bsvwvbund_03081981_Gb518310•Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung (SRVwV)
bsvwvbund_03081981_Gb518310Administrative Regulation03.08.1981
SRVwV_Stand 21. April 2023.docx
Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das
Rechnungswesen in der Sozialversicherung (SRVwV) *
Nach Artikel 84 Abs. 2 und Artikel 86 des Grundgesetzes wird folgende allgemeine Verwaltungsvorschrift erlassen.
ERSTER ABSCHNITT
Allgemeines
§ 1
Anwendungsbereich
(1) Diese allgemeine Verwaltungsvorschrift gilt für die Träger der gesetzlichen Kranken-, Unfall- und Rentenversicherung einschließlich der Alterssicherung der Landwirte sowie für die Träger der sozialen Pflegeversicherung einschließlich des Ausgleichsfonds nach § 65 des Elften Buches Sozialgesetzbuch. Sie gilt entsprechend für die Medizinischen Dienste, die Kassenärztlichen und Kassenzahnärztlichen Vereinigungen und deren Bundesvereinigungen sowie für die Verbände und die sonstigen Vereinigungen auf dem Gebiet der Sozialversicherung, die Körperschaften des öffentlichen Rechts sind.
(2) Die Aufsichtsbehörde kann für Unfallversicherungsträger nach § 114 Absatz 1 Nr. 4, 5 und 7 des Siebten Buches Sozialgesetzbuch, deren Rechnungsführung auf die einer Gebietskörperschaft abgestellt ist, und für Feuerwehr-Unfallkassen Ausnahmen von den Vorschriften der §§ 3 bis 36 und 40 bis 43 zulassen.
(3) Die Verordnung über die Rechnungs- und Buchführungspflicht von Krankenhäusern bleibt für die nach dem Gesetz zur wirtschaftlichen Sicherung der Krankenhäuser und zur Regelung der Krankenhauspflegesätze geförderten Krankenhäuser der Träger der Sozialversicherung und ihrer Verbände unberührt. Satz 1 kann auch für Krankenhäuser der gesetzlichen Unfallversicherung angewandt werden.
§ 2
Geschäftsjahr
Geschäftsjahr ist das Haushaltsjahr (§ 2 der Verordnung über das Haushaltswesen in der Sozialversicherung vom 21. Dezember 1977, BGBl. I S. 3147).
ZWEITER ABSCHNITT
Zahlungsverkehr und Kassenordnung
§ 3
Allgemeines
Zahlungen sind nach Möglichkeit bargeldlos vorzunehmen. Es können, sofern dem die Regelungen über den Einzug und die Weiterleitung der Sozialversicherungsbeiträge nicht entgegenstehen, alle im Zahlungsverkehr üblichen Zahlungsverfahren einschließlich des Zahlungsverkehrs unter Anwendung der automatisierten Datenverarbeitung (zum Beispiel Datenträgeraustausch, Datenfernübertragung) angewandt werden, wenn dabei den Sicherheitsanforderungen hinreichend Rechnung getragen wird. Die Sicherheitsanforderungen sind in einer Dienstanweisung (§ 40) näher zu bestimmen.
§ 4
Einzahlungen und Auszahlungen
(1) Zahlungsanordnungen (§ 7 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung vom.15.Juli 1999 BGBl. I S. 1627) sind vor ihrer Ausführung auf Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Fehlerhafte Zahlungsanordnungen sind nicht auszuführen, sondern an die anordnende Stelle zurückzugeben.
(2) Bedienstete, die mit der Durchführung des Zahlungsverkehrs beauftragt sind, dürfen Einzahlungspflichtigen keine Stundung gewähren.
(3) Bedienstete dürfen außerhalb ihrer dienstlichen Obliegenheiten Zahlungsmittel von Dritten nicht annehmen; Ausnahmen können in der Kassenordnung zugelassen werden.
(4) An Bedienstete dürfen Zahlungen für Dritte nicht geleistet werden; Ausnahmen können in der Kassenordnung zugelassen werden.
(5) Mit Kreditinstituten ist Doppelzeichnung zu vereinbaren; Ausnahmen können unter Festlegung von Obergrenzen in der Kassenordnung zugelassen werden, wenn die Personalbesetzung es erfordert.
§ 5
Abwicklung des Zahlungsverkehrs
(1) Mit dem Zahlungsverkehr ist grundsätzlich ein Bediensteter zu beauftragen, der keine Buchführungsgeschäfte erledigt (§ 2 Absatz 4 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung).
(2) Wird die Führung der Barkasse von einem anderen Bediensteten übernommen, ist der bare Kassenbestand ordnungsmäßig zu übergeben; dies ist durch eine mit Unterschriften versehene Niederschrift zu bestätigen.
§ 6
Behandlung von Schecks und Wechseln
(1) Angenommene Schecks sind am Tage des Eingangs, spätestens am folgenden Arbeitstag, einem Kreditinstitut zur Gutschrift einzureichen. Vordatierte Schecks sind am Tag der Fälligkeit einzureichen. Barschecks sind unverzüglich mit dem Vermerk „Nur zur Verrechnung" zu versehen. Eine Auszahlung von Bargeld auf Schecks ist unzulässig.
(2) Wechsel dürfen nur zur Sicherheitsleistung angenommen werden; sie gehören nicht zum Bestand der Zahlungsmittel. Sie sind sicher aufzubewahren und am Fälligkeitstag zur Zahlung vorzulegen. Im Falle der Nichtzahlung ist unverzüglich die Erhebung des Wechselprotestes zu veranlassen.
§ 7
Prüfungen der Kasse und der Buchführung
(1) Bei den nach § 4 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 2 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung vorzunehmenden Prüfungen ist mindestens festzustellen, ob der tatsächliche Bestand der nach § 15 Absatz 1 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung in die Tagesabstimmung einbezogenen Mittel (Ist-Bestand) mit dem Buchbestand (Soll-Bestand) übereinstimmt. Als Geringfügigkeitsgrenze nach § 4 Absatz 2 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung gilt die in der Kassenordnung für vereinfachte Feststellungsverfahren festgelegte Betragsgrenze (§ 19 Absatz 4).
(2) Bei der sich auch auf die übrigen Geldanlagen erstreckenden Prüfung (§ 4 Absatz 1 Satz 3 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung) ist mindestens durch Stichproben festzustellen, ob die tatsächlich vorhandenen Vermögensbestände mit den buchmäßig ausgewiesenen Beständen übereinstimmen. Sind Wertpapiere sowie Urkunden über Darlehen oder über andere Vermögenswerte an dritter Stelle hinterlegt, ist durch Bescheinigung der Hinterlegungsstelle (zum Beispiel Depotauszug) festzustellen, dass die für die Prüfung ausgewählten Vermögensbestände vorhanden sind.
(3) Die Prüfungen sollten von einer unabhängigen Prüfstelle, etwas der internen Revision, durchgeführt werden. Erledigt der hauptamtliche Vertreter des Versicherungsträgers den Zahlungsverkehr und die Buchführung selbst, so bestimmt das Nähere über die Prüfungen das zuständige Selbstverwaltungsorgan.
(4) Über Umfang, Verlauf und Ergebnis der Prüfung ist eine Niederschrift zu fertigen und von dem Prüfer (den Prüfern) zu unterzeichnen.
§ 8
Kassenordnung
(1) Die Kassenordnung muss mindestens Bestimmungen enthalten über
(2) Über die Regelungen des Absatzes 1 hinaus muss die Kassenordnung Bestimmungen enthalten, wenn und soweit die sonstigen Regelungen der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung und dieser allgemeinen Verwaltungsvorschrift auf die Kassenordnung verweisen.
