Verordnung über das Notarverzeichnis und die besonderen elektronischen Notarpostfächer (NotVPV)

Ausfertigungsdatum: 2019-03-04

Fundstelle: BGBl I 2019, 187

Stand: Zuletzt geändert durch Art. 5 V v. 17.12.2021 I 5219

Eingangsformel

Auf Grund des § 78m Absatz 1 Satz 1 in Verbindung mit Absatz 2 und des § 78n Absatz 5 der Bundesnotarordnung, die durch Artikel 1 Nummer 15 des Gesetzes vom 1. Juni 2017 (BGBl. I S. 1396) eingefügt worden sind, verordnet das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz:

Teil 1 Notarverzeichnis

§ 1 Eintragung von Amtspersonen

(1) In das Notarverzeichnis sind Personen einzutragen, die bestellt sind zum

hauptberuflichen Notar,
Anwaltsnotar,
Notariatsverwalter oder
Notariatsabwickler (§ 114 Absatz 4 der Bundesnotarordnung).

(2) In das Notarverzeichnis können zudem Personen eingetragen werden, die

im Sinne des Absatzes 1 bestellt waren,
als Notar im Landesdienst im Sinne des § 114 der Bundesnotarordnung in der am 31. Dezember 2017 geltenden Fassung tätig waren oder
als Amtsverwalter im Sinne des § 22 Absatz 2 des Landesgesetzes über die freiwillige Gerichtsbarkeit vom 12. Februar 1975 (Gesetzblatt für Baden-Württemberg S. 116), das zuletzt durch Artikel 6 des Gesetzes vom 23. Mai 2017 (Gesetzblatt für Baden-Württemberg S. 265, 266) geändert worden ist, in der am 31. Dezember 2017 geltenden Fassung tätig waren.

(3) In das Notarverzeichnis können zum Zweck der Vorbereitung einer möglichen Bestellung als Notarvertretung zudem eingetragen werden:

Notarassessoren,
ständige Vertretungen im Sinne des § 39 Absatz 1 Satz 2 und 3 der Bundesnotarordnung,
sonstige nach § 39 Absatz 3 Satz 1 der Bundesnotarordnung geeignete Personen, wenn dies von einem Notar und der betroffenen Person bei der Notarkammer beantragt wird.

(4) Die von den Absätzen 1 bis 3 erfassten Personen sind nur einmal als Amtspersonen einzutragen.

§ 2 Angaben zu den Amtspersonen

(1) Zu jeder Amtsperson sind alle amtlichen Tätigkeiten einzutragen, die diese ausübt oder ausgeübt hat.

(2) Als Zusatz zum Familiennamen werden, sofern von der Amtsperson geführt und mitgeteilt, akademische Grade und Ehrengrade sowie die Bezeichnung „Professor“ eingetragen. Nicht-juristische Grade müssen als solche erkennbar sein. Die Eintragung kann davon abhängig gemacht werden, dass die Berechtigung zum Führen des Grades oder der Bezeichnung nachgewiesen wird.

(3) Hat eine Amtsperson mehrere Vornamen, so sind nur diejenigen einzutragen, die im Rahmen der amtlichen Tätigkeit üblicherweise verwendet werden.

(4) Zur Amtsperson ist zu deren Identifizierung das Geburtsdatum einzutragen.

(5) Zur Amtsperson sind deren Beurkundungssprachen einzutragen, sofern sie solche mitgeteilt hat.

§ 3 Angaben zu den amtlichen Tätigkeiten

(1) Zu jeder amtlichen Tätigkeit einer Amtsperson sind folgende Angaben einzutragen:

der Amtssitz,
der Amtsbereich,
der Beginn der amtlichen Tätigkeit,
das Ende der amtlichen Tätigkeit,
die Anschriften und geographischen Koordinaten der Geschäftsstellen und
die Orte und Termine auswärtiger Sprechtage.

(2) Zu jeder Geschäftsstelle sind nach Mitteilung durch die Amtsperson folgende Angaben einzutragen:

die Öffnungszeiten,
eine Telefonnummer,
eine Telefaxnummer,
eine E-Mail-Adresse und
eine Internetadresse.

