Die Unternehmen, an denen der Bund beteiligt ist, bestimmen das Leben von Millionen Menschen. Die Bürgerinnen und Bürger nutzen die angebotenen Dienstleistungen der Unternehmen und vertrauen auf das Funktionieren der von den Unternehmen bereitgestellten Infrastruktur und die von einigen Unternehmen mit Bundesbeteiligung unterstützte Bereitstellung öffentlicher Güter, wie z.B. Sicherheit, durch den Staat. Für zahlreiche Menschen sind die Unternehmen mit Bundesbeteiligung auch Arbeitgeber. Daneben unterhalten verschiedene privatwirtschaftliche Unternehmen Geschäftsbeziehungen zu Unternehmen mit Bundesbeteiligung. Die Bundesunternehmen, ihre Organe und die Beteiligungsführung stehen damit im besonderen Fokus der Öffentlichkeit.
Hieraus entsteht eine Verantwortung sowohl der Unternehmen und ihrer Organe als auch der Beteiligungsführung für die Wahrnehmung ihrer jeweiligen Funktion im Einklang mit der geltenden Rechtsordnung und den Prinzipien der sozialen Marktwirtschaft.
Dies soll sich auch in der Corporate Governance der Unternehmen mit Bundesbeteiligung und der Art und Weise, wie der Bund seine Beteiligungen führt, widerspiegeln. Die Grundsätze guter Unternehmens- und aktiver Beteiligungsführung im Bereich des Bundes (im Folgenden die „Grundsätze“) bilden dafür neben den gesetzlichen Vorschriften, vor allem des Gesellschafts- und des Haushaltsrechts, den Rahmen.
Beteiligungen des Bundes an Unternehmen finden ihre Grundlage und Legitimation in der Erfüllung spezifischer Aufgaben des Bundes, d.h., in dem öffentlichen Auftrag, der zugleich das wichtige Bundesinteresse begründet. Dieses von der Bundeshaushaltsordnung geforderte besondere fachpolitische Bundesinteresse spiegelt sich im Unternehmensgegenstand und Gesellschaftszweck – beziehungsweise bei anderen Rechtsformen in der entsprechenden Zwecksetzung des Unternehmensträgers – wider. Es ist Handlungsleitlinie für die Mitglieder der Geschäftsführung und des Überwachungsorgans und soll auf wirtschaftliche Art und Weise erfüllt werden.
Da sich der Bund privatrechtlicher Organisationsformen für seine Unternehmen nur dann bedienen darf, wenn er dadurch seine Aufgaben besser und wirtschaftlicher erfüllen kann, ist regelmäßig zu überprüfen, ob der mit der Beteiligung an dem Unternehmen verfolgte Zweck überhaupt und auch auf wirtschaftliche Art und Weise erreicht wird. Dazu muss die Beteiligungsführung das mit der Beteiligung verfolgte fachpolitische Bundesinteresse festlegen, regelmäßig überprüfen und ggf. anpassen. Sie muss zudem regelmäßig den Erfolg der Beteiligung kontrollieren und sowohl ihre Rechte als Anteilseigner aktiv wahrnehmen als auch darauf hinwirken, dass die auf Veranlassung des Bundes in das Überwachungsorgan gewählten oder entsendeten Personen sich aktiv in die Arbeit des Überwachungsorgans einbringen. Hierzu enthalten die Grundsätze Leitlinien.
Die Unternehmen mit Beteiligung des Bundes werden in der Regel als Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) geführt. Neben der Anteilseignerversammlung ist für den Bund das Überwachungsorgan das zentrale Unternehmensorgan, über das der Bund bei den Unternehmen, an denen er beteiligt ist, maßgeblich Einfluss ausübt. Die Bundeshaushaltsordnung fordert, dass sich der Bund dort angemessenen Einfluss sichert und diesen zur Wahrnehmung der Interessen des Bundes auch ausübt. Daher soll ein solches Organ zur Überwachung und Kontrolle der Geschäftsführung (z. B. ein Aufsichtsrat), soweit nicht ohnehin gesetzlich vorgeschrieben, im Gesellschaftsvertrag verbindlich festgeschrieben werden.
Die Unternehmen mit Bundesbeteiligung verpflichten sich nicht nur zu gesetzeskonformem, sondern auch zu ethisch fundiertem, verantwortlichem Verhalten (Leitbild des „Ehrbaren Kaufmanns“). Hierzu gehört das stete Bewusstsein für die mit dem anvertrauten öffentlichen Vermögen verbundene Verantwortung. Diese Verantwortung verpflichtet auch zu einem sparsamen und nachhaltigen Einsatz der Unternehmensressourcen, der sich auch im Vergütungsgefüge des Unternehmens auf allen Ebenen widerspiegeln muss. Im Fokus der Öffentlichkeit stehen dabei insbesondere die Angemessenheit und Transparenz der Vergütung der Geschäftsführung. Der daraus resultierenden Verantwortung müssen die Unternehmen und ihre Organe Rechnung tragen.
Die Unternehmen mit Bundesbeteiligung sollen insbesondere auch ihre Rolle als Arbeitgeber verantwortungsvoll wahrnehmen. Dazu gehört die Einbindung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in die Entscheidungsprozesse im Unternehmen im Wege der Mitbestimmung.
Zu einer guten Corporate Governance des Unternehmens gehört auch eine qualifizierte und diverse Besetzung von Führungspositionen und Aufsichtsgremien. Diversität umfasst nicht nur den Gleichstellungsgedanken im Sinne einer gleichberechtigten Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen, sondern auch eine gleichstellungsfördernde Kultur im Unternehmen mit gleichen Zugangs- und Entwicklungschancen ohne Ansehung der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität.
Von zunehmender Bedeutung ist auch, dass die Unternehmen nachhaltig im Sinne der deutschen Nachhaltigkeitsstrategie und der Sustainable Development Goals (SDG) agieren.
Die Ausgestaltung der Grundsätze ist vornehmlich an Unternehmen in privatrechtlicher Rechtsform, insbesondere an der Rechtsform der GmbH, orientiert. Die Grundsätze finden aber auch entsprechend Anwendung auf Unternehmen mit Bundesbeteiligung in anderen Rechtsformen des Privatrechts, z. B. in der Rechtsform einer Aktiengesellschaft. Darüber hinaus gelten sie entsprechend und z. T. mit Einschränkungen auch für juristische Personen des öffentlichen Rechts und für privatrechtliche Stiftungen, die der Bund errichtet hat oder auf die der Bund aus anderen Gründen Einfluss ausübt, sofern deren Gegenstand ein gewerblicher oder sonstiger wirtschaftlicher Betrieb ist oder einen solchen überwiegend umfasst.
Für die Bezeichnung der Unternehmensorgane werden möglichst übergreifende Begrifflichkeiten genutzt, um wiederkehrende Aufzählungen verschiedener rechtsformspezifischer Bezeichnungen zu vermeiden. Der Begriff Geschäftsführung bezieht sich dabei jeweils auf das Organ, dem die regelmäßige organschaftliche Vertretung der juristischen Person bzw. Stiftung obliegt.
Den Besonderheiten von Unternehmen, die institutionelle Förderung im Sinne der Verwaltungsvorschrift Nr. 2.2 zu § 23 Bundeshaushaltsordnung erhalten, ist bei der Anwendung der Grundsätze Rechnung zu tragen, Ziff. 7.1 Satz 3 des PCGK bleibt unberührt.
Inhalt und Anwendungsbereich des PCGK und der Richtlinien werden vom Bundesministerium der Finanzen im Rahmen seiner Zuständigkeit für die Grundsatzangelegenheiten der Beteiligungsführung regelmäßig überprüft und bei Bedarf in engem Austausch mit den anderen Bundesministerien angepasst.
- 1
Struktur des Public Corporate Governance Kodex des Bundes
Der Public Corporate Governance Kodex des Bundes (PCGK) enthält Empfehlungen und Anregungen sowie Regelungen, die geltendes Recht wiedergeben.
Empfehlungen des PCGK sind durch die Verwendung des Wortes „soll“ gekennzeichnet. Die Empfehlungen wurden entwickelt unter Zugrundelegung der Rechtsverhältnisse bei Kapitalgesellschaften. Sie sind bei Unternehmen in anderer Rechtsform auf die dortigen Struktur- und Organverhältnisse soweit wie möglich zu übertragen. Mit der Berücksichtigung rechtsform- sowie unternehmensspezifischer Bedürfnisse trägt der Kodex zur Flexibilisierung und Selbstregulierung bei. Die Unternehmen können von den Empfehlungen abweichen, wenn sie dies zusammen mit der Begründung für das Abweichen jährlich in ihrem Corporate Governance Bericht offenlegen.
Ferner enthält der PCGK Best Practice in Form von Anregungen, von denen ohne Offenlegung abgewichen werden kann; hierfür werden die Formulierungen „sollte“ oder „kann“ verwendet.
Die übrigen, anders formulierten Teile des PCGK betreffen Regelungen, die als geltendes Recht ohnehin von den Unternehmen zu beachten sind, oder beinhalten Begriffsbestimmungen.
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Anwendungsbereich
- 2.1
Begriffsbestimmungen
„Unternehmen“ im Sinne des PCGK sind zunächst die Kapital- und Personengesellschaften, unabhängig davon, ob sie einen gewerblichen oder sonstigen wirtschaftlichen Betrieb führen. Sofern ihr Gegenstand ein gewerblicher oder sonstiger wirtschaftlicher Betrieb ist oder einen solchen überwiegend umfasst, fallen darunter auch Vereine, Genossenschaften, juristische Personen des öffentlichen Rechts sowie privatrechtliche Stiftungen.
