Verordnung über die polizeiliche Datenerhebung, -bearbeitung und –speicherung

(PolDaVO) Vom 01.04.2003 (Stand 01.01.2016)

1. Allgemeiner Teil

1.1. Gegenstand, Zweck, Geltungsbereich und Zuständigkeit

Art. 1 Gegenstand und Zweck

1. Diese Verordnung regelt
   1. die Bearbeitung und Speicherung;
   2. den Zugriff und Anspruch auf Berichtigung, Ergänzung und Nachführung;
   3. die Aufbewahrung und Löschung.
2. Sie bezweckt, diese Daten dem Informations- und Datenschutzgesetz entsprechend zu schützen und zu sichern.

Art. 2 Definitionen

1. Für die Begriffe Personendaten und besonders schützenswerte Personendaten gelten die Definitionen gemäss Informations- und Datenschutzgesetz.
2. Der Begriff Daten in dieser Verordnung umfasst sowohl die Personendaten wie die besonders schützenswerten Personendaten.

Art. 3 Sachlicher Geltungsbereich

1. Diese Verordnung gilt für sämtliche von der Kantonspolizei geführten Datensammlungen.
2. Die Bestimmungen des Informations- und Datenschutzgesetzes bleiben vorbehalten.

Art. 4 Persönlicher Geltungsbereich

1. Dieser Verordnung unterstehen alle Mitarbeitenden der Kantonspolizei und die Mitarbeitenden anderer Polizeien, die ermächtigt sind, auf Daten im Sinne dieser Verordnung zu zugreifen.

Art. 5 Zuständigkeit

1. Der Kommandant oder die Kommandantin ist für die Aufgaben gemäss § 24, §§ 26-29 und §§ 34 ff. des Informations- und Datenschutzgesetzes zuständig.
2. Er oder sie kann diese und die weiteren ihm gemäss dieser Verordnung zugewiesenen Aufgaben an die Abteilungschefs delegieren.

Art. 6 Schutz vor Missbrauch

1. Die Daten sind durch Regelung der Zugriffs-, Abfrage- und Eingabeberechtigung zu schützen, insbesondere vor unbefugter Kenntnisnahme, Bearbeitung, Verwendung, Löschung und Entwendung.
2. Der Kommandant oder die Kommandantin erlässt bezüglich der Einzelheiten Weisungen.

Art. 7 Bauliche Sicherheit

1. Der Kommandant oder die Kommandantin sorgt dafür, dass Terminals, worin Daten gespeichert sind, samt zugehörigen Registraturen und Akten in Räumen untergebracht werden, die gegen den Zutritt Unbefugter gesichert sind.

1.2. Grundsätze der Datenbearbeitung und Zugriffsberechtigung

Art. 8 Qualität der Daten

1. Es dürfen nur Daten aufbewahrt werden, die zur Verhinderung oder Aufklärung von Straftaten oder für administrative Bewilligungsverfahren erheblich, notwendig und geeignet sind.

Art. 9 Zugriffsberechtigung

1. Der Kommandant oder die Kommandantin erteilt die Zugriffsberechtigungen und muss sie visieren. 1bis Der Kommandant oder die Kommandantin beachtet dabei das Verhältnismässigkeitsprinzip. Bei einer langen Aufbewahrung der Akten sind die Persönlichkeitsrechte der Opfer besonders zu berücksichtigen.
2. Die Zugriffsberechtigung wird Mitarbeitenden der Kantonspolizei erteilt, die dem Amtsgeheimnis unterstehen und zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben auf die aufbewahrten Daten angewiesen sind.
3. Unter den gleichen Voraussetzungen kann der Kommandant oder die Kommandantin Mitarbeitenden anderer Polizeien die Zugriffsberechtigung erteilen.