(3) Darf die Amtsperson die amtliche Tätigkeit im Fall des § 8 Absatz 1 Satz 2 der Bundesnotarordnung nicht persönlich ausüben, ist dies bei der amtlichen Tätigkeit zu vermerken.

(4) Für die bei der amtlichen Tätigkeit errichteten Urkunden ist die Verwahrzuständigkeit einzutragen. Die Abgabe von Notariatsakten an ein Staatsarchiv (§ 51 Absatz 5 der Bundesnotarordnung) lässt die Verwahrzuständigkeit im Sinne des Satzes 1 unberührt.

§ 4 Frühere Amtspersonen

Zu früheren Amtspersonen, die nach § 1 Absatz 2 eingetragen sind, werden nur die Angaben nach § 78l Absatz 3 Satz 1 Nummer 2, 3 und 5 der Bundesnotarordnung sowie die Angaben nach § 2 Absatz 1 bis 4 und § 3 Absatz 1 Nummer 1, 3 und 4 und Absatz 4 dieser Verordnung eingetragen.

§ 5 Notarvertretung

(1) Die Bestellung einer Notarvertretung ist bei derjenigen amtlichen Tätigkeit einzutragen, auf die sich die Bestellung bezieht. § 2 Absatz 2 bis 4 und § 3 Absatz 1 Nummer 3 und 4 gelten entsprechend.

(2) Zum Zweck der Vorbereitung einer möglichen Bestellung als Notarvertretung können die Notarkammern zu einer Person nach § 1 Absatz 3 eintragen:

den Familiennamen und den oder die Vornamen nach Maßgabe des § 2 Absatz 3,
die Angaben nach § 2 Absatz 2 und 4,
die Anschrift,
eine E-Mail-Adresse und
eine Telefonnummer.

Die Angaben nach Satz 1 sind zu löschen, wenn die eingetragene Person dies verlangt oder nicht mehr davon auszugehen ist, dass eine Bestellung der Person als Notarvertretung, Notariatsverwalter oder Notar erfolgen wird.

§ 6 Eintragungen

(1) Die Notarkammern nehmen die ihnen obliegenden Eintragungen in das Notarverzeichnis unverzüglich vor, nachdem sie von den einzutragenden Inhalten Kenntnis erhalten haben. Die Bundesnotarkammer stellt ihnen hierfür eine Webanwendung zur Verfügung.

(2) Die Eintragungen sind von den Mitarbeitern der Notarkammern im Notarverzeichnis qualifiziert elektronisch zu signieren, soweit die Webanwendung dies vorsieht. Hierbei sind von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellte qualifizierte Zertifikate mit einem Attribut zu verwenden, das die Inhaber als für die Notarkammer handelnd ausweist. Die Sätze 1 und 2 gelten auch im Fall eines automatisierten Abrufs nach § 78l Absatz 4 der Bundesnotarordnung.

(3) In Ausnahmefällen, insbesondere bei technischen Störungen, können die Notarkammern die Bundesnotarkammer schriftlich beauftragen, einzelne Eintragungen für sie vorzunehmen.

(4) Stellt die Bundesnotarkammer den Aufsichtsbehörden für Eintragungen in das Notarverzeichnis eine Webanwendung zur Verfügung, gelten die Absätze 2 und 3 entsprechend.

(5) Die Bundesnotarkammer trägt die Bezeichnung des besonderen elektronischen Notarpostfachs unverzüglich ein, nachdem sie dieses eingerichtet hat. Sie stellt den Amtspersonen für die Mitteilung der in § 2 Absatz 5 und § 3 Absatz 2 bezeichneten Angaben eine Webanwendung zur Verfügung und nimmt die entsprechenden Eintragungen unverzüglich vor, nachdem ihr die Mitteilungen zugegangen sind.

§ 7 Berichtigungen

Stellt die eintragende Stelle fest, dass ihre Eintragungen unrichtig oder unvollständig sind, hat sie diese unverzüglich zu berichtigen oder zu vervollständigen. Für Berichtigungen oder Vervollständigungen der Notarkammern und Aufsichtsbehörden gilt § 6 Absatz 1 Satz 2 und Absatz 2 bis 4 entsprechend. Hat die eintragende Stelle Zweifel an der Richtigkeit oder Vollständigkeit der Eintragungen, hat sie hierzu Auskünfte einzuholen.

