242.2•Verordnung des Obergerichtes über die Geschäftsführung der Notariate (Notariatsverordnung)
242.2NotariatsverordnungVerordnung01.01.1961
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(vom 23. November 1960)¹
Das Obergericht,
gestützt auf § 80 Abs. 2 des Gesetzes über die Gerichts- und Behördenorganisation im Zivil- und Strafprozess (GOG) vom 10. Mai 2010²,²³
beschliesst:
¹⁸ ¹ Dem Notar obliegt, ausser den Aufgaben des Grundbuchamtes (§ 1 Abs. 1 lit. b NotG⁵) und des Konkursamtes (§ 1 Abs. 1 lit. c NotG⁵), als Urkundsperson
² Vorbehalten bleiben die Vorschriften über die ausschliessliche Zuständigkeit anderer Urkundsbehörden (§ 1 Abs. 1 lit. a Ziff. 1 NotG⁵).
¹⁸ Der Notar besorgt ferner die ihm durch Gesetz oder Verordnung oder von einer durch Gesetz oder Verordnung ermächtigten Behörde übertragenen weiteren Geschäfte (§ 1 Abs. 1 lit. a Ziff. 3, 4, lit. d und § 5 NotG⁵).
a.¹⁷ Soweit diese Verordnung Aufgaben dem Notar zuweist, obliegen sie dem Notariat (§ 1 Abs. 2 NotG⁵).
Zuständig zur Vornahme der Amtshandlungen gemäss den §§ 1 und 2 ist unter Vorbehalt der nachfolgenden Einschränkungen jeder Notar des Kantons (§ 237 EG zum ZGB³).
Beurkundungen
Weitere Geschäfte der nichtstreitigen Gerichtsbarkeit
Aufgabenzuweisung
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¹ Der Notar soll sich jedoch nach Möglichkeit beschränken auf Amtshandlungen für die in seinem Amtskreis niedergelassenen oder sich auf seinem Amte einfindenden Personen und auf Vorgänge und Rechtsgeschäfte, die sich in seinem Amtskreis abwickeln oder mit diesem in engem Zusammenhang stehen.
² Ausnahmen sind gerechtfertigt in den auf mehrere Notariatskreise aufgeteilten Städten und allgemein, wenn die Beteiligten aus sachlichen oder beachtlichen persönlichen Gründen nicht den an sich zuständigen Notar in Anspruch nehmen (§ 78).
a. Grundstücke im Amtskreis
Zur öffentlichen Beurkundung von Rechtsgeschäften über dingliche Rechte und vormerkbare persönliche Rechte an Grundstücken ist der Notar des Kreises zuständig, in welchem das Grundstück oder ein Teil davon liegt (§ 237 Abs. 2 EG zum ZGB³).
b. Grundstücke in mehreren Kreisen
Die Beurkundung von Verträgen über mehrere in verschiedenen Kreisen des Kantons gelegene Grundstücke kann von jedem Notar vorgenommen werden, in dessen Kreis eines der betreffenden Grundstücke liegt (§ 237 Abs. 2 EG zum ZGB³).
c. Grundstücke in andern Kantonen
Erfasst ein im Kanton Zürich zu beurkundendes Rechtsgeschäft auch Grundstücke in andern Kantonen, mit denen kein interkantonales Abkommen besteht, so kann das Rechtsgeschäft in seiner Gesamtheit nur mit dem in der Urkunde aufzunehmenden Vorbehalt beurkundet werden, dass bezüglich der ausserkantonalen Grundstücke eine nochmalige Beurkundung durch die dort zuständigen Urkundspersonen erfolge.
Die Beurkundungen sind in der Regel im Amtslokal des Notariates vorzunehmen (§ 241 EG zum ZGB³).
¹ Erfolgen die Beurkundungen aus besonderen Gründen ausserhalb des Amtslokals, so sind diese in der Urkunde zu erwähnen.
² Eine besondere Begründung ist in der Urkunde oder in einem zu den Nebenakten (§ 53) zu legenden Aktenvermerk anzubringen, falls sich der Notar zur Beurkundung in einen andern Notariatskreis begibt (§ 4 Abs. 2).
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Ausserhalb des Kantons darf der Notar keine Beurkundungen vornehmen, auch nicht von Grundstückgeschäften, für die er örtlich allein zuständig ist (§ 5). Er soll in diesen Fällen Parteien, die nicht auf dem Amt erscheinen können, zur Bevollmächtigung eines Vertreters veranlassen.
¹ In den Urkunden sind die beteiligten Personen mit Namen, Vornamen, Geburtsjahr, Bürgerort, Beruf und Adresse und wenn nötig mit weiteren Angaben (Beinamen, Vaternamen usw.) zu bezeichnen.
² Firmen sind genau mit dem im Handelsregister eingetragenen Namen aufzuführen.
¹ Der Notar prüft die Identität der am Rechtsgeschäft beteiligten Personen (§ 239 Abs. 1 EG zum ZGB³).
² Von Personen, die ihm nicht persönlich bekannt sind, verlangt er die Vorlegung amtlicher Identitätsausweise. Dabei muss er Schriftenempfangsscheine, Führerbewilligungen und ähnliche Ausweise nicht als genügend annehmen. Die Verwendung des Dienstbuchleins als Ausweisschrift ist untersagt.
³ In Zweifelsfällen bringt der Notar auf der Urkunde unter genauer Angabe der erfolgten Legitimation den gebotenen Vorbehalt an (§ 239 Abs. 2 EG zum ZGB³).
¹ Der Notar vergewissert sich, dass die beteiligten Personen urteilsfähig sind (§ 239 Abs. 1 EG zum ZGB³).
² Bedarf es zur verbindlichen Abgabe einer Willenserklärung der Handlungsfähigkeit oder müssen andere Voraussetzungen erfüllt sein (z. B. die Testierfähigkeit gemäß Art. 467 ZGB¹⁰), so ist auch das Vorhandensein dieser Erfordernisse zu prüfen und gegebenenfalls § 13 Abs. 2 und 3 sinngemäss anzuwenden.
¹ Beim Abschluss eines zu beurkundenden Geschäfts durch einen Stellvertreter oder für eine juristische Person oder eine Gesellschaft ist in der Urkunde ausser dem Vertretenen auch der Vertreter genau zu bezeichnen. Es ist der Nachweis der Vertretungsbefugnis zu verlangen und die Art, wie er geleistet worden ist, in der Urkunde zu erwähnen. Entsprechend ist vorzugehen, wenn jemand aufgrund einer gesetzlichen Verfügungsmacht über fremdes Vermögen handelt (z. B. Art. 407 ZGB¹⁰).¹⁸
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2 Bedarf es gemäss gesetzlicher Vorschrift zum Abschluss des Geschäfts einer besonderen Ermächtigung, so ist auch diese schriftlich vorzulegen.
3 Diese Ausweise sollen, wenn sie nicht von amtlichen Stellen ausgehen, beglaubigt sein. Sie werden bei den Belegen aufbewahrt.¹⁸
¹ Von den durch das Handelsregister ausgewiesenen Organen der Handelsgesellschaften und Genossenschaften soll grundsätzlich auch bei Grundstücksgeschäften kein Ausweis über die interne Willensbildung (Auszug aus Verwaltungsrats- oder Generalversammlungsprotokoll usw.) verlangt werden.
² Von Prokuristen ist für Beurkundungen über die Veräußerung und Belastung von Grundstücken in allen Fällen (auch bei Immobiliengesellschaften) der Nachweis der besonderen Ermächtigung gemäss Art. 459 Abs. 2 OR¹² zu verlangen.
³ Vertreter von Vereinen, Stiftungen und öffentlich-rechtlichen Körperschaften haben sich durch Vorlegung der Beschlüsse der zuständigen Organe über ihre Vertretungsbefugnis auszuweisen.
Auf Verlangen der Parteien ist die Beurkundung trotz Fehlens von Ausweisen vorzunehmen; doch ist in der Urkunde auf den Mangel hinzuweisen.
¹ Der Notar bemüht sich mit aller Sorgfalt, den wahren und eindeutigen Willen der vor ihm auftretenden Personen festzustellen, um allfällige Irrtümer und Missverständnisse zu verhüten.
¹ Feststellen des Inhaltes
² Er unterrichtet die Parteien über die Tragweite ihrer Entschlüsse, macht sie auf Widersprüche ihrer Erklärungen zu gesetzlichen Vorschriften aufmerksam und erteilt ihnen die notwendigen und gewünschten weiteren Auskünfte.
³ Dabei enthält er sich jeder zudringlichen Einflussnahme auf die Willensbildung, insbesondere was die wirtschaftliche Seite des Geschäfts anbelangt.
¹ Der Notar sorgt alsdann dafür, dass die Willensmeinungen in der Erklärung klar und vollständig zum Ausdruck gelangen (§ 239 Abs. 3 EG zum ZGB³), und er veranlasst und überwacht die Abfassung und Reinschrift der Urkunde.
² Haben die Parteien eine von ihnen selbst verfasste Urkunde vorgelegt (§ 239 Abs. 3 EG zum ZGB³), so sorgt der Notar in Anwendung von § 18 für die nötigen Klarstellungen und Ergänzungen.
³ Die Urkunde wird mit «Öffentliche Beurkundung» überschrieben.
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¹ Der Notar verweigert die Beurkundung, wenn er die Überzeugung gewinnt, dass eine Partei nicht urteilsfähig ist (§ 239 Abs. 2 EG zum ZGB³).
² In Zweifelsfällen nimmt er die Beurkundung vor; doch hält er seine Bedenken in einem Vorbehalt auf der Urkunde fest (§ 239 Abs. 2 EG zum ZGB³).
³ Der Notar geht in gleicher Weise vor, wenn er befürchtet, dass das Geschäft aus einem andern Grunde nichtig oder anfechtbar sei, insbesondere weil eine Partei in ihrer Willensbildung nicht völlig frei erscheint (Art. 21, 23, 28 und 29 OR¹²), das Geschäft einen unmöglichen oder widerrechtlichen Inhalt hat oder gegen die guten Sitten verstösst (Art. 20 OR¹²) oder Zweifel darüber bestehen, ob eine Vollmacht gültig oder mit redlichen Mitteln erlangt worden sei.
Der Notar macht die Parteien auf die Straffolgen der Erschleichung einer falschen Beurkundung (Art. 253 StGB¹⁴) aufmerksam, wenn er den Eindruck gewinnt, dass die von ihnen abgegebenen Willenserklärungen nicht ihrem wahren Willen entsprechen.
²⁵ Muss ein Rechtsgeschäft zur Verbindlichkeit oder vollen Wirksamkeit noch einer Behörde zur Genehmigung oder Eintragung vorgelegt werden, z. B. der Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde (Art. 416 Abs. 1 Ziff. 5, Art. 327c Abs. 2 ZGB¹⁰) oder dem Handelsregisteramt (z. B. Art. 52 Abs. 1 ZGB¹⁰), so unterrichtet der Notar die Parteien darüber und hält dies durch einen Vermerk in der Urkunde fest.
