Verordnung über die Nutzung von Mobil- und Festnetztelefonen

(Telefonnutzungsverordnung, TNV) Vom 02.06.2020 (Stand 06.06.2020)

1. Allgemeines

Art. 1 Gegenstand

1. Diese Verordnung regelt:
   1. die Nutzung von Mobil- und Festnetztelefonen;
   2. die Synchronisation von Exchange-Daten des Kantons (E-Mail, Kalender und Kontakte);
   3. die Berechtigung für den Bezug eines kantonalen Mobiltelefons; und
   4. die Kostentragung bzw. Entschädigung durch den Kanton.

Art. 2 Geltungsbereich

1. Die Verordnung gilt für die kantonale Verwaltung, die Justiz (Obergericht und Verwaltungsgericht inklusive unterstellte Stellen), die Datenschutzstelle und die Ombudsstelle.
2. Sie gilt nicht für die vom Kanton zur Verfügung gestellten mobilen Arbeitsplatzgeräte, die mobilen Geräte der Zuger Polizei sowie mobile Geräte, die zur Steuerung technischer Prozesse oder die Dateneingabe in Fachanwendungen benötigt werden.

Art. 3 Private Nutzung während der Arbeitszeit

1. Eine zeitlich geringfügige private Nutzung von Mobil- und Festnetztelefonen ist erlaubt.
2. Die private Nutzung darf die Arbeitsleistung nicht beeinträchtigen.

2. Mobiltelefone zur Synchronisation von Exchange-Daten

Art. 4 Private und kantonale Mobiltelefone

1. Alle Mitarbeitenden können den Anschluss eines privaten Mobiltelefons an das Verwaltungsnetzwerk zur Synchronisation von Exchange-Daten beantragen.
2. Bestätigt die vorgesetzte Stelle eine dienstliche Notwendigkeit des Gebrauchs, können Mitarbeitende zur Synchronisation von Exchange-Daten:
   1. ein vom Amt für Informatik und Organisation (AIO) bestimmtes kantonales Mobiltelefon mit kantonalem Standardabonnement beantragen; oder
   2. den Anschluss ihres privaten Mobiltelefons beantragen und entweder bei ihrem privaten Provider bleiben oder den Wechsel ihrer privaten Mobiltelefonnummer auf das kantonale Standardabonnement beantragen.
3. Eine dienstliche Notwendigkeit des Gebrauchs liegt vor, wenn die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter:
   1. das Mobiltelefon als Arbeitsinstrument benötigt; oder
   2. ganzjährig auch ausserhalb des Arbeitsplatzes oder des üblichen Arbeitszeitrahmens erreichbar sein muss.

Art. 5 Bewilligungspflicht

1. Bewilligungspflichtig sind:
   1. der erstmalige Anschluss eines privaten Mobiltelefons an das Verwaltungsnetzwerk, sofern eine dienstliche Notwendigkeit des Gebrauchs geltend gemacht wird;
   2. die erstmalige Zurverfügungstellung eines kantonalen Mobiltelefons; und
   3. der erstmalige Ersatz eines bei Inkrafttreten der vorliegenden Verordnung bereits bewilligten kantonalen Mobiltelefons.

Art. 6 Antragstellung und Bewilligungsverfahren

1. Die Antragstellung und der Nachweis der dienstlichen Notwendigkeit des Gebrauchs haben mittels elektronischen Formulars der Dienststelle Telefonie des AIO zu erfolgen.
2. Bei bewilligungspflichtigen Anträgen erfolgt der Entscheid durch die Amtsleitung des AIO, bei der Justiz durch die Präsidien des Obergerichts resp. des Verwaltungsgerichts, bei der Datenschutzstelle und der Ombudsstelle durch deren Leitung. Vor einem ablehnenden Entscheid wird die beantragende Stelle angehört.

Art. 7 Ersatz und Wechsel von Mobiltelefonen

1. Kantonale Mobiltelefone werden erst am Ende ihrer Lebensdauer durch ein anderes kantonales Mobiltelefon ersetzt. Ein Wechsel auf ein privates Mobiltelefon ist jederzeit möglich

Art. 8 Beschaffung, Betrieb und Support

1. Die Dienststelle Telefonie ist zuständig für die Beschaffung der kantonalen Mobiltelefone und überwacht deren Abgabe. Die kantonalen Mobiltelefone bleiben im Eigentum des Kantons. Private Mobiltelefone werden nicht übernommen.
2. Die Dienststelle Telefonie stellt den technischen Betrieb und Support für die kantonalen Mobiltelefone sicher. Für kantonale und private Mobiltelefone leistet sie Support beim Anschluss an das Verwaltungsnetzwerk.