Art. 10 Zugriffsberechtigung der Stadtpolizeien

1. Die Kantonspolizei kann den städtischen Polizeikorps den Zugriff auf kantonale Informationssysteme genehmigen, sofern diese für die Einhaltung der in dieser Verordnung festgelegten Bestimmungen Gewähr bieten.
2. Die Zugriffsberechtigung wird nur denjenigen Mitarbeitenden städtischer Polizeikorps erteilt, die dem Amtsgeheimnis unterstehen und zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben auf die aufbewahrten Daten angewiesen sind.
3. …
4. Der Kommandant oder die Kommandantin kann den Zugriff im Einzelfall einschränken.

1.3. Rechte der betroffenen Personen

Art. 11 Auskunfts- und Einsichtsrecht

1. Das Auskunfts- und Einsichtsverfahren sowie die diesbezügliche Ausnahmeregelung richten sich nach § 26 des Informations- und Datenschutzgesetzes.

Art. 12 Nachführung der Einträge

1. Nichtanhandnahme- und Einstellungsverfügungen sowie Freisprüche der Strafbehörden des Kantons Solothurn werden von Amtes wegen eingetragen.
2. Strafbefehle und Urteile von Behörden nach Absatz 1 sind nach Eintrag des Löschdatums der biometrischen erkennungsdienstlichen Daten zu vernichten.
3. Wer in einer Datensammlung der Kantonspolizei registriert ist, kann schriftlich das Gesuch stellen, im System sei die Bemerkung "Nichtanhandnahme", "Verfahren eingestellt", "Rückzug Strafantrag" oder "Freispruch" aufzunehmen.
4. Dem Gesuch wird stattgegeben, wenn ein entsprechender Entscheid der zuständigen Behörde vorgelegt wird. Die Kantonspolizei teilt den Entscheid schriftlich mit.

1.4. Zugang zu amtlichen Dokumenten

Art. 13 Zugang zu amtlichen Dokumenten

1. Der Zugang zu amtlichen Dokumenten und die entsprechenden Ausnahmeregelungen richten sich nach §§ 12ff., §§ 34ff. und 40 des Informations- und Datenschutzgesetzes.

Art. 14 Amtshilfe

1. Für die Bekanntgabe von Daten bei Amtshilfe gilt § 42 des Gesetzes über die Kantonspolizei.

Art. 15 Auskünfte an Dritte

1. Auskünfte werden nur an Dritte erteilt, die einen genügenden Rechtsnachweis erbringen.
2. Wird Auskunft über Daten Verstorbener verlangt, so ist sie zu erteilen, wenn der Gesuchsteller ein Interesse an der Auskunft nachweist und keine überwiegenden Interessen von Angehörigen der verstorbenen Person oder von Dritten entgegenstehen. Nahe Verwandtschaft sowie Ehe mit der verstorbenen Person begründen ein Interesse.

1.5. Allgemeine Löschungsregel

Art. 16 Grundsatz

1. Daten werden nur solange aufbewahrt, wie die Kantonspolizei diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben, insbesondere zur Gefahrenabwehr sowie Verhütung und Verfolgung von Straftaten, benötigt.
2. Vorbehalten bleibt die in dieser Verordnung oder in den entsprechenden Dienstbefehlen festgelegte Aufbewahrungsdauer.

Art. 17 Löschung der Daten

1. Nach Ablauf der in dieser Verordnung beziehungsweise im entsprechenden Dienstbefehl festgelegten Aufbewahrungsdauer werden die Daten gelöscht.

2. Besonderer Teil: Das polizeiliche Informationssystem und biometrische erkennungsdienstliche Datensammlungen*

2.1. Gespeicherte Daten

Art. 18 Die gespeicherten Daten

1. Im Informationssystem der Kantonspolizei werden insbesondere folgende Daten aufbewahrt:
   1. Grunddaten;
   2. Biometrische erkennungsdienstliche Daten, inkl. Arrestantenfotografien;
   3. Haftdaten;
   4. Fallbezogene Daten;
   5. Waffendaten;
   6. Journal-Daten.