Will eine Partei eine Willenserklärung nur in Hauptpunkten beurkunden und sich die Ergänzung ihrer Erklärung durch Einsetzen von Zahlen, Daten oder anderen Angaben vorbehalten, so muss die Urkunde klar ergeben, welche Angaben nicht beurkundet worden sind.
Eine spätere Änderung oder Ergänzung einer öffentlichen Urkunde darf nicht durch bloße Randvermerke bewerkstelligt werden. Vielmehr ist ein Nachtrag zu beurkunden oder eine ergänzende neue Urkunde zu erstellen, auf die in der ursprünglichen Urkunde durch Randvermerke hingewiesen wird.
Der endgültige Text der Urkunde wird den Parteien je nach ihrem Wunsch vom Beamten vorgelesen oder zum Selbstlesen in Gegenwart des Beamten vorgelegt (§ 240 Abs. 1 EG zum ZGB³).
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Der Notar ersucht die Parteien, nachdem sie von der Urkunde Kenntnis genommen haben, um eine ausdrückliche Erklärung, ob die Urkunde in allen Teilen ihrem Willen entspreche und richtig abgefasst sei (§ 240 Abs. 1 EG zum ZGB³).
¹ Nach Abgabe der Erklärung gemäss § 26 haben die Parteien die Urkunde zu unterzeichnen.
² Urkunden, die aus mehreren losen Blättern bestehen, müssen auf dem letzten Blatte (am Ende der Urkunde) die vollen Unterschriften (Namenszüge) und auf den übrigen Blättern entweder die vollen Namenszüge oder genügend kennzeichnende abgekürzte Unterschriften der beteiligten Parteien tragen. Sind auf Seite einer Partei mehrere Personen beteiligt, so können sie am Ende der Urkunde eine von ihnen ermächtigen, die übrigen Blätter für sie alle allein zu unterzeichnen.
¹ Schreibunkundige haben auf der Urkunde anstelle der Unterschrift ein Handzeichen anzubringen, das als solches von der Urkundsperson besonders zu beglaubigen ist (Art. 15 OR¹²).
² Kann ein Beteiligter aus andern Gründen nicht unterzeichnen, so erwähnt der Notar diesen Umstand in der Urkunde mit Angabe des Grundes.
¹ Die öffentliche Beurkundung erfolgt in der Weise, dass der Notar auf der Urkunde erklärt, sie enthalte den ihm mitgeteilten Parteiwillen, sei von den Parteien zur Kenntnis genommen, von ihnen als richtig anerkannt und unterzeichnet worden (§ 240 Abs. 1 EG zum ZGB³).
² Dabei ist anzugeben, ob die Urkunde den Parteien vorgelesen oder von ihnen selbst gelesen worden ist.
¹ Nach Datierung der Urkunde unter Angabe von Ort, Jahr, Monat, Tag und Stunde der Beurkundung unterzeichnet sie der Urkundsbeamte mit Angabe seiner Amtsstellung (Notar, Notar-Stellvertreter, Urkundsbeamter) und des Notariatskreises (§ 240 Abs. 2 EG zum ZGB³).
² Wird die Beurkundung durch das stellvertretende Amt vorgenommen, so ist dies bei der Unterzeichnung zu vermerken.¹⁸
Beim Beurkundungsakt gemäss den §§ 25–28 müssen alle Beteiligten zugegen sein, und es ist das Verfahren ohne wesentliche Unterbrechung zu Ende zu führen (§ 241 EG zum ZGB³).
¹ Muss die Urkunde in einer fremden Sprache errichtet werden oder versteht ein Mitwirkender die deutsche Sprache nicht, so zieht der Notar einen Übersetzer zu, wenn er der fremden Sprache nicht mächtig ist oder wenn eine Partei es verlangt (§ 242 Abs. 1 EG zum ZGB³).
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2 Hat ein Übersetzer mitgewirkt, so hat er auf der Urkunde unterschriftlich zu bezeugen, dass die Übersetzung gewissenhaft erfolgt sei (§ 242 Abs. 2 EG zum ZGB³), und es ist die Urkunde sowohl in deutscher als in der fremden Sprache im Urkundenbuch (§§ 51 und 52) aufzunehmen.
Verlangen die Parteien aus beachtlichen Gründen (z. B. um besondern Anforderungen im Ausland zu genügen) eine Beurkundung, die von den gesetzlichen Zuständigkeits- und Formvorschriften abweicht, so ist ihnen nur zu entsprechen, wenn eine solche Urkunde keinen falschen Rechtsschein erweckt und zu keinem Missbrauch Anlass geben kann und die Parteien den Staat ausdrücklich von jeder Haftbarkeit befreien.
Besondere gesetzliche Vorschriften
Vom Gesetz abweichende Beurkundungsformen
Das urkundliche Zeugnis über irgendeinen Vorgang oder ein tatsächliches oder rechtliches Verhältnis soll auf der Überzeugung des Notars beruhen, dass es der vollen Wahrheit entspricht.
¹ Die Unterlagen, auf die sich das Zeugnis stützt, sind in der Urkunde genau zu bezeichnen.
² Stützt sich das Zeugnis auf einen Augenschein oder sonstige eigene Wahrnehmungen des Notars, so sind Ort und Zeit dieser Feststellung anzugeben.
a. Allgemein
¹ Sind es ihrerseits Urkunden, denen der Notar seine Feststellungen entnimmt, so ist anzugeben, von wem und wann sie ausgestellt und an wen sie gerichtet worden sind, wie sie unterzeichnet und beglaubigt sind und ob es sich um Originale oder Abschriften handelt.
b. Urkunden als Unterlagen
² Beurkundungen von erheblicher Tragweite kann der Notar davon abhängig machen, dass ihm die schriftlichen Unterlagen zu den Akten gegeben werden (§ 53), sofern sie nicht bei andern Amtsstellen liegen oder sonst leicht wieder beschafft werden können.
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c. Vorbehalte
Wenn Zweifel über die Echtheit der Unterlagen bestehen, sind in der Urkunde die gebotenen Vorbehalte anzubringen (§§ 17, 20).
¹ Die Urkunde wird mit der Überschrift «Öffentliche Urkunde» versehen und soll in einer Einleitungs- oder Schlussformel als Akt des zuständigen öffentlichen Notars gekennzeichnet werden.
² Die §§ 32–34 sind anwendbar.
¹ Bescheinigungen über das Bestehen oder Nichtbestehen von rechtlichen Verhältnissen, die nicht den Protokollen, Registern und Akten des Amtes selbst entnommen werden können, soll der Notar nur ausstellen, wenn ihm die authentischen Unterlagen (Auszüge aus dem Handelsregister, Zivilstandsregister usw.) vorgelegt werden.¹⁸
² Dabei ist zu beachten, dass der Beweiswert solcher Auszüge von den Rechtswirkungen des betreffenden Registers abhängt und, wie z. B. beim Handelsregister, gewisse Rechtsverhältnisse trotz Eintragungsbedürftigkeit auch bestehen, wenn sie nicht eingetragen oder nicht bestehen, obwohl sie eingetragen sind.
¹ Zur Verwendung im Ausland bestimmte Bescheinigungen über den Inhalt von Vorschriften der inländischen Gesetzgebung sind ohne Rücksicht auf die im fraglichen andern Staate gestellten Anforderungen so abzufassen, als müssten sie in der Schweiz verwendet werden.
² Den Beteiligten ist mitzuteilen, dass allfällig im andern Staate nach besonderm Förmlichkeiten zu errichtende Urkunden (z. B. die certificats de coutume in Frankreich) von der zuständigen schweizerischen diplomatischen oder konsularischen Vertretung im andern Staate aufgrund der hier ausgestellten Zeugnisse erlangt werden können.
Zulässiger Inhalt
Abzulehnende Begehren
Begehren um Ausstellung von Urkunden über tatsächliche Verhältnisse oder Vorgänge soll der Notar nur entsprechen, wenn es sich um ausser Streit liegende Gegenstände handelt (über die Existenz einer Person, das Vorhandensein von Einrichtungen z. B. auf einem Grundstück, die Durchführung von Verlosungen, Wettbewerben usw.).
¹ Gesuchsteller mit Begehren um Befundaufnahmen, die ihrer Natur nach der Beweissicherung für einen hängigen oder bevorstehenden Rechtsstreit dienen (z. B. über den Zustand von Mietlokalen, die Beschaffenheit von Warenlieferungen, Mängel eines Werkes, Einwirkungen auf ein Grundstück), sind an die zuständigen Instanzen zu weisen (d. h. gemäss §§ 143 und 142 GOG² an den Gemeindeammann oder das Einzelgericht).²³
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2 Der Notar lehnt Begehren ab, die nicht ernsthafter oder nicht schutzwürdiger Art oder der Bedeutung der notariellen Urkunde sonst nicht angemessen sind, ebenso Aufträge, die er unter Verheimlichung seiner Amtsstellung durchführen müsste, wie Kontrollkäufe, Probeentnahmen und ähnliche Akte.
¹ Die Urkunden sollen deutlich und ohne Abkürzungen, Lücken oder Rasuren geschrieben werden. Ist es nötig, Worte durchzustreichen, so muss es so geschehen, dass sie lesbar bleiben.
² Veränderungen oder Zusätze sollen einzig am Rand oder am Schluss angebracht und stets durch die Unterschrift der Parteien und des Notars bestätigt sein.
Für handschriftliche Niederschriften und für die Unterzeichnung von Urkunden dürfen von den Beteiligten und von den Urkundspersonen nur Schreibgeräte verwendet werden, welche die Haltbarkeit der Schrift gewährleisten. Der Verwendung von Tinte ist der Vorzug zu geben. Bleistifte dürfen nicht verwendet werden.
¹ Auf Belegen des Amtes und auf den vom Amte auszustellenden Urkunden dürfen weder von den Parteien noch von den Urkundspersonen Unterschriften mit Faksimilestempel oder typografischem Aufdruck angebracht werden.
² Die Verwendung solcher Nachbildungen der eigenhändigen Unterschrift ist den Notaren gestattet für allgemeine Korrespondenzen (z. B. Gesuche um Einsendung von Pfandtiteln und Belegen), für Handänderungsanzeigen zu administrativen oder statistischen Zwecken, für Vorladungen, Mitteilungen über die Auflegung von amtlichen Verzeichnissen, Inventaren usw.
¹ Jede vom Amt auszuliefernde Urkunde wird mit dem Amtssiegel versehen.
² Besteht sie aus mehreren Blättern, so sind diese entweder mit dem amtlichen Umschlagbogen oder durch Siegelband, dessen beide Enden unter Amtssiegel zu befestigen sind, zu verbinden.¹⁸
³ Nicht zu siegeln sind die für das Urkundenbuch bestimmten Exemplare.²³
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Beilagen, die Bestandteil einer öffentlichen Urkunde bilden, sind in dieser genau zu bezeichnen, von den Parteien zu unterzeichnen und wenn möglich mit Siegelband mit der Urkunde zu verbinden und mit dem Amtssiegel zu versehen oder sonst so auszugestalten, dass eine Auswechslung oder Veränderung nicht möglich ist.
