Verordnung über den Zivilstandsdienst

(VZD) Vom 12.12.2006 (Stand 01.07.2017)

1. Geltungsbereich

Art. 1 Geltungsbereich

1. Diese Verordnung regelt
   1. die Organisation der kantonalen Zivilstandsämter;
   2. die Amtsführung der kantonalen Zivilstandsbeamten und Zivilstandsbeamtinnen;
   3. die Aufsicht und den Rechtsschutz im Zivilstandswesen.

2. Zivilstandskreise

Art. 2 Zivilstandsämter

1. Im Kanton Solothurn bestehen die im Anhang umschriebenen Zivilstandskreise mit den dort festgelegten Namen und Amtssitzen.
2. Es kann ein Sonderzivilstandsamt eingerichtet werden, welches die Aufgaben gemäss Artikel 2 ZStV erfüllt und als Zivilstandskreis das ganze Kantonsgebiet hat.

3. Zivilstandsbeamte und Zivilstandsbeamtinnen

Art. 3 Anstellung

1. Für jeden Zivilstandskreis wird mindestens ein Zivilstandsbeamter oder eine Zivilstandsbeamtin angestellt. Die Anstellungskompetenz richtet sich nach der Verordnung zum Gesetz über das Staatspersonal vom 27. März 2001.
2. Werden in einem Kreis mehrere Personen angestellt, so wird eine davon als Leiter oder Leiterin des Zivilstandsamtes ernannt.

Art. 4 Anstellungsvoraussetzungen und Funktionsbereich

1. Als Zivilstandsbeamter oder Zivilstandsbeamtin kann angestellt werden, wer die Voraussetzungen nach Artikel 4 Absatz 3 ZStV erfüllt.
2. Personen, die nicht über einen Fachausweis im Zivilstandswesen verfügen, können trotzdem als Zivilstandsbeamter oder als Zivilstandsbeamtin angestellt werden. Sie haben den eidgenössischen Fachausweis innerhalb von drei Jahren seit der Anstellung zu erwerben.
3. Wenn neue Mitarbeitende den eidgenössischen Fachausweis noch nicht erworben haben, entscheidet der Leiter oder die Leiterin des Zivilstandsamtes über Einschränkungen im Funktionsbereich.
4. Die Befugnisse zur Beurkundung des Personenstandes werden durch die Aufsichtsbehörde erteilt, sobald der Leiter oder die Leiterin des Zivilstandsamtes dies für die neuen Mitarbeitenden aufgrund der erworbenen Fachkenntnisse beantragt. Dieser Antrag kann frühestens drei Monate nach Arbeitsbeginn gestellt werden.

Art. 5 Grundausbildung und Weiterbildung

1. Die Grundausbildung besteht aus einem Grundkurs mit Prüfung und einer mindestens zweijährigen Praxis im Zivilstandsdienst. Sie wird mit dem Prüfungsvorbereitungskurs und dem Erwerb des eidgenössischen Fähigkeitsausweises abgeschlossen.
2. Die Zivilstandsbeamten und Zivilstandsbeamtinnen sind verpflichtet, die von der Aufsichtsbehörde als obligatorisch bezeichneten Weiterbildungsveranstaltungen zu besuchen.
3. Die Grundausbildung und die Weiterbildung werden mit anderen Kantonen oder Fachorganisationen koordiniert und soweit als möglich gemeinsam betrieben.

Art. 6 Stellvertretung

1. Die Zivilstandsbeamten und die Zivilstandsbeamtinnen eines Kreises vertreten sich gegenseitig nach Anordnung der Leiterin oder des Leiters des Zivilstandsamtes.
2. Die Zivilstandsbeamten und die Zivilstandsbeamtinnen sind nach Anordnung der Aufsichtsbehörde ausserordentliche Stellvertreter in anderen Kreisen.

4. Aufsicht

Art. 7 Aufsichtsbehörde

1. Die Aufsicht über die Zivilstandsämter wird vom zuständigen Departement ausgeübt (§ 37 Abs. 1 EG ZGB).
2. Es wird eine Abteilung für die Zivilstandsaufsicht geschaffen. Ihre Zuständigkeiten richten sich nach der vorliegenden Verordnung.

Art. 8 Zuständigkeit des Departements

1. Das Departement entscheidet über Beschwerden gegen Verfügungen und Entscheide der Zivilstandsbeamten und Zivilstandsbeamtinnen (§ 37 Absatz 3 EG ZGB) und über Disziplinarmassnahmen nach Artikel 47 ZGB.

Art. 9 Zuständigkeit der Abteilung für die Zivilstandsaufsicht

1. Die Abteilung für die Zivilstandsaufsicht erfüllt die nicht in § 8 genannten Aufgaben der Aufsichtsbehörde.
2. Sie führt die vorgeschriebenen Instruktionen und Inspektionen auf den Zivilstandsämtern durch. Jedes Zivilstandsamt wird in der Regel einmal pro Jahr inspiziert.
3. Die Abteilung hat im übrigen folgende Aufgaben:
   1. sie stellt dem Departement Antrag zum Entscheid über Namensänderung (§ 34bis EG ZGB);
   2. sie stellt dem Departement Antrag auf Aussprechung der Adoption (§ 77 EG ZGB);
   3. sie besorgt den Bürgerrechtsdienst.