„Beteiligung“ im Sinne des PCGK ist jede kapitalmäßige, mitgliedschaftliche (z. B. Genossenschaft) und ähnliche Beteiligung, etwa bei Stiftungen oder juristischen Personen des öffentlichen Rechts, die eine Dauerbeziehung zu dem Unternehmen begründen soll.
Eine „mehrheitliche Beteiligung“ des Bundes an einem Unternehmen in der Rechtsform des privaten Rechts im Sinne des PCGK liegt vor, wenn der Bund allein oder zusammen mit einem oder mehreren dem Bund zurechenbaren Vermögensträgern mehr als 50 Prozent der Kapitalanteile oder Stimmrechte hält.
„Dem Bund zurechenbare Vermögensträger“ in diesem Sinne sind
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die Sondervermögen des Bundes,
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die mehrheitlichen Beteiligungen des Bundes an Kapital- und Personengesellschaften,
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die mehrheitlichen Beteiligungen des Bundes an sonstigen juristischen Personen des privaten Rechts, insbesondere die Vereine und Genossenschaften mit Mitgliedschaft des Bundes und Stiftungen des privaten Rechts, auf die der Bund beherrschenden Einfluss ausüben kann, jeweils unabhängig davon ob diese selbst Unternehmen im oben beschriebenen Sinne sind, sowie
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die bundesunmittelbaren juristischen Personen des öffentlichen Rechts.
Eine „Minderheitsbeteiligung“ des Bundes an einem Unternehmen in der Rechtsform des privaten Rechts im Sinne des PCGK liegt vor, wenn der Bund allein oder zusammen mit einem oder mehreren dem Bund zurechenbaren Vermögensträger(n) 50 Prozent oder weniger der Kapitalanteile und der Stimmrechte hält.
„Beherrschenden Einfluss“ auf eine juristische Person des privaten Rechts können der Bund – ggf. zusammen mit einem ihm zurechenbaren Vermögensträger – oder eine juristische Person mit Beteiligung des Bundes ausüben, wenn
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ihm bzw. ihr die Mehrheit der Stimmrechte in der Anteilseignerversammlung zusteht,
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ihm bzw. ihr für die Mehrheit der Mitglieder der Geschäftsführung oder des Überwachungsorgans das Vorschlagsrecht bzw. ein Recht zur Berufung dieser Mitglieder zusteht,
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er bzw. sie aufgrund sonstiger privatrechtlich vereinbarter Gestaltungsformen oder durch Bestimmung im Gesellschaftsvertrag bzw. der Satzung maßgeblichen Einfluss auf die zentralen Entscheidungen der juristischen Person privaten Rechts nehmen kann oder
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er bzw. sie bei wirtschaftlicher Betrachtung die Mehrheit der Chancen und Risiken dieser juristischen Person privaten Rechts trägt, die zur Erreichung eines eng begrenzten und genau definierten Ziels des Bundes oder der juristischen Person dient (Zweckgesellschaft).
- 2.2
Unmittelbare Mehrheitsbeteiligung des Bundes an Unternehmen in Rechtsformen des privaten Rechts
Der PCGK findet Anwendung auf alle Unternehmen in einer Rechtsform des privaten Rechts, an denen der Bund und/oder seine Sondervermögen unmittelbar
1 mehrheitlich im Sinne von Ziffer 2.1 beteiligt sind.
- 2.3
Anregung der Anwendung auf weitere Unternehmen mit unmittelbarer Bundesbeteiligung
Für unmittelbare Minderheitsbeteiligungen wird die Anwendung des PCGK angeregt.
Die Anwendung des PCGK wird auch für privatrechtliche Stiftungen, deren Gegenstand ein gewerblicher oder sonstiger wirtschaftlicher Betrieb ist oder einen solchen überwiegend umfasst, angeregt, wenn eine dauerhafte Beziehung des Bundes zu der Stiftung begründet ist.
Für vom Bund errichtete Unternehmen in der Rechtsform einer juristischen Person des öffentlichen Rechts wird die Beachtung des PCGK angeregt, soweit rechtliche Bestimmungen (etwa gesetzliche Vorgaben zur Ausgestaltung der Unternehmensorgane) nicht entgegenstehen.
- 2.4
Anwendung in Konzernstrukturen sowie bei mittelbaren Beteiligungen
Führt ein Unternehmen, an dem der Bund unmittelbar oder mittelbar durch einen dem Bund zurechenbaren Vermögensträger mit eigener Rechtspersönlichkeit mehrheitlich beteiligt ist, einen Konzern im Sinne von § 290 HGB, findet der PCGK auf den Konzern wie folgt Anwendung:
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In Fällen, in denen der Konzern aus bis zu sechs Gesellschaften (inklusive Mutterunternehmen) besteht, findet der PCGK Anwendung auf die Konzernmutter und alle inländischen Konzernunternehmen, an denen eine Mehrheitsbeteiligung besteht.
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In Fällen, in denen der Konzern aus mehr als sechs Gesellschaften (inklusive Mutterunternehmen) besteht, findet der PCGK Anwendung auf
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die Konzernmutter, die ihn auch auf die Weise, wie sie den Konzern führt, anwenden soll,
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alle inländischen Konzerngesellschaften erster Ebene, die große Kapitalgesellschaften sind, soweit daran eine Mehrheitsbeteiligung besteht, und
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alle inländischen Konzerngesellschaften, soweit daran eine Mehrheitsbeteiligung besteht und bei denen in der Regel mehr als 500 Arbeitnehmer beschäftigt sind.
Der PCGK findet Anwendung auf mehrheitliche Beteiligungen an inländischen Unternehmen, die über Verwaltungsgesellschaften des Bundes gehalten werden. Wenn das von der Verwaltungsgesellschaft gehaltene Unternehmen eine Konzernstruktur aufweist, gilt für diese Konzernstruktur Ziffer 2.4 Abs. 1.
Für inländische mittelbare Minderheitsbeteiligungen wird die Anwendung des PCGK angeregt.
Für die von bundesunmittelbaren bzw. vom Bund errichteten juristischen Personen des öffentlichen Rechts gehaltenen Beteiligungen an Unternehmen sowie für Beteiligungen an Unternehmen, die von juristischen Personen des Privatrechts, die selbst kein Unternehmen im Sinne des PCGK sind, auf die der Bund aber aufgrund seiner Beteiligung oder aus anderen Gründen beherrschenden Einfluss ausüben kann, gehalten werden, gelten die Regelungen der Ziffern 2.2, 2.3 und 2.4 Abs. 1 entsprechend.
Der PCGK findet Anwendung auf Mehrheitsbeteiligungen an Unternehmen, die von Anstalten des öffentlichen Rechts für den Bund gehalten werden, auch bei mehrstufigen Beteiligungsverhältnissen.
- 2.5
Beteiligung mit dem Zweck der Anlage finanzieller Mittel oder der Bereitstellung von Förderfinanzierung
Hält ein dem Bund zurechenbarer Vermögensträger oder dessen Beteiligung (einschließlich mittelbarer Beteiligungen), dessen bzw. deren gesetzlicher Zweck bzw. Unternehmenszweck die Anlage finanzieller Mittel zur Absicherung zukünftiger Verbindlichkeiten des Bundes oder zukünftiger vom Bund zu tragender Kosten oder die Bereitstellung von Förderfinanzierungen mit dem Ziel der Stärkung des Marktes für Unternehmensfinanzierungen ist, eine Beteiligung zu genanntem Zweck, fällt letztere nicht in den Anwendungsbereich des PCGK.
Dies gilt auch für Beteiligungen, die der Bund selbst im Rahmen eines Programms zur Stärkung des Marktes für Unternehmensfinanzierungen und ausschließlich zu dem Zweck hält, dem betreffenden Unternehmen eine Förderfinanzierung zu gewähren.
Für den Fall, dass eine Beteiligung zur Anlage finanzieller Mittel im obigen Sinne im Einzelfall eine Mehrheitsbeteiligung darstellt oder aufgrund der Anteilseignerstruktur des Unternehmens die Möglichkeit der Einflussnahme auf die Beteiligung besteht, wird angeregt, die Corporate Governance des Unternehmens am PCGK zu orientieren, wenn das Unternehmen nicht in den Anwendungsbereich eines anderen Corporate Governance Kodex oder ähnlicher Rahmenwerke fällt.
- 2.6
Börsennotierte Gesellschaften
Auf Unternehmen, an denen der Bund unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist, und die aufgrund einer Börsennotierung bzw. eines Kapitalmarktzugangs im Sinne des § 161 Abs. 1 Satz 2 AktG dem Deutschen Corporate Governance Kodex unterfallen, ist der PCGK nicht anwendbar.
- 3
Anteilseigner und Anteilseignerversammlung
- 3.1
Aufgaben und Zuständigkeit der Anteilseignerversammlung
Die Versammlung der Anteilseigner soll im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung des Unternehmens festlegen, dass die Gesellschaft den PCGK in der jeweils geltenden Fassung anwendet und die Geschäftsführung und das Überwachungsorgan jährlich gemäß Ziff. 7.1 die Entsprechenserklärung zum PCGK abzugeben und einen Corporate Governance Bericht zu erstellen haben.