Art. 19 Grunddaten

1. Als Grunddaten einer natürlichen Person werden erfasst:
   1. Name und Vorname;
   2. Aliasname(n) und Spitzname(n);
   3. Geburtsdatum und Geburtsort;
   4. Heimatorte/Staatsangehörigkeit(en);
   5. Status bei ausländischer Staatsangehörigkeit;
   6. Geschlecht;
   7. Adresse;
   8. Namen und Vornamen der Eltern;
   9. Zivilstand sowie Name und Vorname des Ehegatten bzw. des geschiedenen Ehegatten;
   10. Beruf;
   11. Verbindungen.
2. Grunddaten juristischer Personen sind sämtliche Daten, welche die juristische Person gemäss der obligationenrechtlichen Bestimmungen kennzeichnen.

Art. 20 Voraussetzungen für die Bearbeitung von Personendaten*

1. Grunddaten dürfen im Zusammenhang mit biometrischen erkennungsdienstlichen Daten, Haftdaten, fallbezogenen Daten, Waffen- und Journaldaten bearbeitet werden.
2. Ausserdem ist die Bearbeitung von Personendaten zulässig im Rahmen von:
   1. administrativen Bewilligungsverfahren;
   2. Erhebungsberichten;
   3. anderen polizeilichen Rapporten wie insbesondere fürsorgerischen Informationsberichten und Berichten im Zusammenhang mit aussergewöhnlichen Todesfällen;
   4. ausserprozessualen Zeugenschutzmassnahmen.

Art. 21 Voraussetzungen für die Bearbeitung von Personendaten im Rahmen des KBM*

1. Die Bearbeitung von Personendaten im Rahmen des KBM ist unter den Voraussetzungen der §§ 35bis - 35quinquies KapoG zulässig.
2. Stützt sich die Datenbearbeitung auf § 35quinquies KapoG, ist zusätzlich die ausdrückliche Bewilligung des Kommandanten oder der Kommandantin erforderlich.
3. Falls eine Person nach den §§ 35ter - 35quinquies KapoG auch in einem anderen Modul (Personen- oder Fallmodul) verzeichnet ist, wird darauf mit der Bemerkung "KBM" hingewiesen.

Art. 22 Biometrische erkennungsdienstliche Daten*

1. Als biometrische erkennungsdienstliche Daten werden erfasst:
   1. Behandlungsstelle, Behandlungsdatum;
   2. Ausweisdaten;
   3. Foto der betroffenen Person inkl. Nummer und Aufnahmedatum;
   4. Identität (Signalement, besondere Merkmale, Daktyloskopie und Wangenschleimhaut-Abstrich);
   5. Behandlungsgrund.

Art. 23 Haftdaten

1. Haftdaten sind Angaben über Personen, die verhaftet oder vorläufig festgenommen sind oder sich in einer kantonalen Vollzugsanstalt befinden. Sie werden erfasst, sofern die Kantonspolizei davon Kenntnis erhält.
2. Als Haftdaten werden erfasst:
   1. Eintrittsort und Eintrittsdatum;
   2. Haft-Art;
   3. Austrittsdatum und Austrittsgrund;
   4. die für die Einweisung zuständige Behörde;
   5. Delikt.

Art. 24 Fallbezogene Daten

1. Fallbezogene Daten sind Angaben über eine versuchte oder begangene Straftat oder über strafbare Vorbereitungshandlungen gemäss Artikel 260bis des Schweizerischen Strafgesetzbuches vom 21. Dezember 1937 und weitere Angaben aus Strafanzeigen und Rapporten der Polizei.
2. Als fallbezogene Daten werden erfasst:
   1. Ereignis;
   2. Ort und Zeit;
   3. Sachverhalt;
   4. Tatvorgehen;
   5. Geschädigte;
   6. Spuren;
   7. Deliktsgut und Sachschaden;
   8. Verbindungen zu artgleichen Ereignissen;
   9. Fahrzeuge.

