Verordnung über die Standards für die Übermittlung elektronischer Akten von Behörden und juristischen Personen des öffentlichen Rechts an die Gerichte im gerichtlichen Verfahren (BehAktÜbV)

Ausfertigungsdatum: 2025-04-30

Fundstelle: BGBl. I 2025, Nr. 125

Eingangsformel

Auf Grund

– des § 298a Absatz 4 der Zivilprozessordnung, der durch Artikel 13 Nummer 4 des Gesetzes vom 12. Juli 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 234) eingefügt worden ist,

– des § 14 Absatz 9 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit, der durch Artikel 17 Nummer 1 Buchstabe d des Gesetzes vom 12. Juli 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 234) eingefügt worden ist,

– des § 46e Absatz 4 des Arbeitsgerichtsgesetzes, der durch Artikel 22 Nummer 2 des Gesetzes vom 12. Juli 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 234) eingefügt worden ist,

– des § 65b Absatz 7 des Sozialgerichtsgesetzes, der durch Artikel 25 Nummer 3 Buchstabe b des Gesetzes vom 12. Juli 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 234) eingefügt worden ist,

– des § 55b Absatz 7 der Verwaltungsgerichtsordnung, der durch Artikel 28 Nummer 2 Buchstabe b des Gesetzes vom 12. Juli 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 234) eingefügt worden ist, und

– des § 52b Absatz 7 der Finanzgerichtsordnung, der durch Artikel 31 Nummer 2 Buchstabe b des Gesetzes vom 12. Juli 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 234) eingefügt worden ist,

verordnet die Bundesregierung:

§ 1 Anwendungsbereich

Diese Verordnung ist in zivil-, arbeits-, verwaltungs-, sozial- und finanzgerichtlichen Verfahren sowie in Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit anzuwenden auf die Übermittlung elektronischer Akten von

Behörden und
juristischen Personen des öffentlichen Rechts einschließlich der von diesen zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben gebildeten Zusammenschlüsse

an die Gerichte. Besondere Verordnungen über die Standards für die Übermittlung elektronischer Akten gehen dieser Verordnung vor.

§ 2 Übermittlung elektronischer Akten

(1) Elektronische Akten sollen elektronisch übermittelt werden. Ab dem 1. Januar 2028 sind sie elektronisch zu übermitteln.

(2) Die Dokumente der elektronischen Akte sind auf einem der sicheren Übermittlungswege nach § 130a Absatz 4 Satz 1 der Zivilprozessordnung, auch in Verbindung mit § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit, nach § 46c Absatz 4 Satz 1 des Arbeitsgerichtsgesetzes, § 55a Absatz 4 Satz 1 der Verwaltungsgerichtsordnung, § 65a Absatz 4 Satz 1 des Sozialgerichtsgesetzes oder § 52a Absatz 4 Satz 1 der Finanzgerichtsordnung zu übermitteln.

(3) Separate Signaturdateien, die in den Dokumenten der elektronischen Akte vorhanden sind, sollen nicht übermittelt werden. Protokolle über die Prüfung von Signaturdateien können übermittelt werden, wenn der Absender dies im Einzelfall für erforderlich hält. Auf Anforderung des Gerichts sind separate Signaturdateien sowie Protokolle über die Prüfung von Signaturdateien zu übermitteln.

(4) Den Dokumenten der elektronischen Akte soll bei der Übermittlung ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im Dateiformat XML beigefügt werden, der den nach § 5 Absatz 1 Nummer 2 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung bekanntgemachten Definitions- oder Schemadateien entspricht. Er soll mindestens Folgendes enthalten:

die in § 2 Absatz 3 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung genannten Daten,
das Aktenzeichen der übermittelnden Stelle,
Angaben zur Reihenfolge der Dokumente in der Akte,
Angaben zum Typ der Dokumente der Akte und
das Eingangsdatum der Dokumente der Akte.

§ 3 Format der Übermittlung; Eignung zur Bearbeitung

(1) Die Dokumente der elektronischen Akte müssen im Dateiformat PDF und, soweit dies technisch möglich ist, in digital durchsuchbarer Form übermittelt werden und zur Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein. Die elektronischen Dokumente sollen als Einzeldokumente übermittelt werden. § 2 Absatz 1 Satz 2 und 3 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung ist anwendbar. Die elektronischen Dokumente sollen den nach § 5 Absatz 1 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung bekanntgemachten technischen Standards für die Übermittlung und Eignung zur Bearbeitung elektronischer Dokumente entsprechen.

(2) Bei der Übermittlung eines elektronischen Dokuments nach Absatz 1 soll auch die ihm zugrunde liegende Datei im ursprünglichen Format übermittelt werden, wenn

zu befürchten ist, dass inhaltstragende Informationen der Datei, die im ursprünglichen Datei-Format vorhanden sind, aufgrund der Übertragung in das Dateiformat PDF nicht sichtbar oder nicht enthalten sind, oder wenn durch den Formattransfer sonstige Qualitätsverluste zu befürchten sind oder
dies zur besseren Bearbeitbarkeit oder Lesbarkeit durch das Gericht erforderlich ist.

Ungeachtet der in Satz 1 genannten Voraussetzungen ist auf Anforderung des Gerichts die Datei im ursprünglichen Format zu übermitteln.

(3) Dokumente der elektronischen Akte, die nicht in das Dateiformat PDF übertragen werden können, sind im ursprünglichen Dateiformat zu übermitteln.

§ 4 Ersatzmaßnahmen

(1) Ist die elektronische Übermittlung nach § 2 aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, so ist die Übermittlung der Akte auch auf andere Weise, etwa in Papierform oder auf einem physischen Datenträger nach Maßgabe des § 5 Absatz 1 Nummer 4 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung, zulässig. Auf Anforderung des Gerichts ist die elektronische Übermittlung nachzuholen, sobald sie wieder möglich ist.

(2) Können die nach § 5 Absatz 1 Nummer 3 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung bekanntgemachten Höchstgrenzen für die Anzahl oder das Volumen elektronischer Dokumente nicht eingehalten werden und sind diese Höchstgrenzen auch nicht zwischen den Kommunikationspartnern der konkreten Übertragung technisch verändert oder aufgehoben worden, so ist die Übermittlung der Akte auf einem physischen Datenträger nach Maßgabe des § 5 Absatz 1 Nummer 4 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung zulässig.

(3) Im Einzelfall ist mit Zustimmung des Gerichts auch die Bereitstellung des Inhalts der Akte zum Abruf zulässig. Hierfür gelten § 2 Absatz 3 und 4 sowie § 3 mit der Maßgabe entsprechend, dass sich die Höchstgrenzen für die Anzahl und das Volumen elektronischer Dokumente nicht nach der Bekanntmachung nach § 5 Absatz 1 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung bestimmen.

(4) Dokumente und Aktenteile, die nach den Verschlusssachenanweisungen des Bundes oder der Länder als Verschlusssache VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH oder höher eingestuft sind, dürfen abweichend von § 2 bis zum 31. Dezember 2035 in Papierform übermittelt werden.

§ 5 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

Schlussformel

Der Bundesrat hat zugestimmt.