Verordnung über Registraturen und elektronische Datenverarbeitung bei der Schaffhauser Polizei

(RegVO) Vom 02.03.2004 (Stand 01.01.2018)

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Geltungsbereich

1. Diese Verordnung regelt die elektronische Datenverarbeitung und das Registraturwesen durch die Schaffhauser Polizei (Polizei).
2. Soweit diese Verordnung keine spezielle Regelung enthält, gelten für das Bearbeiten von Personendaten die Bestimmungen des Gesetzes über den Schutz von Personendaten (Datenschutzgesetz) vom 7. März 1994 sowie der Verordnung über den Schutz von Personendaten (Kantonale Datenschutzverordnung) vom 28. Februar 1995.
3. Für die Bearbeitung von Daten in Bundessystemen gilt Bundesrecht. Die Polizei ist für den Vollzug zuständig.

Art. 2 Erhebung und Bearbeitung von Daten

1. Die Polizei ist befugt, die zur Ausübung ihrer Tätigkeit notwendigen Daten zu erheben, zu bearbeiten und darüber Registraturen anzulegen und zu führen. Sie kann hierfür die elektronische Datenverarbeitung einsetzen.
2. Das Polizeikommando erlässt die nötigen Weisungen und führt eine Kontrolle über sämtliche Registraturen.

Art. 3 Datensicherung und Zugriff auf Daten

1. Die durch die Polizei erhobenen und bearbeiteten Daten sind durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen vor Verlust, Entwendung und unbefugtem Bearbeiten zu schützen.
2. Zugriff auf die Daten haben die Angestellten der Polizei, welche die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Sie sind zur strikten Beachtung des Amtsgeheimnisses verpflichtet.
3. Das Polizeikommando erteilt die Zugriffsberechtigungen und erlässt die nötigen Weisungen für den Datenzugriff sowie die Datensicherung.
4. Die Polizei kann Informationssysteme durch Dritte betreiben lassen. Sie muss durch Vereinbarung, Auflagen oder auf andere Weise sicherstellen, dass die Informationssicherheit gewährleistet ist.

Art. 4 Richtigkeit der Daten

1. Die Daten sind von den Bearbeitenden auf ihre Richtigkeit und Aktualität hin zu überprüfen.

Art. 4a Nationaler Polizeiindex

1. Zur Verbesserung der Suche nach Informationen über Personen und zur Vereinfachung der Rechtshilfe schliesst die Schaffhauser Polizei ihre Informationssysteme nach Massgabe des Bundesgesetzes über die polizeilichen Informationssysteme (BPI) an den Nationalen Polizeiindex an.
2. Der Umfang der erfassten Daten richtet sich nach Art. 17 Abs. 3 BPI. Aus ermittlungstaktischen Gründen oder zum Schutz besonders sensibler Daten kann der Umfang der Datenweitergabe eingeschränkt werden.

2 Tagesjournal

Art. 5

1. Die Polizei führt mittels elektronischer Datenverarbeitung ein Tagesjournal.

3 Auftrags-, Pendenzen- und Geschäftskontrolle

Art. 6

1. Die Polizei führt mittels elektronischer Datenverarbeitung eine Auftrags-, Pendenzen- und Geschäftskontrolle.

Art. 7 Auftrags- und Pendenzenkontrolle

1. Die Auftrags- und Pendenzenkontrolle dient der Kontrolle über den Eingang, den Bearbeitungsstand und die Erledigung von Geschäften (inklusive Anzeigen und Requisitionen).
2. Die Abteilungen sind mit Zustimmung des Kommandanten befugt, eine eigene Auftrags- und Pendenzenkontrolle zu führen.

