Der Suchdienst Hamburg wählt aus seinem Bestand an Hilfeersuchen nach den in Abschnitt A. genannten Kriterien geeignete Fälle aus und bereitet sie anhand von Formanträgen auf. Die Gesamtzahl der vom Suchdienst Hamburg zu liefernden Fälle wird vom Bundesminister für Familie und Senioren im Einvernehmen mit den Sozialhilfeträgern und dem Suchdienst festgelegt. Außerdem kann jeder ausgeschiedene Fall (z. B. bei Tod oder Ausreise des Hilfesuchenden) durch einen neuen Fall (Ersatzfall) ersetzt werden. Im Übrigen kann die festgelegte Gesamtzahl nur nach vorheriger Zustimmung des Bundesministers für Familie und Senioren überschritten werden.
Die Formanträge werden mit einer Ablichtung des Hilfeersuchens den Sozialhilfeträgern übersandt. Der Sozialhilfeträger prüft, ob die Voraussetzungen nach Abschnitt A. vorliegen und bewilligt die Leistungen nach Abschnitt B.
Reichen die vom DRK übermittelten Daten für eine abschließende Beurteilung des Hilfeersuchens nicht aus, werden die fehlenden Daten über den Suchdienst Hamburg, der hierfür Angehörige/Bekannte/Helfer, die einen ständigen Kontakt zum Hilfesuchenden haben, einsetzt, oder andere in Betracht kommende Stellen (vor allem Bundesverwaltungsamt wegen einer gutachterlichen Stellungnahme) erfragt.
Die Sozialhilfeträger geben dem Suchdienst Hamburg die bewilligten Fälle zur Auszahlung der bewilligten Leistungen auf. Die Sozialhilfeträger bewilligen jeweils so viele Quartalsleistungen, wie zum Zeitpunkt der Bewilligung noch geleistet werden können. Hiernach sind bei einer Bewilligung im I. Quartal vier Quartalsleistungen, bei einer Bewilligung im II. Quartal drei Quartalsleistungen, bei einer Bewilligung im III. Quartal zwei Quartalsleistungen und bei einer Bewilligung im IV. Quartal eine Quartalsleistung zu bewilligen.
Der Suchdienst Hamburg besorgt die Zuführung der bewilligten Leistungen. Der bewilligte Jahresbetrag wird in der Regel in vier Quartalszahlungen ausgezahlt. In Fällen, in denen der bewilligte Betrag z. B. infolge von Zuschlägen (vgl. Abschnitt B. Nr. 2) so hoch ist, dass eine noch größere Streuung der Auszahlung angezeigt erscheint, kann der Suchdienst Hamburg den bewilligten Betrag auch auf mehr als vier Auszahlungen aufteilen. Die Auszahlung der Leistungen nimmt der Suchdienst Hamburg über Versandfirmen vor. Soweit ihm von den Versandfirmen, den Angehörigen/Bekannten/Helfern oder aus sonstigen Quellen Veränderungen (Tod, Ausreise, Änderungen der wirtschaftlichen Verhältnisse etc.) in den Lebensumständen der Hilfesuchenden bekannt werden, gibt er diese Informationen an die Sozialhilfeträger weiter und wartet einen neuen Bescheid ab.
Liegen die Voraussetzungen für die Gewährung der Hilfe auch im folgenden Kalenderjahr vor, bewilligen die Sozialhilfeträger jeweils vier weitere Quartalsleistungen. Zu diesem Zweck gibt der Suchdienst Hamburg jeweils am Anfang eines neuen Kalenderjahres eine Liste der nach Ausscheidung der Abgänge übriggebliebenen Fälle direkt an den Sozialhilfeträger zur Fallabstimmung und erneuten Bewilligung.
Die Sozialhilfeträger tragen in die Liste den im jeweiligen Fall bewilligten Jahresbetrag ein und senden die Liste an den Suchdienst Hamburg zurück.
Für die Abrechnung zwischen dem Suchdienst Hamburg und den Sozialhilfeträgern gilt folgendes Verfahren:
Mit der Billigung der Hilfen am Anfang des Haushaltsjahres leisten die Sozialhilfeträger eine Abschlagszahlung für das erste Halbjahr in Höhe der für diese Zeit bewilligten Hilfen.
Zu Beginn des zweiten Halbjahres fordert der Suchdienst Hamburg eine entsprechende Abschlagszahlung für das zweite Halbjahr an.
Er rechnet die Abschlagszahlungen halbjährlich unmittelbar mit den jeweiligen Sozialhilfeträgern ab, indem er eine Kopie der Auftragslisten und die Originalrechnung der Versandfirmen übersendet. Bei Ausscheidungen werden die Aufträge bei der Versandfirma storniert und die Gutschriften nach Eingang bei der folgenden Abrechnung berücksichtigt.