¹ Parteien, die für das Ausland bestimmte Urkunden (insbesondere Beglaubigungen) erstellen lassen, sind darauf aufmerksam zu machen, dass die ausländische Behörde möglicherweise verlangt, dass auch die Unterschrift des Notars (Notar-Stellvertreters, Beglaubigungsbeamten) und seine Befugnis zur Ausstellung der Urkunde oder zur Erteilung der Beglaubigung amtlich bestätigt sei.
² Die Parteien sind darauf hinzuweisen, dass die Bestätigung bei der Staatskanzlei des Kantons Zürich eingeholt werden kann (§ 246 Abs. 3 EG zum ZGB³) und dass es unter Umständen notwendig ist oder sich empfiehlt, das Aktenstück alsdann noch der zuständigen konsularischen Vertretung vorzulegen.
³ Der Notar hat sein Unterschriftmuster und dasjenige seiner Notar-Stellvertreter und Beglaubigungsbeamten der Staatskanzlei einzureichen.
Von Urkunden, deren Original beim Amte verbleibt (§§ 51, 52), kann jede Partei eine gebührenfreie Ausfertigung verlangen.
¹ Die öffentlichen Urkunden über die grundbuchlich zu vollziehenden Rechtsgeschäfte sind in das Urkundenbuch A einzureihen und bilden gemäß § 18 der kantonalen Grundbuchverordnung⁸ Bestandteil der Grundbuchakten.
² Beurkundungen, die nicht sofort zur Eintragung im Grundbuch angemeldet werden, sind in einem Verzeichnis einzutragen, das für mehrere Urkundenbücher gemeinsam angelegt werden kann (§ 58).
¹ Die übrigen öffentlichen Urkunden werden in chronologischer Reihenfolge nummeriert in Ordnern aufbewahrt.
² Sie werden sicher aufbewahrt.²³
³ Von Originalurkunden, die nicht dauernd beim Amte bleiben (§§ 135–138, 164 d), wird eine vom Notar beglaubigte Fotokopie in Normalformat A4 oder wortgetreue Abschrift ins Urkundenbuch gelegt.²⁵
⁴ Zum Urkundenbuch B wird fortlaufend ein alphabetisches Register der Parteien geführt. Dabei ist die Art des Geschäfts kurz zu bezeichnen.
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²³ Die mit den Beurkundungen zusammenhängenden wesentlichen Belege (z. B. Vollmachten, Handlungsfähigkeitszeugnisse, Handelsregisterauszüge, Unterlagen gemäss § 37) werden als Nebenakten mit den gleichen Nummern wie die Hauptakten versehen und in Ordnern aufbewahrt.
¹ Über alle nicht in einem einmaligen Akt zu vollziehenden notariellen Geschäfte, insbesondere über die Durchführung der amtlichen und öffentlichen Inventare, Erbschaftsverwaltungen, Erbenvertretungen usw. werden Protokolle geführt, in denen von der Auftragserteilung bis zum Abschluss alle wesentlichen Amtshandlungen und die das Verfahren beeinflussenden Vorgänge fortlaufend unter Verweisung auf die Akten verurkundet werden.
² Das Protokoll ist am Schluss vom Notar zu unterzeichnen. Es ist mit den übrigen öffentlichen Urkunden aus einem solchen Verwaltungsgeschäft (öffentliches Inventar, amtliches Inventar, Steigerungsprotokoll, Liquidationsrechnung usw.) einzubinden und aufzubewahren.
Für jedes notarielle Verwaltungsgeschäft (Inventaraufnahmen, Erbschaftsverwaltungen, Erbenvertretungen usw. gemäss den §§ 110, 139–148) wird eine besondere Aktensammlung angelegt. In dieser werden die Belege nach Materien (z. B. Protokoll, Inventar, Passivenverzeichnis usw.) geordnet und innerhalb der Materien nach alphabetischer oder zeitlicher Ordnung nummeriert und in Ordnern beisammen gehalten.
Den Protokollreinschriften zugrunde liegende Aufzeichnungen, die bei der Amtsverrichtung (z. B. Inventaraufnahme) notgedrungen in vorläufiger Ausführung (z. B. in Bleistiftschrift) erstellt worden sind, werden den Akten beigefügt.
Alle beim Amt eingehenden Schriftstücke werden sofort mit dem Eingangsdatum versehen. Ist für die Einreichung eine Frist vorgeschrieben und können Zweifel darüber entstehen, ob sie eingehalten sei, so ist der Briefumschlag mit der Eingabe zu den Akten zu legen.
Das Notariat führt folgende Register und Verzeichnisse:
1.¹⁶ 2. die Testamentskontrolle (§ 119), 3. die Testatorenkartei (§ 120), 4.²⁵ das Geschäftsverzeichnis über Erbschaftssachen und andere Verwaltungsgeschäfte (§§ 110, 142), 5. das Depositenverzeichnis (§ 72), 6. die Beglaubigungskontrolle (§ 174) mit dem Unterschriftenbuch (§ 176),
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Für Verzeichnisse und Register aller Art sind die amtlichen Formulare zu verwenden.
Die Akteneinbände und Aktenordner werden mit Rückenschildern versehen, die die Bezeichnung des Buches oder Ordners, die Ordnungsnummern und Jahreszahlen aufweisen.
Für die Anlegung und Führung von Kartenregistern ist § 5 der kantonalen Grundbuchverordnung⁸ massgeblich.
¹ Bei den Einschreibungen in die Register und Verzeichnisse und der Führung der Protokolle sind die §§ 44–46 sinngemäss zu befolgen.
² In Büchern und Verzeichnissen dürfen Eintragungen nur mit dokumentenechtem Schreibmaterial vorgenommen werden.
¹⁸ Die Eintragung der Geschäfte in die Verzeichnisse und die Ordnung der Belege in den Urkundenbüchern erfolgt unter fortlaufenden Ordnungsnummern. Deren Zählung beginnt mit jedem Kalenderjahr neu, mit Ausnahme des Depositenverzeichnisses (§ 72), der Testamentskontrolle (§ 119), der Aktenausgangskontrolle und des Archivbuches (§§ 67 und 68).
a. Allgemein
Mit Ausnahme der bestimmungsgemäss den Parteien auszufolgenden und der bloss hinterlegten Urkunden (§§ 52 Abs. 3, 112 ff., 135–138) oder der nur zum vorübergehenden Gebrauch beim Amte eingereichten Belege dürfen keine Akten des Amtes an Privatpersonen herausgegeben werden.
b. An Fotokopieranstalten und Buchbinder
Müssen Urkunden oder Bücher zur Erstellung von Fotokopien aus dem Amt weggebracht werden, so sind sie durch verlässlichen Boten der Kopieranstalt zu überbringen und sofort wieder zurückzubringen. Einbindarbeiten sind an zuverlässige, möglichst am Inhalt der Bücher nicht interessierte Buchbinder zu übertragen, die sich unterschriftlich zur Verschwiegenheit zu verpflichten haben.
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Urkundenbücher dürfen an Amtsstellen, Gerichte und Strafunterschungsbehörden nur herausgegeben werden, wenn es zwecks Prüfung des Originals der Urkunde (insbesondere der Unterschriften) unumgänglich ist und die Anfertigung beglaubigter Fotokopien oder wortgetreuer Abschriften oder die Vornahme eines Augenscheines nicht genügt.
¹ Die Auslieferung von Akten darf nur gegen Empfangschein stattfinden.
² Über Ausgang und Wiedereingang ist ein Kontrollbuch zu führen (§ 58 Ziff. 10).
¹⁸ Die Auslieferung archivierter Bücher und Akten richtet sich nach den Bestimmungen der Notariatsarchiv-Verordnung⁷.
An Amtsstellen
Kontrolle
Herausgabe von Archivalien
Depositen jeder Art (Barschaft, Wertpapiere und andere Wertsachen, Akten usw.) darf der Notar nur in Empfang nehmen, wenn die Übergabe an das Amt durch gerichtliche Verfügung angeordnet ist oder mit der Besorgung eines notariellen oder grundbuchlichen Geschäfts im Zusammenhang steht.
§§ 70 und 71.²⁸
¹ Wertsachen sind sofort nach der Entgegennahme in das Depositenverzeichnis (§ 58) einzutragen und dabei genau zu spezifizieren, wobei auch anzugeben ist, ob die Depositen Erträge (Zinsen, Dividenden) abwerfen.
² Wertsachen von erheblichem Wert und Umfang sind der Depositenanstalt (Zürcher Kantonalbank) zur Verwahrung in offenem Depot zu übergeben. Bereits bei andern Banken liegende Wertpapiere sind dort zu belassen, sofern nicht Gründe der Sicherheit oder der Zweckmäßigkeit die Überweisung an die Depositenanstalt erfordern.
³ Für die in offenen Depots bei Banken liegenden Wertpapiere genügt ein summarischer Eintrag im Depositenverzeichnis unter Hinweis auf den mit der Nummer des Depositenverzeichnisses zu versehenden Depotauszug der Bank und mit den weiteren Belegen für den Nachweis des jeweiligen Depotbestandes.
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Das Amt besorgt auf Verlangen des Gläubigers oder Schuldners oder der Parteien eines Grundstückkaufes auch die Auszahlung von Grundpfanddarlehen, die Ablösung von grundversicherten Schulden und andere Geldüberweisungen, die mit notariellen oder grundbuchamtlichen Geschäften in Zusammenhang stehen.
a. Der auf- und absteigenden Linie
Unter die in § 20 Abs. 1 NotG⁵,¹⁸ aufgezählten Verwandten und Verschwägerten, in deren Angelegenheiten der Notar oder Notar-Stellvertreter und andere Urkundsbeamte keine Amtshandlungen vornehmen dürfen, fallen folgende Verwandte und Verschwägerte der auf- und absteigenden Linie:
a. die Verwandten der aufsteigenden Linie, also seine Eltern, Grosseltern, Urgrosseltern,
b. die Verschwägerten dieser Linie, d. h. seine Stiefeltern, Stiefgrosseltern und Stiefurgrosseltern, sowie die Eltern, Grosseltern, Urgrosseltern seiner Ehefrau,
c. die Verwandten der absteigenden Linie, also seine Kinder, Enkel, Urenkel,
d. die Verschwägerten dieser Linie, d. h. seine Stiefkinder, Stiefenkel und Stiefurenkel, sowie die Ehegatten seiner Kinder und Enkel.
b. Der Seitenlinie
Der Verwandtschaftsgrad in der Seitenlinie «bis und mit dem dritten Grade» bezieht sich auf die Nähe der Verwandtschaft überhaupt und erfasst somit:
a. als Verwandte des Beamten: seine Geschwister, Onkel, Tanten, Neffen, Nichten,
b. die Verschwägerten dieser Linie, d. h. die Ehegatten der unter lit. a. hievor genannten Verwandten, ferner die Geschwister, Onkel, Tanten, Neffen und Nichten der Ehefrau des Beamten.
c. Abgrenzung
¹ Unter den «Verwandten» des Beamten und seiner Ehefrau sind stets auch die nur halbbürtigen Verwandten zu verstehen.
² Die sog. Stiefverwandtschaft bildet, soweit sie nicht in den §§ 74 und 75 erwähnt ist, keinen Ausstandsgrund.