(3) Bei ausschließlich bargeldlosem Zahlungsverkehr müssen die Regelungen des Absatzes 1 Nummer 3 bis 6, 8 und 9 nicht in die Kassenordnung aufgenommen werden. Wenn die Annahme einer Bargeldzahlung unvermeidbar ist, ist das Bargeld unverzüglich bei einem Kreditinstitut einzuzahlen.
DRITTER ABSCHNITT
Belege
§ 9
Allgemeines
(1) Die Belege sind zu nummerieren und geordnet und sicher aufzubewahren. Bei elektronisch erzeugten Dateien oder Datensätzen (§ 6 Absatz 3 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung) muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten verfügbar sind und innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht und ausgedruckt werden können. Mehrausfertigungen von Belegen müssen als solche erkennbar sein.
(2) Sachlich miteinander im Zusammenhang stehende Buchungen können in einem Beleg zusammengefaßt werden (Sammelbeleg). Dies gilt auch für Buchungen eines Buchungstages, sofern die Übersichtlichkeit und die Prüffähigkeit gewährleistet sind.
(3) Berichtigungsbuchungen sind auf dem ursprünglichen Beleg zu vermerken und durch einen neuen Beleg zu begründen; sie brauchen auf dem ursprünglichen Beleg nicht vermerkt zu werden, wenn in der Kassenordnung ein gleichwertiges Verfahren vorgesehen ist.
§ 10
Form und Inhalt der Zahlungsanordnung
(1) Die Zahlungsanordnung enthält
(2) Hat eine Zahlungsanordnung sowohl eine Anordnung zur Annahme der Einzahlung als auch eine Anordnung zur Auszahlung zum Inhalt, müssen der Betrag der Einzahlung und der Betrag der Auszahlung in der Zahlungsanordnung oder in den sonstigen die Zahlung begründenden Unterlagen angegeben werden.
(3) Auf die Bezeichnung des Einzahlers oder des Empfängers nach Absatz 1 Nr. 3 kann bei Einsatz von automatisierten Verfahren verzichtet werden, wenn aus den verwendeten Ordnungsbegriffen die Bezeichnung des Einzahlers oder Empfängers eindeutig abgeleitet werden kann.
(4) Die Zahlungsanordnung muss so gefertigt werden, dass Fälschungen ausgeschlossen sind.
(5) Lautet eine Zahlungsanordnung auf eine fremde Währung, ist der Gegenwert in Euro - gegebenenfalls nachträglich - hinzuzufügen.
(6) Wird die Annahme mehrerer Einzahlungen oder werden mehrere Auszahlungen durch eine Zahlungsanordnung gemeinsam angeordnet (Sammelanordnung), braucht diese außer den Angaben des Absatzes 1 Nrn. 1, 4, 8, 9 und 10 lediglich den Gesamtbetrag zu enthalten; die Angaben des Absatzes 1 Nrn. 2, 3 und 5 bis 7 müssen aus den mit der Sammelanordnung zu verbindenden Unterlagen ersichtlich sein.
(7) Wird für wiederkehrende Auszahlungen oder Einzahlungen, bei denen der Empfänger oder der Einzahler feststeht, wie bei Mieten, Pachten und Gehältern, eine Daueranordnung erteilt, muss sie bei Wegfall des Zahlungsgrundes, wenn sie nicht von vornherein zeitlich begrenzt ist, durch eine Anordnung aufgehoben werden, deren Durchführung die Kasse zu bestätigen hat. Im Übrigen ist in angemessenen Abständen zu prüfen, ob der Zahlungsgrund für die Daueranordnung noch vorliegt.
(8) Lassen die sonstigen die Zahlung begründenden Unterlagen die in Absatz 1 Nrn. 3, 5 und 7 vorgesehenen Angaben zweifelsfrei erkennen, braucht die Zahlungsanordnung lediglich die Angaben in den Nummern 1, 2, 4, 6 und 8 bis 10 zu enthalten (abgekürzte Zahlungsanordnung). Die Angaben der abgekürzten Zahlungsanordnung können auf die sonstigen die Zahlung begründenden Unterlagen gesetzt werden.
(9) Die Zahlungsanordnungen können als allgemeine Zahlungsanordnungen erteilt werden
(10) Allgemeine Zahlungsanordnungen dürfen nur erteilt werden, wenn Unterlagen zur Verfügung stehen, die die Zahlung begründen und aus denen insbesondere die Beträge, die Zahlungspflichtigen oder die Empfangsberechtigten und die Buchungsstelle ersichtlich sind. Allgemeine Zahlungsanordnungen können als allgemeine Dienstanweisungen oder als Einzel-, Sammel- oder Daueranordnungen (Absätze 1, 6 und 7) erteilt werden. Werden allgemeine Zahlungsanordnungen als Einzel, Sammel- oder Daueranordnungen erteilt, müssen sie neben den Angaben des Absatzes 1 Nrn. 1, 6, 7, 9 und 10 insbesondere die Bezeichnung der Ein- oder Auszahlung, die Angabe der Geltungsdauer der Anordnung sowie die Bescheinigung der sachlichen und - sofern der Zahlungsbetrag feststeht - auch der rechnerischen Richtigkeit enthalten.
(11) Näheres zu Form und Inhalt der Zahlungsanordnung sowie Ausnahmen von den Absätzen 1 und 5 bis 7 können in der Kassenordnung geregelt werden, wenn die Sicherheit des Zahlungsverkehrs und der Buchführung gewährleistet bleibt.
§ 11
Anordnung der Zahlung
(1) Der Anordnungsbefugte übernimmt die Verantwortung dafür, dass
(2) Anordnungsbefugte dürfen Zahlungen, die sie selbst betreffen, nicht anordnen. Werden in Sammelanordnungen Zahlungen angeordnet, die den Anordnungsbefugten selbst betreffen, ist die Zahlungsanordnung durch einen weiteren Anordnungsbefugten anzuordnen. In der Kassenordnung können Ausnahmen unter Festlegung von Obergrenzen zugelassen werden, wenn die Personalbesetzung es erfordert.
(3) Die Namen der Anordnungsbefugten sind unter Angabe des Umfangs der Anordnungsbefugnis den mit der Ausführung von Zahlungsanordnungen beauftragten Bediensteten schriftlich oder im Wege IT-gestützter Verfahren mitzuteilen. Im Falle eigenhändiger Unterschrift sind bei diesen Bediensteten Unterschriftsproben der Anordnungsbefugten zu hinterlegen. Die Namen der Anordnungsbefugten können in einer maschinellen Datei geführt werden, so dass die Identität der Anordnungsbefugten innerhalb des maschinellen Verfahrens geprüft werden kann. Erlischt oder ändert sich der Umfang der Anordnungsbefugnis, ist dies den mit der Ausführung von Zahlungsanordnungen beauftragten Bediensteten unverzüglich schriftlich oder im Wegge IT-gestützter Verfahren mitzuteilen. Werden die Namen der Anordnungsbefugten in einer maschinellen Datei geführt, ist diese unverzüglich entsprechend zu ändern.
§ 12
Zahlungsbegründende Unterlagen
(1) Unterlagen sind der Zahlungsanordnung beizufügen, soweit das zur Begründung notwendig ist. Von der Beifügung der Unterlagen kann abgesehen werden, wenn in der Zahlungsanordnung darauf hingewiesen und, soweit notwendig, die Fundstelle der Unterlagen genau bezeichnet wird. Unterlagen in fremder Sprache sind durch eine Übersetzung der zu ihrem Verständnis wesentlichen Teile zu ergänzen, wenn das zur Bearbeitung unumgänglich ist.