Die Anteilseignerversammlung entscheidet insbesondere:
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über den Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung, einschließlich des Gegenstands des Unternehmens, Änderungen des Gesellschaftsvertrags bzw. der Satzung und wesentliche unternehmerische Maßnahmen,
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soweit Gesetz oder Gesellschaftsvertrag bzw. Satzung nichts Anderes bestimmen, über die Bestellung und Abberufung der Mitglieder von Geschäftsführung und Überwachungsorgan, über die Wahl der Abschlussprüferin bzw. des Abschlussprüfers sowie über die Feststellung des Jahresabschlusses und
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über die Entlastung von Geschäftsführung und Überwachungsorgan.
Sie soll auch über die Verwendung eines eventuellen Gewinns entscheiden.
- 3.2
Vorbereitung und Durchführung der Anteilseignerversammlung
Die Anteilseignerversammlung soll mindestens einmal jährlich unter Angabe der Tagesordnung einberufen werden. In der Tagesordnung sollen die zu behandelnden Punkte möglichst genau bezeichnet werden. Die Anteilseigner sollen ausreichend Gelegenheit haben, sich auf die Erörterung und Abstimmungen vorzubereiten.
Soweit nicht bereits gesetzlich vorgeschrieben, soll über die Anteilseignerversammlung eine Niederschrift gefertigt werden. Beschlüsse der Anteilseigner außerhalb der Versammlung sollen ebenfalls dokumentiert werden.
- 3.3
Ausübung der Anteilseignerrechte
Die Anteilseignerversammlung soll Maßnahmen unterlassen, mit denen die Mitbestimmung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach dem Mitbestimmungsgesetz oder dem Drittelbeteiligungsgesetz eingeschränkt oder verhindert wird.
- 4
Zusammenwirken von Geschäftsführung und Überwachungsorgan
- 4.1
Grundsätze
- 4.1.1
Geschäftsführung und Überwachungsorgan arbeiten zum Wohle des Unternehmens vertrauensvoll zusammen.
Die Geschäftsführung soll auf der Grundlage von Unternehmensgegenstand, Unternehmenszweck und den vom Bund als Anteilseigner und ggf. anderen Anteilseignern vorgegebenen Wirkungszielen die strategische Ausrichtung des Unternehmens entwickeln, mit dem Überwachungsorgan abstimmen und mit ihm in regelmäßigen Abständen den Stand der Strategieumsetzung erörtern.
- 4.1.2
Für Geschäfte von grundlegender Bedeutung sollen im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Überwachungsorgans festgelegt werden. Hierzu gehören Entscheidungen oder Maßnahmen, die zu einer erheblichen Veränderung der Geschäftstätigkeit im Rahmen des Gesellschaftsvertrags bzw. zu einer grundlegenden Veränderung der Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage oder der Risikostruktur des Unternehmens führen können. Dies betrifft auch Geschäfte auf Ebene einer Konzerngesellschaft ohne eigenes Überwachungsorgan, soweit diese bei der Muttergesellschaft an die Zustimmung des Überwachungsorgans geknüpft wären.
Das Überwachungsorgan kann zusätzliche Zustimmungsvorbehalte bestimmen.
Der Katalog der zustimmungspflichtigen Geschäfte soll so bestimmt werden, dass die Eigenverantwortlichkeit der Geschäftsführung und der Grad der Überwachung durch das Überwachungsorgan vor dem Hintergrund der Interessen des oder der Anteilseigner in einem ausgewogenen Verhältnis stehen.
- 4.1.3
Die ausreichende Informationsversorgung des Überwachungsorgans ist insbesondere Aufgabe der Geschäftsführung.
Die Geschäftsführung soll das Überwachungsorgan regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Fragen der Strategien, der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Wirtschaftlichkeit, der Risikolage, des Risikomanagements und der Compliance sowie über Geschäfte von besonderer Bedeutung für die Wirtschaftlichkeit oder Liquidität des Unternehmens und für das Unternehmen bedeutende Veränderungen des wirtschaftlichen Umfelds informieren (Regelberichterstattung). Sie soll dabei auf Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen unter Angabe von Gründen eingehen. Handelt es sich bei dem Unternehmen um ein Mutterunternehmen, so schließen die Berichte auch Angaben zu den Konzernunternehmen ein, insbesondere soweit sie für das Mutterunternehmen von wesentlicher Bedeutung sein können. Bei Unternehmen in der Rechtsform einer Aktiengesellschaft gehört nach den gesetzlichen Vorgaben zur Berichterstattung über die Risikolage und das Risikomanagement auch die Berichterstattung über das Interne Kontrollsystem.
Aus wichtigen Anlässen soll die Geschäftsführung unverzüglich dem Vorsitzenden des Überwachungsorgans berichten (Sonderberichterstattung). Wichtiger Anlass ist auch ein der Geschäftsführung bekannt gewordener geschäftlicher Vorgang bei einem Konzernunternehmen, der erheblichen Einfluss auch auf die Lage des Unternehmens selbst haben kann.
Inhalt und Turnus der Regelberichterstattung sollen sich unabhängig von der Rechtsform des Unternehmens an § 90 AktG orientieren. Bei Unternehmen, die institutionelle Förderung erhalten, kann ein größerer Turnus vereinbart werden, soweit dadurch die ordnungsgemäße Überwachung der Geschäftsführung nicht beeinträchtigt wird.
Das Überwachungsorgan hat seinerseits einzufordern, dass es angemessen und rechtzeitig informiert wird. Hierzu soll es die Informations- und Berichtspflichten der Geschäftsführung näher festlegen und sich bei Bedarf über Angelegenheiten des Unternehmens unterrichten lassen. Die Regelberichte der Geschäftsführung an das Überwachungsorgan sind in Textform zu erstatten. Zumindest für die ordentlichen Sitzungen des Überwachungsorgans sollen alle entscheidungsnotwendigen und zur ordnungsgemäßen Informationsversorgung des Überwachungsorgans erforderlichen Unterlagen, insbesondere der Jahresabschluss, der Konzernabschluss, der Lagebericht, der Konzernlagebericht und der Prüfungsbericht der Abschlussprüferin oder des Abschlussprüfers, den Mitgliedern des Überwachungsorgans bzw. seiner Ausschüsse spätestens 14 Tage vor der jeweiligen Sitzung zugeleitet werden. Auch bei außerordentlichen Sitzungen sollen die vorbereitenden Unterlagen den Mitgliedern des Überwachungsorgans so rechtzeitig übermittelt werden, dass diesen ausreichend Zeit für die Vorbereitung auf die Sitzung verbleibt.
- 4.2
Vertraulichkeit
- 4.2.1
Gute Unternehmensführung setzt eine offene Diskussion zwischen Geschäftsführung und Überwachungsorgan sowie innerhalb dieser Organe voraus. Die umfassende Wahrung der Vertraulichkeit im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben des § 52 GmbHG i. V. m. den §§ 116 S. 2, 394, 395 AktG ist dafür von entscheidender Bedeutung.
Alle Organe und Organmitglieder stellen sicher, dass von ihnen jeweils ggf. eingeschaltete Dritte die Verschwiegenheitspflicht in gleicher Weise einhalten.
- 4.2.2
In mitbestimmten Überwachungsorganen sollten die Vertreterinnen bzw. Vertreter der Anteilseigner und der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Sitzungen des Überwachungsorgans jeweils gesondert, gegebenenfalls mit Mitgliedern der Geschäftsführung, vorbereiten.
Das Überwachungsorgan sollte regelmäßig auch ohne Geschäftsführung beraten.
- 4.3
Verantwortlichkeit
- 4.3.1
Geschäftsführung und Überwachungsorgan wahren die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Mitglieds der Geschäftsführung bzw. Mitglieds eines Überwachungsorgans. Verletzen sie diese schuldhaft, so haften sie dem Unternehmen gegenüber auf Schadenersatz. Bei unternehmerischen Entscheidungen liegt keine Pflichtverletzung vor, wenn das Mitglied der Geschäftsführung oder des Überwachungsorgans vernünftigerweise annehmen durfte, auf der Grundlage angemessener Informationen zum Wohle des Unternehmens zu handeln. Bei der Beurteilung des Unternehmensinteresses sollen sie beachten, dass dieses insbesondere durch das im Unternehmensgegenstand und im Unternehmenszweck verankerte wichtige Bundesinteresse geprägt wird.
- 4.3.2
Eine Vermögenshaftpflichtversicherung für die Mitglieder von Geschäftsführung und Überwachungsorgan (D & O-Versicherung) kann – soweit nach haushaltsrechtlichen Bestimmungen zulässig – von Unternehmen abgeschlossen werden, deren Unternehmensorgane erhöhten Haftungsrisiken ausgesetzt sind. Schließt das Unternehmen eine Versicherung zur Absicherung der Risiken aus der Tätigkeit eines Mitglieds der Geschäftsführung ab, soll – soweit nicht ohnehin gesetzlich verpflichtend vorgegeben – ein Selbstbehalt von mindestens 10 Prozent des Schadens bis mindestens zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung des Mitglieds der Geschäftsführung vereinbart werden. Für die Mitglieder von Überwachungsorganen, die für ihre Tätigkeit eine Vergütung erhalten, soll beim Abschluss einer derartigen Versicherung ein angemessener Selbstbehalt vereinbart werden.