³ Der Ausstandsgrund der Schwägerschaft dauert nach Auflösung der sie begründenden Ehe fort.
d. Personen in eingetragener Partnerschaft
¹⁹ Die Bestimmungen über die Auslegung der verwandtschaftlichen Ausstandsbestimmungen (§§ 74–76) gelten sinngemäss für Personen in eingetragener Partnerschaft.
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¹ Der Notar enthält sich der persönlichen Behandlung eines Beurkundungsgeschäfts zwischen zwei oder mehreren Parteien, wenn er zu einer von ihnen in einem Verhältnis steht, das ihn als befangen erscheinen lässt.
² Dies gilt insbesondere in Sachen einer juristischen Person, deren Mitglied er ist, oder einer Partei, zu der er im Verhältnis besonders enger Freundschaft oder arger Feindschaft steht.
³ In diesen Fällen ist das stellvertretende Amt beizuziehen.¹⁸
In gleicher Weise wie nach § 78 ist vorzugehen, wenn für eine Partei, deren private Beratung und Interessenwahrung der Notar übernommen hat (insbesondere auch bei Testamentsvollstreckungen, privaten Erbenvertretungen, privaten Erbteilungen), ein notarielles Geschäft mit einem Dritten zu besorgen ist.
Persönliche Verhältnisse
Im Hinblick auf Privatgeschäfte
¹ Die Übersendung von notariellen Urkunden und deponierten eigenhändigen Testamenten (§§ 122, 125) an Behörden und Private im Ausland und die Zustellung von amtlichen Schriftstücken, die mit Fristansetzungen oder sonst mit Rechtswirkungen verbunden sind, erfolgt nach den mit dem betreffenden Staat geltenden Abkommen.
² Ist mit dem betreffenden Staat der direkte Verkehr der Gerichte erster Instanz vereinbart, so übergibt der Notar die Zustellung dem Bezirksgericht mit dem Ersuchen um direkte Weiterleitung an das im andern Staat zuständige Gericht.
³ Wenn mit einem Staat nur der direkte Verkehr zwischen Gerichten höherer Instanz vereinbart oder nur die Weiterleitung auf diplomatischem Wege möglich ist, sind die Zustellungen an das Obergericht (Büro für Requisitoriale) zu leiten.
Die gewöhnlichen, aus der laufenden Abwicklung der Amtsgeschäfte sich ergebenden Korrespondenzen, wie Ersuchschreiben um Beschaffung von Auskünften und Unterlagen, können den Adressaten als Postsendung direkt zugestellt werden.
Anfragen von Behörden im Ausland und von ausländischen diplomatischen und konsularischen Vertretungen in der Schweiz über die aus Büchern und Akten des Amtes sich ergebenden Verhältnisse dürfen nur mit Bewilligung des Obergerichts beantwortet werden.
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Der Notar erstattet dem Obergericht als Grundlage für die im Rechenschaftsbericht erscheinende Rechtsstatistik nach Massgabe des Reglementes des Obergerichtes über die Statistik der Rechtspflege jährlich Meldungen auf vorgeschriebenen Formularen.
Zuhanden des Statistischen Amtes der Stadt Zürich (bezüglich des Grundstückverkehrs im Gebiet der Stadt Zürich) und des Statistischen Amtes des Kantons Zürich (für das übrige Kantonsgebiet) erstellen die Notariate aufgrund der Grundbuchakten statistische Meldungen über die Handänderungen.
²⁷ ¹ Beim Wechsel in der Verantwortung für die Amtsführung wird die Amtsübergabe unter der Leitung des Notariatsinspektorates vollzogen.
² Diese umfasst:
²⁷ ¹ Die Amtsübergabe wird protokolliert.
² Das Protokoll verbleibt beim Notariat. Eine Abschrift ohne Anhänge erhalten:
Müssen nach dem Ausscheiden eines Amtsvorstehers noch Urkunden mit dem Datum aus der Zeit seiner Amtstätigkeit unterzeichnet werden (insbesondere Pfandtitel), so soll die Unterzeichnung durch den Stellvertreter, Interimsverwalter oder Amtsnachfolger in folgender Form erfolgen: «Ausgestellt am . . . . . . , unter der Amtsführung des damaligen Amtsvorstehers, Notar NN . . .».
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¹ Die öffentliche Beurkundung der Errichtung einer Stiftung (Art. 81 Abs. 1, 335 Abs. 1 und 493 ZGB¹⁰) findet in den Formen des Abschnittes B des ersten Teiles statt (§§ 12–34).
² Die Errichtung in Form der letztwilligen Verfügung bleibt vorbehalten (Art. 81 Abs. 1 und Art. 498 ff. ZGB¹⁰).
¹ Wesentlicher Inhalt der Urkunde über die Errichtung einer Stiftung ist die Widmung eines Vermögens für einen besonderen Zweck (Art. 80 ZGB¹⁰).
² Der Notar wirkt darauf hin, dass die Art und der Umfang dieses Vermögens genau bezeichnet und der Stiftungszweck eindeutig umschrieben werden.
³ Will der Stifter Bestimmungen aufstellen, die durch Gesetz und Rechtsprechung als unzulässig erklärt oder an bestimmte Voraussetzungen geknüpft sind (Unterhaltsstiftungen, Widerrufsrecht, Änderungsvorbehalte usw.), so unterrichtet ihn der Notar über die Rechtslage. Gegebenenfalls ist § 20 anzuwenden.
⁴ Der Notar macht den Stifter gegebenenfalls auch auf die Notwendigkeit der Eintragung der Stiftung im Handelsregister aufmerksam (Art. 52 ZGB¹⁰).
⁵ Die Stiftungsurkunde kann den Stifter oder ein Stiftungsorgan für befugt erklären, in einem Reglement Einzelbestimmungen über die Ausgestaltung der Stiftungsorganisation sowie über Rechte und Pflichten der Destinatäre aufzustellen. Die wesentlichen Grundsätze und allfällige Einwirkungsrechte des Stifters, wie die Befugnis zur Wahl von Stiftungsorganen, müssen indessen in der Stiftungsurkunde selbst vorgesehen sein.
¹ Für Grundstücke, die der Stiftung gewidmet werden, bildet die öffentliche Beurkundung über die Errichtung der Stiftung zugleich die öffentliche Beurkundung im Sinne von Art. 657 ZGB¹⁰ und § 237 Abs. 2 EG zum ZGB³ und der §§ 12–34 und 154–158 dieser Verordnung hinsichtlich der im Kanton Zürich liegenden Grundstücke, sofern sich wenigstens eines davon im Amtskreis des beurkundenden Notars befindet (§ 6).
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2 Liegt keines der zu widmenden Grundstücke im Amtskreis oder befinden sich Grundstücke in andern Kantonen (§ 7), so ist die Beurkundung der Stiftung unter Einbeziehung aller Grundstücke vorzunehmen. Jedoch sind die Parteien auf die Notwendigkeit der Beurkundung der Grundstückabtretungen durch die örtlich zuständigen Urkundspersonen aufmerksam zu machen.
18 ¹ Die öffentliche Beurkundung der Gründung einer Aktiengesellschaft, einer Kommanditaktiengesellschaft und einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung erfolgt in den Formen des Abschnittes B des ersten Teils (§§ 12–34).
² Werden der für das Handelsregisteramt bestimmten Ausfertigung der Urkunde weitere als die in Art. 631 Abs. 2 OR¹² genannten Beilagen beigeheftet, so ist diese Ausfertigung als solche besonders zu bezeichnen.
18 ¹ Hinsichtlich der Bescheinigung der Urkundsperson, dass die Belege den Gründern vorgelegen haben (Art. 631 OR¹²), wird vom Urkundsbeamten nicht verlangt, dass er das Bestehen der Rechtsverhältnisse bezeuge, die in den Belegen dargestellt werden.
² Er hat jedoch zu prüfen, ob die Belege wenigstens ihrem äusseren Aussehen nach formell in Ordnung sind, sie die vom Gesetz verlangten Angaben enthalten und ob ihr Inhalt mit den von ihm zu beurkundenden Feststellungen der Gründer übereinstimmt. Ist das eine oder andere nicht der Fall, so hat er die Beurkundung, wenn es verlangt wird, trotzdem vorzunehmen, aber den von ihm festgestellten Mangel in der Urkunde ausdrücklich anzugeben.
Wenn der beurkundende Notar nicht zugleich für die als Sacheinlagen einzubringenden Grundstücke örtlich zuständig ist (§§ 5–7), nimmt er die Beurkundung der Gründung erst vor, nachdem die von der zuständigen Urkundsperson öffentlich beurkundeten Sacheinlageverträge gemäß Art. 657 ZGB¹⁰ vorgelegt sind.
18 Bei den der Gründung zeitlich folgenden Veränderungen bei Aktiengesellschaften, Kommanditaktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (Statutenänderungen gemäß Art. 647 und 784 OR¹², Kapitalerhöhung und Durchführung derselben gemäß Art. 650, 652 g und 653 g OR¹², Auflösungsbeschlüsse gemäß Art. 736 und 820 OR¹²) soll die Beurkundung zum Ausdruck bringen, dass die Willensbildung auf Beschlüssen der Generalversammlung bzw. des Verwaltungsrates und nicht auf einzelnen Willenserklärungen der Beteiligten beruht.
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a.¹⁷ ¹ Bei der Errichtung einer öffentlichen Urkunde über die Beschlüsse der Generalversammlung oder des Verwaltungsrates einer Aktiengesellschaft oder der Gesellschafterversammlung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung hat sich die Urkundsperson über die rechtliche Existenz der Gesellschaft zu vergewissern und zu prüfen, ob das Gesuch um Errichtung einer öffentlichen Urkunde von einer dazu ermächtigten Person gestellt wird.
² Der Urkundsbeamte hat jedoch keine Pflicht, die Handlungsfähigkeit der an der Versammlung teilnehmenden Personen, die Zeichnungsbefugnis für juristische Personen und die Echtheit der Unterschriften zu prüfen.
¹⁸ Feststellungsurkunden über Vorgänge bei den Handels-gesellschaften und Genossenschaften, wie die Kapitalherabsetzung (Art. 734 und 788 OR¹²) oder die Herabsetzung oder Aufhebung der Anteilscheine der Genossenschaft (Art. 874 OR¹²) werden in den Formen der §§ 35–50 errichtet.
¹⁸ Für die Beurkundung der Eheverträge (Art. 182–184 ZGB¹⁰) gelten die Vorschriften des Abschnittes B des ersten Teils (§§ 12–34) mit den nachfolgenden Ergänzungen.
¹ Für die Güterstände sind die gesetzlichen Bezeichnungen zu verwenden, und bei einer allfälligen Umschreibung des Begriffes eines Güterstandes sollen nach Möglichkeit die Ausdrücke des Gesetzgebers benutzt werden. . . .¹⁶
² Wollen die Parteien im Ehevertrag Bestimmungen aufnehmen, die nicht ausschliesslich güterrechtliche Verhältnisse regeln, sondern erbrechtlichen Charakter haben, so ist ihnen der Abschluss eines Ehe- und Erbvertrages in den Formen des Art. 512 ZGB¹⁰ nahezulegen und, falls sie es ablehnen, in der Ehevertragsurkunde ein entsprechender Vermerk anzubringen (§ 20 Abs. 3).