Art. 25 Waffendaten*

1. Daten über Inhaber und Inhaberinnen einer Bewilligung gestützt auf die Bundesgesetzgebung über Waffen, Waffenzubehör und Munition werden im Modul "Waffen" bearbeitet.
2. Falls eine Person nach Absatz 1 auch in einem anderen Modul (Personen- oder Fallmodul) verzeichnet ist, wird darauf mit der Bemerkung "Waffe" hingewiesen.

Art. 26 Journal-Daten

1. Journal-Daten sind Angaben über Ereignisse, die der Kantonspolizei gemeldet werden oder ihr in Ausübung ihrer Tätigkeit zur Kenntnis gelangen.
2. Als Journal-Daten werden erfasst:
   1. Empfänger oder Empfängerin einer Meldung;
   2. Meldedatum und -zeit;
   3. Sachbearbeiter oder Sachbearbeiterin der Kantonspolizei;
   4. Ereignis;
   5. Ereignisdatum/-zeit;
   6. Ereignisort;
   7. Sachverhalt;
   8. Massnahmen / Anordnungen;
   9. Personendaten des Melders oder der Melderin, des oder der Geschädigten, des oder der Beschuldigten sowie des Finders oder der Finderin;
   10. Fahrzeuge.

2.2. Berechtigung zur Weiterbearbeitung

Art. 27 Berechtigung zur Weiterbearbeitung

1. Der Kommandant oder die Kommandantin bezeichnet einzelne Mitarbeitende der Kantonspolizei, die zur Weiterbearbeitung der aufbewahrten Daten berechtigt sind.

2.3. Aufbewahrungsdauer und Löschungsregel

2.3.1. Ordentliche Aufbewahrungsdauer

Art. 28 Ordentliche Aufbewahrungsdauer der Grunddaten: Grundsatz

1. Grunddaten, die mit einem Fall in Beziehung stehen, bleiben bis zum Ablauf der deliktspezifischen Aufbewahrungsdauer gemäss Absatz 2 im polizeilichen Informationssystem.
2. Die deliktspezifische Aufbewahrungsdauer beträgt:
   1. 90 Jahre für unverjährbare Verbrechen gemäss Artikel 101 StGB, für Taten, die mit lebenslänglicher Freiheitsstrafe bedroht sind, sowie wenn eine freiheitsentziehende Massnahme gemäss Artikel 64 StGB angeordnet wurde;
   2. 25 Jahre für Taten, die mit einer Freiheitsstrafe von mehr als fünf Jahren bedroht sind;
   3. 20 Jahre für Taten, die mit einer Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren bedroht sind;
   cbis) 15 Jahre für Taten, die mit einer Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren bedroht sind; d) 10 Jahre für Taten, die mit einer anderen Strafe bedroht sind; dbis) 4 Jahre für Ehrverletzungsdelikte gemäss Artikel 173 ff. StGB; e) 3 Jahre für Taten, die mit Busse bedroht sind.
3. Vorbehalten bleibt die Verkürzung der ordentlichen Aufbewahrungsdauer gemäss § 39.

Art. 29 Ordentliche Aufbewahrungsdauer der Grunddaten: Ausnahmen

1. Die Grunddaten natürlicher Personen werden spätestens mit dem Tod der betroffenen Person gelöscht.
2. Die Grunddaten juristischer Personen werden spätestens mit deren Auflösung bzw. mit Löschung des Handelsregistereintrags gelöscht, soweit die Kantonspolizei davon Kenntnis erhält.

Art. 30 Bei mehrmaliger Registrierung

1. Ist eine Person mit mehreren Delikten erfasst, so bleiben die Einträge zu allen Delikten so lange im polizeilichen Informationssystem aufbewahrt, bis die Aufbewahrungsdauer für dasjenige Delikt, das am längsten registriert bleibt, abgelaufen ist.

