Informations- und Datenschutzverordnung

(InfoDV) Vom 10.12.2001 (Stand 01.07.2023)

1. Amtliche Information

Art. 1 Informationsstellen

1. Über Geschäfte des Regierungsrates und seiner Kommissionen informieren der Landammann oder die Frau Landammann oder der Staatsschreiber oder die Staatsschreiberin.
2. Über Geschäfte eines Departements informiert dessen Vorsteher oder Vorsteherin. Diese Aufgabe kann an Medienbeauftragte delegiert werden.

Art. 2 Medienbeauftragte

1. Der Regierungsrat wählt einen Medienbeauftragten oder eine Medienbeauftragte. Er oder sie
   1. plant und koordiniert die amtliche Information des Regierungsrates und der Verwaltung;
   2. berät und unterstützt den Regierungsrat und die Verwaltung in Informations- und Kommunikationsfragen;
   3. vermittelt und pflegt die Kontakte zu den Medien.
2. Die Medienbeauftragten der Departemente
   1. planen und koordinieren die amtliche Information in ihren Bereichen;
   2. informieren im Auftrag des Vorstehers oder der Vorsteherin;
   3. verfassen Medienmitteilungen und stellen diese dem Medienbeauftragten des Regierungsrates zu;
   4. vermitteln Kontakte zwischen Ämtern und Medien.

Art. 3 Informationsmittel

1. Der oder die Medienbeauftragte des Regierungsrates gibt Medienmitteilungen, allenfalls mit zusätzlichen Unterlagen über die Verhandlungen des Regierungsrates heraus.
2. Der Vorsteher oder die Vorsteherin eines Departementes kann, nach vorgängiger Orientierung des Regierungsrates, Medienkonferenzen durchführen. Medienkonferenzen, die den Zuständigkeitsbereich eines Departementes überschreiten, beschliesst der Regierungsrat. Der oder die Medienbeauftragte des Regierungsrates koordiniert die Termine und lädt ein.
3. Die Behörden nehmen bei der Wahl des Zeitpunkts und der Form der amtlichen Information nach Möglichkeit Rücksicht auf die Bedürfnisse der Medien.

Art. 4 Amtsblatt

1. Das Amtsblatt des Kantons Solothurn dient als Publikationsorgan für die amtlichen Bekanntmachungen aufgrund der Verordnung über die amtlichen Publikationsorgane (Publikationsverordnung, PuV) vom 2. Mai 2023.
2. …

Art. 5 Akkreditierung von Medienschaffenden

1. Das Gesuch um Akkreditierung ist schriftlich an die Staatskanzlei zu richten.
2. Die Staatskanzlei entscheidet über die Akkreditierung und deren Entzug; sie führt ein Verzeichnis der akkreditierten Personen.
3. Den akkreditierten Medienschaffenden werden folgende Dienstleistungen angeboten:
   1. unentgeltliche Zustellung aller Medienmitteilungen, aller Botschaften und Entwürfe, die der Regierungsrat an den Kantonsrat richtet, sowie weiterer Unterlagen, die für die Medien bestimmt sind;
   2. Einladung zu Medienkonferenzen;
   3. Teilnahme an den Sitzungen des Kantonsrates auf den für die Medien reservierten Plätzen, soweit das räumlich möglich ist; die Vertreter und Vertreterinnen solothurnischer Medien haben dabei Vorrang.

2. Zugang zu amtlichen Dokumenten

Art. 6 Zuständigkeit

1. Ist ein amtliches Dokument bei mehreren Behörden vorhanden, so nimmt jene Behörde zu einem Zugangsgesuch Stellung, welche das Dokument erstellt oder die es von Dritten erhalten hat.

Art. 7 Verfahren, a) Gesuch

1. Das Gesuch um Zugang zu amtlichen Dokumenten kann mündlich oder schriftlich gestellt werden; die Dokumente sind hinreichend genau zu bezeichnen. Die Behörde kann Schriftlichkeit verlangen.
2. Die Behörde, die eine Gebühr wegen besonderen Aufwandes erheben will (§ 40 Abs. 2 lit. a InfoDG), informiert die gesuchstellende Person vorgängig.

Art. 8 b) Prüfung

1. Die Behörde prüft in jedem Fall, ob der Zugang eingeschränkt, aufgeschoben oder verweigert werden muss.
2. Wenn zweifelhaft ist, ob schützenswerte private Interessen betroffen sind, hört die Behörde die betroffenen Personen an.