(2) Änderungen in den zahlungsbegründenden Unterlagen sind so auszuführen, dass die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben; die Berichtigungen sind durch Beifügung des Namenszeichens des Ändernden und des Datums der Änderung zu bescheinigen.
(3) Dient eine Unterlage zur Begründung von Zahlungen in mehreren Geschäftsjahren, ist sie gesondert oder bei den Unterlagen für das laufende Geschäftsjahr aufzubewahren; die ausgeführten Zahlungen sind auf ihr zu vermerken oder in anderer Form nachzuweisen.
(4) Auszahlungen für Lieferungen und Dienstleistungen sind durch Rechnungen zu belegen, in denen der Rechnungsbetrag nachprüfbar sein muss. Mehrausfertigungen einer Rechnung müssen als solche erkennbar sein.
(5) Die Nutzung von Informationstechniken für die Übermittlung von zahlungsbegründenden Unterlagen ist zulässig. Die Sicherheitsanforderungen sind in einer Dienstanweisung (§ 40) näher zu bestimmen.
§ 13
Änderung der Zahlungsanordnung
(1) Ist eine Berichtigung des Betrages, der Bezeichnung des Einzahlers oder des Empfängers oder seiner Kontonummer notwendig, ist eine neue Zahlungsanordnung auszufertigen und die alte Zahlungsanordnung als fehlerhaft zu kennzeichnen.
(2) Sonstige Berichtigungen der Zahlungsanordnung sind nur bei schriftlich erstellten Zahlungsanordnungen zulässig und so auszuführen, dass die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben; die Berichtigungen sind durch Beifügung des Namenszeichens des Ändernden und des Datums der Änderung zu bescheinigen.
(3) Eine Daueranordnung ist bei Änderung der Voraussetzungen aufzuheben.
§ 14
Bescheinigung über unbare Auszahlungen
(1) Werden Auszahlungen unbar geleistet oder verrechnet, sind Tag und Zahlungsweg oder Art der Verrechnung durch geeignete Bescheinigungen, die entweder auf dem Beleg vorgenommen oder mit diesem verbunden werden, nachzuweisen.
(2) Bei einer Sammelüberweisung ist die Bescheinigung nach Absatz 1 entweder auf der Zusammenstellung der Einzelbelege zu erbringen oder mit dieser zu verbinden. In diesem Fall müssen aus der Zusammenstellung die Belegnummern und die Einzelbeträge erkennbar sein. Es ist sicherzustellen, dass eine Wiederverwendung der Einzelbelege ausgeschlossen ist (§ 5 Satz 2 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung).
(3) Beim Einsatz automatisierter Verfahren für unbare Auszahlungen ist Näheres über die Zahlungsbescheinigung in der Kassenordnung zu regeln.
§ 15
Einzahlungsquittung
(1) Die Einzahlungsquittung (§ 8 Absatz 1 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung) ist mit urkundengeeigneten Schreibmitteln zu fertigen und zu unterschreiben; die Durchschrift ist aufzubewahren.
(2) Die Quittung soll enthalten:
(3) Erfolgt die Einzahlung durch Übergabe eines Schecks, ist dies in der Quittung anzugeben; in diesem Fall hat die Quittung den Vermerk „Eingang vorbehalten" zu enthalten.
(4) Werden Schecks angenommen, die nicht auf Euro lauten, so ist die Quittung über die fremde Währung zu erteilen. Auf der Durchschrift der Quittung ist außerdem der nach dem Tageskurs errechnete Gegenwert in Euro anzugeben.
(5) Die Namen und Unterschriftsproben der zur Unterschrift von Quittungen befugten Bediensteten sind durch Aushang bekanntzugeben.
§ 16
Auszahlungsquittung
(1) Die Auszahlungsquittung (§ 8 Absatz 2 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung) ist mit urkundengeeigneten Schreibmitteln zu fertigen. Von dem Empfänger ist die Unterschrift mit urkundengeeigneten Schreibmitteln zu verlangen. Bei Übergabe von Schecks sind die Schecknummer und das bezogene Kreditinstitut anzugeben.
(2) Nach Möglichkeit soll auf der Zahlungsanordnung oder der sonstigen die Zahlung begründenden Unterlage quittiert werden; dabei genügen die Worte „Betrag erhalten" mit Angabe des Ortes und des Datums sowie die Unterschrift des Empfängers. Ist in der Auszahlungsnachweisung eine Quittungsspalte vorgesehen, genügt die Unterschrift des Empfängers in dieser Spalte. Wird auf der die Zahlung begründenden Unterlage an Stelle des ursprünglich angegebenen Betrages ein anderer gesetzt, ist der tatsächlich ausgezahlte Betrag in die Quittung aufzunehmen.
(3) Wenn die Quittung auf einem besonderen Blatt erteilt wird, muss sie mindestens enthalten:
(4) Quittungen, in denen der Betrag geändert ist, dürfen nicht angenommen werden.
(5) Wird die Zahlung an einen zum Empfang Bevollmächtigten geleistet, ist die Vollmacht der Quittung beizufügen. Ist dies nicht möglich, ist auf der Quittung zu vermerken, dass ein Nachweis über die Empfangsberechtigung vorgelegen hat. In der Kassenordnung kann bestimmt werden, dass bei der Auszahlung von Geldleistungen als empfangsberechtigt angesehen wird, wer einen gültigen Auszahlungsschein vorlegt.
§ 17
Auszahlungsbeweise in besonderen Fällen
(1) Kann der Empfänger, sein gesetzlicher Vertreter oder ein Bevollmächtigter die Quittung nicht unterschreiben, ist durch einen bei der Auszahlung anwesenden Zeugen, der nicht als Bediensteter mit der Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs beauftragt sein darf, zu bescheinigen, dass der auszuzahlende Betrag gezahlt ist.
(2) Bei Auszahlungen, die üblicherweise sofort in bar zu leisten sind, genügen als Quittung die allgemein üblichen Empfangszettel.
§ 18
Belege für Buchungen ohne Zahlungsvorgang
Belege für Buchungen, denen kein Zahlungsvorgang zugrunde liegt (§ 6 Absatz 2 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung), haben mindestens die den Vorschriften des § 10 Absatz 1 Nr. 2 und 6 bis 10 entsprechenden Angaben zu enthalten. § 10 Absatz 4, 6 und 11, §§ 11, 12 Absatz 1 und 2 sowie § 13 Absatz 1 und 2 gelten entsprechend.
§ 19
Feststellung der Belege
(1) Mit der Feststellung darf nur beauftragt werden, wer nach seiner Fachkenntnis dazu in der Lage ist (Feststellungsbefugter). Die sachlichen und die rechnerischen Feststellungen können von demselben Bediensteten vorgenommen werden. Die Befugnis zur sachlichen und zur rechnerischen Feststellung ist unter Angabe des Umfangs der Feststellungsbefugnis schriftlich oder im Wege IT-gestützter Verfahren zu regeln. Im Falle eigenhändiger Unterschrift sind bei den Anordnungsbefugten Unterschriftsproben der Feststellungsbefugten zu hinterlegen. Erlischt oder ändert sich der Umfang der Feststellungsbefugnis, ist dies den Anordnungsbefugten unverzüglich schriftlich oder im Wege IT-gestützter Verfahren mitzuteilen. Abweichungen von den Sätzen 4 und 5 können in der Kassenordnung zugelassen werden, wenn die Sicherheit des Zahlungsverkehrs und der Buchführung gewährleistet bleibt.
(2) Zur Entlastung der Feststeller kann die Prüfung einzelner Tatbestände von Belegen auch Bediensteten übertragen werden, die keine Feststellungsbefugnis haben.