§ 8 Löschungen

(1) Wird ein besonderes elektronisches Notarpostfach gelöscht (§ 20), so löscht die Bundesnotarkammer dessen Bezeichnung unverzüglich aus dem Notarverzeichnis.

(2) Wird das Ende einer amtlichen Tätigkeit in das Notarverzeichnis eingetragen, löscht die Bundesnotarkammer unverzüglich die zu dieser Tätigkeit gehörenden Angaben nach § 3 Absatz 1 Nummer 5 und 6 und Absatz 2. Endet mit dem Ende der amtlichen Tätigkeit die Bestellung als Amtsperson, löscht die Bundesnotarkammer unverzüglich auch die Angaben nach § 2 Absatz 5.

§ 9 Einsichtnahme

(1) Die Einsichtnahme in das Notarverzeichnis ist ausschließlich über das Internet möglich. Sie muss kostenfrei und ohne vorherige Registrierung möglich sein.

(2) Das Geburtsdatum der eingetragenen Personen ist nicht einsehbar.

(3) Eintragungen zu Entscheidungen nach § 8 Absatz 1 Satz 2 der Bundesnotarordnung und zu einer vorläufigen Amtsenthebung sind nach dem Ende der Wirksamkeit der Entscheidung oder der vorläufigen Amtsenthebung nicht mehr einsehbar.

(4) Die Angaben zu einer Notarvertretung sind nur einsehbar, wenn und solange diese für eine Amtsperson bestellt ist, die rechtlich an der Wahrnehmung ihres Amtes gehindert ist. Die Angaben nach § 5 Absatz 2 Satz 1 Nummer 3 bis 5 sind auch im Fall des Satzes 1 nicht einsehbar.

(5) Der Amtsbereich ist nur einsehbar, soweit dies im Rahmen einer Suche nach einem Notar, der Urkundstätigkeiten nach den §§ 16a bis 16e und 40a des Beurkundungsgesetzes mittels Videokommunikation vornimmt, erforderlich ist.

§ 10 Suchfunktion

(1) Die Bundesnotarkammer hat die Einsichtnahme in das Notarverzeichnis über Funktionen zur Suche der in § 1 Absatz 1 Nummer 1 bis 3 genannten Amtspersonen (Notarsuche) und zur Suche von Urkunden (Urkundensuche) zu gewährleisten. Die Notarsuche soll es ermöglichen, die in § 1 Absatz 1 Nummer 1 bis 3 genannten Amtspersonen anhand der in Absatz 2 genannten Angaben zu ermitteln. Die Urkundensuche soll es ermöglichen, den Verwahrort einer Urkunde, deren Verwahrung den in § 1 Absatz 1 genannten Amtspersonen oder einer anderen zuständigen Stelle obliegt, anhand der in Absatz 2 genannten Angaben zu den Amtspersonen, die die Beurkundung vorgenommen haben, zu ermitteln.

(2) Die Suchfunktion hat die alternative und die kumulative Suche zumindest anhand der folgenden Angaben zu den Amtspersonen zu ermöglichen:

Familienname,
Vornamen,
Amtssitz und
Kammerbezirk.

(3) Die Nutzung der Suchfunktion kann von der Eingabe eines auf der Internetseite angegebenen Sicherheitscodes abhängig gemacht werden.

§ 11 Einsehbarkeit und Datensicherheit

(1) Die Bundesnotarkammer hat durch geeignete organisatorische und dem aktuellen Stand entsprechende technische Maßnahmen

dafür Sorge zu tragen, dass das Notarverzeichnis jederzeit einsehbar ist, und
Vorkehrungen zu treffen, dass sie von Fehlfunktionen des Notarverzeichnisses unverzüglich Kenntnis erlangt.

(2) Bei schwerwiegenden Fehlfunktionen hat die Bundesnotarkammer unverzüglich, bei anderen Fehlfunktionen zeitnah die erforderlichen Maßnahmen zu deren Behebung zu veranlassen.

(3) Stellt die Bundesnotarkammer Notarkammern oder Amtspersonen für von diesen vorzunehmende Eintragungen oder Mitteilungen Webanwendungen zur Verfügung, so hat sie dafür Sorge zu tragen, dass auf diese nur durch ein sicheres Verfahren mit mindestens zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln zugegriffen werden kann.

