Leihgaben für Ausstellungen entscheidet das Staatsarchiv.

Art. 19 Reproduktion und Publikation

1. Die Reproduktion und Publikation von Dokumenten bedarf der Zustimmung des Staatsarchivs.
2. Die Zustimmung erfolgt unter der Auflage, dass dem Staatsarchiv ein Belegband oder ein Sonderdruck unentgeltlich überlassen wird.

Art. 20 Gebühren

1. Die Benützung des Staatsarchivs ist unentgeltlich.
2. Für besondere Dienstleistungen für Dritte können Gebühren erhoben werden.
3. Die Gebühren richten sich sinngemäss nach den Bestimmungen der Verwaltungsgebührenverordnung vom 16. Oktober 1973.
4. Für Forschungs- oder Gutachtensaufträge stellt das Staatsarchiv je nach Schwierigkeitsgrad und nach der Bedeutung des Auftrages für die eigene Forschungstätigkeit des Archivs einem Stundenansatz von Fr. 100.00 bis Fr. 200.00 in Rechnung. Die Staatskanzlei passt den Gebührenrahmen an, wenn sich der Landesindex der Konsumentenpreise seit Erlass dieser Verordnung oder seit der letzten Anpassung um mehr als 5% verändert hat; Berechnungsgrundlage ist der Indexstand Dezember 1993 bei 100.4 Punkten.

5 Schlussbestimmungen

Art. 21 Übergangsbestimmung

1. Die Dienststellen und Anstalten haben die für die Registratur verantwortliche Person bis zum 31. März 1994 dem Staatsarchiv bekanntzugeben.
2. Das Staatsarchiv setzt nach Rücksprache mit den Dienststellen den Termin für die Abgabe der Registraturpläne fest.

Art. 22 Änderung bisherigen Rechts

1. Die nachstehenden Erlasse werden aufgehoben:
   1. die Verordnung über die Organisation und Geschäftsführung der Staatskanzlei und des Staatsarchivs vom 2. März 1881
   2. die Weisung des Regierungsrates betreffend die Regierungsratsakten vom 23. April 1969

Art. 23 Inkrafttreten

1. Diese Verordnung tritt am 15. Februar 1994 in Kraft.
2. Sie ist im Amtsblatt zu veröffentlichen und in die kantonale Gesetzessammlung aufzunehmen.