5. Führung der Zivilstandsregister

Art. 10 Amtssprache

1. Die Amtssprache ist deutsch.

Art. 11 Beurkundung

1. Besteht bei der Beurkundung des Personenstandes, in einem Eheschliessungsverfahren oder in einem Verfahren zur Eintragung einer Partnerschaft ein Bezug zum Ausland, so sind die Akten der Aufsichtsbehörde zur Prüfung vorzulegen (Artikel 16 Absatz 6 ZStV).
2. Die Aufsichtsbehörde kann einzelne Zivilstandsbeamte und Zivilstandsbeamtinnen von dieser Vorlegungspflicht ausnehmen.

Art. 12 Register und deren Aufbewahrung

1. Die im Jahre 1929 an die Zivilstandsämter abgetretenen Bürgerregister gelten als Familienregister.
2. Die Aufsichtsbehörde kann anordnen, dass bestimmte auf Papier geführte Register zentral aufbewahrt werden.

Art. 13 Auszüge aus den alten Pfarrbüchern

1. Auszüge aus den Pfarrbüchern von 1836 – 1875 werden von der Amtsstelle (Zivilstandsamt oder Abteilung für die Zivilstandsaufsicht) ausgestellt, die diese Bücher aufbewahrt. Auszüge aus den Pfarrbüchern vor 1836 erstellt das Staatsarchiv.

6. Eheschliessung und eingetragene Partnerschaft

Art. 14 Trauungslokal

1. Jedes Zivilstandsamt hat ein dem feierlichen Rahmen der Beurkundung entsprechendes Trauungslokal. In diesem Raum können auch andere Beurkundungen als die der Eheschliessung erfolgen.
2. Alternativ zum Trauungslokal auf dem Zivilstandsamt kann die Trauung in einem andern geeigneten Raum durchgeführt werden. Die Aufsichtsbehörde bezeichnet die Schlösser, welche geeignet sind und regelt die weiteren Einzelheiten.
3. Ausserhalb des Zivilstandsamtes besteht kein Rechtsanspruch zur Durchführung der Trauung.

Art. 15 Organisatorische Vorschriften über die Beurkundung der Trauung und der eingetragenen Partnerschaft

1. Die Beurkundung der Trauung oder der eingetragenen Partnerschaft können von Montag bis Freitag, jeweils zwischen 8 und 12 sowie zwischen 14 und 18 Uhr vorgenommen werden. Ausserhalb dieser Zeiten und an Samstagen werden die Beurkundung der Trauung oder der eingetragenen Partnerschaft nur ausnahmsweise vorgenommen.
2. An Sonntagen und an den anderen öffentlichen Ruhetagen, an eidgenössischen Feiertagen, an Ostermontag und Pfingstmontag sowie an örtlichen Feiertagen werden die Beurkundungen der Trauung oder der eingetragenen Partnerschaft nicht vorgenommen.

7. Mitteilungen

Art. 16 Mitteilungen an die Gemeinde

1. Der Zivilstandsbeamte oder die Zivilstandsbeamtin teilt der zuständigen Gemeindestelle die Zivilstandsereignisse, welche die Einwohner und Einwohnerinnen betreffen, spätestens am Tag nach der Beurkundung mit.
2. …
3. Der Zivilstandsbeamte oder die Zivilstandsbeamtin meldet alle Todesfälle der im Kanton wohnhaften Personen unverzüglich nach der Beurkundung dem Inventurbeamten oder der Inventurbeamtin.
4. Private können einen Todesfall auch auf der Gemeindeverwaltung jener Gemeinde melden, in welcher die angehörige Person verstorben ist, sofern in dieser Gemeinde nicht der Sitz des Zivilstandsamtes liegt (Art. 35 ZStV).

Art. 17 Meldepflichten von Behörden an die Zivilstandsbehörden

1. Gerichtsurteile nach Artikel 40 ZStV sind dem Zivilstandsamt mitzuteilen, in dessen Kreis das erstinstanzliche Gericht liegt.
2. Die Bürgergemeinde meldet Gemeindebürgerrechtserteilungen an Bürger und Bürgerinnen des Kantons der Abteilung für die Zivilstandsaufsicht; sie legt der Meldung den Einbürgerungsbeschluss und eine Urkunde über den Personenstand bei.
3. Die Erwachsenenschutzbehörde meldet dem Zivilstandsamt des Heimatortes die Errichtung und Aufhebung von umfassenden Beistandschaften wegen dauernder Urteilsunfähigkeit.

8. Rechtsschutz

Art. 18 Verfahrensgrundsätze

1. Das Verfahren vor den Zivilstandsämtern und den Aufsichtsbehörden richtet sich nach dem Gesetz über den Rechtsschutz in Verwaltungssachen (Verwaltungsrechtspflegegesetz, VRG) vom 15. November 1970, soweit Bundesrecht nichts Anderes vorschreibt.

Art. 19 Beschwerde

1. Gegen Verfügungen des Zivilstandsbeamten oder der Zivilstandsbeamtin kann beim Departement Beschwerde geführt werden (Art. 90 Abs. 1 ZStV).
2. Gegen Verfügungen und Entscheide des Departements kann beim Verwaltungsgericht Beschwerde geführt werden (§ 49 GO; Art 90 Abs. 2 ZStV).

9. Schlussbestimmungen

Art. 20 Aufhebung bisherigen Rechts

1. Die Verordnung über den Zivilstandsdienst vom 16. Mai 2000 wird per 31. Dezember 2006 aufgehoben.

Art. 21 Genehmigung und Inkrafttreten

1. Diese Verordnung unterliegt der Genehmigung des Bundes.
2. Sie tritt am 1. Januar 2007 in Kraft.
3. Vorbehalten bleibt das Einspruchsrecht des Kantonsrates.