Art. 9 c) Wahrung entgegenstehender Interessen

1. Entgegenstehende Interessen werden, soweit möglich, durch Abdecken gewahrt.
2. Können private Interessen durch Abdecken nicht gewahrt werden, holt die Behörde die Einwilligung der betroffenen Personen ein; sie macht sie auf ihr Verweigerungsrecht aufmerksam.
3. Die Behörde verweigert den Zugang zum amtlichen Dokument, wenn die betroffenen Personen nicht eingewilligt haben; vorbehalten sind § 15 Absätze 1 und 2, je litera a – c, des Informations- und Datenschutzgesetzes.

Art. 10 d) Zugang; Stellungnahme

1. Zugang zu amtlichen Dokumenten wird in der Regel bei der zuständigen Behörde während der ordentlichen Büro-Öffnungszeiten gewährt. Die Behörde sorgt für die Sicherheit der Dokumente während der Einsichtnahme.
2. Die Behörde begründet ihre Stellungnahme auf Verlangen schriftlich (§ 35 Abs. 2 InfoDG), wenn ein schriftliches Zugangsgesuch vorliegt.

Art. 11 Auskunft

1. In der Regel werden behördliche Auskünfte auf mündliche Anfrage mündlich, solche auf schriftliche Anfrage schriftlich erteilt.

3. Datenschutz

3.1. Datensicherheit

Art. 12 Technische und organisatorische Massnahmen

1. Technische und organisatorische Massnahmen (§ 16 Abs. 1 lit. c InfoDG) sind insbesondere gegen folgende Risiken zu treffen:
   1. unbefugte oder zufällige Vernichtung;
   2. zufälligen Verlust,
   3. technische Fehler;
   4. Fälschung, Diebstahl, widerrechtliche Verwendung;
   5. unbefugtes Ändern, Kopieren, Zugreifen.
2. Die Massnahmen richten sich nach dem Zweck, der Art und dem Umfang der Datenbearbeitung sowie den möglichen Gefahren für die Persönlichkeitsrechte betroffener Personen. Sie entsprechen dem Stand der Technik und müssen periodisch auf ihre Zweck- und Verhältnismässigkeit überprüft werden.

Art. 13 Protokollierung

1. Die Behörde protokolliert das automatisierte Bearbeiten von besonders schützenswerten Personendaten und von Persönlichkeitsprofilen, wenn präventive Massnahmen den Datenschutz, insbesondere die zweckentsprechende Verwendung der Daten, nicht gewährleisten.
2. Die Protokolle sind während eines Jahres dem oder der Beauftragten für Information und Datenschutz zur Verfügung zu halten.

3.2. Bekanntgeben von Daten

Art. 14 Aktualität

1. Die Behörde teilt beim Bekanntgeben von Daten deren Aktualität und Vollständigkeit mit, wenn sich das nicht aus den Daten selbst oder aus den Umständen ergibt.

Art. 15 Einwohnerkontrolle

1. Die Einwohnerkontrolle erteilt Behörden die für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Auskünfte, einzeln oder systematisch geordnet (Sammelauskünfte).
2. Die Einwohnerkontrolle erteilt Privaten die in § 22 Absatz 1 InfoDG genannten Auskünfte. Das Gesuch um Auskunft über den Zivilstand sowie um eine Sammelauskunft (§ 22 Abs. 2 InfoDG) muss, mit Begründung, schriftlich gestellt werden; die Auskunft wird schriftlich erteilt.

Art. 15bis Internet

1. Die Staatskanzlei kann Regierungsratsbeschlüsse sowie Informationen, welche keine besonders schützenswerten Personendaten enthalten, im Internet veröffentlichen; die Departemente können Informationen, welche keine besonders schützenswerten Personendaten enthalten, im Internet veröffentlichen.