Die Entscheidung und ihre Begründung insbesondere zur Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit einer D & O-Versicherung sowie zur Vereinbarung eines Selbstbehalts sollen dokumentiert werden.
- 4.4
Kreditgewährung
Kredite des Unternehmens an Mitglieder der Geschäftsführung oder des Überwachungsorgans sowie an ihre Angehörigen sowie an Beschäftigte des Unternehmens sollen nicht gewährt werden, es sei denn, die Kreditgewährung gehört zum Gegenstand des Unternehmens und § 15 des Kreditwesengesetzes wird beachtet. Ebenfalls ausgenommen sind Kredite an Beschäftigte des Unternehmens, die in Ausübung der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers oder zur Sicherstellung der Erbringung der Arbeitsleistung gewährt werden, etwa in Form von Gehaltsvorschüssen.
- 5
Geschäftsführung
- 5.1
Aufgaben und Zuständigkeit
- 5.1.1
Die Geschäftsführung trägt die originäre Verantwortung für die Leitung des Unternehmens und ist dabei an Unternehmensgegenstand und Unternehmenszweck gebunden. Hierbei nutzt sie die Digitalisierungspotentiale des Unternehmens.
- 5.1.2
Die Geschäftsführung hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance). Sie soll für angemessene, an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtete Maßnahmen (Compliance-Management-System) sorgen. Dies umfasst auch Maßnahmen zur Korruptionsprävention und zum Hinweisgeberschutz nach dem Hinweisgeberschutzgesetz.
Die für Compliance zuständige Stelle soll unmittelbar der Geschäftsführung unterstellt sein.
- 5.1.3
Die Geschäftsführung sorgt für angemessene und wirksame Kontrollsysteme, insbesondere ein Risikomanagementsystem und Risikocontrolling im Unternehmen. Die Ausgestaltung aller Kontrollsysteme im Unternehmen hängt von Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt der Geschäftstätigkeit ab und erfolgt gemäß anerkannter unternehmensspezifischer Standards. Die interne Revision soll als unabhängige Stelle unterhalten werden.
- 5.1.4
Die Geschäftsführung von Mutterunternehmen im Sinne von § 290 HGB hat dafür Sorge zu tragen, dass die Geschäftsführungen der Konzerngesellschaften die gesetzlich verpflichtend vorgesehenen Zuständigkeiten, Vorgaben und Rechte der Unternehmensorgane der Konzerngesellschaften wahren.
- 5.2
Zusammensetzung
- 5.2.1
Die Geschäftsführung soll aus mindestens zwei Personen bestehen.
- 5.2.2
Mitglieder der Geschäftsführung sollen im Wege eines transparenten Auswahlverfahrens mit dem Ziel der Auswahl von Personen, die über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben als Mitglied der Geschäftsführung erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten, Erfahrungen und Empathie verfügen, gewonnen werden. Das für die Bestellung der Geschäftsführung zuständige Unternehmensorgan soll bei der Zusammensetzung der Geschäftsführung auf Diversität, insbesondere auf das Erreichen der ggf. bestehenden gesetzlichen Quoten bzw. der freiwillig oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen gesetzten internen Ziele zur Zusammensetzung hinsichtlich der gleichberechtigten Teilhabe der Geschlechter achten. Die Auswahlentscheidung soll zusammen mit den dafür maßgeblichen Erwägungen nachvollziehbar dokumentiert werden.
- 5.2.3
Ehemalige Mitglieder des Überwachungsorgans sollen nicht vor Ablauf eines Jahres seit Beendigung des Mandats in die Geschäftsführung wechseln.
- 5.2.4
Die Mitglieder der Geschäftsführung sollen vom zuständigen Unternehmensorgan für einen Zeitraum von höchstens fünf Jahren je Bestellperiode bestellt werden. Bei Erstbestellungen soll die Bestelldauer auf höchstens drei Jahre beschränkt sein. Eine Wiederbestellung oder Änderung des Anstellungsvertrags bei gleichzeitiger Aufhebung der laufenden Bestellung oder des laufenden Anstellungsvertrags vor Ablauf eines Jahres vor dem Ende der Bestelldauer bzw. des laufenden Anstellungsvertrags soll nur aus zwingenden Gründen erfolgen.
- 5.2.5
In der Geschäftsordnung soll für die Mitglieder der Geschäftsführung eine den gesetzlichen Vorgaben entsprechende Altersgrenze festgelegt werden. Die Zeit, für welche die Bestellung als Mitglied der Geschäftsführung erfolgt, soll so bemessen sein, dass diese Altersgrenze nicht überschritten wird.
- 5.2.6
In der Geschäftsordnung der Geschäftsführung soll die Geschäftsverteilung und die Zusammenarbeit in der Geschäftsführung geregelt werden. Das für die Bestellung zuständige Unternehmensorgan kann eine Sprecherin bzw. einen Sprecher der Geschäftsführung bestimmen.
- 5.2.7
Wer der Geschäftsführung angehört, soll insgesamt nicht mehr als zwei Mandate in einem Überwachungsorgan einer konzernexternen Gesellschaft oder vergleichbare Funktionen und keinen Vorsitz in einem Überwachungsorgan einer konzernexternen Gesellschaft wahrnehmen, soweit keine spezialgesetzlichen Regelungen wie im KWG bestehen.
- 5.3
Vergütung
- 5.3.1
Das für die Anstellung der Mitglieder der Geschäftsführung zuständige Unternehmensorgan soll klare und verständliche Kriterien für die Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung einschließlich der wesentlichen Vertragselemente beschließen, regelmäßig überprüfen und erforderlichenfalls anpassen. Dabei sollen insbesondere folgende Aspekte berücksichtigt werden,
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die Vergleichsgruppe anderer Unternehmen, die zur Angemessenheitsprüfung der Vergütung herangezogen werden soll, und die Vergütungsspanne, ggf. differenziert nach einzelnen Positionen innerhalb der Geschäftsführung,
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die Zusammensetzung der Fixvergütung (Fixgehalt zuzüglich oder inklusive Beiträge zur Altersvorsorge und sonstige Versorgungszuschläge u.ä.),
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ob und ggf. welche Nebenleistungen gewährt werden,
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ob variable Vergütungsbestandteile als Anreiz zur Förderung insbesondere der nachhaltigen und wirtschaftlichen Verfolgung des wichtigen Bundesinteresses gewährt werden,
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wie für die einzelnen Positionen in der Geschäftsführung die Zielvergütung (d.h. die Vergütung bei 100% Zielerreichung) festgelegt wird und welcher Zielkorridor (d. h. die jeweils niedrigste und höchstmögliche variable Vergütung) zur Anwendung kommen soll,
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in welcher Höhe die Gesamtvergütung begrenzt wird,
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und welchen Anteil die kurz- und langfristigen Vergütungsbestandteile an der Gesamtzielvergütung haben
- –
sowie wann die Mitglieder über die variablen Vergütungsbestandteile verfügen können.
Die festgelegten Kriterien für die Vergütung und die maßgeblichen Erwägungen für deren Festlegung sollen dokumentiert werden.
- 5.3.2
Das für die Anstellung der Mitglieder der Geschäftsführung zuständige Unternehmensorgan soll unabhängig vom Typus des Anstellungsverhältnisses (Geschäftsführerverträge, Vorstandsverträge, Konzernarbeitsverträge etc.) die Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung einschließlich der Maximalvergütung in angemessener Höhe auf der Grundlage der festgelegten Kriterien für die Vergütung vereinbaren.
Zur Gesamtvergütung im Sinne dieses Abschnitts gehören
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neben den (regelmäßigen) monetären, fixen und ggf. variablen Vergütungsbestandteilen
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Leistungen zur Altersvorsorge und auch, soweit noch gewährt, die Versorgungszusagen,
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die monetären und nicht monetären Nebenleistungen,
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die sonstigen Leistungen, insbesondere für den Fall der Beendigung der Be- und Anstellung,
- –
sowie Leistungen von Dritten, die im Hinblick auf die Geschäftsführungstätigkeit zugesagt oder im Geschäftsjahr gewährt wurden (z. B. Konzernbezüge).
Die Vergütung soll im Anstellungsvertrag zweifelsfrei festgelegt werden. Sie soll in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des Mitglieds der Geschäftsführung sowie zur Lage der Gesellschaft stehen und soll die in der Vergleichsgruppe übliche Vergütung nicht ohne besondere Gründe übersteigen. Sämtliche Vergütungsbestandteile für sich und die Gesamtvergütung sollen angemessen sein.
Wenn eine variable Vergütung gewährt wird, soll diese auch auf die stetige und wirtschaftliche Verfolgung des wichtigen Bundesinteresses ausgerichtet sein und die persönliche Leistung des jeweiligen Mitglieds der Geschäftsführung berücksichtigen.
Dazu sollen diese
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aus einmalig oder regelmäßig (z. B. jährlich) wiederkehrenden, an die persönliche Leistung und an den dauerhaften Erfolg des Unternehmens, insbesondere die Erfüllung des Bundesinteresses, gebundenen Komponenten sowie
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aus Komponenten, welche langfristige Anreizwirkung (mehrjährige und zukunftsbezogene Bemessungsgrundlage) und Risikocharakter in sich vereinen (z. B. Bonus-Malus-System)
zusammengesetzt sein. Der Anteil der an die persönliche Leistung geknüpften Bestandteile der variablen Vergütung soll in angemessenem Verhältnis zu den übrigen variablen Vergütungsbestandteilen stehen. Der Anteil der variablen Vergütungsbestandteile soll in einem angemessenen Verhältnis zur Fixvergütung stehen.
