Verordnung über die Spesenvergütungen beim Kanton Schaffhausen

(Spesenverordnung) Vom 19.12.2006 (Stand 01.01.2007)

1 Allgemeines

Art. 1

1. Diese Verordnung regelt die Vergütung von Spesen, die den Mitarbeitenden beim Kanton Schaffhausen aus Dienstreisen und anderer dienstlicher Tätigkeit erwachsen.
2. Vorgesetzte Stelle im Sinne dieser Verordnung ist die Departementsleitung, die Regierungspräsidentin bzw. der Regierungspräsident, die Staatsschreiberin bzw. der Staatsschreiber bzw. sind die Gerichtspräsidentinnen bzw. die Gerichtspräsidenten.
3. Nachfolgende Abgeltungen sind mittels Spesenformular in der Regel monatlich, spätestens aber vierteljährlich zusammen mit den Originalquittungen und entsprechend kontiert der zur Prüfung beauftragten Stelle einzureichen. Sie sind durch die Dienststellenleitenden bzw. für diese durch die vorgesetzte Stelle zu überprüfen bzw. zu bewilligen und zu unterschreiben. Für effektive Auslagen muss zwingend ein entsprechender Beleg vorliegen.
4. Vorbehalten bleiben besondere Regelungen des Regierungsrates, insbesondere für bestimmte Gegenstände, einzelne Bereiche oder Personalkategorien.
5. Diese Bestimmungen gelten sinngemäss auch für selbstständige öffentlich-rechtliche Anstalten, deren Mitarbeitende dem Personalgesetz unterstellt sind, soweit sie nichts anderes geregelt haben.

2 Verpflegung und Übernachtung

Art. 2

1. Die Auslagen für Verpflegung werden bei einer ganztägigen Dienstreise mit einer Pauschale von Fr. 40.00 abgegolten. Darin enthalten sind allfällige Auslagen für Frühstück, Mittagessen, Zwischenverpflegungen, Getränke sowie weitere kleine Auslagen wie beispielsweise Kurztelefonate.
2. Ist bei einer Dienstreise unter 6 Stunden das Mittagessen zwingend auswärts einzunehmen, so können die effektiven Auslagen bis maximal Fr. 30.00 verrechnet werden.
3. Der Anspruch auf eine Vergütung des Nachtessens besteht nur, wenn die Ankunft in Schaffhausen nach 20:00 Uhr erfolgt. Dabei können die effektiven Auslagen bis maximal Fr. 30.00 verrechnet werden.
4. Höhere Entschädigungen werden nur in begründeten Fällen mit Zustimmung der vorgesetzten Stelle und gegen Vorlage der Rechnung ausgerichtet.
5. Ist eine Übernachtung erforderlich, so werden für das Nachtessen pauschal Fr. 30.00 vergütet und für die Übernachtung inkl. Frühstück die effektiven Kosten abgegolten. Unangemessen hohe Übernachtungskosten können gekürzt werden.
6. Sind anlässlich eines Besuches Gäste zu bewirten, so können die effektiven Auslagen bis maximal Fr. 40.00 pro Person verrechnet werden. Höhere Vergütungen benötigen die Zustimmung der vorgesetzten Stelle.
7. Sind beim Besuch einer Tagung, Veranstaltung oder ähnliches die Verpflegungsleistungen eingeschlossen, werden keine zusätzlichen Entschädigungen ausgerichtet.

3 Reiseentschädigungen

Art. 3

1. Dienstreisen sind wenn möglich mit öffentlichen Verkehrsmitteln auszuführen. Die Benützung des privaten Fahrzeuges ist nur gestattet, wenn dadurch eine wesentliche Zeitersparnis erzielt wird oder wenn bei Mitnahme anderer Mitarbeitenden Reisekosten eingespart werden.
2. Für Dienstreisen innerhalb der Stadt Schaffhausen und der Gemeinde Neuhausen am Rheinfall werden nur die Kosten der öffentlichen Verkehrsmittel (Mehrfahrten- oder Tageskarten-Tarif) vergütet. In besonderen Fällen werden gestützt auf eine Bewilligung der vorgesetzten Stelle und im Einvernehmen mit dem Personalamt die Kosten eines privaten Fahrzeuges abgegolten.
3. Auslandreisen über die Grenzregion hinaus benötigen die Zustimmung der vorgesetzten Stelle.