3.3. Register der Datensammlungen

Art. 16 Einzelregister; Anmeldung

1. Das Register enthält über jede Datensammlung folgende Angaben:
   1. Bezeichnung und Adresse der Behörde;
   2. Bezeichnung, Zweck und Rechtsgrundlage der Datensammlung;
   3. Kategorien der betroffenen Personen und der bearbeiteten Personendaten;
   4. Kategorien der Behörden und Dritten, welchen die Daten ohne Anfrage gemeldet oder durch ein Abrufverfahren zugänglich gemacht werden;
   5. ungefähre Anzahl der betroffenen Personen;
   6. Kategorien der Behörden und Dritten, die Daten eingeben und verändern dürfen.
2. Die Behörde meldet jede Datensammlung, bevor sie sie eröffnet, sowie jedes Projekt zur automatisierten Bearbeitung von Personendaten bei dem oder der Beauftragten für Information und Datenschutz (IDSB) an. Die Anmeldung enthält die Angaben nach Absatz 1.
3. Die Behörde stellt dem oder der Beauftragten für Information und Datenschutz jährlich auf den 1. Januar eine vollständige Kopie des Registers ihrer Datensammlungen zu. Die im Vorjahr eingetretenen Änderungen hebt sie hervor.

Art. 17 Zentrales Register

1. Das zentrale Register kann bei dem oder der Beauftragten für Information und Datenschutz, auf der Staatskanzlei und auf den Oberämtern von jeder Person eingesehen werden. Der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz kann das zentrale Register im Internet veröffentlichen.

3.4. Rechte der betroffenen Person

Art. 18 Datensperre

1. Die Behörde bestätigt die Sperre schriftlich, sobald sie sie vorgenommen hat.

3.5. Der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz

Art. 19 Stellung und Zusammenarbeit

1. Der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz (IDSB) ist administrativ der Staatskanzlei angegliedert.
2. Der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz holt die Stellungnahme des Amtes für Informatik und Organisation ein, bevor er oder sie technische Massnahmen zum Datenschutz für kantonale Behörden empfiehlt.

Art. 20 Entwürfe, Entscheide

1. Die kantonalen Behörden legen dem oder der Beauftragten für Information und Datenschutz alle Entwürfe zu Erlassen und Massnahmen vor, die für den Zugang zu amtlichen Dokumenten oder für den Datenschutz erheblich sind.
2. Die kantonalen Behörden teilen dem oder der Beauftragten für Information und Datenschutz ihre Richtlinien und, in anonymisierter Form, ihre grundsätzlichen Entscheide im Gebiet des Zugangs zu amtlichen Dokumenten und des Datenschutzes mit.

Art. 21 Tätigkeit

1. Der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz kann von den Behörden insbesondere folgende Auskünfte verlangen:
   1. technische und organisatorische Massnahmen, die getroffen oder geplant sind;
   2. die Regelungen betreffend Sperre, Berichtigung, Anonymisierung, Speicherung, Aufbewahrung und Vernichtung von Daten;
   3. die Konfiguration der Informatikmittel;
   4. die Verknüpfungen mit andern Datensammlungen;
   5. Art und Umfang des Zugriffs auf Daten im Abrufverfahren.
2. Zur Durchführung von Informatik-Revisionen bezüglich Datenschutz bei kantonalen Behörden kann der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz die kantonale Finanzkontrolle beiziehen.
3. Der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz kann den Behörden empfehlen, einen Datenschutz-Audit durch aussenstehende Fachleute durchführen zu lassen.
4. Gibt der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz einer Behörde eine Empfehlung ab, so orientiert er oder sie deren vorgesetzte Behörde darüber.

4. Übergangsbestimmung

Art. 22

1. Die Behörden treffen die erforderlichen technischen und organisatorischen Massnahmen (§ 16 Abs. 1 lit. c InfoDG; § 12 f. InfoDV) spätestens innert zwei Jahren seit dem Inkrafttreten dieser Verordnung.

5. Schlussbestimmungen

5.1. Aufhebung bisherigen Rechts

Art. 23

1. Aufgehoben sind:
   1. die Verordnung über die Information der Öffentlichkeit durch den Regierungsrat und die kantonale Verwaltung vom 19. November 1984;
   2. die Verordnung über die Akteneinsicht und die Herausgabe von Akten der kantonalen Verwaltung vom 25. Februar 1975;
   3. die Verordnung über Datenschutz und Datensicherheit in der kantonalen Verwaltung vom 4. Dezember 1979;
   4. § 15 der Verordnung über die Bearbeitung von Personendaten der Staatsbediensteten vom 20. November 1990;
   5. § 10 der Weisungen für das Staatsarchiv vom 11. August 1992.

5.2. Inkrafttreten

Art. 24

1. Diese Verordnung tritt mit dem Informations- und Datenschutzgesetz in Kraft.
2. Vorbehalten bleibt das Einspruchsrecht des Kantonsrates.