Für den Fall, dass die Weitergewährung der vereinbarten Vergütung infolge einer verschlechterten wirtschaftlichen Lage des Unternehmens unbillig für das Unternehmen wäre, und für den Fall einer erheblichen Pflichtverletzung des Mitglieds der Geschäftsführung soll im Anstellungsvertrag jedes Mitglieds der Geschäftsführung die Möglichkeit einer Herabsetzung bzw. Rückforderung von Teilen der Vergütung geregelt bzw. vereinbart werden.
Zahlungen an ein Mitglied der Geschäftsführung bei vorzeitiger Beendigung der Tätigkeit als Mitglied der Geschäftsführung sollen einschließlich Nebenleistungen nicht mehr als den Wert der Vergütung für die Restlaufzeit des Anstellungsvertrags, höchstens jedoch den Wert von zwei Jahresvergütungen betragen. Für die Ermittlung der Vergütung bzw. Jahresvergütung soll auf die Vergütung des abgelaufenen und die voraussichtliche Vergütung für das laufende Geschäftsjahr abgestellt werden. Im Fall eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots soll die Abfindungszahlung auf die Karenzentschädigung angerechnet werden. Im Fall des Ausscheidens auf eigenen Wunsch soll keine Abfindung, sondern nur die ggf. für das vertragliche Wettbewerbsverbot vereinbarte Karenzentschädigung gezahlt werden.
Sofern Mitglieder der Geschäftsführung Mandate in Überwachungsorganen von Unternehmen innerhalb des Konzerns wahrnehmen, soll eine dafür gewährte Vergütung auf die Geschäftsführervergütung angerechnet werden. Bei der Übernahme von Mandaten in Überwachungsorganen von Unternehmen außerhalb des Konzerns soll das für die Anstellung zuständige Unternehmensorgan entscheiden, ob und inwieweit die dafür gewährte Vergütung auf die Geschäftsführervergütung anzurechnen ist.
Gewährt der Bund dem Unternehmen Zuwendungen, so sind bei der Bemessung der Vergütung die einschlägigen haushaltsrechtlichen Bestimmungen (insbesondere – bei Unternehmen, deren Gesamtausgaben überwiegend aus Zuwendungen finanziert werden – die Regelungen zum Besserstellungsverbot) zu beachten.
- 5.3.3
Das für die Anstellung zuständige Unternehmensorgan soll die Voraussetzungen für die Entstehung und Auszahlung variabler Komponenten der Vergütung vor Beginn des jeweiligen Bemessungszeitraumes, d. h. vor Beginn des Geschäftsjahrs bzw. bei mehrjährigen Bemessungszeiträumen vor Beginn des ersten Geschäftsjahres dieses Bemessungszeitraums in einer Zielvereinbarung mit dem jeweiligen Mitglied der Geschäftsführung niederlegen.
Die Ziele sollen hinreichend ambitioniert, terminiert und im Regelfall eindeutig messbar sein; nur in begründeten Ausnahmefällen kann als Ergänzung zu messbaren Zielen auch ein Ziel vereinbart werden, dessen Erreichen nur mittels eines Beurteilungsspielraums festgestellt werden kann. Zur Gewährleistung der Messbarkeit sollen spätestens in der Zielvereinbarung für jedes Ziel jeweils auch die Gewichtung und die konkrete Bemessungsgrundlage einschließlich der relevanten Zielerreichungsgrade geregelt werden.
Die nachträgliche Änderung der Erfolgsziele oder der Vergleichsparameter sowie die nachträgliche Bereinigung von Kennzahlen ohne eindeutige Grundlage in der Zielvereinbarung sollen grundsätzlich ausgeschlossen sein. Komponenten mit einer mehrjährigen Bemessungsgrundlage sollen nur in besonderen Ausnahmefällen und ausschließlich zukunftsbezogen durch nachfolgende Zielvereinbarungen angepasst werden. Für außerordentliche, nicht vorhergesehene Entwicklungen soll spätestens in der Zielvereinbarung eine Möglichkeit der Herabsetzung der Vergütung vereinbart werden.
- 5.3.4
Nach Ablauf des Bemessungszeitraumes soll das zuständige Unternehmensorgan in Abhängigkeit von der Zielerreichung die Höhe der individuell für diesen Bemessungszeitraum insgesamt zu gewährenden variablen Vergütungsbestandteile ermitteln.
- 5.3.5
Mehrjährige Vergütungsbestandteile sollen weder vorzeitig ausbezahlt noch sollen Abschlagszahlungen darauf geleistet werden; ausgenommen ist nur eine pauschale Abgeltung von Ansprüchen im Fall der vorzeitigen Beendigung der Be- und Anstellung als Mitglied der Geschäftsführung.
- 5.3.6
Bei der Gestaltung der Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung sollen branchenspezifische gesetzliche Regelungen sowie entsprechende Rechtsverordnungen zur Gestaltung der Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung auch dann angemessen berücksichtigt werden, wenn sie nicht unmittelbar anwendbar sind.
- 5.4
Interessenkonflikte
- 5.4.1
Mitglieder der Geschäftsführung sind dem Unternehmensgegenstand und dem Unternehmenszweck, die das wichtige Bundesinteresse widerspiegeln, und dem daraus abgeleiteten Unternehmensinteresse verpflichtet.
- 5.4.2
Mitglieder der Geschäftsführung unterliegen während ihrer Tätigkeit für das Unternehmen einem umfassenden Wettbewerbsverbot.
Kein Mitglied der Geschäftsführung darf bei seinen Entscheidungen persönliche Interessen verfolgen und Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen.
Mitglieder der Geschäftsführung dürfen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit weder für sich noch für andere Personen von Dritten Zuwendungen oder sonstige Vorteile fordern, sich versprechen lassen oder annehmen oder Dritten ungerechtfertigte Vorteile anbieten, versprechen oder gewähren.
- 5.4.3
Jedes Mitglied der Geschäftsführung soll Interessenkonflikte gegenüber dem für die Bestellung zuständigen Unternehmensorgan und – sofern davon verschieden – dem Überwachungsorgan unverzüglich offenlegen und die anderen Mitglieder der Geschäftsführung hierüber informieren.
Alle Geschäfte zwischen dem Unternehmen einerseits und den Mitgliedern der Geschäftsführung sowie ihnen nahestehenden Personen oder ihnen persönlich nahestehenden Unternehmungen andererseits sollen branchenüblichen Standards entsprechen. Wesentliche Geschäfte mit vorgenannten Personen sollen daher von der Zustimmung des Überwachungsorgans abhängig gemacht werden, sofern dieses nicht ohnehin das Unternehmen beim Abschluss des Geschäfts zu vertreten hat.
- 5.4.4
Mitglieder der Geschäftsführung sollen Nebentätigkeiten, insbesondere Mandate in Überwachungsorganen, nur mit Zustimmung des für die Bestellung zuständigen Unternehmensorgans und – sofern davon verschieden – des Überwachungsorgans ausüben. Dies gilt nicht im Fall von internen Mandaten in Überwachungsorganen von Konzerngesellschaften.
- 5.4.5
Mit ehemaligen Mitgliedern der Geschäftsführung sollen für den Zeitraum von 24 Monaten nach dem Ausscheiden keine Verträge geschlossen werden, wonach diese Beratungen, Vermittlungen oder sonstige Dienstleistungen für das Unter- nehmen erbringen oder ihr Know-how in sonstiger Weise dem Unternehmen zur Verfügung stellen. Ausgenommen sind Verträge mit ehemaligen Mitgliedern der Geschäftsführung von Einrichtungen in den Bereichen Wissenschaft und Kunst/Kultur in Ausnahmefällen, soweit damit die weitere Teilnahme der betreffenden Person an vor dem Ausscheiden begonnenen wissenschaftlichen oder künstlerischen Vorhaben bezweckt ist.
2
- 5.5
Nachhaltige Unternehmensführung
- 5.5.1
Die Geschäftsführung soll für eine nachhaltige Unternehmensführung, wie sie in der deutschen Nachhaltigkeitsstrategie und den Sustainable Development Goals (SDGs) formuliert sind, sorgen. Die Geschäftsführung soll hierbei die wesentlichen ökologischen Auswirkungen der Unternehmenstätigkeit und die wesentlichen Einwirkungen von Umweltbedingungen auf das Unternehmen identifizieren, bewerten, Umweltziele setzen und Maßnahmen umsetzen. Sie soll das Unternehmen hin zu einer klimaneutralen Organisation entwickeln. Die Nachhaltigkeitsberichterstattung richtet sich nach Ziff. 8.1.3.
- 5.5.2
Die Geschäftsführung soll eine gleichstellungsfördernde, tolerante und diskriminierungsfreie Kultur im Unternehmen mit gleichen Entwicklungschancen ohne Ansehung der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität gewährleisten. Insbesondere soll sie
- –
für ein ausgewogenes Verhältnis von Frauen und Männern auf allen Führungsebenen unterhalb der Geschäftsführung, insbesondere das Erreichen der freiwillig oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen gesetzten internen Ziele für den Anteil von Frauen und Männern in den jeweiligen Führungsebenen, und
- –
für eine gleichberechtigte Teilhabe von Menschen mit Behinderung im Unternehmen sorgen,
- –
sowie sicherstellen, dass Menschen mit Migrationshintergrund in Auswahl- und Besetzungsverfahren für alle im Unternehmen zu besetzenden Arbeits- und Ausbildungsplätze gleichberechtigt einbezogen werden.