Teil 2 Besonderes elektronisches Notarpostfach

§ 12 Besonderes elektronisches Notarpostfach

(1) Das besondere elektronische Notarpostfach dient der elektronischen Kommunikation der Postfachinhaber mit den Gerichten auf einem sicheren Übermittlungsweg. Zudem dient es der Kommunikation der Postfachinhaber untereinander.

(2) Das besondere elektronische Notarpostfach kann auch der elektronischen Kommunikation mit anderen Stellen oder Personen dienen.

(3) Die Bundesnotarkammer hat den Inhabern eines besonderen elektronischen Notarpostfachs die elektronische Suche nach allen Stellen und Personen zu ermöglichen, die über das Postfach erreichbar sind. Die Bundesnotarkammer hat zudem die Daten, die eine Suche im Sinne des Satzes 1 ermöglichen, auch den Gerichten zugänglich zu machen. Sie kann diese Daten auch anderen Personen und Stellen zugänglich machen, mit denen sie nach Absatz 2 eine Kommunikation ermöglicht.

§ 13 Führung der Postfächer

(1) Die Bundesnotarkammer hat die besonderen elektronischen Notarpostfächer auf der Grundlage des Protokollstandards „Online Services Computer Interface – OSCI“ oder eines künftig an dessen Stelle tretenden Standards zu betreiben. Die Bundesnotarkammer hat fortlaufend zu gewährleisten, dass die Postfachinhaber über das Postfach sicher elektronisch kommunizieren können.

(2) Der Zugang zum besonderen elektronischen Notarpostfach soll barrierefrei im Sinne der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung sein.

(3) Die Bundesnotarkammer hat zu gewährleisten, dass der Empfänger eines elektronischen Dokuments, das aus dem besonderen elektronischen Notarpostfach ohne qualifizierte elektronische Signatur auf einem sicheren Übermittlungsweg versandt wurde, feststellen kann, ob die Nachricht von dem Postfachinhaber selbst versandt wurde.

§ 14 Einrichtung und Aktivierung eines Postfachs

(1) Die Bundesnotarkammer richtet für jede ausgeübte amtliche Tätigkeit eines Notars oder Notariatsverwalters ein besonderes elektronisches Notarpostfach ein. Sie gewährleistet, dass das Postfach unverzüglich nach Eintragung der amtlichen Tätigkeit in das Notarverzeichnis zur Aktivierung bereitsteht und nicht vor dem Beginn der amtlichen Tätigkeit aktiviert werden kann.

(2) Die Aktivierung des besonderen elektronischen Notarpostfachs durch den Postfachinhaber erfolgt mittels eines kryptografischen Schlüssels, der auf einer kryptografischen Hardwarekomponente gespeichert ist.

(3) Die Bundesnotarkammer hat durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass der zur Aktivierung bestimmte kryptografische Schlüssel des Postfachinhabers nur durch diesen verwendet werden kann.

§ 15 Weitere Zugangsberechtigungen zum Postfach

(1) Der Postfachinhaber kann anderen Personen unterschiedlich weit reichende Zugangsberechtigungen zu seinem besonderen elektronischen Notarpostfach erteilen. Er kann diesen Personen auch die Befugnis einräumen, weitere Zugangsberechtigungen zu seinem Postfach zu erteilen.

(2) Die Erteilung einer Zugangsberechtigung nach Absatz 1 kann auch mit der Befugnis verbunden werden, Nachrichten zu versenden. Die Einräumung einer Befugnis zur formwahrenden Einreichung elektronischer Dokumente ohne qualifizierte elektronische Signatur auf einem sicheren Übermittlungsweg ist jedoch ausgeschlossen.

(3) Zugangsberechtigungen und Befugnisse nach den Absätzen 1 und 2 können von dem Postfachinhaber oder den von ihm dazu ermächtigten Personen jederzeit geändert oder widerrufen werden.

§ 16 Zugang zum Postfach

(1) Die Anmeldung am besonderen elektronischen Notarpostfach erfolgt mit mindestens zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln. Zugangsdaten, die einzelnen Personen allein zugewiesen sind, dürfen anderen Personen nicht bekanntgegeben werden. Bei einem Versand nicht-qualifiziert elektronisch signierter Dokumente auf einem sicheren Übermittlungsweg muss der Postfachinhaber mittels eines kryptografischen Schlüssels im Sinne des § 14 Absatz 2 an seinem Postfach angemeldet sein.

