Verordnung des Obergerichts über die Archivierung der Justizakten

Vom 26.08.1988 (Stand 01.01.2016)

1 Aufbewahrung

Art. 1 Zuständigkeit und Aufbewahrungsort

1. Die Akten der Schlichtungsverfahren werden wie folgt archiviert:
   1. Akten der Friedensrichterämter in den vom Kreishauptort zur Verfügung gestellten Archivräumen
   2. Akten der Schlichtungsstelle für Mietsachen und der Schlichtungsstelle bei Diskriminierungen im Erwerbsleben im Archiv des Kantonsgerichts
2. Die Akten der Gerichtsverfahren werden wie folgt archiviert:
   1. Akten der kantonsgerichtlichen Verfahren im Archiv des Kantonsgerichts
   2. Akten der strafprozessualen Berufungsverfahren zusammen mit den entsprechenden kantonsgerichtlichen Akten im Archiv des Kantonsgerichts
   3. Akten der weiteren obergerichtlichen Verfahren im Archiv des Obergerichts
3. Für die Archivierung der Akten der übrigen Justizbehörden sind diese selber besorgt. Das Obergericht erteilt nötigenfalls die erforderlichen Weisungen; es kann die Akten bei sich oder an einem andern zentralen Ort archivieren.
4. Schiedsgerichte mit Sitz im Kanton Schaffhausen können ihre Akten dem Obergericht zur Aufbewahrung übergeben.

Art. 2 Aufbewahrungsdauer, Weitergabe und Vernichtung

1. Die Akten können dem Staatsarchiv zur weiteren Aufbewahrung angeboten werden:
   1. Strafakten nach Eintritt der Verfolgungs- und Vollstreckungsverjährung im zugrundeliegenden Fall
   2. die übrigen Akten zehn Jahre nach rechtskräftigem Abschluss des zugrundeliegenden Verfahrens
2. Lehnt das Staatsarchiv die Übernahme der Akten ab, so beschliessen das Kantonsgericht bzw. das Obergericht über deren weitere Aufbewahrung oder Vernichtung. Die Hauptakten familien- und erbrechtlicher Verfahren sind auf jeden Fall bis mindestens 20 Jahre nach rechtskräftigem Abschluss aufzubewahren.
3. Technische Aufzeichnungen und Handnotizen, die als Hilfsmittel zur Erstellung des Protokolls gedient haben und nicht in die Akten aufzunehmen sind, können nach rechtskräftigem Abschluss des Verfahrens gelöscht bzw. vernichtet werden.

2 Grundsätze der Archivierung

Art. 3 Aufbewahrung

1. Die Akten werden in verschliessbaren Räumen aufbewahrt und sind vor schädlichen Einwirkungen zu schützen.

Art. 4 Ordnung

1. Die Akten werden nach Gerichtsstelle, Verfahrensart und Erledigungsdatum geordnet.
2. Akten, die von dauernder Bedeutung sein können, sind bei ihrer Einreihung besonders zu kennzeichnen.

3 Akteneinsicht und Aktenherausgabe

Art. 5 Grundsatz

1. Gesuchen um Akteneinsicht wird nur stattgegeben, wenn der Gesuchsteller ein besonderes, schutzwürdiges Einsichtsinteresse daran glaubhaft macht.
2. Vorbehalten bleiben Art. 8a und 8b des Organisationsgesetzes sowie das allgemeine Einsichtsrecht in die anonymisierte und zum Schutz berechtigter Geheimhaltungsinteressen allenfalls gekürzte Fassung ergangener verfahrensabschliessender Gerichtsentscheide.

Art. 6 Zuständigkeit

1. Gesuche um Akteneinsicht und Aktenherausgabe sind an die für die Archivierung zuständige Instanz zu richten.

Art. 7 Aktenherausgabe

1. Akten dürfen grundsätzlich nur an Gerichte und Amtsstellen in der Schweiz, zur gewerbsmässigen Parteivertretung berechtigte Anwältinnen oder Anwälte mit Geschäftsadresse in der Schweiz sowie vom Gericht bestellte Sachverständige oder Beauftragte herausgegeben werden. Den übrigen Berechtigten ist nur Einsicht in die Akten zu gewähren.
2. Über den Aus- und Eingang der Akten ist eine schriftliche Kontrolle zu führen.
3. Der Entlehner hat einen Empfangsschein zu unterzeichnen.

Art. 8 Akteneinsicht

1. Die Einsicht in die Akten ist so zu gewähren, dass ein Missbrauch bestmöglich verhindert werden kann.
2. Einsichtsberechtigten ist Gelegenheit zu geben, Aktenstücke auf eigene Kosten zu kopieren oder kopieren zu lassen.
3. Werden Kopien von Amtspersonen hergestellt, so hat der Einsichtsberechtigte nebst den eigentlichen Kopierkosten auch den Arbeitsaufwand zu vergüten.
4. Die Gebühren für die Akteneinsicht richten sich sinngemäss nach den Bestimmungen der Verwaltungsgebührenverordnung vom 16. Oktober 1973.

4 Schlussbestimmungen

Art. 9 Inkrafttreten

1. Diese Verordnung tritt am 1. September 1988 in Kraft.
2. Sie ist im Amtsblatt zu veröffentlichen und in die kantonale Gesetzessammlung aufzunehmen.