- 5.5.3
Sie soll darüber hinaus Sorge tragen, dass eine diskriminierungsfreie Alltagskultur auf allen Ebenen, einschließlich eines diskriminierungsfreien Sprachgebrauchs und dem Schutz vor sexueller Belästigung, stattfindet. Die Beschäftigten und Führungskräfte sollen diesbezüglich mit Fortbildungs- und Informationsangeboten unterstützt werden.
- 5.5.4
Die Geschäftsführung soll
- –
eine Arbeitskultur fördern, die die Vereinbarkeit von sozialen Verpflichtungen, wie die Betreuung von Kindern oder hilfe- und pflegebedürftiger Menschen, und Beruf ermöglicht und
- –
soweit möglich verlässliche Rahmenbedingungen wie digitale und agile Arbeitsformen, mobiles Arbeiten, eine Flexibilisierung der Arbeitszeit, Kinderbetreuungsmöglichkeiten etc. schaffen.
- 5.5.5
Die Geschäftsführung soll
- –
die Zahlung einer den jeweils geltenden tarifvertraglichen bzw. gesetzlichen Bestimmungen entsprechenden Entlohnung der Beschäftigten sowie Entgeltgleichheit für Frauen und Männer für gleiche Arbeit im Unternehmen sicherstellen und
- –
auch im Rahmen der Vergabe von Aufträgen zur Erbringung von Dienstleistungen durch entsprechende Maßnahmen, insbesondere vertragliche Regelungen, der Einhaltung der jeweils geltenden tarifvertraglichen bzw. gesetzlichen Bestimmungen zur Entlohnung der Beschäftigten durch den jeweiligen Anbieter Rechnung tragen.
- 5.5.6
Ist das Unternehmen in verschiedenen Mitgliedstaaten der Europäischen Union tätig oder gehört es zu einer Unternehmensgruppe mit Unternehmen in verschiedenen Mitgliedstaaten und liegen die Voraussetzungen des Gesetzes über Europäische Betriebsräte (EBRG) für die Einrichtung eines Europäischen Betriebsrats vor, soll die Geschäftsführung die Einrichtung eines Europäischen Betriebsrats aktiv unterstützen und zügig mit dem besonderen Verhandlungsgremium der Beschäftigten die Vereinbarung über eine grenzübergreifende Unterrichtung und Anhörung der Beschäftigten abschließen.
Beantragen die Beschäftigten der Unternehmensgruppe nicht von sich aus die Bildung des besonderen Verhandlungsgremiums, soll die Geschäftsführung
- –
in jedem Falle den Betriebsrat des eigenen Unternehmens und
- –
im Falle, dass sie zugleich zentrale Leitung im Sinne des EBRG ist, auch die Gremien zur betrieblichen Mitbestimmung der übrigen zur Unternehmensgruppe gehörenden Unternehmen
ausdrücklich auf die Möglichkeit der Einrichtung eines Europäischen Betriebsrats hinweisen.
- 5.5.7
Die Geschäftsführung soll dafür Sorge tragen, dass sich das Unternehmen aggressiver steuervermeidender bzw. steuervermindernder Maßnahmen und Strategien enthält, wie sie in den Erwägungsgründen der Richtlinie 2016/1164/EU vom 12. Juli 2016 zur Bekämpfung von Steuervermeidungspraktiken mit unmittelbaren Auswirkungen auf das Funktionieren des Binnenmarkts und in Ziff. 5 der Begründung des Entwurfs der Kommission zu dieser Richtlinie beschrieben sind.
- 6
Überwachungsorgan
- 6.1
Aufgaben und Zuständigkeiten
- 6.1.1
Im Gesellschaftsvertrag des Unternehmens soll ein Überwachungsorgan verankert werden, soweit dieses nicht ohnehin gesetzlich vorgesehen ist. Nach Vorbild des Aufsichtsrats einer Aktiengesellschaft soll schwerpunktmäßige Aufgabe dieses Unternehmensorgans die Überwachung und regelmäßige Beratung der Geschäftsführung bei der Führung der Geschäfte des Unternehmens sein.
Gegenstand der Überwachung sind die Rechtmäßigkeit, die Ordnungsmäßigkeit und die Wirtschaftlichkeit der Geschäftsführungsentscheidungen. Hierzu gehört insbesondere, ob sich das Unternehmen im Rahmen seiner satzungsmäßigen Aufgaben betätigt. Die Beratung der Geschäftsführung erfolgt zusätzlich unter den Gesichtspunkten der Zweckmäßigkeit.
Es ist in Entscheidungen der Geschäftsführung von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen einzubinden.
Besondere Verantwortung trifft das Überwachungsorgan im Hinblick auf die Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung nach den Empfehlungen der Abschnitte 5.3.1 bis 5.3.5, soweit diese in die Zuständigkeit des Überwachungsorgans fallen.
Das Überwachungsorgan soll sich regelmäßig über die Maßnahmen der Geschäftsführung zur Einrichtung und Weiterentwicklung von Kontrollsystemen (im Sinne des Abschnitts 5.1.3.) und deren Wirksamkeit sowie zur nachhaltigen Unternehmensführung (im Sinne des Abschnitts 5.5.) einschließlich deren Umsetzung und den erzielten Ergebnissen berichten lassen.
- 6.1.2
Das Überwachungsorgan soll sich eine Geschäftsordnung geben.
- 6.1.3
Die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende des Überwachungsorgans koordiniert die Arbeit des Überwachungsorgans und leitet dessen Sitzung.
Ihr bzw. ihm und anderen einzelnen Mitgliedern, die ermächtigt wurden, für das Überwachungsorgan Erklärungen abzugeben oder zu empfangen, soll nicht das Recht eingeräumt werden, allein an Stelle des Überwachungsorgans zu entscheiden.
Die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende des Überwachungsorgans soll Mitglied des Ausschusses sein, der die Verträge mit den Mitgliedern der Geschäftsführung behandelt, sofern ein solcher Ausschuss gebildet ist.
- 6.1.4
Die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende des Überwachungsorgans soll mit der Geschäftsführung regelmäßig Kontakt halten und mit ihr die Strategie, die Geschäftsentwicklung, die Risikolage, das Risikomanagement und die Compliance des Unternehmens beraten. Sofern das Überwachungsorgan Ausschüsse gebildet hat, gilt dasselbe im Rahmen der jeweiligen Aufgaben der Ausschüsse auch für deren Vorsitzende. Die Beratungen über das Risikomanagement sollen insbesondere die Erkenntnisse aus dem Risikomanagementsystem und, soweit ein solches einzurichten ist, dem Internen Kontrollsystem umfassen.
Die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende des Überwachungsorgans wird über wichtige Ereignisse, die für die Beurteilung der Lage und Entwicklung sowie für die Leitung des Unternehmens von wesentlicher Bedeutung sind, unverzüglich durch die Geschäftsführung informiert. Die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende des Überwachungsorgans soll sodann das Überwachungsorgan unterrichten und erforderlichenfalls eine außerordentliche Sitzung des Überwachungsorgans einberufen.
- 6.1.5
In Abhängigkeit von der Anzahl seiner Mitglieder und von den spezifischen wirtschaftlichen Gegebenheiten des Unternehmens kann das Überwachungsorgan fachlich qualifizierte Ausschüsse bilden, in denen bestimmte Sachthemen behandelt werden.
Die Ausschüsse dienen dazu, die Effizienz der Arbeit des Überwachungsorgans zu steigern und komplexe Sachverhalte zu behandeln. Die jeweiligen Ausschussvorsitzenden berichten regelmäßig an das Überwachungsorgan über die Arbeit der Ausschüsse.
- 6.1.6
Das Überwachungsorgan soll in Abhängigkeit von der Anzahl seiner Mitglieder und von den spezifischen wirtschaftlichen Gegebenheiten des Unternehmens einen Prüfungsausschuss einrichten. Dieser soll sich insbesondere mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems sowie der Abschlussprüfung, hier insbesondere der Auswahl und der erforderlichen Unabhängigkeit der Abschlussprüferin bzw. des Abschlussprüfers, der Erteilung des Prüfungsauftrages an die Abschlussprüferin bzw. den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten, den Zusatzleistungen und der Honorarvereinbarung, befassen.
An die fachliche Eignung der Mitglieder des Prüfungsausschusses sind besonders hohe Maßstäbe zu legen.
Die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende des Überwachungsorgans soll nicht zugleich den Vorsitz in dem Prüfungsausschuss innehaben. Auch soweit rechtlich zulässig, soll Mitglied eines Prüfungsausschusses nicht sein, wer in den letzten fünf Jahren Mitglied der Geschäftsführung des Unternehmens war.
- 6.1.7
Einzelnen Ausschüssen des Überwachungsorgans sollen keine Aufgaben des Überwachungsorgans zur endgültigen Erledigung übertragen werden. Vielmehr sollen Beschlüsse dem Plenum vorbehalten bleiben. Der Ausschuss kann dazu eine Beschlussempfehlung abgeben.