Art. 8 Geschäftskontrolle

1. Die Geschäftskontrolle enthält die Daten über alle bearbeiteten beziehungsweise erledigten Geschäfte. Sie bezweckt die Informationsbeschaffung zur Aufklärung von Straftaten. Dazu gehören unter anderem folgende Daten:
   1. Grunddaten
   2. Geschäftsdaten
   3. erkennungsdienstliche Daten
   4. Haftdaten
   5. Fahndungsdaten

4 Bezeichnung der gespeicherten Daten

Art. 9 Grunddaten

1. Grunddaten sind vollständige Angaben zu natürlichen und juristischen Personen sowie zu anderen Körperschaften, Anstalten, Stiftungen, Vereinen oder Einzelfirmen etc.
2. Grunddaten dürfen im Zusammenhang mit erkennungsdienstlichen Daten, Haftdaten, Fahndungsdaten, Geschäftsdaten, Daten über Tatbestände mit zu ermittelnder Täterschaft und Daten der Waffengesetzgebung gespeichert werden.
3. In der Regel können folgende Grunddaten über natürliche Personen gespeichert werden:
   1. Name, Vorname, Geburtsname
   2. Genannt- und Spitznamen
   3. Geburtsdatum und Geburtsort
   4. Heimatort oder Heimatland; Ausländerstatus
   5. Geschlecht
   6. Ausweis
   7. Namen und Vornamen der Eltern
   8. Wohn- oder Aufenthaltsort, Adresse, Geschäftsadresse
   9. Angaben der Kommunikationsmittel wie Telefon, Fax, E-Mail und Pager
   10. Zivilstand, Geburtsdaten sowie Namen und Vornamen des Ehegatten und Angehöriger
   11. Gesetzliche Vertreter
   12. Beruf, Inhaberverhältnisse von Firmen
   13. Militärische Einteilung
   14. Verbindungen
   15. Personen- und Fahndungshinweise
4. In der Regel können folgende Grunddaten über juristische Personen und andere Körperschaften und Anstalten gespeichert werden:
   1. Name, Sitz, Verwaltungsdomizil und Form
   2. Adressen, Angaben der Kommunikationsmittel
   3. Daten über Inhaber, Vertreter und verantwortliche Personen
   4. Angaben aus dem Handelsregister
   5. Verbindungen
   6. Personen- und Fahndungshinweise
5. Angaben über die politische und religiöse Tätigkeit oder Gesinnung werden nicht gespeichert.

Art. 10 Geschäftsdaten

1. Geschäftsdaten sind Angaben über den Inhalt von polizeilichen Geschäften, die sich aus Ermittlungsverfahren, Strafanzeigen, Requisitionen und dem Berichtwesen ergeben.
2. Es können in der Regel folgende Angaben gespeichert werden:
   1. Tatbestand, Art des Ereignisses
   2. Tatvorgehen
   3. Sachverhalt
   4. Tatzusammenhang
   5. Hinweise auf die Täterschaft
   6. Spuren
   7. getroffene oder zu treffende Massnahmen
   8. Verfügungen und Registraturvermerke
3. Das Tatvorgehen bestimmt sich auf Grund des Polizeirapportes.

Art. 11 Erkennungsdienstliche Daten

1. Erkennungsdienstliche Daten sind Angaben über erkennungsdienstliche Unterlagen.
2. In der Regel können folgende erkennungsdienstliche Daten gespeichert werden:
   1. Abnahmestelle, Abnahmedatum und Abnahmegrund
   2. Ausweisdaten
   3. Fotodatum und Fotonummer
   4. Signalement und besondere Merkmale
   5. Profile auf bestimmte Tatvorgehen
   6. Hinweise auf Fingerabdrücke, DNA-Profile, Schriftproben und Spurenvergleiche etc.

Art. 12 Fahndungsdaten

1. Fahndungsdaten sind Angaben über Personen, die zur Fahndung ausgeschrieben sind.
2. In der Regel können folgende Fahndungsdaten gespeichert werden:
   1. Fahndungsauftrag und Fahndungsgrund
   2. Fahndungshinweise
   3. Auftraggeber
   4. Ausschreibungsdaten und Verfalldaten

Art. 13 Haftdaten

1. Haftdaten sind Angaben über den Grund der Inhaftierung und die Entlassung.
2. In der Regel können folgende Haftdaten gespeichert werden:
   1. Ein- und Austrittsdatum, Ort
   2. Haftart, Grund, Delikt
   3. Verfügungen und Registraturvermerke

5 Datensammlung gemäss Waffengesetzgebung

Art. 14

1. Die Polizei führt mittels elektronischer Datenverarbeitung eine Registratur über die von den kantonalen Behörden erteilten Bewilligungen im Bereich des Waffenrechtes gemäss dem Bundesgesetz über Waffen, Waffenzubehör und Munition (Waffengesetz) vom 20. Juni 1997.
2. Das Register enthält die anhand der eidgenössischen Formulare erhobenen Personendaten sowie die Waffendaten.