(3) Es darf niemand Angaben in Belegen feststellen, die ihn selbst betreffen. Die Regelungen des § 11 Absatz 2 Satz 2 und 3 gelten entsprechend.
(4) Bei Vorliegen einer allgemeinen Zahlungsanordnung und bei Beträgen, die ohne Umsatzsteuer den Wert von 250 Euro nicht übersteigen, können in der Kassenordnung vereinfachte Feststellungsverfahren zugelassen werden. Dabei sind Art und Umfang der sachlichen und rechnerischen Prüfung und die vom Feststeller zu übernehmende Verantwortung festzulegen. Art, Umfang und Häufigkeit von Stichprobenprüfungen der vereinfacht festgestellten Belege sind zu regeln. In dem Feststellungsvermerk muss auf das vereinfachte Feststellungsverfahren hingewiesen werden. Mit Genehmigung der Aufsichtsbehörde kann die Betragsgrenze des Satzes 1 auch auf bis zu 800 Euro erhöht werden.
(5) Werden Belege im Rahmen IT-gestützter Verfahren festgestellt, erfolgt die Feststellung durch den Bediensteten, der für die Ausführung des Verfahrens verantwortlich ist. Die zur Feststellung eingesetzten Programme müssen darüber hinaus eine den §§ 20 und 21 gleichwertige Sicherheit gewährleisten. Näheres ist in einer Dienstanweisung (§ 40) zu regeln.
§ 20
Sachliche Feststellung
(1) Mit der sachlichen Feststellung bestätigt der Feststeller die Richtigkeit und die Vollständigkeit der in dem Beleg enthaltenen Angaben. Er bestätigt ferner, dass bei der Festsetzung der Beträge nach den zugrunde liegenden Rechtsvorschriften, Verwaltungsanordnungen oder Verträgen verfahren worden ist. Sofern die Prüfung der Ersatzpflicht Dritter im Rahmen der sachlichen Feststellung vorgenommen wird, ist Näheres darüber in der Kassenordnung zu regeln.
(2) Wird die sachliche Feststellung von verschiedenen Bediensteten innerhalb ihrer Zuständigkeit getroffen, bestätigt jeder Feststeller die sachliche Richtigkeit für seinen Zuständigkeitsbereich (Teilbestätigung). Das gilt insbesondere auch dann, wenn die Feststellung eines Beleges besondere Fachkenntnisse (zum Beispiel auf bautechnischem, ärztlichem oder chemischem Gebiet) erfordert.
(3) Der Feststeller hat die sachliche Feststellung auf dem Beleg mit dem Vermerk „Sachlich richtig" durch Unterschrift mit Angabe des Datums zu bestätigen.
(4) Werden Teile des Inhalts eines Beleges (zum Beispiel Liefermengen, Leistungsumfang) von Bediensteten bestätigt, denen die Prüfung einzelner Tatbestände (§ 19 Absatz 2) übertragen wurde, ist der Feststeller insoweit von der sachlichen Feststellung entlastet.
§ 21
Rechnerische Feststellung
(1) Belege, die Berechnungen oder auf andere Unterlagen sich gründende Zahlenangaben enthalten, müssen rechnerisch geprüft und festgestellt werden. Die Prüfung erstreckt sich auf die Richtigkeit der den Berechnungen zugrundeliegenden Ansätze nach Maßgabe der in Rechtsvorschriften, Verträgen, Tarifen und dergleichen gegebenen Berechnungsunterlagen und auf die Richtigkeit der Berechnungen.
(2) Der Feststeller hat die rechnerische Feststellung auf dem Beleg mit dem Vermerk „Rechnerisch richtig“ durch Unterschrift mit Angabe des Datums zu bestätigen. Bei Änderung des Endbetrages auf den sonstigen die Zahlung begründenden Unterlagen lautet der Vermerk „Rechnerisch richtig mit ...Euro“.
(3) Werden Nachrechenarbeiten Bediensteten übertragen, die keine Feststellungsbefugnis haben, ist die Nachrechnung mit dem Vermerk „Nachgerechnet" durch Unterschrift mit Angabe des Datums zu bestätigen. Für die Richtigkeit der von einem Nachrechner bestätigten Rechenarbeiten ist der Feststeller nicht verantwortlich.
VIERTER ABSCHNITT
Buchführung
§ 22
Form und Führung der Bücher und Aufzeichnungen
(1) Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können als gebundene oder geheftete Bücher, ferner in Loseblatt- oder Karteiform oder auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden, wenn dabei die Grundsätze des § 10 Absatz 1 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung gewahrt bleiben.
(2) Werden die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen gebunden, geheftet, in Loseblatt- oder Karteiform geführt, sind diese mit urkundengeeigneten Schreibmitteln zu fertigen; Zeilen dürfen nicht freigelassen werden. Eintragungen zwischen ausgefüllten Zeilen sind, abgesehen von Änderungen nach den Sätzen 3 und 4, unzulässig. Änderungen sind nur zur Berichtigung von Schreib- und Rechenfehlern und sonstigen offensichtlichen Unrichtigkeiten zulässig. Sie dürfen nur so vorgenommen werden, dass die ursprüngliche Eintragung lesbar bleibt, und sind durch Beifügen des Namenszeichens des Ändernden und des Datums der Änderung zu bescheinigen.
(3) Bei Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf maschinell verwertbaren Datenträgern ist Näheres zur Sicherheit des Verfahrens in einer Dienstanweisung
(§ 40) zu regeln.
(4) Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können ganz oder zum Teil in Rechenzentren geführt werden, wenn dabei sichergestellt ist, dass die in dieser allgemeinen Verwaltungsvorschrift und in der Verordnung über den Zahlungsverkehr, die Buchführung und die Rechnungslegung in der Sozialversicherung enthaltenen Regelungen der Buchführung beachtet werden.
(5) Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind durch geeignete Maßnahmen gegen Verlust, Wegnahme und Veränderung zu schützen.
§ 23
Zeitbuch
(1) Das Zeitbuch hat mindestens folgende Angaben zu enthalten:
(2) Bei kameralistischer Buchführung müssen mindestens auch die Tagessummen getrennt nach Barzahlungen und nach unbaren Zahlungen ausgewiesen werden, sofern diese nicht in den Büchern nach § 29 Nr. 1 und 3 festgehalten werden.
(3) Werden Tagesnachweisungen, Sammelnachweisungen oder Vorbücher zum Zeitbuch geführt, müssen diese die für die Führung des Zeitbuches erforderlichen Angaben enthalten. Das gleiche gilt auch für die Einnahmen- und Ausgabennachweisungen von Eigenbetrieben und Außenstellen mit selbständigem Zahlungsverkehr; die von diesen geführten Nachweisungen gelten als Vorbücher zum Zeitbuch. Es genügt, wenn die Tagessummen der Nachweisungen und Vorbücher mindestens monatlich - jedoch stets zum Monatsende - in das Zeitbuch übernommen werden.
§ 24
Sachbuch
(1) Das Sachbuch hat mindestens folgende Angaben zu enthalten:
(2) Werden die auf dieselbe Buchungsstelle entfallenden Buchungen in Tagesnachweisungen, Sammelnachweisungen oder Vorbücher eingetragen, sind die Tagessummen in längstens monatlichen Abständen - jedoch stets zum Monatsende - in das Sachbuch zu übernehmen. Das gilt auch für Nachweisungen von Eigenbetrieben und Außenstellen mit selbständigem Zahlungsverkehr. Die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung haben die Einnahmen aus Beiträgen spätestens für den Jahresabschluss auf die zutreffenden Buchungsstellen zu übernehmen.