- 6.1.8
Soweit dies nicht gegen berechtigte Interessen der Anteilseigner oder rechtliche Vorschriften verstößt, sollen Ausschüsse in Überwachungsorganen, die der gesetzlichen Mitbestimmung unterliegen, so zusammengesetzt sein, dass sich die Zusammensetzung des Aufsichtsratsplenums im Hinblick auf das Kräfteverhältnis zwischen Anteilseignervertretung und Arbeitnehmervertretung auch in den jeweiligen Ausschüssen widerspiegelt.
- 6.1.9
Das Überwachungsorgan einschließlich seiner Ausschüsse soll regelmäßig die Qualität und Effizienz der Tätigkeit des Überwachungsorgans insgesamt überprüfen. Das Überwachungsorgan soll die Umsetzung der hierzu beschlossenen Maßnahmen überwachen.
- 6.2
Zusammensetzung
- 6.2.1
Das Überwachungsorgan soll so zusammengesetzt sein, dass
- –
die Mitglieder des Überwachungsorgans insgesamt über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben des jeweiligen Überwachungsorgans erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen (dazu gehören insbesondere hinreichende kaufmännische bzw. finanztechnische Kenntnisse sowie hinreichende Kenntnisse in den Bereichen Recht, Compliance und Corporate Governance) verfügen und
- –
die ggf. bestehenden gesetzlichen Quoten bzw. freiwillig oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen gesetzten internen Ziele zur Zusammensetzung, insbesondere hinsichtlich der Qualifikation und der gleichberechtigten Teilhabe der Geschlechter erreicht werden.
Dem Überwachungsorgan sollen nur Mitglieder angehören, die
- –
über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben als Mitglied des Überwachungsorgans erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen
- –
und ausreichend Zeit für die Wahrnehmung des Mandats haben. Die auf Veranlassung des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans sollen daher in der Regel nicht mehr als drei Mandate in Überwachungsorganen gleichzeitig wahrnehmen. Dabei können für eines der drei Mandate im Sinne des vorherigen Satzes ein Mandat im Überwachungsorgan eines Unternehmens, dessen Unternehmensgegenstand auf die Wahrnehmung von Holdingfunktionen für eine Konzernstruktur beschränkt ist, zusammen mit einem Mandat im Überwachungsorgan eines Tochterunternehmens dieses Unternehmens als ein Mandat gezählt werden.
Mitglied eines Überwachungsorgans soll nicht sein, wer in einer geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zu dem Unternehmen oder dessen Geschäftsführung steht, die einen wesentlichen und nicht nur vorübergehenden Interessenkonflikt begründet.
Mitglieder eines Überwachungsorgans sollen keine Organfunktion oder Beratungsaufgaben bei wesentlichen Wettbewerbern des Unternehmens ausüben.
- 6.2.2
Es soll eine angemessene und den gesetzlichen Vorgaben entsprechende Altersgrenze für Mitglieder des Überwachungsorgans festgelegt werden, die im Rahmen der Wahlvorschläge für das Überwachungsorgan berücksichtigt werden soll.
- 6.2.3
Mitglieder eines Überwachungsorgans haben ihr Mandat persönlich auszuüben; sie dürfen ihre Aufgaben nicht durch andere wahrnehmen lassen. Für abwesende Mitglieder sollte, soweit nicht ohnehin gesetzlich vorgesehen, die Teilnahme an der Beschlussfassung durch Stimmbotschaft ermöglicht werden.
Jedes Mitglied eines Überwachungsorgans achtet darauf, dass ihm für die Wahrnehmung seiner Mandate genügend Zeit zur Verfügung steht. Falls ein Mitglied eines Überwachungsorgans, das nicht Vertreterin oder Vertreter der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Überwachungsorgan ist, in einem Geschäftsjahr an weniger als der Hälfte der Sitzungen des Überwachungsorgans teilgenommen hat, soll dies im Bericht des Überwachungsorgans an die Anteilseignerversammlung vermerkt werden.
- 6.2.4
Ehemalige Mitglieder der Geschäftsführung sollen nicht vor Ablauf von fünf Jahren seit Beendigung der Geschäftsführungstätigkeit in das Überwachungsorgan wechseln.
- 6.2.5
Dem Überwachungsorgan können, wenn es aus mehr als drei Mitgliedern besteht, auch dann Vertreterinnen oder Vertreter der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer angehören, wenn das Unternehmen die Schwellenwerte für die Mitbestimmungspflicht nach den gesetzlichen Vorschriften über die Beteiligung bzw. Mitbestimmung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht erreicht.
- 6.3
Vergütung
Die Vergütung der Mitglieder des Überwachungsorgans wird im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung des Unternehmens oder durch Beschluss der Anteilseignerversammlung festgelegt.
- 6.4
Interessenkonflikte
- 6.4.1
Jedes Mitglied des Überwachungsorgans ist dem Unternehmensinteresse, das insbesondere durch den Unternehmensgegenstand und den Unternehmenszweck geprägt ist, verpflichtet. Es darf bei seinen Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen.
Jedes Mitglied eines Überwachungsorgans soll Interessenkonflikte, insbesondere solche, die aufgrund einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern entstehen können, dem Überwachungsorgan gegenüber unverzüglich offenlegen.
Das Überwachungsorgan soll in seinem Bericht an die Anteilseignerversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informieren. Wesentliche und nicht nur vorübergehende Interessenkonflikte in der Person eines Mitgliedes eines Überwachungsorgans sollen zur Beendigung des Mandates führen.
- 6.4.2
Berater- und sonstige Dienstleistungs- und Werkverträge sollen mit einem Mitglied eines Überwachungsorgans mit dem Unternehmen für die Dauer des Mandats sowie den Zeitraum von 24 Monaten nach Beendigung des Mandats nicht abgeschlossen werden.
- 6.5
Sitzungen des Überwachungsorgans
Das Überwachungsorgan soll regelmäßig eine Sitzung im Kalendervierteljahr abhalten. Bei Unternehmen, die institutionelle Förderung erhalten, kann ein größerer Turnus von zwei oder drei Sitzungen im Geschäftsjahr vereinbart werden, soweit dadurch die ordnungsgemäße Überwachung der Geschäftsführung nicht beeinträchtigt wird.
Über die Sitzung des Überwachungsorgans soll eine Niederschrift gefertigt werden. Aus der Niederschrift sollen mindestens Ort und Tag der Sitzung, die Teilnehmenden, die Gegenstände der Tagesordnung, der wesentliche Gang der Verhandlungen sowie die Beschlüsse des Überwachungsorgans ersichtlich sein. Außerhalb einer Sitzung gefasste Beschlüsse des Überwachungsorgans sollen in der Niederschrift der darauffolgenden Sitzung des Überwachungsorgans festgehalten werden.
- 7
Transparenz
- 7.1
Entsprechenserklärung und Corporate Governance Bericht
Geschäftsführung und Überwachungsorgan sollen jährlich über die Corporate Governance des Unternehmens berichten (Corporate Governance Bericht). Bestandteil des Berichts ist insbesondere die Erklärung, dass den Empfehlungen des PCGK in der jeweils geltenden Fassung entsprochen wurde und wird sowie welche Empfehlungen nicht angewendet wurden oder werden und warum nicht. Abweichungen von den Empfehlungen sind im Corporate Governance Bericht nachvollziehbar zu begründen. Die Erklärung und der Corporate Governance Bericht sind auf der Internetseite des Unternehmens mindestens für die Dauer der auf die Abgabe folgenden fünf Geschäftsjahre öffentlich zugänglich zu machen.
Der Corporate Governance Bericht soll auch
- –
eine kurze Darstellung der Maßnahmen im Sinne der Abschnitte 5.5.1 – 5.5.3 einschließlich einer Aussage zur Nachhaltigkeitsberichterstattung des Unternehmens und
- –
eine Darstellung der Entwicklung des Anteils an Frauen in Führungspositionen in der Geschäftsführung und den beiden Führungsebenen darunter und im Überwachungsorgan
umfassen, sofern sich dies nicht bereits aus anderen veröffentlichten Unternehmensinformationen ergibt.
Im Corporate Governance Bericht kann auch zu den Anregungen im PCGK Stellung genommen werden.
Für Konzerne unter einheitlicher Leitung sollen die Organe der Muttergesellschaft die Entsprechenserklärung für die Konzernmutter und die unter ihrer einheitlichen Leitung stehenden Gesellschaften, die den Kodex anwenden sollen, zusammen abgeben. Weichen Konzernunternehmen von den Empfehlungen des PCGK ab, soll die Konzernmutter dies im Corporate Governance Bericht nachvollziehbar begründen.
- 7.2
Angaben zur Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung und des Überwachungsorgans
- 7.2.1
Im Corporate Governance Bericht soll die gewährte Vergütung jedes Mitglieds der Geschäftsführung im jeweiligen Berichtsjahr (einschließlich monetärer und nichtmonetärer Nebenleistungen, Zulagen und ähnlicher Zahlungen, Vergütungen und/oder Aufwandsentschädigungen für im Interesse des Unternehmens wahrgenommene Mandate in Überwachungsorganen anderer Unternehmen sowie in Zusammenhang mit der Tätigkeit als Mitglied der Geschäftsführung stehende Provisionen und ähnliche Leistungen Dritter) individualisiert, aufgegliedert nach den jeweiligen Vergütungskomponenten und unter Namensnennung in allgemein verständlicher Form dargestellt werden. Dies gilt auch für Leistungen, die dem Mitglied bzw. einem früheren Mitglied der Geschäftsführung für den Fall der Beendigung seiner Tätigkeit zugesagt oder im Laufe des Geschäftsjahrs gewährt worden sind.