³ . . .¹⁶
¹⁸ ¹ Die Parteien haben zur Beurkundung persönlich zu erscheinen; sie können sich nicht durch Bevollmächtigte vertreten lassen (Art. 184 ZGB¹⁰).
² Hat eine Vertragspartei einen gesetzlichen Vertreter (Art. 304, 407, 421 Ziff. 9 ZGB¹⁰), so hat dieser bei der Beurkundung neben ihr mitzuwirken und die Urkunde ebenfalls zu unterzeichnen (Art. 183 und 184 ZGB¹⁰).
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¹⁸ Ehegatten, die ihre Ehe vor dem 1. Januar 1988 geschlossen haben, sind auf die übergangsrechtlichen Bestimmungen (Art. 9 ff. SchlTzZGB¹⁰) hinzuweisen. Das Ergebnis der Abklärungen über die für die Ehegatten massgebenden Rechtsverhältnisse ist im Ehevertrag festzuhalten.
¹ Die Errichtung der öffentlichen Urkunde über die Vermögenswerte der Ehegatten gemäß Art. 195 a ZGB¹⁰ erfolgt in den Formen der §§ 12–32, auch wenn der Notar nicht bloss die Erklärungen der Ehegatten zu beurkunden, sondern das Inventar selbst aufzunehmen hat.¹⁸
² Im Interesse der Beweiskraft des Inventars wirkt der Notar darauf hin, dass die Inventargegenstände, insbesondere der Hausrat, nicht nur mit Sammelbezeichnungen (Wäsche, Kücheneinrichtung, Möbel usw.), sondern möglichst genau nach Zahl, Art oder Wert der Gegenstände aufgeführt werden.
§§ 103 und 104.¹⁶
²⁵ Wählen Ehegatten im Hinblick auf die Verlegung ihres Wohnsitzes ins Ausland einen Güterstand im Sinne von Art. 52 IPRG¹³ in der Form eines Ehevertrages, so ist in den Vertrag eine ausdrückliche Vereinbarung aufzunehmen (Art. 53 Abs. 1 IPRG¹³).
§§ 106–108.
Die Beurkundung der Errichtung einer Familienstiftung (Art. 335 ZGB¹⁰) und des Vertrages über die Begründung einer Gemeinderschaft (Art. 336 und 337 ZGB¹⁰) erfolgen in den Formen der §§ 12–34 und 89–91.
²⁵¹ Die auf Anordnung der Erwachsenenschutzbehörde (§ 17 Abs. 4 EG KESR⁴) vom Notar durchzuführende Aufnahme des erwachsenenschutzrechtlichen öffentlichen Inventars gemäß Art. 405 Abs. 3 ZGB¹⁰ erfolgt nach den Vorschriften über das erbrechtliche öffentliche Inventar (§ 145 dieser Verordnung, Art. 580 ff. ZGB¹⁰, § 130 EG zum ZGB³).
² . . .²⁶
³ Das Geschäft ist im Geschäftsverzeichnis (§ 58) einzutragen, und es sind Protokolle und Akten gemäß den §§ 54–56 anzulegen.
⁴ Inventar und Schlussbericht sind der Erwachsenenschutzbehörde zu übergeben.
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Der Notar erteilt Rat in Erbschaftssachen und hilft bei der Abfassung von letztwilligen Verfügungen.
Der Notar nimmt zur Aufbewahrung entgegen (§ 1 Abs. 1 lit. a Ziff. 3 NotG⁵):¹⁸
1.18 öffentliche letztwillige Verfügungen (Art. 504 Abs. 2 ZGB¹⁰), 2.¹⁸ eigenhändige letztwillige Verfügungen (Art. 504 Abs. 2 ZGB¹⁰), 3.²³ von der zuständigen Gerichtsbehörde aufgenommene Protokolle über mündliche Verfügungen gemäß Art. 506–507 ZGB¹⁰, 4. Erbverträge, welche nach dem Willen der Parteien (§ 132) der zuständigen Behörde zur Eröffnung einzuliefern sind.
¹ Die eigenhändige Verfügung kann dem Notar offen oder verschlossen übergeben werden.
² Wird sie unverschlossen zugesandt oder persönlich überbracht, so soll sich der Notar davon überzeugen, dass die Formvorschriften des Art. 505 ZGB¹⁰ erfüllt sind.
b. Prüfung bei der Entgegennahme
²⁰ ¹ Erklärt sich der Testator damit einverstanden, teilt der Notar die Aufbewahrung der Einwohnerkontrolle der Gemeinde am Wohnsitz des Testators im Kanton Zürich mit und stellt die Einwohnerkontrolle gestützt auf die Mitteilung in ihrem Registersystem sicher, dass der Notar von der Abmeldung infolge Wegzugs des Testators aus der Gemeinde oder von dessen Ableben Kenntnis erhält.
c. Meldungen
² Zieht der Testator seine Verfügung von Todes wegen oder seine Zustimmung zu den Meldungen gemäß Abs. 1 zurück, teilt der Notar dies der Einwohnerkontrolle mit.
³ Stimmt der Testator den Meldungen gemäß Abs. 1 nicht zu oder zieht er seine Zustimmung wieder zurück, so hat er sich darüber schriftlich zu äussern, an wen die Anfragen bei Testamentsrevisionen (§§ 127–129) zu richten sind.
Der Notar legt die Verfügung sofort in einen besonderen Umschlag, den er mit der Ordnungsnummer des Verzeichnisses und der Bezeichnung des Testators versieht.
¹ Über die Hinterlegung einer eigenhändigen und über die Errichtung einer öffentlichen letztwilligen Verfügung stellt der Notar dem Testator unaufgefordert ein Zeugnis aus.
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2 Dieses Zeugnis soll ausser der Nummer und den Daten der Testamentskontrolle (§ 119) die Anweisung an den Testator enthalten:
a. das Zeugnis so zu verwahren, dass es nach seinem Tode von den Hinterlassenen leicht gefunden und der Notar zur Ablieferung an die zuständige Behörde veranlasst werden kann,
b. Wohnortsänderungen dem Notar zur Kenntnis zu bringen, um zu vermeiden, dass wegen Ungewissheit über Aufenthalt oder Tod des Testators seine Verfügung nicht zur Eröffnung gebracht werden kann (§ 125) und unbeachtet bleibt,
c. die Verfügung zurückzuziehen, sobald sie bedeutungslos geworden ist.
b. Vorbehalt
Wird ein verschlossener Umschlag eingereicht, mit der Angabe, dass sich darin ein bestimmtes Testament befinde, so ist im Zeugnis nur dieser Sachverhalt zu bescheinigen, und es ist im Zeugnis und auf dem Umschlag zu vermerken, dass das Vorhandensein des angegebenen Inhaltes nicht geprüft werden konnte.
c. Verzicht auf Zeugnis
Verlangt der Testator ausdrücklich, dass kein Zeugnis ausgestellt werde, so sind ihm die Anweisungen gemäß § 116 mündlich zu erteilen, und es ist hievon und vom Verzicht auf der Testatorenkarte (§ 120) Vormerk zu nehmen.
a. Testamentskontrolle
¹ Die dem Notar zur Aufbewahrung übergebenen letztwilligen Verfügungen und Erbverträge werden in der Testamentskontrolle (§ 58) eingetragen.
² Diese Kontrolle wird in Buchform mit fortlaufenden Ordnungsnummern geführt und soll den Namen des Testators und die Daten der Errichtung bzw. Einreichung, Rückgabe oder Abschreibung des Testamentes enthalten.
³ Sämtliche Verfügungen werden nach den Nummern der Testamentskontrolle geordnet im Kassenschrank des Notariates aufbewahrt.
b. Testatoren-kartei
¹ Die Testamente werden ferner in einer in Kartenform angelegten alphabetisch geführten Testatorenkarte eingetragen (§ 58).
² Auf der Testatorenkarte ist ausser der Kontrollnummer der Testamentskontrolle und der in jener enthaltenen Daten die Art der letztwilligen Verfügung anzugeben und der Testator genau zu bezeichnen, mit Angabe von Familien- und Vornamen, Geburtsdatum, Bürgerort, Beruf, Wohnadresse und allfällig weiteren zur Identifizierung und späteren Auffindung dienlichen Angaben.
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3 Ferner ist anzugeben, von wem und wie die Verfügung hinterlegt (ob vom Testator persönlich oder durch einen Bevollmächtigten) oder durch die Post eingesandt und wann und wem sie herausgegeben worden ist.
4 Hat der nämliche Testator mehrere Verfügungen hinterlegt, so sind auf seiner Karte die betreffenden Nummern der Testamentskontrolle aufzuführen.
5 Die Testatorenkarten für die zurückgegebenen, zur Eröffnung ausgelieferten oder als bedeutungslos abgeschriebenen Verfügungen (§§ 122, 125 und 130) werden alphabetisch geordnet gesondert aufbewahrt.
¹ Verlangt ein Testator nach der Hinterlegung Einsicht in seine Verfügung, so ist sie ihm ohne weiteres zu gewähren.
2 Drittpersonen, die sich auf die §§ 231 und 232 EG zum ZGB³ berufen, wird die Einsicht nur mit Einwilligung des Testators oder auf gerichtliche Anordnung hin gewährt.
Zu Lebzeiten des Testators darf die Verfügung nur ihm selbst oder einer von ihm mit amtlich beglaubigter Spezialvollmacht versehenen Person herausgegeben werden.
¹ Die Herausgabe der Verfügung wird in der Testamentskontrolle unter Angabe des Datums vermerkt, ebenso in der Testatorenkarte unter Angabe des Empfängers.
² Ausserdem ist zu den Akten ein Empfangsschein zu erheben oder der Empfang im Verzeichnis oder auf der Testatorenkarte bestätigen zu lassen.
¹ Zweifelt der Notar an der Urteilsfähigkeit eines Testators, der seine Verfügung zurückziehen will, so verlangt er von ihm die Vorlegung eines seine Urteilsfähigkeit bezeugenden ärztlichen Zeugnisses. Wird die Einreichung eines solchen Zeugnisses abgelehnt oder vermag es die Zweifel nicht zu beseitigen, so verweigert der Notar die Herausgabe der Verfügung, indem er den Testator auf die Möglichkeit hinweist, die hinterlegte Verfügung durch eine neue Verfügung ausser Kraft zu setzen, zu ändern oder zu ergänzen, ohne sie zurückziehen zu müssen (Art. 509 und 511 ZGB¹⁰).
Einsichtnahme
Herausgabe der Verfügung
a. Empfangsberechtigte
b. Ausbuchung
c. Verweigerung der Rückgabe
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2 Geht der Wille des anscheinend urteilsfähigen Testators auf Widerruf oder Vernichtung der hinterlegten Verfügung, so veranlasst ihn der Notar, eine den Formvorschriften der letztwilligen Verfügung genügende entsprechende Erklärung abzugeben. Der Notar legt diese Erklärung zu dem als aufgehoben erklärten Testament, bringt auf diesem einen entsprechenden Vermerk an und behält beide Verfügungen unter der alten Nummer des Testamentsverzeichnisses weiter in Verwahrung.