Art. 30bis Ordentliche Aufbewahrungsdauer fallbezogener Daten und Fristbeginn: Grundsatz

1. Die deliktspezifische Aufbewahrungsdauer fallbezogener Daten entspricht den Aufbewahrungsfristen nach § 28 Absatz 2.
2. Wurde die Täterschaft ermittelt, beginnt die Frist nach Absatz 1 im Zeitpunkt der Ermittlung der mutmasslichen Täterschaft zu laufen.
3. Wurde die Täterschaft nicht ermittelt, beginnt die Frist nach Absatz 1 im Tatzeitpunkt zu laufen. Vorbehalten bleibt Artikel 97 Absatz 2 StGB.

Art. 30ter Verlängerung der Aufbewahrungsdauer fallbezogener Daten bei schweren Straftaten: Ausnahmen

1. Bei schweren Straftaten können fallbezogene Daten mit Zustimmung des Kommandanten oder der Kommandantin um weitere zehn Jahre aufbewahrt werden, insbesondere wenn für eine längere Registrierung wichtige öffentliche Interessen vorliegen.
2. Zu Schulungszwecken dürfen geeignete Fälle wie beispielsweise Flugzeugunfälle und Mordfälle in anonymisierter Form und mit Zustimmung des Kommandanten oder der Kommandantin auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden.

Art. 31 Ordentliche Aufbewahrungsdauer von Personendaten, die keinen Bezug zu einem Fall haben*

1. Stehen die Personendaten im Zusammenhang mit einem administrativen Bewilligungsverfahren, werden sie nach 10 Jahren gelöscht. Falls die betroffene Person in diesem Zeitpunkt weiterhin im Besitz der Bewilligung ist, werden die Daten während weiterer 10 Jahre bearbeitet. Die Löschung erfolgt spätestens 5 Jahre nach Ablauf der Bewilligung oder nach Erreichen des 80. Altersjahres bzw. nach dem Tod der betroffenen Person.
2. Daten über Waffenbesitzer und -besitzerinnen und Daten über Inhaber und Inhaberinnen von Bewilligungen gestützt auf die Bundesgesetzgebung über Waffen, Waffenzubehör und Munition werden nach 30 Jahren gelöscht. Ist die Person nach Ablauf dieser Frist weiterhin im Besitz einer Waffe oder verfügt sie weiterhin über eine Bewilligung, bleibt sie bis zur Aufgabe des Waffenbesitzes bzw. bis zum Ablauf der Bewilligung, spätestens bis zu ihrem Tod, verzeichnet. Im Zeitpunkt der Löschung muss auch die Bemerkung „Waffe“ in den anderen Modulen gelöscht werden.
3. Personendaten im Zusammenhang mit fürsorgerischen Informationsberichten und Berichten über Suizidversuche werden nach 10 Jahren, spätestens nach dem Tod der betroffenen Person, gelöscht.
4. Bei aussergewöhnlichen Todesfällen werden Personendaten nach Ablauf von 30 Jahren ab Todesdatum gelöscht.

Art. 31bis Aufbewahrungsdauer der im Rahmen des KBM bearbeiteten Personendaten

1. Ist der Grund für die Datenbearbeitung weggefallen, sind die Personendaten unverzüglich zu löschen. In jedem Fall ist die Löschung spätestens nach dem Tod der betroffenen Person vorzunehmen. Im Zeitpunkt der Löschung muss auch die Bemerkung "KBM" in den anderen Modulen gelöscht werden.
2. Erfolgt die Datenbearbeitung gestützt auf §§ 35bis - 35quater KapoG, sind die Daten 5 Jahre nach Erfassung des letzten Datenzuwachses zu löschen. Der einzelne Eintrag, der nicht bereits nach Satz 1 gelöscht worden ist, wird spätestens nach 20 Jahren gelöscht.
3. Erfolgt die Datenbearbeitung gestützt auf § 35quinquies KapoG, sind die Daten 10 Jahre nach Erfassung des letzten Datenzuwachses zu löschen. Der einzelne Eintrag, der nicht bereits nach Satz 1 gelöscht worden ist, wird spätestens nach 30 Jahren gelöscht.
4. Der Kommandant oder die Kommandantin kann in begründeten Fällen die Verlängerung der Aufbewahrungsfrist gemäss Absatz 2 und 3 anordnen.

