Verordnung über Datenbearbeitungssysteme für die Polizei

Vom 16.12.2008 (Stand 01.01.2020)

1. Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

1. Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung der elektronischen Datenbearbeitungssysteme für die Polizei.
2. Diese Systeme
   1. verwalten Personen- und Falldaten;
   2. unterstützen Geschäftskontrolle und Journal;
   3. dienen dem Erstellen und Bearbeiten von Berichten.

Art. 2 Zweck

1. Die elektronischen Datenbearbeitungssysteme führen zu rationellen Arbeitsabläufen, stellen den zeitgerechten Informations- und Datenaustausch sicher und ermöglichen eine effiziente Datenbearbeitung.
2. Mit ihnen dürfen nur Daten bearbeitet werden, die zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben unerlässlich sind.

Art. 3 Betrieb und Anwendung

1. Die elektronischen Datenbearbeitungssysteme werden ausschliesslich von der Polizei betrieben und angewendet. Der Betrieb und die Anwendung durch Dritte sind ausgeschlossen.

Art. 4 Schnittstellen

1. Die Polizei betreibt Schnittstellen für die Fachanwendungen und regelt die Zuständigkeiten.

Art. 5 Lese-, Schreib-, Mutations-, Rechercheberechtigungen

1. Auf Antrag der Polizei bezeichnet die Sicherheitsdirektion jährlich die Stellen und Funktionen mit Lese-, Schreib-, Mutations- und/oder Rechercheberechtigungen in den Datenbearbeitungssystemen.

2. Personen- und Falldaten

Art. 6 Zweck der Personen- und Falldaten

1. Die Personen- und Falldaten
   1. dienen als Grundlage für Berichte und Lagebeurteilungen;
   2. halten Ermittlungsdaten in Arbeitskarteien fest;
   3. dokumentieren polizeiliches Handeln;
   4. dienen als Grundlage für die Erstellung von Täterschaftsprofilen;
   5. übermitteln Daten in Systeme des Bundes gemäss den gesetzlichen Vorgaben;
   6. übernehmen Daten aus dem Berichtverarbeitungssystem der Polizei;
   7. stellen die Verfügbarkeit von Daten sicher, die für Polizeiermittlungen nötig sind;
   8. ermöglichen die automatisierte Akten- und Datenverwaltung;
   9. ermöglichen statistische und strategische Auswertungen.

Art. 7 Elemente für die Personen- und Falldatenverwaltung

1. Für die Personen- und Falldatenverwaltung stehen zur Verfügung die
   1. Personendatenbank;
   2. Falldatenbank;
   3. Arbeitskarteien;
   4. Hotelkontrolle;
   5. Waffenverwaltung;
   6. elektronische Aktenaufbewahrung.

Art. 8 Personendatenbank

1. Die Personendatenbank enthält
   1. Daten über natürliche und juristische Personen, die in polizeilichen Rapporten und Berichten erfasst sind;
   2. Identifikationsdaten mit Detailangaben zum Signalement der erfassten Person, insbesondere Fotoaufnahmen, DNA-Probenahmen, Fingerabdrücke;
   3. Angaben über polizeiliche und staatsanwaltschaftliche Massnahmen;
   4. Haftdaten wie Haftein- und -austritt, Haftgrund und -art.

Art. 9 Falldatenbank

1. Die Falldatenbank enthält
   1. Fälle zu Straftaten mit bekannter und unbekannter Täterschaft;
   2. polizeiliche Ereignisse ohne Gesetzesverstösse.

Art. 10 Arbeitskarteien

1. Mit Zustimmung der Sicherheitsdirektion erstellt die Polizei im Einzelfall Arbeitskarteien.
2. Diese enthalten Ermittlungs- und Fahndungsdaten über Personen, Sachen und Ereignisse. Diese Daten dürfen nicht in die Falldatenbank aufgenommen werden.
3. Die Kommandantin oder der Kommandant informiert die Sicherheitsdirektion jährlich über die geführten Arbeitskarteien.

Art. 11 Hotelkontrolle

1. Die Hotelkontrolle enthält die Daten des Hotelmeldescheins gemäss Gastgewerbegesetz.
2. Die Polizei erhebt diese durch Einsammeln der Meldescheine oder ihr durch die Logisgebenden elektronisch übermittelten Angaben.

Art. 12 Waffenverwaltung

1. Die Waffenverwaltung enthält Angaben über
   1. Personen, die eine Waffe besitzen oder im Zusammenhang mit Waffen ein Gesuch stellen;
   2. Angaben zu Waffen im Sinne des Waffenrechts;
   3. Waffenerwerbsscheine, Waffentragscheine und Ausnahmebewilligungen.

Art. 13 Elektronische Aktenaufbewahrung

1. Die elektronische Aktenaufbewahrung ist ein Dokumentenverwaltungssystem für Rapporte und Berichte, welche die Polizei über natürliche und juristische Personen erstellt hat.