3 Über solche Vorgänge erstellt der Notar Aktenvermerke, die er bei der Auslieferung zur Eröffnung gemäss § 125 dem Testament beilegt.
¹ Sobald der Notar vom Ableben des Testators Kenntnis erhält, hat er dessen letztwillige Verfügung (bzw. den Erbvertrag) durch Boten oder als eingeschriebene Postsendung ungesäumt der zuständigen Amtsstelle zur amtlichen Eröffnung (Art. 556–558 ZGB¹⁰) abzuliefern und einen Empfangsschein dafür zu verlangen.
² Muss eine letztwillige Verfügung zu diesem Zwecke an eine ausländische Amtsstelle gesandt werden, so stellt sie der Notar dem Obergericht zu. Das Obergericht trifft die zur Sicherstellung des Inhaltes der Verfügung erforderlichen Massnahmen.
³ Das gleiche Verfahren findet Anwendung, wenn nicht feststeht, welche (schweizerische oder ausländische) Behörde für die Eröffnung einer Verfügung von Todes wegen zuständig ist.
Muss eine Urkunde, die mehrere Verfügungen enthält (z. B. bei Erbverträgen), zur Eröffnung einer derselben der Behörde ausgeliefert werden, so ist diese zu ersuchen, die Urkunde nachher zur weiteren Aufbewahrung an das Notariat zurückzugeben. Sie ist alsdann unter Verweisung auf die alte Ordnungsnummer neu einzutragen.
a. Durchführung und Ausnahmen
²⁰ ¹ Der Notar unterzieht die Testatorenkartei jedes Jahr einer eingehenden Durchsicht daraufhin, ob die Testatoren noch am Leben sind. Er macht hierfür nötigenfalls Erhebungen beim Zivilstandsamt des Heimatortes oder bei andern Ämtern und ausnahmsweise auch bei Privatpersonen.
² Bei diesen Nachforschungen ist das Interesse des Testators an der Geheimhaltung des Bestehens einer letztwilligen Verfügung sorgfältig zu wahren und eine Weisung des Testators gemäss § 114 Abs. 3 zu beachten.
³ Die jährliche Abklärung gemäss Abs. 1 entfällt für diejenigen Testatoren, die den Meldungen gemäss § 114 Abs. 1 zugestimmt haben.
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²⁰ Die dem Notariat durch die Revisionen entstandenen Auslagen sind dem Testator periodisch, in der Regel alle vier Jahre, in Rechnung zu stellen. Bei Herausgabe der Verfügung von Todes wegen ist ein allfällig ausstehender Betrag vom Empfänger zu beziehen.
Offenbar gegenstandslos gewordene letztwillige Verfügungen sind nach Einholung einer Ermächtigung des Notariatsinspektors in der Testamentskontrolle und in der Testatorenkartei unter Angabe dieses Umstandes abzuschreiben und zu den Akten der Testamentskontrolle abzulegen.
¹ Der Notar errichtet die öffentlichen Urkunden über die Verfügung von Todes wegen (letztwillige Verfügungen und Erbverträge) unter genauer Beachtung der besonders bundesrechtlich vorgeschriebenen Formen (Art. 499 bis 503 und 512 ZGB¹⁰).
² Stellvertretung für die verfügenden Personen ist nicht zulässig.
³ Ist eine verfügende Person des Schreibens nicht kundig oder sonst zur Unterzeichnung nicht fähig, so darf (in Abweichung von § 28) die Unterschrift nicht durch Kreuze oder andere Zeichen ersetzt werden, sondern ist die Beurkundungsform des Art. 502 ZGB¹⁰ zu wählen.
Bei der öffentlichen Beurkundung von Erbverträgen (Verträge z. B. über Erbeinsetzungen, Vermächtnisse, Erbverzicht) gemäß Art. 512 ZGB¹⁰ sind die Parteien zur Erklärung darüber zu veranlassen, ob der Erbvertrag seinerzeit zur amtlichen Eröffnung gemäß Art. 556–558 ZGB¹⁰ gelangen soll. Hievon ist am Schluss der Urkunde Vormerk zu nehmen.
¹ Es ist möglichst zu vermeiden, als Zeugen bei der öffentlichen Beurkundung gemäß Art. 501–503 ZGB¹⁰ Personal des Notariates beizuziehen.
² Bei Zweifeln über die Urteilsfähigkeit des Testators (§§ 14 und 20) ist anzustreben, dass ein Arzt als Beurkundungszeuge beigezogen wird.
³ In die Zeugenerklärung soll außer den vom Gesetz verlangten Angaben die Bestätigung aufgenommen werden, dass Art. 503 ZGB¹⁰ dem Testator und den Zeugen zur Kenntnis gebracht worden sei und dass nach ihrer Erklärung für die Zeugen kein Ausschließungsgrund vorliege.
Bei öffentlichen Testamenten und Erbverträgen darf sich der Notar nicht als Willensvollstrecker empfehlen.
b. Auslagen
Verfügungen von Todes wegen
Erbverträge
Mitwirkung von Zeugen
Bezeichnung des Notars als Willensvollstrecker
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a. Aufbewahrung
Die verfügende Person ist darauf aufmerksam zu machen, dass sie das Original der öffentlichen Urkunde gemäss den §§ 112 ff. dem Notar zur Verwahrung übergeben kann (Art. 504 ZGB¹⁰).
b. Herausgabe von Testamenten
Will die verfügende Person das Original an sich nehmen, so hat sie mit der Empfangsbescheinigung die Erklärung zu unterzeichnen, dass sie allein die Verlustgefahr tragen und selbst Vorsorge dafür treffen will, dass die Urkunde nach ihrem Tode zur amtlichen Eröffnung gelangt (§ 125).
c. Erbverträge
¹ Erbverträge dürfen nur mit Zustimmung aller Parteien herausgegeben werden, und es ist von ihnen allen die Erklärung gemäß § 136 zu unterzeichnen.
² Erbverträge, die beim Todesfall vom Notariat zur Eröffnung einzureichen sind (§§ 132 und 125), werden wie hinterlegte Testamente aufbewahrt (§§ 112 ff.). Im Übrigen werden die Urschriften der Erbverträge zum Urkundenbuch B gelegt.
d. Kopien
Für jede nicht dauernd beim Amt bleibende Originalurkunde ist eine beglaubigte Abschrift oder Fotokopie zum Urkundenbuch B zu legen (§ 52).
²³ Der Notar besorgt gemäss § 137 GOG² folgende erbrechtlichen Geschäfte:
Aufnahme des Inventars und die Sicherstellung bei Nacherbeneinsetzung (Art. 490 ZGB¹⁰),
Sicherung des Erbganges (Art. 551 ZGB¹⁰), insbesondere Siegelung und Inventarisation, soweit dies nicht Sache der Vormundschaftsbehörde ist (Art. 552 und 553 ZGB¹⁰, § 125 EG zum ZGB³), Erbschaftsverwaltung und Erbenaufruf (Art. 554 und 555 ZGB¹⁰),
Aufnahme von öffentlichen Inventaren (Art. 580, 585 Abs. 2 und 587 ZGB¹⁰), Durchführung des Rechnungsrufs, wenn die Erbschaft an das Gemeinwesen fällt (Art. 592 ZGB¹⁰),
Amtliche Liquidation (Art. 595 ZGB¹⁰),
Vertretung von Erbengemeinschaften (Art. 602 Abs. 3 ZGB¹⁰),
Mitwirkung bei der Teilung von Erbschaften und Mitwirkung bei Losbildungen (Art. 609 und 611 ZGB¹⁰),
Festlegung der Versteigerungs- und Teilungsart vor Anhebung des Erbteilungsprozesses (Art. 612 und 613 ZGB¹⁰).
Zuständigkeit für die Auftragserteilung
²³ ¹ Geschäfte der in § 139 aufgeführten Art hat der Notar nur aus Auftrag des Einzelgerichts entgegenzunehmen (§ 138 GOG²).
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2 Gesuche anderer Behörden (vorbehältlich § 110) und von Privaten verweist der Notar an das Einzelgericht.
3 Die Durchführung von Erbteilungen ist nur im Rahmen von Art. 611 ZGB¹⁰ und § 137 GOG² Amtssache.
¹ Bei der Durchführung der in § 139 aufgeführten Geschäfte sind die Notare innerhalb des Kantons gegenseitig zu Rechtshilfe verpflichtet.
2 Sie haben auch den Rechtshilfegesuchen zuständiger Ämter anderer Kantone nach Möglichkeit zu entsprechen und sollen für Besorgungen in andern Kantonen die Rechtshilfe der dortigen Ämter soweit tunlich und zweckmäßig in Anspruch nehmen.
Die Geschäfte gemäss den §§ 139 und 141 werden im Geschäftsverzeichnis gemäss § 58 eingetragen, und es sind Protokolle und Akten gemäss den §§ 54–56 anzulegen.
¹ Ohne besondere Weisung der auftraggebenden Behörde hat der Notar bei Erbschaftsinventaren den Nachlass nicht unter Siegel zu legen und weder Barschaft noch Wertschriften in Verwahrung zu nehmen.
2 Bei Unklarheit über den Umfang des Auftrages ersucht der Notar die auftraggebende Behörde um besondere Weisungen.
Bei Beginn jeder Erbschaftsverwaltung und bei Erbenvertretungen, in welchen Aktiven zu verwalten sind, ist ein Inventar aufzunehmen oder ein schon vorhandenes Inventar zu überprüfen und zu vervollständigen.
¹ Bei der Errichtung eines öffentlichen Inventars gemäss Art. 581–584 ZGB¹⁰ ist ein Einvernahmeprotokoll der Erben über die Vermögensverhältnisse des Erblassers zu erstellen und von den Erben zu unterzeichnen.
2 Die Erben sind hierbei auf ihre Verantwortlichkeit gemäss Art. 581 Abs. 2 und 3 ZGB¹⁰ und auf die Straffolgen unwahrer Aussagen oder der Beseitigung von Vermögensstücken hinzuweisen (§ 1 Abs. 1 und § 2 lit. c Ordnungsstrafengesetz⁹, Art. 253 StGB¹⁴).²⁵
3 Der Notar legt das abgeschlossene Inventar den Beteiligten zur Einsicht auf und macht dies in geeigneter Weise durch Veröffentlichung oder besondere Anzeigen bekannt.
4 Nach Ablauf der Auflegungsfrist und nach Erledigung allfälliger eingegangener Beanstandungen liefert der Notar das Inventar zusammen mit dem Schlussbericht dem Einzelrichter ab.
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Die Vorschriften des § 145 finden auch auf die amtliche Liquidation der Erbschaft Anwendung.
Der Notar fertigt in allen Fällen, in denen er auf amtliche Anordnung ein Inventar aufgenommen hat, für die auftraggebende Behörde eine Abschrift an und stellt bei Nachlassinventaren der Inventarbehörde der Gemeinde des letzten Wohnsitzes des Erblassers eine Ausfertigung zuhanden der Steuerbehörden kostenfrei zu.