6 Weitere Datensammlungen und Registraturen

Art. 15

1. Für weitere Registraturen und Datensammlungen bedarf es der Bewilligung durch das zuständige Departement, soweit die Polizei nicht auf Grund der Gesetzgebung dazu verpflichtet ist.
2. Die Bewilligung wird erteilt, wenn die Registratur oder Datensammlung zur Erfüllung des polizeilichen Auftrages notwendig ist.

7 Löschung von Daten

Art. 16

1. Soweit diese Verordnung keine Regelung enthält, erlässt das Polizeikommando Weisungen über die Aufbewahrungsdauer von Daten.

Art. 17 Tagesjournal

1. Die elektronischen Daten des Tagesjournals werden nach 3 Jahren gelöscht. In Papierform wird der Ausdruck des Journals 10 Jahre aufbewahrt.
2. Daten der Auftrags- und Pendenzenkontrolle werden nach 3 Jahren gelöscht.

Art. 18 Grunddaten

1. Grunddaten von natürlichen Personen werden nach deren Tode oder nach dem 80. Altersjahr gelöscht, sofern keine Geschäftsdaten mehr vorhanden sind, andernfalls nach Ablauf der Laufzeit der Geschäftsdaten.
2. Grunddaten von Firmen und juristischen Personen werden nach deren Auflösung gelöscht, sofern keine Geschäftsdaten mehr vorhanden sind, andernfalls nach Ablauf der Laufzeit der Geschäftsdaten.

Art. 19 Geschäftsdaten

1. Geschäftsdaten werden wie folgt gelöscht:
   1. nach 20 Jahren, soweit das Gesetz keine andere Regelung enthält
   2. …
   3. tatbestandsbezogene Daten mit bekannter Täterschaft nach 20 Jahren, sofern kein weiteres polizeiliches Interesse daran besteht
   4. administrative Geschäftsdaten nach 10 Jahren
   5. Geschäftsdaten von vermissten, nicht mehr aufgefundenen Personen mit dem 100. Altersjahr
2. Daten über Deliktsgut und Fundgut können so lange aufbewahrt werden, als ein polizeiliches Interesse daran besteht.

Art. 20 Erkennungsdienstliche Daten

1. Erkennungsdienstliche Daten werden nach dem Tode oder dem 80. Altersjahr der betroffenen Person gelöscht, soweit das Bundesrecht keine abweichenden Fristen vorsieht.
2. Haftdaten werden 10 Jahre nach der Entlassung aus der Haft gelöscht.

8 Rechte der betroffenen Personen

Art. 21

1. Die Rechte der betroffenen Personen richten sich nach dem Datenschutzgesetz und der Datenschutzverordnung beziehungsweise in hängigen Verfahren nach den entsprechenden Verfahrensordnungen.
2. Die Daten der Geschäftskontrolle können ungeachtet der Erledigung des Verfahrens nur dann vorzeitig gelöscht oder berichtigt werden, wenn ein Eintrag nicht mit dem entsprechenden Polizeirapport übereinstimmt oder der Betroffene beweisen kann, dass der Eintrag offensichtlich falsch ist.

9 Schlussbestimmung

Art. 22 In-Kraft-Treten

1. Diese Verordnung tritt am 1. April 2004 in Kraft.
2. Sie ist im Amtsblatt zu veröffentlichen und in die kantonale Gesetzessammlung aufzunehmen.
3. Sie ersetzt die Verordnung über Registraturen bei der Kantonspolizei vom 18. Dezember 1990.