Art. 9 Abonnementsverwaltung

1. Bei Mobiltelefonen mit kantonalem Abonnement erfolgt die Rechnungstellung für die Abonnementsgebühren durch den Provider der Fernmeldedienste direkt an die private Adresse.
2. Die Dienststelle Telefonie kann in der Abonnementsverwaltung den PUK (elektronischer Schlüssel für die Entsperrung der SIM-Karte) abfragen, die SIM-Karte sperren oder ersetzen. Ferner kann sie Rufnummern sperren, die erhöhte Gebühren verursachen.

Art. 10 Abonnements- und Geräteentschädigung

1. Bei Mitarbeitenden mit kantonalem Mobiltelefon vergütet der Kanton die Kosten des von der Finanzdirektion festgelegten kantonalen Standardabonnements. Bei Mitarbeitenden mit angeschlossenem privaten Mobiltelefon und nachgewiesener dienstlicher Notwendigkeit des Gebrauchs entrichtet der Kanton zudem eine monatliche Geräteentschädigung.
2. Die Geräteentschädigung wird von der Finanzdirektion festgelegt und richtet sich nach der Kostenentwicklung im entsprechenden Markt.
3. Sofern aus dienstlichen Gründen notwendig, kann die vorgesetzte Stelle eine befristete oder unbefristete Erhöhung der Abonnementsentschädigung beantragen. Der Entscheid über die Erhöhung erfolgt durch die Amtsleitung des AIO, bei der Justiz durch die Präsidien des Obergerichts resp. des Verwaltungsgerichts, bei der Datenschutzstelle und der Ombudsstelle durch deren Leitung. Eine rückwirkende Erhöhung ist nicht möglich.

Art. 11 Überwachung der IT-Infrastruktur

1. Um die Sicherheit der Systeme sicherzustellen, führt die Dienststelle Telefonie laufend automatisierte, anonymisierte Überwachungen der IT-Infrastruktur in Form von Protokollierungen durch.
2. Überwacht wird, ob die Mobiltelefone die verlangte Betriebssystemversion und die korrekten App-Versionen aufweisen. Überwacht wird ferner die Anzahl gescheiterter Anmeldeversuche.

Art. 12 Verlust, Diebstahl oder Veräusserung

1. Der Verlust oder Diebstahl eines an das kantonale Netzwerk angeschlossenen Mobiltelefons ist sofort der Dienststelle Telefonie zu melden. Das Gleiche gilt bei beabsichtigter Veräusserung eines angeschlossenen privaten Mobiltelefons. Ausserhalb der Servicezeiten der Dienststelle Telefonie hat die Meldung an die Zuger Polizei zu erfolgen.
2. Bei einem Mobiltelefon mit privatem Abonnement ist von den Mitarbeitenden zudem die SIM-Karte beim jeweiligen Provider sperren zu lassen.
3. Bei einem kantonalen Mobiltelefon haben die Dienststelle Telefonie und die Zuger Polizei das Recht zur Fernlöschung des kompletten Geräts. Bei einem privaten Mobiltelefon werden nur die vom Kanton bereitgestellten Apps und Daten gelöscht. Sofern die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter dies ausdrücklich verlangt, ist auch eine Komplettlöschung möglich.

Art. 13 Wegfall der dienstlichen Notwendigkeit des Gebrauchs

1. Kantonale Mobiltelefone sind bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, bei einem Wechsel auf ein privates Mobiltelefon oder bei Wegfall der dienstlichen Notwendigkeit des Gebrauchs inklusive SIM-Karte der Dienststelle Telefonie zurückzugeben.
2. Bei privaten Mobiltelefonen sperrt die Dienststelle Telefonie im Falle einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses die Synchronisation von Exchange-Daten und löscht die vom Kanton bereitgestellten Apps und Daten.
3. Wird die Mobiltelefonnummer bei kantonalen Mobiltelefonen bzw. bei privaten Mobiltelefonen mit kantonalem Abonnement von der jeweiligen Mitarbeiterin bzw. vom jeweiligen Mitarbeiter nicht in einen anderen Vertrag portiert, beendet die Dienststelle Telefonie das entsprechende Abonnement und deaktiviert die Mobiltelefonnummer spätestens nach 30 Tagen.

3. Festnetztelefone

Art. 14 Beschaffung, Betrieb, Support und Vergütung

1. Die Dienststelle Telefonie beschafft die Festnetztelefone, überwacht deren Abgabe und stellt den technischen Betrieb und Support sicher.
2. Die Kosten für die Nutzung von Festnetztelefonen trägt der Kanton. Die Dienststelle Telefonie kann Rufnummern sperren, die erhöhte Gebühren verursachen.

Art. 15 Randdatenerhebung

1. Die Dienststelle Telefonie übernimmt die Randdaten aller ein- und ausgehenden Verbindungen vom Provider der Fernmeldedienste (anrufende und angerufene Nummer, Zeitpunkt und Datum, Dauer der Verbindung, angefallene Gebühren).
2. Sie kann zur Behebung von technischen Störungen und zu Verrechnungszwecken Einsicht in die Randdaten nehmen. Sie löscht die übernommenen Randdaten nach sechs Monaten.