§ 25
Gliederung des Sachbuches (Kontenrahmen)
(1) Die Buchungen im Sachbuch sind so vorzunehmen, dass die Vermögensveränderungen eines Geschäftsjahres sowohl aus der Vermögensrechnung als auch aus der Erfolgsrechnung ermittelt werden können. Die Buchungen sind grundsätzlich wie folgt zu gliedern: Für die Vermögensrechnung sind die Aktiva in der Kontenklasse 0 und die Passiva in der Kontenklasse 1 zu buchen; für die Erfolgsrechnung sind die Einnahmen/Erträge in den Kontenklassen 2 und 3 und die Ausgaben/Aufwendungen in den Kontenklassen 4 bis 7 zu buchen. Das Nähere über die Gliederung des Sachbuches und die Art und Weise der Buchungen ergibt sich aus den in Absatz 2 bezeichneten und als Anlagen 1 bis 8 beigefügten Kontenrahmen sowie aus den in Absatz 2 Nr. 9 genannten Kontenrahmen.
(2) Für die Buchungen im Sachbuch ist zugrunde zu legen von
(3) In der knappschaftlichen Krankenversicherung sind, soweit im Kontenrahmen für die Träger der gesetzlichen Krankenversicherung Regelungen über das Verwaltungsvermögen sowie über die Verwaltungs- und Verfahrenskosten getroffen werden, nicht diese, sondern die für den Träger der knappschaftlichen Rentenversicherung geltenden Bestimmungen des Kontenrahmens entsprechend anzuwenden.
(4) Die Deutsche Rentenversicherung Saarland als Träger der hüttenknappschaftlichen Zusatzversicherung legt den Buchungen im Sachbuch den im Absatz 2 Nr. 3 genannten Kontenrahmen (Anlage 3) zugrunde, soweit nicht die Besonderheiten dieses Aufgabenbereiches Abweichungen erforderlich machen.
(5) Die Rentenversicherungsträger sollen für die Eigenbetriebe den von der Deutschen Rentenversicherung Bund empfohlenen „Musterkontenrahmen“ zugrunde legen.
(6) Für die nach dem Gesetz zur wirtschaftlichen Sicherung der Krankenhäuser und zur Regelung der Krankenhauspflegesätze geförderten Krankenhäuser der Rentenversicherungsträger und der knappschaftlichen Krankenversicherung gelten der Kontenrahmen und die Bewertungsvorschriften der Verordnung über die Rechnungs- und Buchführungspflichten von Krankenhäusern.
(7) Die in Absatz 2 bezeichneten und als Anlagen 1 bis 8 beigefügten Kontenrahmen sowie ein nach Absatz 2 Nr. 9 erlassener Kontenrahmen können entsprechend den Anforderungen an das Rechnungswesen geändert werden; die Zustimmung des Bundesrates zu diesen Änderungen gilt als erteilt.
§ 26
Beitragsbuch der Krankenkassen
(1) Die Krankenkassen haben die für den Einzug, die Überwachung und die Abrechnung der Beiträge einschließlich Vorschüsse erforderlichen Angaben laufend in ein Beitragsbuch einzutragen, das außerhalb des Sachbuches geführt wird.
(2) Für jeden Beitragsschuldner sind mindestens zu erfassen:
(3) Sollberichtigungen nach Absatz 2 Buchstabe h sind in dem Beitragsbuch oder einer besonderen Anlage zu erläutern und zu begründen. Aus dem Beitragsbuch müssen die Rückstände und die Vorauszahlungen am Ende jedes Einziehungsabschnittes und am Ende jedes Jahres erkennbar sein. Die Vorschriften über die Buchung der Beiträge im Sachbuch bleiben unberührt.
Beträgen festzuhalten. Der Erlass und die Niederschlagung sind im Beitragsbuch oder einer gesonderten Anlage zu begründen.
§ 27
Beitragsbuch der Unfallversicherungsträger
(1) Zur Abrechnung der Beiträge einschließlich der Vorschüsse sind nach den Vorschriften der Absätze 2 bis 4 besondere Aufzeichnungen zu führen; die Vorschriften über die Buchung der Beiträge im Sachbuch bleiben unberührt.
(2) Für jeden Zahlungspflichtigen sind mindestens zu erfassen:
(3) Sind Beiträge dauernd nicht einziehbar, so sind sie entweder in eine besondere Liste einzutragen oder in den besonderen Aufzeichnungen über die Abrechnung der Beiträge festzuhalten; dabei sind die Gründe für die Nichteinziehung anzugeben.
(4) Zum Ende des Geschäftsjahres müssen die Rückstände sowie die auf das nächste Jahr vorzutragenden Guthaben feststellbar sein.
§ 28
Beitragsbuch der landwirtschaftlichen Alterskasse
(1) Die landwirtschaftliche Alterskasse hat die für den Einzug, die Überwachung und die Abrechnung der Beiträge erforderlichen Angaben in ein Beitragsbuch einzutragen, das außerhalb des Sachbuches zu führen ist.
(2) Für jeden Beitragsschuldner sind mindestens zu erfassen:
(3) Sollberichtigungen nach Absatz 2 Buchstabe h sind in dem Beitragsbuch oder einer besonderen Anlage zu erläutern und zu begründen. Aus dem Beitragsbuch müssen die Rückstände und die Vorauszahlungen am Ende jedes Einziehungsabschnittes und jeden Jahres erkennbar sein. Die Vorschriften über die Buchung der Beiträge im Sachbuch bleiben unberührt.
(4) Erlassene und niedergeschlagene Beträge sind vom Beitragssoll abzuziehen. Die Beträge sind getrennt nach
Beträgen festzuhalten. Der Erlass und die Niederschlagung sind zu begründen.
§ 29
Sonstige Bücher
Wenn es die Sicherheit des Zahlungsverkehrs und der Buchführung oder der Umfang der Geschäftstätigkeit erfordern, sind nach näherer Bestimmung in der Kassenordnung neben Zeit-, Sach- und Beitragsbuch weitere Bücher oder Aufzeichnungen zu führen. Dabei kommen insbesondere in Betracht:
§ 30
Buchungstag
(1) Buchungstag für die Eintragungen in die Bücher ist bei
Ausnahmen können für bestimmte Geschäftsvorfälle in der Kassenordnung zugelassen werden. Der Tag, an dem der Versicherungsträger von der Geldbewegung verbindlich Kenntnis erhalten hat, kann mit Zustimmung der Aufsichtsbehörde abweichend von Satz 1 Nr. 2 als Buchungstag zugelassen werden.
(2) Für die Kassenärztlichen und Kassenzahnärztlichen Vereinigungen und deren Bundesvereinigungen ist abweichend von Absatz 1 Nr. 2 Buchungstag der Tag des Kontoauszuges.
(3) Die Ergebnisse der in § 23 Absatz 3 und § 24 Absatz 2 genannten Nachweisungen oder Vorbücher sind spätestens unter dem letzten Tag des Monats in das Zeit- und Sachbuch zu übernehmen.
(4) Die Träger der gesetzlichen Rentenversicherung soweit sie nicht Einzugsstelle nach § 28i Absatz 1 Satz 5 SGB IV sind, buchen zum Ende der Monate Januar bis November abweichend von Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 unbare Geldbewegungen unter dem jeweils letzten Bankarbeitstag, soweit die Kontoauszüge der Kreditinstitute ein Datum des abgelaufenen Kalendermonats tragen und nach dessen Ablauf eingehen.
(5) Zum Jahresende sind abweichend von Absatz 1 Satz 1 Nr. 2 Einzahlungen und Überweisungen auf ein Konto sowie Auszahlungen und Überweisungen von einem Konto unter dem 31. Dezember zu buchen, soweit die Kontoauszüge der Kreditinstitute ein Datum des abgelaufenen Kalenderjahres tragen und nach dem 30. Dezember eingehen. In den Fällen des Absatzes 1 Satz 3 gilt Satz 1 entsprechend.
