170.8•Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV)
170.8Verordnung01.01.2020
170.8
(vom 3. September 2019)¹,²
Der Regierungsrat,
gestützt auf §§ 5 Abs. 4 und 13 Abs. 2 des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG)³,
beschliesst:
Diese Verordnung regelt die Verwaltung und den Schutz von Informationen der öffentlichen Organe von Kanton und Gemeinden.
Das öffentliche Organ verwaltet seine Geschäftsfälle mit einem Ordnungssystem, das eine eindeutige Zuordnung und eine zielgerichtete Suche von Informationen ermöglicht.
¹ Das öffentliche Organ legt alle für die Bearbeitung und die Nachvollziehbarkeit eines Geschäftsfalls notwendigen Informationen in einem Dossier ab.
² Auf Informationen, die aus technischen, organisatorischen oder rechtlichen Gründen gesondert abgelegt werden, wird im Dossier verwiesen.
¹ Das öffentliche Organ bezeichnet für jeden Geschäftsfall eine Federführung federführende Stelle.
² Diese ist für die Vollständigkeit des Dossiers verantwortlich.
¹ Dossiers werden mit Informationen versehen, die für die Bearbeitung und die Zuordnung eines Geschäftsfalls sowie für den Schutz der dazugehörigen Informationen nötig sind (Metadaten).
¹ M. 1. 20 - 107
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V über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV)
2 Sie enthalten insbesondere folgende Metadaten:
Dossierabschluss
¹ Ist ein Geschäftsfall beendet, überprüft die federführende Stelle die Vollständigkeit des Dossiers und schliesst es ab.
² Sie kann Informationen, die für die Nachvollziehbarkeit des Geschäftsfalls nicht notwendig sind, entfernen.
Wahl des Informationsträgers
¹ Das öffentliche Organ legt fest, in welcher Form es seine Dossiers führt. Es führt die Dossiers in elektronischer Form, soweit dies möglich und wirtschaftlich ist. Im Übrigen führt es die Dossiers in physischer Form oder aus besonderen Gründen in gemischter Form.
² Es legt zudem fest:
³ Führt das öffentliche Organ seine Dossiers nicht ausschliesslich in elektronischer Form, erstattet es der vorgesetzten Stelle oder der Aufsichtsbehörde jährlich Bericht über die Gründe.
Technische Mittel
¹ Führt ein öffentliches Organ neue technische Mittel, insbesondere neue Informationsverwaltungssysteme, ein, stellt es sicher, dass die vorhandenen Informationen und Metadaten weiter verwendet werden können.
² Es verwendet technische Mittel, welche die Übertragung der verwalteten Informationen in archivtaugliche Formate ermöglichen.
Anbietungspflicht
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² Es bietet die ausgesonderten Dossiers zusammen mit den dazugehörigen Metadaten dem zuständigen Archiv an und liefert die vom Archiv ausgewählten Dossiers ab.
³ Es vernichtet oder löscht unwiederbringlich:
⁴ Archivwürdige Dossiers, die das Archiv aus Kapazitätsgründen nicht sofort übernehmen kann, bewahrt das öffentliche Organ weiter auf.
Das Archiv kann für die Anbietung und die Übernahme von Weisungsrecht Informationen Weisungen erlassen.
Übrige Pflichten des öffentlichen Organs
¹ Die federführende Stelle beurteilt die Risiken und den Schutzbedarf für die von ihr verwalteten Informationen. Sie weist diese einer der vom Regierungsrat festgelegten Schutzstufen zu.
² Das öffentliche Organ legt gestützt darauf in einem Plan angemessene Massnahmen zum Schutz der Informationen fest. Es gibt dazu die Wirkung, die Kosten und die Termine an.
Zur Erreichung der Schutzziele gemäss § 7 Abs. 2 IDG prüft Massnahmen das öffentliche Organ insbesondere folgende Massnahmen:
1.1.20 - 107
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¹ Das öffentliche Organ stellt die Einhaltung dieser Verordnung durch seine Verwaltungseinheiten sicher.
² Es überprüft regelmäßig die Einhaltung der Verordnung und die Zweckmäßigkeit der getroffenen Massnahmen zum Schutz der Informationen. Werden die Schutzziele gemäss § 7 Abs. 2 IDG nicht mehr erreicht, passt es die Massnahmen an.
³ Es dokumentiert die Ergebnisse der Überprüfung und die Anpassung der Massnahmen.
Beauftragt das öffentliche Organ Dritte mit der Informationsbearbeitung, sorgt es dafür, dass die Vorgaben dieser Verordnung eingehalten werden.
¹ OS 74, 558; Begründung siehe ABI 2019-09-13. ² Inkrafttreten: 1. Januar 2020. ³ LS 170.4.
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