Wo die Art des Auftrages es erfordert, erstattet der Notar dem Einzelrichter einen Schlussbericht (z. B. über die Durchführung einer amtlichen Liquidation, einer Losbildung usw.) und ersucht ihn, das Geschäft als erledigt zu erklären, nötigenfalls Anordnungen über die Herausgabe der in Verwahrung genommenen Gelder und Wertsachen zu treffen und den Notar formell von dem ihm erteilten Auftrag zu entbinden.
§§ 149–151.
Die im Zusammenhang mit der Grundbuchführung notwendigen öffentlichen Beurkundungen von Rechtsgeschäften über dingliche Rechte an Grundstücken und über vormerkbare persönliche Rechte werden in den Formen der §§ 12–32 mit den nachfolgenden Abweichungen durchgeführt.
¹ Wird die Beurkundung durch einen vom Obergericht hiezu ermächtigten Beamten oder Angestellten des Notariats vorgenommen (§ 13 lit. b NotG⁵), so hat er die Urkunde mit der Formel zu unterzeichnen: «Notariat X, NN, Urkundsbeamter».¹⁸
² Der Urkundsbeamte darf mit Ermächtigung des Notars Doppel der von ihm errichteten Urkunden selbst unterzeichnen. Im Übrigen ist er zur Unterzeichnung von Abschriften und Zeugnissen nicht befugt.
¹ Vor der Beurkundung eines auf Eigentumsübertragung gerichteten Vertrages soll die Urkundsperson den Parteien den Inhalt der Grundprotokoll-, Grundregister- oder Grundbucheinträge über die einzelnen Grundstücke und aus den Hilfsbüchern und Belegen den vollen Wortlaut der Anmerkungen, Vormerkungen, Dienstbarkeiten und Grundlasten und der Verzinsungs- und Zahlungsbestimmungen der Grundpfandrechte vorlesen.
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2 Dies kann unterbleiben, wenn der Käufer erklärt, er kenne diese Angaben bereits und verzichte auf das Verlesen.
3 Die Art der Kenntnisgabe ist in der Urkunde zu vermerken.
Bezieht sich ein Rechtsgeschäft auch auf Grundstücke eines andern zürcherischen Amtskreises (§ 6), so soll die Beurkundung nur erfolgen, wenn ein Grundbuchauszug mit den in § 154 erwähnten Angaben vorliegt oder in Ermangelung eines solchen die Parteien die Beurkundung trotzdem und unter Entlastung des Urkundsbeamten verlangen.
b. Grundstücke in andern Amtskreisen
Mit Zustimmung der Parteien kann die Beschreibung der Grundstücke in der Urkunde auf die wichtigsten Angaben (Grundbuch- bzw. Grundprotokoll- oder Grundregister-Zitat, Kataster- und Assekuranz-Nummern, Grundfläche) beschränkt und im Übrigen (insbesondere hinsichtlich der Grenzen, Anmerkungen und Dienstbarkeiten) auf die Bücher verwiesen werden.
c. Beschreibung der Grundstücke
¹ Der Urkundsbeamte unterrichtet die Parteien eingehend über die gesetzlichen Bestimmungen betreffend die Gewährleistung für Rechts- und Sachmängel und bemüht sich, die Klauseln über die Wegbedingung der Nachwahrschaft eindeutig zu fassen.
d. Aufklärung der Parteien
2 Wo das eidgenössische Grundbuch noch nicht eingeführt ist, ist der Erwerber auf die Möglichkeit des Bestehens nicht eingetragener dinglicher Rechte und Lasten hinzuweisen (Art. 48 SchlTzZGB¹⁰).
3 Ebenso ist er auf das Bestehen allfälliger gesetzlicher Pfandrechte aufmerksam zu machen.
Werden Rechte und Pflichten aus einem Kaufvertrag auf einen andern Käufer übertragen, so ist darauf hinzuwirken, dass bei der Beurkundung des Übertragungsgeschäfts auch dann alle drei Parteien mitwirken, wenn schon der Kaufvertrag eine Eintrittsklausel enthält.
e. Vertragsübertragung
¹ Für die Beurkundung von Verträgen auf Errichtung eines Grundpfandes genügt die Anwesenheit des Pfandeigentümers. Die Mitwirkung des Gläubigers erfolgt in solchen Fällen durch eine schriftliche Erklärung.
2 Wird mit der Pfandrechtsbestellung ein Schuldbekenntnis verbunden, so hat auch der Schuldner mitzuwirken.
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Auch bei den mit der Grundbuchführung zusammenhängenden weiteren Geschäften, die nicht der öffentlichen Beurkundung bedürfen, z. B. Zuteilung von Grundstücken im Erbteilungsverfahren gemäss Art. 634 Abs. 2 ZGB¹⁰, Begründung von Eigentümerpfandtiteln (Art. 859 ZGB¹⁰), Dienstbarkeiten gemäss Art. 732 ZGB¹⁰, von vorzumerkenden Rechtsverhältnissen, wie Vorkaufsrechten (Art. 216 Abs. 3 OR¹²), hilft der Notar den Parteien, ihre Erklärungen in die richtige Form zu bringen.
Bürgschaften 1. Form
Bei der Bestellung einer Bürgschaft (Art. 493 Abs. 2 OR¹²), der Vollmacht zur Eingehung einer Bürgschaft und des Versprechens zur Leistung einer Bürgschaft (gemäss Art. 493 Abs. 6 OR¹²) wird die Willenserklärung des Bürgen in den Formen der §§ 12–32 beurkundet.
² Der Notar lehnt die Beurkundung von Bürgschaften ab, die keinen zahlenmäßig festgesetzten Höchstbetrag der Haftung des Bürgen enthalten oder sonst offensichtlich den gesetzlichen Vorschriften nicht entsprechen (Art. 492 ff., insbesondere 499 Abs. 1 OR¹²).
²⁰ Der Bürge ist zu veranlassen, sich über seinen Zivilstand auszusprechen. Wird seine Aussage nicht urkundenmäßig nachgewiesen (§§ 36 und 37), so ist in der Beurkundung deutlich darzustellen, dass es sich um eine nicht nachgeprüfte Aussage des Bürgen handelt.
² Ist der Bürge verheiratet oder lebt er in eingetragener Partnerschaft, so soll angestrebt werden, dass der Ehegatte bzw. der Partner gleichzeitig am Beurkundungsakt mitwirkt (Art. 494 Abs. 1 OR¹²). Wenn der Bürge eine schriftliche Zustimmungserklärung vorlegt, ist auch dieser Vorgang in der Urkunde deutlich zu erwähnen und der Eindruck zu vermeiden, dass die nicht überprüfte Zustimmungserklärung einen Bestandteil der notariellen Beurkundung bilde.
Beim Verpfründungsvertrag, der in den Formen des Erbvertrages zu beurkunden ist (Art. 522 OR¹² und Art. 512 ZGB¹⁰), sind die §§ 12–32 und 131 zu befolgen.
² Steht der Verpfründungsvertrag im Zusammenhang mit der Abtretung von Grundstücken, so ist der ganze Vertrag in der für die Verpfründung notwendigen Form zu beurkunden.
Die öffentliche Urkunde über das Nutzniessungs-inventar gemäss Art. 763 ZGB¹⁰ wird in den Formen der §§ 12–32 und 102 aufgenommen.
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a.¹⁹ ¹ Für die Beurkundung eines Vermögensvertrages von Personen in eingetragener Partnerschaft (Art. 25 PartG¹¹) gelten die Vorschriften des Abschnittes B des ersten Teils (§§ 12–34).
² Für den Vermögensvertrag gilt § 99 Abs. 2 sinngemäss.
b.¹⁹ Für das Inventar von Personen in eingetragener Partnerschaft (Art. 20 PartG¹¹) gilt § 102 sinngemäss.
c.²² Für die Beurkundung einer vollstreckbaren öffentlichen Urkunde wird die Willenserklärung der verpflichtenden Partei in den Formen der §§ 12–32 beurkundet.
d.²⁴ ¹ Für die Beurkundung des Vorsorgeauftrages wird die Willenserklärung der verpflichteten Partei in den Formen der §§ 12–32 beurkundet.
² Von der Originalurkunde ist eine beglaubigte Abschrift oder Fotokopie zum Urkundenbuch B zu legen (§ 52).
³ Bei Vorsorgeaufträgen darf sich der Notar nicht als beauftragte Person empfehlen.
¹ Die zur Protesterhebung eingehenden Wechsel und andern protestfähigen Papiere sind sofort und mit Angabe des Eingangstages in der Wechselkontrolle (§ 58) einzutragen.
² Geht ein Wechsel erst kurz vor Ablauf der Protestierungsfrist oder verspätet ein, so ist auch die Stunde des Einganges zu vermerken und § 57 anzuwenden.
³ Die Kopien der Wechselprotesturkunden (Art. 1036–1040 OR¹²) werden mit der Nummer der Wechselkontrolle versehen und in Aktenordnern aufbewahrt.
Ort, Zeitpunkt und Art der Aufforderung zur wechselrechtlichen Leistung (Art. 1036 Abs. 1 Ziff. 1–3 OR¹²) sind in der Protesturkunde anzugeben. Machen es besondere Umstände notwendig, die Aufforderung telefonisch vorzunehmen, so sind sie ebenfalls in der Urkunde zu erwähnen.
Geht ein Wechsel verspätet zur Protestierung ein, so ist die Zahlungsaufforderung noch vorzunehmen, darüber aber (vorbehältlich Art. 1051 OR¹²) keine Protesturkunde, sondern eine gewöhnliche Bescheinigung auszustellen.
Art der Aufforderung
Verspätete Protestbegehren
1.7.16-93
242.2
Notariatsverordnung
Bei eigentlichen Domizilwechseln und bei uneigentlichen, sogenannten Zahlstellenwechseln ist an dem im Wechsel angegebenen Zahlungsort nach dem Wechselschuldner persönlich oder seinem Vertreter zu fragen und dessen Erklärung entgegenzunehmen und außerdem der Domiziliat bzw. die Zahlstelle zur Zahlung aufzufordern und auch deren Erklärung in der Protesturkunde festzuhalten.
Ist laut dem Wechsel für den Wechselschuldner ein Wechselbürgere verpflichtet, so ist ohne besonderes Begehren des Gläubigers der Protest nur gegen den Wechselschuldner aufzunehmen.
Bei Sichtwechseln hat mangels anderer Angabe die Protestaufnahme am Tage des Einganges des Wechsels zu erfolgen.
¹ Teil- oder Vollzahlungen auf Protestwechsel sind, solange die Protesturkunde nicht versandt ist, zuhanden des Wechselinhabers entgegenzunehmen und unverzüglich weiterzuleiten.
² Bei Vollzahlung ohne die Verzugszinsen und die Kosten beschränkt sich die Protestaufnahme auf diese Zinsen und Kosten (Art. 1036 Abs. 2 OR¹²).
¹⁸ Ist der Protest durch einen vom Obergericht hiezu besonders ermächtigten Beamten oder Angestellten des Notariats aufgenommen worden (§ 13 lit. a NotG⁵), so hat er die Urkunde mit der Formel zu unterzeichnen: «Notariat X, NN Protestbeamter».
¹ Über die Beglaubigungen von Unterschriften, Abschriften, Auszügen und des Datums von Privaturkunden wird ein Kontrollbuch geführt.
² Jeder Beglaubigung ist die Nummer dieses Kontrollbuches beizufügen.