§ 31
Tagesabstimmung
(1) Für die Tagesabstimmung (§ 15 Absatz 1 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung) ist der buchmäßige Bestand der sofort verfügbaren Zahlungsmittel (Soll-Bestand) zu ermitteln. Durch eine Bestandsaufnahme des baren Kassenbestandes und aus den Kontoauszügen der Kreditinstitute ist unter Berücksichtigung von Bestandsumschichtungen der tatsächliche Bestand der sofort verfügbaren Zahlungsmittel (Ist-Bestand) festzustellen und mit dem buchmäßig ermittelten Bestand zu vergleichen. Es ist festzuhalten, wie sich der Bestand an Zahlungsmitteln zusammensetzt. In die Tagesabstimmung sind Termingelder in dem Umfang einzubeziehen, als es sich um sofort verfügbare Zahlungsmittel handelt. Vor der Abstimmung müssen sämtliche Einzahlungen und Auszahlungen des Tages gebucht sein. Es ist nicht zulässig, ungebuchte Belege als sogenannte bargeldwerte Belege in den Kassenbestand zu übernehmen.
(2) In den Fällen des § 30 Absatz 2 kann auf die Zusammenstellung des Soll- und des Ist-Bestandes verzichtet werden.
(3) Unstimmigkeiten sind unverzüglich aufzuklären. Ist das nicht möglich, sind Überschüsse und Fehlbeträge auf den zutreffenden Buchungsstellen zu buchen.
(4) Die Richtigkeit der Abstimmung oder nicht sofort aufgeklärte Unstimmigkeiten sind von dem Bediensteten, der die Abstimmung verantwortlich durchgeführt hat, zu bescheinigen.
§ 32
Monatsabstimmung
(1) Für die Monatsabstimmung (§ 15 Absatz 2 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung) ist zu prüfen, ob die Summe der Habenbeträge und die Summe der Sollbeträge übereinstimmen. Werden Zeit- und Sachbuch getrennt geführt, ist zu prüfen, ob die Summe der Einnahmen beziehungsweise der Habenbeträge und die Summe der Ausgaben beziehungsweise der Sollbeträge im Zeitbuch mit den entsprechenden Gesamtsummen im Sachbuch übereinstimmen. Bei Verwendung von saldierenden Buchungsmaschinen ist die Übereinstimmung der Salden festzustellen. Unstimmigkeiten sind unverzüglich aufzuklären und richtigzustellen.
(2) Die Richtigkeit der Abstimmung oder nicht sofort aufgeklärte Unstimmigkeiten sind von dem Bediensteten, der die Abstimmung verantwortlich durchgeführt hat, zu bescheinigen.
(3) Werden die Bücher auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt, kann die Abstimmung ganz oder teilweise durch Programme vorgenommen werden. Näheres ist in einer Dienstanweisung (§ 40) zu regeln.
§ 33
Bestandsverzeichnisse
(1) Über die Grundstücke und Gebäude, die Eigentum des Versicherungsträgers sind (§ 16 Absatz 1 Satz 1 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung), ist ein Verzeichnis zu führen. Das Verzeichnis muss mindestens folgende Angaben enthalten:
(2) Bei technischen Anlagen nach § 11 Absatz 5 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung sind das Anschaffungsjahr, die Anschaffungskosten, die Werterhöhungen und Wertminderungen sowie der Abschreibungssatz und der Buchwert gesondert auszuweisen.
(3) Über die Gegenstände der beweglichen Einrichtung, die Eigentum des Versicherungsträgers sind (§ 16 Absatz 1 Satz 1 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung) ist ein Verzeichnis zu führen. Das Verzeichnis muss mindestens folgende Angaben enthalten:
Für Gegenstände der beweglichen Einrichtung nach § 16 Absatz 2 SVRV gilt Satz 2 mit der Maßgabe, dass diese Daten bereitgestellt werden können. Über die Aufnahme von Gegenständen der beweglichen Einrichtung nach § 16 Absatz 2 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung entscheidet der hauptamtliche Vorstand/Vertreter des Versicherungsträgers.
(4) Gegenstände der beweglichen Einrichtung gleicher Art brauchen nicht einzeln in das Bestandsverzeichnis aufgenommen werden, wenn sie gleichzeitig angeschafft worden sind; es genügt, wenn sie summarisch mit den Angaben nach Absatz 3 nachgewiesen werden.
(5) Über die Grundstücke und Gebäude, die technischen Anlagen nach § 11 Absatz 5 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung sowie über die Gegenstände der beweglichen Einrichtung, die gemietet, geleast oder gepachtet sind, ist ein Verzeichnis zu führen. Das Verzeichnis muss mindestens folgende Angaben enthalten:
(6) Sofern die in den Absätzen 1, 2, 3, und 5 geforderten Angaben anderweitig rechtssicher festgehalten werden, muss kein Verzeichnis geführt werden. Es muss sichergestellt sein, dass die Angaben innerhalb einer angemessenen Frist zur Verfügung gestellt werden können.
§ 34
Bewertung
(1) Anschaffungskosten (§ 11 Absatz 1 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung) sind die Aufwendungen, die geleistet werden, um einen Vermögensgegenstand zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Zu den Anschaffungskosten gehören auch die Nebenkosten sowie im Falle von Gebäuden, technischen Anlagen und Gegenständen der beweglichen Einrichtung die nachträglichen Anschaffungskosten, wenn sie zu einer erheblichen Werterhöhung führen. Die beim Erwerb von Wertpapieren anfallenden Stückzinsen sind keine Anschaffungskosten, sondern Mindereinnahmen bei den Erträgen aus Zinsen.
(2) Herstellungskosten (§ 11 Absatz 1 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung) sind die Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten für die Herstellung und Erweiterung eines Vermögensgegenstandes entstehen. Zu den Herstellungskosten gehören auch die Aufwendungen, die zu einer über den ursprünglichen Zustand hinausgehenden wesentlichen Verbesserung und damit einhergehenden erheblichen Werterhöhung von Gebäuden, technischen Anlagen und Gegenständen der beweglichen Einrichtung führen.
(3) Eine erhebliche Werterhöhung (§ 11 Absatz 2 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung) ist bei Grundstücken und Gebäuden gegeben, wenn die Kosten der Maßnahme den Wert von 561 000 Euro (Stand Haushaltsjahr 2023) übersteigen. Liegen die Kosten der Maßnahme unter einem Wert von 37 400 Euro (Stand Haushaltsjahr 2023), so sind sie unerheblich. Liegen die Kosten der Maßnahme zwischen den in den Sätzen 1 und 2 genannten Grenzwerten, liegt eine erhebliche Werterhöhung dann vor, wenn die Kosten der Maßnahme 0,5 Prozent der mit dem Baukostenindex fortgeschriebenen Anschaffungs- oder Herstellungskosten der Grundstückseinheit übersteigen. Die in den Sätzen 1 und 2 genannten Grenzwerte verändern sich für künftige Haushaltsjahre in demselben Verhältnis wie der Baukostenindex, den das Bundesministerium für Arbeit und Soziales jährlich bekannt gibt. Die fortgeschriebenen Werte sind kaufmännisch auf volle hundert zu runden.
(4) Eine erhebliche Werterhöhung (§ 11 Absatz 2 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung) von technischen Anlagen nach § 11 Absatz 5 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung sowie von Gegenständen der beweglichen Einrichtung it nur anzunehmen, wenn durch die Maßnahme eine über den ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung der Verwendungs- und Nutzungsmöglichkeit erreicht wird.
