Verordnung über das Einwohnerregister

Vom 02.07.2013 (Stand 01.07.2016)

1 Einwohnerregister

Art. 1 Inhalt des Einwohnerregisters

1. Die Gemeinden führen im Einwohnerregister die Daten, die gemäss Art. 6 des Registerharmonisierungsgesetzes und Art. 88 des Gemeindegesetzes obligatorisch sind.
2. Die Merkmalsausprägungen der Daten sowie die Nomenklaturen und Kodierschlüssel richten sich nach dem amtlichen Katalog des Volkswirtschaftsdepartementes, soweit sie nicht durch das Bundesamt für Statistik festgelegt worden sind.

Art. 2 Nachführung von Daten

1. Die registerführende Stelle führt Änderungen von Daten, die ihr zur Kenntnis gelangen, im Register nach, sobald alle benötigten Mutationsmerkmale vorliegen.
2. Änderungen im Personenstand gemäss Art. 39 ZGB dürfen nur aufgrund von Mitteilungen der zivilstandsamtlichen Behörden im Register eingetragen werden, Änderungen des Berufes nur, wenn es die betroffene Person verlangt.

Art. 3 Meldepflicht der Kollektivhaushalte

1. Die Leitung von Kollektivhaushalten gemäss Art. 2 der Registerharmonisierungsverordnung, insbesondere von Alters- und Pflegeheimen, Wohn- und Erziehungsheimen für Kinder und Jugendliche sowie Institutionen für behinderte Personen, meldet der zur Führung des Einwohnerregisters zuständigen Stelle alle ein- und austretenden Personen, welche sich mehr als drei Monate in der Institution aufhalten.

Art. 4 Heimatausweis

1. Wer sich vorübergehend ausserhalb der Gemeinde, in der er niedergelassen ist, aufhalten will, kann bei der registerführenden Stelle die Ausstellung eines Heimatausweises verlangen.

2 Kantonale Personendatenplattform

Art. 5 Koordinationsstelle

1. Das Amt für Justiz und Gemeinden ist die gemäss Art. 9 des Registerharmonisierungsgesetzes (RHG) zuständige kantonale Koordinationsstelle.

Art. 6 Bezugsberechtigte Stellen

1. Kantonale Stellen, welche zur Erfüllung ihrer Aufgaben Personendaten benötigen, beziehen diese von der kantonalen Personendatenplattform, sofern keine besonderen Register oder Datensammlungen vorhanden sind. Als kantonale Stellen gelten die kantonalen Justiz- und Strafverfolgungsbehörden gemäss Justizgesetz und die Dienststellen im engeren Sinn der Organisationsverordnung.
2. Haben Gemeinden eigenen Stellen die Einsicht auf das Einwohnerregister gewährt, können diese Stellen die Daten der eigenen Gemeinde auch von der Personendatenplattform beziehen. Liegt ein Zusammenarbeitsvertrag gestützt auf Art. 110 ff. des Gemeindegesetzes vor, so erhält die beauftragte Stelle das Recht, die Daten der Personendatenplattform im selben Umfang zu beziehen, wie die ursprüngliche Stelle. Der Zusammenarbeitsvertrag ist dem Amt für Justiz und Gemeinden vor der personenbezogenen Freischaltung einzureichen.
3. Anerkannte Kirchgemeinden sowie die den Departementen bloss zugeordneten Anstalten, Trägerschaften, Fachstellen und Verwaltungseinheiten können beim Amt für Justiz und Gemeinden ein Gesuch zum Bezug der Daten für ihre Zwecke stellen. Der Kreis der zugriffsberechtigten Personen ist genau zu bezeichnen.
4. Die Berechtigung umfasst die Merkmale und Merkmalsausprägungen. Die Freigabe folgender Merkmale erfolgt jedoch nur aufgrund einer nachgewiesenen Rechtsgrundlage in einem Gesetz im formellen Sinn:
   1. Versichertennummer (AHVN13)
   2. Konfessionszugehörigkeit
   3. Beschränkung der Handlungsfähigkeit
   4. Stimm- und Wahlrecht
   5. ZAR-/ZEMIS-Nummer