Dazu soll das zuständige Unternehmensorgan bei der Neu- oder Wiederbestellung von Mitgliedern der Geschäftsführung die vertragliche Zustimmungserklärung dieser Mitglieder zur Offenlegung der Vergütung entsprechend den Anforderungen des PCGK und ggf. anwendbaren sonstigen Vorschriften unter Verzicht auf § 286 Abs. 4 HGB einholen.
- 7.2.2
Die Vergütung jedes Mitglieds des Überwachungsorgans soll individualisiert und aufgegliedert nach den jeweiligen Vergütungskomponenten in allgemein verständlicher Form im Corporate Governance Bericht dargestellt werden.
Dabei sollen auch die vom Unternehmen an die Mitglieder des Überwachungsorgans gezahlten Vergütungen oder gewährten Vorteile gesondert angegeben werden.
Dazu soll das zuständige Unternehmensorgan bei der Bestellung der Mitglieder des Überwachungsorgans die vertragliche Zustimmungserklärung dieser Mitglieder zur Offenlegung der Vergütung entsprechend den Anforderungen des PCGK und ggf. anwendbaren sonstigen Vorschriften einholen.
- 7.3
Veröffentlichungen
Vom Unternehmen veröffentlichte Unternehmensinformationen sollen für mindestens die auf die Abgabe folgenden fünf Geschäftsjahre auch über die Internetseite des Unternehmens zugänglich sein. Hierzu zählen neben dem Corporate Governance Bericht auch der um den Anhang erweiterte Jahresabschluss sowie der Lagebericht.
- 8
Rechnungslegung und Abschlussprüfung
- 8.1
Rechnungslegung
- 8.1.1
Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse sowie Lageberichte und Konzernlageberichte werden in entsprechender Anwendung der Vorschriften des Dritten Buchs des Handelsgesetzbuchs für große Kapitalgesellschaften aufgestellt und nach diesen Vorschriften geprüft, soweit nicht weitergehende gesetzliche Vorschriften bestehen oder gesetzliche Vorschriften entgegenstehen.
2a
In Konzernkonstellationen können, sofern die Voraussetzungen gemäß § 264 Absatz 3 oder 4 HGB vorliegen und eine Einbeziehung der jeweiligen Tochtergesellschaft in einen Konzernabschluss erfolgt, in Bezug auf die jeweilige Tochtergesellschaft die gesetzlich eingeräumten Erleichterungen bzw. Befreiungen hinsichtlich der Aufstellung, Prüfung und Offenlegung des Jahresabschlusses einschließlich des Lageberichtes in Anspruch genommen werden (sog. Konzernprivileg).
- 8.1.2
Der Jahresabschluss und Konzernabschluss sowie der Lagebericht und der Konzernlagebericht werden von der Geschäftsführung aufgestellt und vom Überwachungsorgan mit dem Prüfungsbericht der Abschlussprüferin bzw. des Abschlussprüfers geprüft.
- 8.1.3
Unternehmen mit mehrheitlicher Beteiligung des Bundes sollen einen Nachhaltigkeitsbericht nach dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex oder einem vergleichbaren Rahmenwerk abgeben, das auch Menschenrechtsaspekte umfasst
2b, sofern keine gesetzlichen Vorgaben gelten.
Für Konzerne unter einheitlicher Leitung können, soweit nicht gesetzliche Erfordernisse entgegenstehen, die entsprechenden Berichte inklusive des Nachhaltigkeitsberichtes und Erklärungen von der Konzernmutter für den gesamten Konzern abgegeben werden. Eine eigene Nachhaltigkeitsberichtspflicht des jeweiligen Tochterunternehmens besteht dann nicht.
- 8.2
Abschlussprüfung
- 8.2.1
Die Anteilseignerversammlung soll, sofern sie nicht aufgrund gesetzlicher Bestimmungen ohnehin dafür zuständig ist, über die Auswahl und Bestellung der Abschlussprüferin bzw. des Abschlussprüfers entscheiden. Über die Auswahl und Bestellung des Konzernabschlussprüfers soll die Anteilseignerversammlung des Mutterunternehmens entscheiden. Das Überwachungsorgan soll jeweils einen – ggf. auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses gestützten – Vorschlag an die Anteilseignerversammlung für die Auswahl der Abschlussprüferin bzw. des Abschlussprüfers abgeben.
- 8.2.2
Die Auswahl der Abschlussprüferin bzw. des Abschlussprüfers soll im Wege eines wettbewerblichen Verfahrens erfolgen. Sofern nicht aufgrund Gesetzes, Gesellschaftsvertrag bzw. Satzung oder sonstiger relevanter Regelungen strengere Vorgaben für die Auftragsvergabe anzuwenden sind, sollen zumindest drei Angebote eingeholt werden. Weder das erste Mandat eines bestimmten Abschlussprüfers oder einer bestimmten Prüfungsgesellschaft noch dieses Mandat in Kombination mit erneuerten Mandaten soll die Höchstlaufzeit von zehn Jahren überschreiten.
- 8.2.3
Vor Unterbreitung des Wahlvorschlags soll das Überwachungsorgan bzw. der Prüfungsausschuss eine Erklärung der vorgesehenen Abschlussprüferin bzw. des vorgesehenen Abschlussprüfers einholen, ob und gegebenenfalls welche geschäftlichen, finanziellen, persönlichen oder sonstigen Beziehungen zwischen der Abschlussprüferin bzw. dem Abschlussprüfer und ihren bzw. seinen Organen einerseits und dem Unternehmen und seinen Organmitgliedern andererseits bestehen, die Zweifel an dessen Unabhängigkeit begründen können. Die Erklärung soll sich auch darauf erstrecken, in welchem Umfang im vorangegangenen Geschäftsjahr andere Leistungen für das Unternehmen, insbesondere Leistungen, die nach
- –
§ 319 Abs. 3 und 4 HGB zu einem Ausschluss von der Abschlussprüfung führen können, oder
- –
Artikel 5 Absatz 1 Unterabsatz 2 Buchstabe a der Verordnung Nr. 537/2014/EU für Unternehmen von öffentlichem Interesse nicht erbracht werden dürften,
erbracht wurden bzw. für das folgende Jahr vereinbart sind. Die Erklärung der vorgesehenen Abschlussprüferin bzw. des vorgesehenen Abschlussprüfers soll zu den Geschäftsakten genommen werden.
- 8.2.4
Sofern nicht ohnehin nach Gesetz zuständig soll das Überwachungsorgan der Abschlussprüferin bzw. dem Abschlussprüfer den Prüfungsauftrag erteilen. Dabei soll es mit der Abschlussprüferin bzw. dem Abschlussprüfer vereinbaren, dass die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende des Überwachungsorgans bzw. des Prüfungsausschusses im Falle folgender Feststellungen unverzüglich unterrichtet wird:
- –
über während der Prüfung auftretende mögliche Ausschluss- oder Befangenheitsgründe, soweit diese nicht unverzüglich beseitigt werden,
- –
über alle für die Aufgaben des Überwachungsorgans wesentlichen Feststellungen und Vorkommnisse, die sich bei der Durchführung der Abschlussprüfung ergeben, und
- –
wenn Tatsachen vorliegen, die eine Unrichtigkeit der Entsprechenserklärung der Geschäftsführung und des Überwachungsorgans zum PCGK ergeben.
Für Feststellungen im Sinne des zweiten Spiegelstrichs soll zudem mit der Abschlussprüferin bzw. dem Abschlussprüfer vereinbart werden, dass diese im Prüfungsbericht vermerkt werden.
Bei Unternehmen ohne Überwachungsorgan sollen mit der Abschlussprüferin bzw. dem Abschlussprüfer entsprechende Berichts- und Informationspflichten an die Anteilseignerversammlung vereinbart werden.
Es soll vereinbart werden, dass zum Zwecke der internen Rotation die für die Durchführung einer gesetzlichen Abschlussprüfung verantwortlichen Prüfungspartner ihre Teilnahme an der Abschlussprüfung des geprüften Unternehmens spätestens fünf Jahre nach dem Datum ihrer Bestellung zum Abschlussprüfer beenden.
Es sollen keine Leistungen vereinbart werden, die bei Zugrundelegung von Artikel 5 Absatz 1 Unterabsatz 2 Buchstabe a der Verordnung Nr. 537/2014/EU für Unternehmen von öffentlichem Interesse nicht erbracht werden dürften.
- 8.2.5
Der Prüfauftrag an die Abschlussprüferin bzw. den Abschlussprüfer soll auch die Prüfung nach § 53 HGrG (einschließlich der Prüfung des Bezügeberichts) sowie die Prüfung, ob die Erklärung zum PCGK abgegeben und der Corporate Governance-Bericht der vorangegangenen fünf Geschäftsjahre auf der Internetseite des Unternehmens veröffentlicht ist, umfassen. Zudem sollen geeignete Prüfungsschwerpunkte festgelegt werden.
- 8.2.6
Die Abschlussprüferin bzw. der Abschlussprüfer soll, sofern dies nicht aufgrund gesetzlicher Bestimmungen ohnehin gefordert ist, an den Beratungen des Überwachungsorgans bzw., soweit ein solcher eingerichtet ist, des Prüfungsausschusses über den Jahres- bzw. Konzernabschluss teilnehmen und über die wesentlichen Ergebnisse ihrer bzw. seiner Prüfung berichten.
Stand: 6. November 2024