(2) Hat die angemeldete Person die Nutzung des besonderen elektronischen Notarpostfachs beendet, hat sie sich abzumelden. Die Bundesnotarkammer hat für den Fall, dass das Postfach nach erfolgter Anmeldung für eine bestimmte Zeitdauer nicht genutzt wird, eine automatische Abmeldung der Person durch das System vorzusehen. Bei der Bemessung der Zeitdauer sind die Belange des Datenschutzes gegen den Aufwand für die erneute Anmeldung abzuwägen.

§ 17 Automatisches Löschen von Nachrichten

Nachrichten dürfen frühestens 120 Tage nach ihrem Eingang automatisch gelöscht werden.

§ 18 Sperrung des Postfachs

(1) Wird das Ende einer amtlichen Tätigkeit in das Notarverzeichnis eingetragen, sperrt die Bundesnotarkammer unverzüglich das zugehörige besondere elektronische Notarpostfach. Die Sperrung wird erst mit dem Beginn des Tages wirksam, der auf das Ende der amtlichen Tätigkeit folgt.

(2) Zu einem gesperrten Postfach haben der Postfachinhaber und alle anderen Personen, denen eine Zugangsberechtigung erteilt wurde, keinen Zugang mehr.

(3) Ein gesperrtes Postfach ist auch für den Empfang von Nachrichten gesperrt. Die Bundesnotarkammer soll vorsehen, dass Personen, die eine Nachricht an ein gesperrtes Postfach senden, automatisch mitgeteilt wird, auf wen die Zuständigkeit für die Verwahrung der Akten der früheren Amtsperson übergegangen ist.

(4) Geht im Fall der Sperrung die Zuständigkeit des früheren Postfachinhabers für die Aktenverwahrung vollständig oder teilweise auf einen oder mehrere Notare oder Notariatsverwalter über, kann die Bundesnotarkammer diesen eine Übersicht über die vor der Sperrung in dem Postfach eingegangenen und noch nicht abgerufenen Nachrichten zur Verfügung stellen. Die Übersicht hat sich auf den Absender und den Eingangszeitpunkt der jeweiligen Nachricht zu beschränken.

(5) Die Sperrung eines Postfachs ist unverzüglich aufzuheben, wenn der Grund für die Sperrung nicht bestanden hat oder entfallen ist.

§ 19 Vorläufige Amtsenthebung

(1) Wird die vorläufige Amtsenthebung einer Amtsperson in das Notarverzeichnis eingetragen, hebt die Bundesnotarkammer unverzüglich die Zugangsberechtigung der Amtsperson zu ihrem besonderen elektronischen Notarpostfach auf. § 18 Absatz 5 gilt sinngemäß.

(2) Weitere Zugangsberechtigungen und Befugnisse im Sinne des § 15 Absatz 1 und 2 bleiben von der Aufhebung der Zugangsberechtigung nach Absatz 1 unberührt. § 15 Absatz 3 gilt im Fall des Absatzes 1 für den Postfachinhaber nicht mehr. Dieser kann jedoch verlangen, dass die Bundesnotarkammer sein besonderes elektronisches Notarpostfach unverzüglich sperrt.

(3) Die Bundesnotarkammer kann auf Antrag des Notariatsverwalters das besondere elektronische Notarpostfach der von der vorläufigen Amtsenthebung betroffenen Amtsperson sperren.

(4) Die Bundesnotarkammer kann der Notarvertretung eine Übersicht über die noch nicht abgerufenen Nachrichten im besonderen elektronischen Notarpostfach der von der vorläufigen Amtsenthebung betroffenen Amtsperson zur Verfügung stellen. Die Übersicht hat sich auf den Absender und den Eingangszeitpunkt der jeweiligen Nachricht zu beschränken.

§ 20 Löschung des Postfachs

Gesperrte besondere elektronische Notarpostfächer werden einschließlich der darin gespeicherten Nachrichten sechs Monate nach dem Ende der amtlichen Tätigkeit gelöscht.