(5) Eine erhebliche und dauerhafte Wertminderung nach § 11 Absatz 4 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung ist bei Grundstücken und Gebäuden insbesondere dann anzunehmen, wenn der in Absatz 3 Satz 1 genannte Wert für eine Maßnahme zur Beseitigung der Wertminderung überschritten würde. Eine erhebliche Wertminderung ist bei technischen Anlagen sowie bei Gegenständen der beweglichen Einrichtung gemäß § 11 Absatz 1 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung dauerhaft gegeben, wenn eine erhebliche dauerhafte Verschlechterung der Verwendungs- und Nutzungsmöglichkeit anzunehmen ist.
(6) Abschreibungen (§ 11 Absatz 3 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung) sind von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten einschließlich erheblicher Werterhöhungen mindestens einmal jährlich zu berechnen. Der Sammelposten nach § 11 Absatz 1a der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung ist im Jahr der Bildung und in den folgenden vier (Geschäfts-)Jahren mit jeweils einem Fünftel aufzulösen. Der Wert des Sammelpostens wird durch Veräußerungen, durch Entnahmen oder Wertminderungen nicht beeinflusst.
(7) Abschreibungen für Gebäude sind auch im Jahr der Anschaffung beziehungsweise Fertigstellung und im Jahr der Veräußerung entsprechend der Nutzungsdauer zu berechnen.
(8) Abschreibungen für technische Anlagen nach § 11 Absatz 5 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung sowie für Gegenstände der beweglichen Einrichtung, für die kein Sammelposten nach § 11 Absatz 1a der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung zu bilden ist, sind auch im Jahr der Anschaffung beziehungsweise Inbetriebnahme und im Jahr der Veräußerung entsprechend der Nutzungsdauer zu berechnen. Beginnt die Nutzung im ersten Kalenderhalbjahr so ist der volle Jahresbetrag der Abschreibung in Ansatz zu bringen; beginnt die Nutzung im zweiten Halbjahr, so ist der halbe Jahresbetrag in Ansatz zu bringen. Entsprechendes gilt bei der Veräußerung.
(9) Außerplanmäßige Abschreibungen sind bei einer dauerhaften erheblichen Wertminderung vorzunehmen.
(10) Zu den Herstellungskosten selbst erstellter Software zählen die bei der Neu- oder Weiterentwicklung anfallenden Aufwendungen bei der Anwendung von Forschungsergebnissen oder anderem Wissen. Nicht zu den Herstellungskosten selbst erstellter Software gehören Aufwendungen für Forschung. Forschung ist die eigenständige und planmäßige Suche nach neuen wissenschaftlichen oder technischen Erkenntnissen oder Erfahrungen allgemeiner Art, über deren technische Verwertbarkeit und wirtschaftliche Erfolgsaussichten grundsätzlich keine Aussagen gemacht werden können. Können Forschung und Entwicklung nicht verlässlich voneinander unterschieden werden, ist eine Aktivierung ausgeschlossen. Grundlage für die Ermittlung der Herstellungskosten sind die auf Basis der Kosten- und Leistungsrechnung ermittelten Kosten. Sofern keine Kosten- und Leistungsrechnung vorliegt, werden die Herstellungskosten anhand der geleisteten Arbeitsstunden und der jeweils gültigen Personalkostensätze für Kostenberechnungen/ Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen des Bundesministeriums der Finanzen errechnet. Die Herstellungskosten nach Satz 1 dürfen erst von dem Zeitpunkt an aktiviert werden, in dem die Aktivierungsvoraussetzungen vorliegen.
(11) Nähere Einzelheiten zu den Absätzen 3 bis 10 sind in den Kontenrahmen zu regeln.
§ 35
Aufbewahrungsfristen
(1) Die Jahresrechnung, das Zeitbuch und das Sachbuch mit ihren Tagesnachweisungen, Sammelnachweisungen und Vorbüchern sowie das Beitragsbuch sind mindestens 10 Jahre, die sonstigen Bücher, die Belege, die Nachweise über das Bestehen einer Familienversicherung und die Niederschriften über die Prüfungen der Kasse sowie die Bescheinigungen über die Tages- und Monatsabstimmung sind mindestens sechs Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich die in Satz 1 genannten Unterlagen beziehen.
(2) Abrechnungsscheine für ärztliche und zahnärztliche Behandlung, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ohne Krankengeldbezug und sonstige Berechtigungsscheine für die Inanspruchnahme von Leistungen einschließlich der Verordnungsblätter für Arznei-, Verband-, Heil- und Hilfsmittel sind von den Krankenkassen solange aufzubewahren, wie dies für Prüfzwecke der Krankenkassen erforderlich ist.
(3) Die für den Zweck der Zuweisungen aus dem Gesundheitsfonds verarbeiteten Daten sind gemäß § 7 Absatz 2 Satz 3 und 4 der Risikostruktur-Ausgleichsverordnung in der jeweils geltenden Fassung aufzubewahren.
(4) Werden die in den Absätzen 1 bis 3 genannten Unterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern aufbewahrt, so gelten für die Aufbewahrung der Unterlagen über den Aufbau der Datenträger und die Programmdokumentation einschließlich Testunterlagen über die Programme, die zur maschinellen Speicherung verwendet wurden, die in Absatz 1 genannten Fristen.
§ 36
Aufbewahrung
Eine Vernichtung von Unterlagen sowie der Verzicht auf die Ausfertigung einer schriftlichen Unterlage nach §§ 110a bis 110c des Vierten Buches Sozialgesetzbuch sind unzulässig, wenn die Unterlagen für andere als Buchführungszwecke in Papierform aufzubewahren sind.
FÜNFTER ABSCHNITT
Rechnungslegung
§ 37
Jahresabschluss
Vor dem Abschluss des Zeit- und des Sachbuches sind die das Geschäftsjahr betreffenden Ausgaben/Aufwendungen und Einnahmen/Erträge, die Forderungen und Verpflichtungen und die Beträge der zeitlichen Rechnungsabgrenzung nach Maßgabe der Bestimmungen der Kontenrahmen zu buchen. Die erforderlichen Wertberichtigungen der Vermögensgegenstände sind nach Maßgabe des § 11 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung und des § 34 in Verbindung mit den Bestimmungen der Kontenrahmen zu buchen.
§ 38
Aufstellung der Jahresrechnung
(1) In der Jahresrechnung (§ 18 Absatz 2 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung) ist in der Gliederung des geltenden Kontenrahmens über die Ausgaben/Aufwendungen, Einnahmen/Erträge und über das Vermögen Rechnung zu legen.
(2) Von den Trägern der gesetzlichen Unfallversicherung, für die nach § 1 Absatz 2 Satz 2 Ausnahmen zugelassen sind, ist mindestens über die anfallenden Einnahmen der Kontenklassen 2 und 3 und über die getätigten Ausgaben der Kontenklassen 4 bis 7 in der Gliederung des Kontenrahmens Rechnung zu legen.
(3) Die gesetzlichen Krankenkassen, mit Ausnahme der landwirtschaftlichen Krankenkasse, veröffentlichen im Bundesanzeiger sowie auf der eigenen Internetpräsenz zum 30. November des dem Berichtsjahr folgenden Jahres die wesentlichen Ergebnisse ihrer Rechnungslegung in einer für die Versicherten verständlichen Weise. In die Veröffentlichung gehören mindestens
1. die Mitglieder- und Versichertenentwicklung (absolute Werte für das Berichtsjahr und Veränderungsraten gegenüber dem Vorjahr in Prozent),
2. die Einnahmen, davon die Zuweisungen aus dem Gesundheitsfonds, die Zusatzbeiträge und die sonstigen Einnahmen (absolute Werte, je Versicherten und je Versicherten gegenüber Vorjahr in Prozent),
3. die Ausgaben, davon die wesentlichen Leistungsausgaben nach den Kontengruppen der Kontenklasse 4/5 „Leistungsaufwand der Krankenversicherung“ des Kontenrahmens nach § 25 Absatz 2 Nummer 1 (Anlage 1), die Prämienauszahlungen, die Verwaltungsausgaben und die sonstigen Ausgaben (absolute Werte, je Versicherten und je Versicherten gegenüber Vorjahr in Prozent),
4. das Vermögen, darunter die Betriebsmittel, die Rücklagen, das Verwaltungsvermögen.