Art. 4

1. Für Dienstreisen mit der Bahn werden grundsätzlich die Kosten 2. Klasse übernommen. Die Kosten der 1. Klasse werden ausserhalb des Kantons Schaffhausen den Mitarbeitenden ab Lohnband 10 vergütet sowie den Mitarbeitenden tieferer Lohnbänder in Begleitung von Personen, denen die 1. Klasse vergütet wird. In diesem Falle ist die Spesenabrechnung entsprechend zu kommentieren.
2. Wenn aufgrund häufiger Dienstfahrten erwartet werden kann, dass sich ein Halbpreis-Abonnement bezahlt macht, übernimmt der Arbeitgeber die Kosten. Die Dienststellenleitenden melden dem Personalamt jährlich die bezugsberechtigten Mitarbeitenden.
3. Sind Mitarbeitende sehr oft dienstlich unterwegs und hat sich bestätigt, dass ein Generalabonnement günstiger ist, kann dieses im Einvernehmen mit dem Personalamt durch die vorgesetzte Stelle genehmigt werden.

Art. 5

1. Bei Benützung eines Privatfahrzeuges für dienstliche Fahrten betragen die Entschädigungen für den gefahrenen Kilometer ab Arbeitsort:
   1. Auto:
   2. Motorrad und Roller:
   3. Kleinmotorrad:
2. Mitarbeitende mit dem gleichen Reiseziel sind ohne besondere Entschädigung im Privatauto mitzunehmen.
3. Sofern das eigene Fahrzeug bei regelmässigen Dienstfahrten durch Materialtransporte, Fahrten in schwierigem Gelände und dergleichen ausserordentlich stark beansprucht wird, kann die vorgesetzte Stelle im Einvernehmen mit dem Personalamt einen Zuschlag von Fr. 0.15/km gewähren. Mit diesem Zuschlag sind alle Ansprüche aus der Zurverfügungstellung und Benützung des eigenen Fahrzeuges abgegolten. Vorbehalten bleibt § 6.
4. Bei regelmässiger Benützung des eigenen Motorfahrzeuges zu dienstlichen Zwecken kann der Regierungsrat an Stelle der genannten Ansätze ausnahmsweise Pauschalvergütungen festsetzen.
5. Falls regelmässig mehr als 10'000 km pro Jahr mit dem privaten Fahrzeug zu erbringen sind, ist in Absprache mit dem zuständigen Departement und dem Personalamt der Einsatz bzw. die Anschaffung eines Dienstfahrzeuges zu prüfen.

Art. 6

1. Schäden an den anlässlich von Dienstfahrten verwendeten Privatfahrzeugen und der Bonusverlust in der Haftpflichtversicherung sind nach Massgabe und im Umfang der abgeschlossenen Versicherungen gedeckt. Einen Selbstbehalt dieser Versicherung trägt der Arbeitgeber. Insbesondere bei grobfahrlässigem Selbstverschulden oder bei Vorsatz entsteht kein Entschädigungsanspruch.
2. Nach Eintritt eines Schadenfalles, für welchen Leistungen beansprucht werden, ist unverzüglich Meldung an die jeweils zuständige Stelle zu erstatten; bei Unfallereignissen ist der Unfallrapport einzureichen.

4 Telekommunikationsmittel

Art. 7

1. Über betrieblich notwendige Telefoneinrichtungen und Netzzugriffe in Wohnungen von Mitarbeitenden sowie über die Anschaffung von betrieblich notwendigen Mobiltelefonen entscheidet die vorgesetzte Stelle auf ein schriftliches Gesuch hin.
2. Der Kanton übernimmt die Abonnementsgebühren für die bewilligten Telefoneinrichtungen, Netzzugriffe und Mobiltelefone sowie die Taxen dienstlicher Gespräche. Die technische Bereitstellung des Internetzugriffes im privaten Umfeld ist Sache der Mitarbeitenden.
3. Bei privater Nutzung der zur Verfügung gestellten Einrichtungen kann der Arbeitgeber auch eine Kostenbeteiligung an den Abonnementsgebühren erheben. Die Kostenbeteiligung ist in der schriftlich erteilten Genehmigung (Abs. 1) zu regeln.
4. Werden dienstliche Gespräche mit dem privaten Telefon oder in öffentlichen Telefonanlagen geführt, besteht Anspruch auf die Taxentschädigung, davon ausgenommen bleibt § 2 Abs. 1. Eine allfällige Übernahme von Abonnementsgebühren ist durch die vorgesetzte Stelle schriftlich zu genehmigen.

Art. 8

1. Andere Auslagen für dienstliche Notwendigkeiten werden nach dem belegten, effektiven Aufwand entschädigt und sind entsprechend zu begründen.

5 Schlussbestimmungen

Art. 9

1. Diese Verordnung tritt auf den 1. Januar 2007 in Kraft.
2. Sie ersetzt die Verordnung vom 14. Januar 1992 über die Spesenvergütungen an das Staatspersonal.
3. Sie ist im Amtsblatt zu veröffentlichen und in die kantonale Gesetzessammlung aufzunehmen.