¹ Voraussetzungen und Durchführung der Beglaubigungen richten sich nach den Vorschriften der §§ 247–250 EG zum ZGB³ und der §§ 45 und 46 dieser Verordnung.
¹ Verfahren
² Die Beglaubigung von Bleistiftunterschriften ist nicht zulässig.
Notariatsverordnung
242.2
¹ Wer die amtliche Beglaubigung einer Unterschrift oder eines Handzeichens verlangt, hat seine Unterschrift oder sein Handzeichen in der Beglaubigungskontrolle oder in einem besondern, zu diesem Kontrollbuch gehörenden Unterschriftenbuch des Notariates einzutragen.
² Werden gleichzeitig mehrere Beglaubigungen verlangt, so genügt eine einmalige Kontrollunterschrift.
³ Bei Nachweis der Identität der die Beglaubigung nachsuchenden Person durch Zeugen haben auch diese in der Beglaubigungskontrolle zu unterzeichnen.
¹ Wo die besondern Umstände es rechtfertigen, ist der Notar befugt, einer ihm bekannten Person das persönliche Erscheinen zu erlassen und die Anerkennung ihrer Unterschrift und die Unterzeichnung in der Beglaubigungskontrolle durch einen Bevollmächtigten vollziehen zu lassen (§ 247 Abs. 2 EG zum ZGB³).
² Die Vollmacht muss amtlich beglaubigt sein und die Erklärung enthalten, dass der Aussteller und gegebenenfalls das Unternehmen, als dessen Organ er handelt, alle Folgen einer missbräuchlichen Verwendung derselben selbst trage, auf Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen gegen den Notar und den Staat verzichte und sich ihnen zur Schadloshaltung gegenüber Ansprüchen Dritter verpflichte. Diese Vollmachten sind bei den Akten zur Beglaubigungskontrolle aufzubewahren.
³ Der Notar ist jederzeit befugt, eine neue Vollmacht zu verlangen oder die weitere Anwendung dieses Verfahrens abzulehnen.
¹ Bei der Beglaubigung der Unterschrift eines Vertreters einer Einzelfirma, einer Handelsgesellschaft oder juristischen Person ist der Unterzeichner nur mit seinen eigenen Personalien zu nennen, und es ist durch entsprechende Einschränkungen der Anschein zu vermeiden, dass mit der Beglaubigung der Unterschrift auch die Befugnis zur Zeichnung für die Firma bescheinigt werde.
² Diese weitere Bescheinigung nimmt der Notar nur vor, wenn ihm über den letzten Stand des Handelsregistereintrages sichere Kenntnis verschafft wird. Werden für den Nachweis der Vertretungsbefugnis andere Unterlagen vorgelegt, so ist dieser Sachverhalt mit genauer Bezeichnung der Belege (§§ 36–38 und analog § 162) ohne Schlussfolgerungen zu bescheinigen. Die Belege sind zu den Akten der Beglaubigungskontrolle zu legen.
Kontrollunterschrift
Anerkennung der Unterschrift durch Bevollmächtigte
Unterschriften von Vertretern von Handelsfirmen
1.7.16-93
242.2
Notariatsverordnung
¹ Die Beglaubigung von Unterschriften wird in der Regel nach folgender Formel ausgeführt:
«Die Echtheit der vorstehenden, in meiner Gegenwart vollzogenen
(… persönlich anerkannten … durch den Bevollmächtigten NN anerkannten …) Unterschrift des mir persönlich bekannten NN
(oder) … des durch Vorlegung eines … (Bezeichnung der Ausweispapiere) sich ausweisenden NN …
(oder) … des NN, dessen Identität von dem mir persönlich bekannten NN bestätigt wurde …,
wird hiemit amtlich bezeugt.»
Ort, Datum und Unterschrift.
² Zur Vermeidung von Missverständnissen soll dieser Formel, wo es geboten scheint, beigefügt werden, dass die Beglaubigung der Echtheit der Unterschrift keine Beurkundung des Inhalts des Schriftstückes und keine Bestätigung der Gültigkeit des Rechtsgeschäfts darstelle. Ist die zu beglaubigende Unterschrift auf einem Blankopapier angebracht, so soll dies der Notar in der Beglaubigung erwähnen.
¹ Bei der Beglaubigung von Abschriften und Auszügen aus Urkunden und Büchern ist nach den §§ 248 und 249 EG zum ZGB³ zu verfahren.
² Auch die von den Parteien vorgelegten Fotokopien sind (wegen der Möglichkeit von Fotomontagen) wie Abschriften Wort für Wort mit der Urschrift zu vergleichen.
³ Zur Vermeidung von Missverständnissen soll der Beglaubigungsformel, wo es geboten scheint, beigefügt werden, dass die Beglaubigung einer Abschrift oder eines Auszuges nichts über Bedeutung und Gültigkeit der Originalurkunde aussagt.
⁴ Besondere Vorbehalte sind anzubringen, wenn die Kopie eines mit Bleistift geschriebenen Schriftstückes zur Beglaubigung vorgelegt wird.
Die Sicherung des Datums einer Privaturkunde erfolgt durch eine vom Notar auf die Urkunde zu setzende Bescheinigung, wann und durch wen die Urkunde vorgelegt wurde (§ 250 EG zum ZGB³).
a.¹⁸ Wird die Beglaubigung durch einen vom Obergericht hiezu ermächtigten Beamten oder Angestellten des Notariats unterzeichnet (§ 13 lit. c NotG⁵), so hat er sich der Formel zu bedienen: «Notariat X, NN, Beglaubigungsbeamter».
Notariatsverordnung
242.2
Bei der Ausstellung von Zeugnissen und Bescheinigungen, die nicht mit den Förmlichkeiten der öffentlichen Urkunde gemäss § 39 ausgestaltet werden, sind die §§ 35 ff. sinngemäss anzuwenden.
¹ Von diesen Zeugnissen und Bescheinigungen ist eine vom ausstellenden Beamten unterzeichnete Kopie zu den Nebenakten oder in einen besonderen Ordner zu legen.
² Zeugnisse und Bescheinigungen, die ohne Kopie auf Urkunden der Parteien angebracht werden, sind wie Beglaubigungen zu registrieren (§ 169). Im Eintrag ist die das Zeugnis verlangende Person, der Inhalt des Zeugnisses mit einem Stichwort, das Datum und der Name des ausstellenden Beamten zu vermerken.
¹ Die Ausstellung von Ursprungszeugnissen zu zollamtlichen Zwecken ist (gemäss Art. 1 der Verordnung über die Ursprungszeugnisse der Handelsabteilung des EVD vom 2. Juni 1976¹⁵) Sache der Handelskammer in Zürich, mit Ausnahme des Bezirkes Winterthur, für den die Kaufmännische Gesellschaft – Handelskammer – in Winterthur zuständig ist.
² Wird vom Notar zu andern Zwecken die Ausstellung von Herkunfts- oder Ursprungszeugnissen verlangt, so soll er (im Sinne der §§ 35–38) nur das bezeugen, was er durch eigene Wahrnehmung aus den ihm vorgelegten Büchern und Belegen und nötigenfalls durch Augenschein im Fabrikationsbetrieb hat feststellen können.
¹ Freiwillige öffentliche Versteigerungen führt der Notar nur durch, wenn er im Rahmen eines ihm erteilten amtlichen Auftrages kraft eigenen Rechts (z. B. als amtlicher Erbschaftsverwalter, bei der amtlichen Erbschaftsliquidation) oder aus besonderem Auftrag des Einzelgerichts (z. B. bei der Erbenvertretung) Mobilien und Immobilien zu veräußern hat (§ 223 Satz 2 EG zum ZGB³).²³
² Wollen die Beteiligten (z. B. die Erben) aus eigenem Entschluss dem Notar den Auftrag zur öffentlichen Versteigerung erteilen, so verweist er sie an den gemäss § 223 Satz 1 EG zum ZGB³ zuständigen Gemeindeammann.
1.7.16-93
242.2
Notariatsverordnung
¹ Diese Verordnung tritt am 1. Januar 1961 in Kraft.
² Durch sie werden die Verordnung des Obergerichtes vom 26. Oktober 1932 betreffend die Geschäftsordnung für die Notariate und Grundbuchämter samt Abänderungen vom 22. Dezember 1951 und die bisherigen Kreisschreiben über die Behandlung der Notariatsgeschäfte aufgehoben.
³ Die Verwaltungskommission des Obergerichtes ist ermächtigt, ergänzende Weisungen durch Kreisschreiben zu erlassen.
¹⁷ Die Verwaltungskommission des Obergerichts ist ermächtigt, über die Ausgestaltung und die Führung von Registern und Kontrollen mit Hilfe der EDV von dieser Verordnung abweichende Bestimmungen zu erlassen.
¹ OS 40, 1247 und GS II, 332.
² LS 211.1.
³ LS 230.
⁴ LS 232.3.
⁵ LS 242.
⁶ Obsolet.
⁷ LS 244.
⁸ LS 252.
⁹ LS 312.
¹⁰ SR 210.
¹¹ SR 211.231.
¹² SR 220.
¹³ SR 291.
¹⁴ SR 311.0.
¹⁵ SR 946.311.
¹⁶ Aufgehoben durch V des Obergerichts vom 24. Juni 1992 (OS 52, 181).
¹⁷ Eingefügt durch V des Obergerichts vom 24. Juni 1992 (OS 52, 181).
¹⁸ Fassung gemäss V des Obergerichts vom 24. Juni 1992 (OS 52, 181).
¹⁹ Eingefügt durch B des Obergerichts vom 13. Dezember 2006 (OS 61, 605). In Kraft seit 1. Januar 2007.
²⁰ Fassung gemäss B des Obergerichts vom 13. Dezember 2006 (OS 61, 605). In Kraft seit 1. Januar 2007.
²¹ Aufgehoben durch B des Obergerichts vom 13. Dezember 2006 (OS 61, 605). In Kraft seit 1. Januar 2007.
Notariatsverordnung 242.2
22 Eingefügt durch B des Obergerichts vom 3. November 2010 (OS 65, 856; ABl 2010, 2525). In Kraft seit 1. Januar 2011. 23 Fassung gemäss B des Obergerichts vom 3. November 2010 (OS 65, 856; ABl 2010, 2525). In Kraft seit 1. Januar 2011. 24 Eingefügt durch B des Obergerichts vom 5. Dezember 2012 (OS 68, 100; ABl 2012-12-14). In Kraft seit 1. April 2013. 25 Fassung gemäss B des Obergerichts vom 5. Dezember 2012 (OS 68, 100; ABl 2012-12-14). In Kraft seit 1. April 2013. 26 Aufgehoben durch B des Obergerichts vom 5. Dezember 2012 (OS 68, 100; ABl 2012-12-14). In Kraft seit 1. April 2013. 27 Fassung gemäss B des Obergerichts vom 2. März 2016 (OS 71, 183; ABl 2016-03-18). In Kraft seit 1. Juli 2016. 28 Aufgehoben durch B des Obergerichts vom 2. März 2016 (OS 71, 183; ABl 2016-03-18). In Kraft seit 1. Juli 2016.
1.7.16-93
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