§ 39
Prüfung der Jahresrechnung und Entlastung
Die Prüfung der Jahresrechnung und die Entlastung - mit Ausnahme des Ausgleichsfonds nach § 65 des Elften Buches Sozialgesetzbuch - sind nach den §§ 31 und 32 der Verordnung über das Haushaltswesen in der Sozialversicherung vorzunehmen.
SECHSTER ABSCHNITT
Einsatz der automatisierten Datenverarbeitung
§ 40
Sicherheit bei Einsatz der IT-gestützten Datenverarbeitung
(1) IT-gestützte Verfahren sind durch besondere technische und organisatorische Maßnahmen vor unbemerkter und unberechtigter Veränderung zu schützen.
(2) Die zur Sicherheit der Verfahren zu erlassende Dienstanweisung (§ 17 der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung) muss die nach Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABL. L 119 vom 4.5.2016, S. 1; L 314 vom 22.11.2016, S. 72; L 127 vom 23.5.2018; S. 2) erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie die Einzelheiten zur Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen oder sicherer IT-gestützter Verfahren regeln.
(3) Darüber hinaus hat die Dienstanweisung Einzelheiten zu enthalten über
(4) Einzelheiten von Verfahrensänderungen und neu eingeführter Verfahren sind entsprechend der Anlage 9 zu dokumentieren.
(5) Beim Einsatz IT-gestützter Verfahren für die Feststellung und Anordnung von Zahlungen ist eine Verfahrensdokumentation einschließlich einer Gefährdungsanalyse und eines Ordnungsmäßigkeitskonzeptes gemäß Anlage 9 zu erstellen. Details sind in einer Dienstanweisung zu regeln.
§ 41
Elektronische Signatur und IT-gestützte Verfahren
(1) Soweit nach dieser Verwaltungsvorschrift eine Unterschrift verlangt wird, kann diese durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder eine höherwertige Signatur ersetzt werden. Beim Einsatz IT-gestützter Verfahren für die Feststellung und Anordnung von Zahlungen ist keine Unterschrift erforderlich.
(2) Wenn eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet wird, muss das qualifizierte Zertifikat die ausschließliche Anwendung zu dienstlichen Zwecken vorsehen; Ausnahmen sind in einer Dienstanweisung zu regeln. Die Verwendung eines Pseudonyms nach § 12 Absatz 2 des Vertrauensdienstegesetzes ist ausgeschlossen.
(3) Wird die Unterschriftsberechtigung entzogen oder geändert, so ist unverzüglich eine Sperrung des betreffenden Zertifikats zu veranlassen.
(4) Bei elektronisch signierten Daten ist vor einer weiteren Verarbeitung die verwendete elektronische Signatur zu prüfen. Im Falle der qualifizierten elektronischen Signatur ist anhand des betreffenden Zertifikats die Unterschriftsberechtigung zu prüfen.
(5) Bei der automatischen Erzeugung von Signaturen (Massensignaturen) muss sichergestellt sein, dass die Gültigkeit der verwendeten elektronischen Signatur stichprobenartig überprüft wird. Näheres ist in einer Dienstanweisung (§ 40) zu regeln.
§ 41a
Anforderungen an IT-gestützte Verfahren
Beim Einsatz eines IT-gestützten Verfahrens für die Feststellung und Anordnung von Zahlungen dürfen nur dokumentierte, hinreichend getestete und freigegebene Programme eingesetzt werden. Dabei müssen notwendige Maßnahmen vor Einführung des Verfahrens bereits umgesetzt worden sein.
SIEBENTER ABSCHNITT
Durchführung von Aufgaben durch Verbände und Dritte
§ 42
Durchführung von Aufgaben durch Dritte
Werden Aufgaben des Rechnungswesens durch einen Dritten wahrgenommen (§ 19 Satz 1 der Sozialversicherungsrechnungs-Rechnungsverordnung), so ist der Versicherungsträger für die Einhaltung dieser allgemeinen Verwaltungsvorschrift durch den Dritten verantwortlich und hat die Einhaltung dieser allgemeinen Verwaltungsvorschrift mindestens einmal jährlich zu prüfen. Die Prüfrechte der Aufsichtsbehörde und anderer Stellen erstrecken sich auch auf die Einhaltung dieser allgemeinen Verwaltungsvorschrift durch den Dritten.
ACHTER ABSCHNITT
Übergangs- und Schlussvorschriften
§ 43
Ausnahmeregelung zur Bewertung
Für die Kassenärztlichen und Kassenzahnärztlichen Vereinigungen und deren Bundesvereinigungen ist abweichend von § 34 Absatz 3 eine erhebliche Werterhöhung anzunehmen, wenn durch die Maßnahme eine über den ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung der Verwendungs- und Nutzungsmöglichkeit erreicht wird.
§ 45
Inkrafttreten, Außerkrafttreten
(1) Diese allgemeine Verwaltungsvorschrift tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft; § 33 Absatz 5 tritt am 1. Januar 2002 in Kraft.
(2) Die allgemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung vom 3. August 1981 (Beilage zum BAnz. Nr. 153a vom 20. August 1981) tritt am Tag der Veröffentlichung außer Kraft.
Der Bundesrat hat zugestimmt.
Bonn, den
Anlage 2: Kontenrahmen für die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung (zu § 25 Abs. 2 Nr. 2)
Anlage 3: Kontenrahmen für die Träger der Deutschen Rentenversicherung (zu § 25 Abs. 2 Nr. 3)
Anlage 5a: Kontenrahmen für den Träger der Alterssicherung der Landwirte (zu § 25 Abs. 2 Nr. 5)
Anlage 6: Kontenrahmen für die Verbände
Anlage 8: Kontenrahmen für den Medizinischen Dienst (zu § 25 Abs. 2 Nr. 8)
Anlage 9: Anlage zu § 40 Abs. 4: Dokumentation und Prüfbarkeit (Anlage 9)
*redakt. Anm. juris:
Anlage 1 (“Kontenrahmen für die Träger der gesetzlichen Krankenversicherung und für den Gesundheitsfonds”) mit Stand 01/2026
Anlage 2 (“Kontenrahmen für die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung”) mit Stand 01/2025
Anlage 3 (“Kontenrahmen für die Träger der Deutschen Rentenversicherung”) mit Stand 01/2026
Anlage 5a (“Kontenrahmen für den Träger der Alterssicherung der Landwirte”) mit Stand 01/2023
Anlage 5b (“Kontenrahmen der landwirtschaftlichen Alterskassen für die sozialen Maßnahmen zur Strukturverbesserung”) mit Stand 01/2013
Anlage 6 (“Kontenrahmen für die Verbände”) mit Stand 07/2007
Anlage 7 (“Kontenrahmen für die Träger der sozialen Pflegeversicherung und den Ausgleichsfonds”) mit Stand 01/2026
Anlage 8 (“Kontenrahmen für den Medizinischen Dienst”) mit Stand 01/2023
Anlage 9 (“Dokumentation und Prüfbarkeit”) mit Stand 12/2018
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