Art. 14 Aufbewahrung, Archivierung, Vernichten von Daten

1. Die Polizei vernichtet Falldaten, ohne sie dem Staatsarchiv anzubieten, soweit dies durch Rechtsvorschriften verlangt wird, die dem Archivgesetz vorgehen.
2. Die übrigen Falldaten sind dem Staatsarchiv nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gemäss Absatz 5 oder nach Eintreten der Verfolgungs- und Vollstreckungsverjährung anzubieten. Hat das Staatsarchiv die Falldaten übernommen oder die Übernahme abgelehnt, werden die Daten bei der Polizei gelöscht.
3. Ist eine Person mit mehreren Delikten erfasst, so bleiben die Eintragungen zu allen Delikten so lange in den Personen- und Falldaten gespeichert, bis die Aufbewahrungsfristen für alle Eintragungen abgelaufen sind, gerechnet ab dem letzten Ermittlungsdatum.
4. Personendaten werden vernichtet, wenn keine Verbindungen zu Eintragungen in der Falldatenbank, in den Arbeitskarteien und in der Waffenverwaltung mehr bestehen.
5. Im Übrigen werden Personen- und Falldaten nach Ablauf der folgenden Zeitdauer vernichtet:
   1. Verschollene Personen: nach 120 Jahren;
   2. aussergewöhnliche Todesfälle, Vermisstenereignisse, entwichene oder entlaufene Personen, Grossereignisse und Katastrophen: nach 20 Jahren;
   3. Ausweisverluste: nach 15 Jahren;
   4. Suizidversuche, fürsorgerische Unterbringungen, Aufenthaltsnachforschungen, Leumunds-, Informations- und Bürgerrechtsberichte, Berichte und Zuschriften und Hotelmeldedaten: nach 10 Jahren;
   5. Fundsachen ohne Delikt, Personen- und Fahrzeugmeldekarten, übrige Berichte und Arbeitskarteieinträge: nach 5 Jahren.

3. Geschäftskontrolle, Journal

3.1. Geschäftskontrolle

Art. 15 Zweck und Inhalt

1. Die Geschäftskontrolle
   1. ist ein Führungsinstrument;
   2. steuert und kontrolliert den Geschäftsablauf;
   3. regelt den Aktengang und den polizeiinternen Postverkehr;
   4. enthält Informationen zum Aktenstand und zur Ablage über Personen und Fahrzeuge.
2. Die Geschäftskontrolle besteht aus
   1. Kopfdaten zum Geschäft;
   2. Vermerke zur Bearbeitungszuständigkeit, zu natürlichen und juristischen Personen, zu Fahrzeug, zu Aktivitäten, zu Aktenkopien, zu Geschäftsverbindungen und zu Weiterleitungen der Geschäftsverantwortlichkeit.

Art. 16 Klassifizierung

1. Folgende Geschäfte und Akten werden als vertraulich klassifiziert:
   1. Staatsschutzgeschäfte;
   2. Personalakten;
   3. weitere Geschäfte und Akten im Einzelfall, soweit sie die Kommandantin oder der Kommandant klassifiziert.
2. Vertraulich klassierte Geschäfte und Akten sind ausschliesslich den berechtigten Personen zugänglich.

3.2. Journal

Art. 17 Zweck

1. Das Journal
   1. dokumentiert für interne Zwecke polizeiliche Einsätze;
   2. enthält polizeitaktische Einsatzinformationen;
   3. unterstützt die Führung bei polizeilichen Ereignissen;
   4. dient der Polizei zur Information und Orientierungshilfe über ihre Aktivitäten.

Art. 18 Eintragungen

1. Die im Journal erfassten Ereignisse werden chronologisch protokolliert und umfassen insbesondere Aufgebote, polizeitaktische Massnahmen, erste Ermittlungen, Kontaktinformationen sowie Angaben über die Art des Ereignisses, Örtlichkeiten, Zeit und Einsatzmittel.
2. Journaleintragungen dürfen weder den Personen- noch den Fallakten beigelegt werden.

Art. 19 Bekanntgabe

1. Journalauszüge dürfen nicht an Dritte herausgegeben werden.
2. Soweit Eintragungen polizeirelevante Ereignisse betreffen, kann die Kommandantin oder der Kommandant die Herausgabe zusammenfassender Berichte über das Journal bewilligen für
   1. die Staatsanwaltschaft;
   2. die Leiterin oder den Leiter der Strafanstalt Zug;
   3. die gemeindlichen Sicherheitsverantwortlichen gemäss § 59 Ziff. 3 des Gemeindegesetzes;
   4. die Mitglieder des kantonalen Führungsstabs im Ereignisfall;
   5. die Leiterin oder den Leiter Feuerwehr der Gebäudeversicherung Zug.
3. Die Kommandantin oder der Kommandant legt fest, ob die Berichterstattung mündlich oder schriftlich erfolgt.

Art. 20 Vernichtung der Eintragungen

1. Die Polizei vernichtet Journaleintragungen, ohne sie dem Staatsarchiv anzubieten, soweit dies durch Rechtsvorschriften verlangt wird, die dem Archivgesetz vorgehen.
2. Die übrigen Journaleintragungen sind dem Staatsarchiv nach fünf Jahren anzubieten. Hat das Staatsarchiv die Eintragungen übernommen oder die Übernahme abgelehnt, werden die Daten bei der Polizei gelöscht.

4. Berichtverarbeitungssystem

Art. 21 Zweck und Inhalt

1. Das Berichtverarbeitungssystem dient zur Erfüllung der Dokumentationspflicht und enthält Informationen für die Aufgabenerfüllung der Polizei.

Art. 22 Kontrolle

1. Die Kommandantin oder der Kommandant legt fest, wer für das Controlling des Berichtsverarbeitungssystems zuständig ist und wie das Controlling abläuft.

Art. 23 Vernichtung der Daten

1. Die Polizei vernichtet die Daten im Berichtverarbeitungssystem zwei Jahre nach Abschluss des Rapportes oder Berichtes.

5. Inkrafttreten

Art. 24 Inkrafttreten

1. Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2009 in Kraft.