Art. 7 Nutzung der Personendatenplattform im Sinne von Art. 89a Gemeindegesetz

1. Wer verpflichtet ist, der Einwohnergemeinde eine Änderung des Wohn- oder Aufenthaltsortes sowie einen Umzug innerhalb der Gemeinde bekannt zu geben, hat seine Meldepflicht auch gegenüber folgenden Stellen erfüllt:
   1. kantonale Steuerverwaltung
   2. Amt für Militär und Zivilschutz

Art. 8 Freischaltung der Personendaten

1. Der Antrag auf Zugang zur Personendatenplattform geht an das Amt für Justiz und Gemeinden. Es prüft die Berechtigung und kann diesbezüglich Unterlagen einfordern.
2. Der Antrag enthält die Bezeichnung der Mutationsereignisse gemäss eCH-0020 sowie der benötigten Merkmale. Eine Liste mit den möglichen Mutationsereignissen kann beim Amt für Justiz und Gemeinden oder beim Informatikunternehmen von Kanton und Stadt Schaffhausen (KSD) bezogen werden. Weiter ist anzugeben, wie die Datenlieferungen erfolgen sollen. Es bestehen folgende Möglichkeiten:
   1. Einzelabfragen
   2. Meldungen anhand von Listen
   3. automatische Überführung der Daten in ein bei der Dienststelle vorhandenes System
3. Ist eine gesetzliche Grundlage für die Aufgabenerfüllung nachgewiesen und die Stelle ins kantonale Informatiknetz integriert, erteilt das Amt für Justiz und Gemeinden der KSD den Auftrag zur personenbezogenen Freischaltung für die Merkmale und Merkmalsausprägungen. Die Freischaltung bei Personalwechsel innerhalb derselben kantonalen oder kommunalen Stelle erfolgt durch die KSD, die Freischaltung von Personen von Kirchgemeinden und zugeordneten Organisationen im Sinn von § 6 Abs. 3 und der Merkmale gemäss § 6 Abs. 4 jedoch nur im Einverständnis mit dem Amt für Justiz und Gemeinden.
4. Tritt das Mutationsereignis ein, werden der berechtigten Stelle die mit dem Mutationsereignis zusammenhängenden Merkmale geliefert. Die Daten werden über eine geschützte Leitung medienbruchfrei an die nachgelagerten Systeme übermittelt.

Art. 9 Gebühren

1. Für den Bezug von Daten von der kantonalen Personendatenplattform werden keine Gebühren erhoben.

Art. 10 Datenschutz

1. Die berechtigten Stellen dürfen die Daten ausschliesslich für die Erfüllung ihrer Aufgaben einsehen und nutzen.
2. Die Einwohnerregisterdaten können für kantonale statistische Zwecke genutzt werden. Vorbehalten bleibt Art. 12 des kantonalen Datenschutzgesetzes. Die Art. 14 bis 16 des Bundesstatistikgesetzes gelten sinngemäss.
3. Im Übrigen ist die Weitergabe der Daten an Dritte Sache der registerführenden Gemeinde und richtet sich nach dem Datenschutzgesetz.
4. Der Datenverkehr über die Personendatenplattform kann durch die KSD zu Kontrollzwecken aufgezeichnet werden.

Art. 11 Verzeichnis

1. Das Amt für Justiz und Gemeinden führt ein Verzeichnis.
2. Es enthält diejenigen Stellen, welche die Daten der Personendatenplattform einsehen oder im Sinne von Art. 89a des Gemeindegesetzes nutzen sowie die Merkmale und Mutationsereignisse.
3. Das Amt für Justiz und Gemeinden stellt das Verzeichnis auf Anfrage zu.

3 Schlussbestimmungen

Art. 12 Aufhebung bisherigen Rechts

1. Mit dem Inkrafttreten dieser Verordnung wird die Verordnung über das Einwohnerregister vom 22. September 2009 aufgehoben.

Art. 13 Übergangsbestimmungen

1. § 7 tritt ein Jahr nach Inkrafttreten der Verordnung in Kraft.

Art. 14 Inkrafttreten

1. Diese Verordnung tritt am 1. Oktober 2013 in Kraft.
2. Sie ist im Amtsblatt zu veröffentlichen und in die kantonale Gesetzessammlung aufzunehmen.