Art. 32 Aufbewahrungsdauer biometrischer erkennungsdienstlicher Daten*

1. Die Löschung biometrischer erkennungsdienstlicher Daten richtet sich nach der Bundesgesetzgebung.
   1. …
   2. …
   3. …
   4. …
2. …
3. …
4. …

Art. 33 Aufbewahrungsdauer der Haftdaten

1. Haftdaten werden zusammen mit den Grunddaten gelöscht.

Art. 34 …

Art. 35 …

Art. 36 Aufbewahrungsdauer von Daten im Zusammenhang mit dem ausserprozessualen Zeugenschutz*

1. Die Aufbewahrungsdauer von Daten, die im Zusammenhang mit dem ausserprozessualen Zeugenschutz bearbeitet werden, richtet sich nach der Bundesgesetzgebung über den ausserprozessualen Zeugenschutz.
2. …
3. …

Art. 37 Aufbewahrungsdauer der Journal-Daten

1. Die Journal-Daten werden nach 10 Jahren gelöscht.

Art. 38 Verbot der Kumulation

1. Ist eine Person im Zusammenhang mit einer Straftat im polizeilichen Informationssystem verzeichnet und gleichzeitig auch, weil ihre Daten nach §§ 20 und 21 bearbeitet werden, dürfen die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen nicht kumuliert werden.

2.3.2. Verkürzung der ordentlichen Aufbewahrungsdauer

Art. 39 Folgen der Nachführung gemäss Paragraf 12*

1. Handelt es sich um ein Delikt gemäss § 28 Absatz 2 Buchstabe a - c, wird auf Gesuch hin aufgrund einer Interessenabwägung und nach Rücksprache mit der Staatsanwaltschaft geprüft, ob und in welchem Umfang die ordentliche Aufbewahrungsdauer der Grund- und Haftdaten sowie der fallbezogenen Daten verkürzt wird.
2. Handelt es sich um ein Delikt gemäss § 28 Absatz 2 Buchstabe cbis - e, wird die ordentliche Aufbewahrungsdauer der Grund- und Haftdaten sowie der fallbezogenen Daten um einen Drittel verkürzt.

Art. 40 …

2.4. Folgen der Datenlöschung

Art. 41 Vernichtung der Akten

1. Spätestens mit der Löschung der Grunddaten müssen auch sämtliche Akten vernichtet werden.
2. Der Kommandant oder die Kommandantin kann in Absprache mit dem oder der Beauftragten für Information und Datenschutz Ausnahmen bewilligen, wenn stichhaltige Gründe vorliegen, dass sich die Akten zu einem späteren Zeitpunkt als wesentlich für die Verfolgung wichtiger öffentlicher Interessen erweisen könnten.
3. Vorbehalten bleibt das Archivgesetz.

Art. 42 Bescheinigung

1. Auf Antrag hin wird sowohl die Datenlöschung als auch die Vernichtung der entsprechenden Akten schriftlich bestätigt.

2.5. Datensicherheit

Art. 43 Datensicherheit

1. Der Kommandant oder die Kommandantin trifft die für die Gewährleistung der Datensicherheit technischen und organisatorischen Massnahmen im Sinne von § 16 Absatz 1 Buchstabe c des Informations- und Datenschutzgesetzes und § 12 f. der Informations- und Datenschutzverordnung.
2. Jede Bearbeitung von Daten im polizeilichen Informationssystem ist in einem Protokoll festzuhalten.

3. Inkrafttreten

Art. 44 Inkrafttreten

1. Der Regierungsrat bestimmt das Inkrafttreten.
2. Vorbehalten bleibt das Einspruchsrecht des Kantonsrates.