# A 2 08.01 Règlement d'application de la loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles (RIPAD)

## Art. 1 {#art_1}

Objet du règlement

Le
présent règlement contient les dispositions d’exécution de la loi sur l'information du public, l'accès aux
documents et la protection des données personnelles, du 5 octobre 2001
(ci-après : la loi).

## Art. 2 — Champ d’application {#art_2}

1 Le présent règlement
s’applique :

a) aux institutions publiques entrant dans le champ
d’application de la loi selon l’article 3, alinéa 1, de la loi, sous réserve
des compétences organisationnelles propres des institutions garanties par
l’article 50 de la loi;

b) aux personnes physiques et morales de droit privé au sens
de l’article 3, alinéa 2, de la loi dans la seule mesure où elles remplissent
les conditions légales et où leurs actes relèvent du titre II de la loi.

2 Le présent règlement vaut
également comme prescriptions de substitution prises par le Conseil d’Etat en
application de l’article 50, alinéa 3, de la loi, si les conditions préalables
en sont remplies.

3 Le présent règlement ne
s’applique pas au traitement de données personnelles par des institutions
visées à l’article 3 de la loi, lorsque celles-ci agissent en application de
dispositions de droit fédéral, de droit intercantonal ou d’une législation
spéciale de droit cantonal.

## Art. 3 — Liste des entités soumises à la loi {#art_3}

1 Les différentes
institutions publiques auxquelles s’applique la loi selon l’article 3, alinéa
1, font l’objet d’une liste établie par le pouvoir dont elles dépendent ou sous
la surveillance duquel elles sont placées. Cette liste est régulièrement mise à
jour et rendue publique.

2 En ce qui concerne
l’administration et les commissions dépendant du pouvoir exécutif, tiennent
lieu de liste faisant foi :

a) pour l’administration, le règlement sur l'organisation de
l'administration cantonale, du 1er juin 2023(25);

b) pour les commissions dépendant du Conseil d'Etat, de la
chancellerie d'Etat ou d'un département, le règlement sur les commissions
officielles, du 10 mars 2010.

3 Les personnes physiques et
morales de droit privé sur lesquelles une institution publique exerce une
maîtrise effective ou qui sont chargées de remplir des tâches de droit public
cantonal ou communal en vertu de l’article 3, alinéa 2, de la loi font
l’objet d’une liste établie et publiée chaque année par le département des
finances, des ressources humaines et des affaires extérieures(24), au plus tard simultanément au dépôt du
budget annuel.(15)

Chapitre II Information du public et accès aux
documents

## Art. 4 {#art_4}

Information active (art. 18 de la loi)

1 Les institutions publiques
entrant dans le champ d’application de la loi et du présent règlement sont
tenues de rendre spontanément publics, prioritairement sous forme
électronique :

a) l’ensemble des ordonnances administratives
organisationnelles ou interprétatives, sous réserve de l’article 7, alinéas 2
et 3, du présent règlement;

b) l’ensemble de leurs prescriptions autonomes ou de leurs
statuts pour les institutions autonomes de droit public cantonales ou
communales;

c) les prescriptions communales;

d) la liste des commissions officielles comprenant la
désignation de celles‑ci, les noms, prénoms, sexe et année de naissance
des membres de celles-ci, la mention des entités qu’ils représentent et qui les
ont désignés, l’adresse du secrétariat de la commission et le département ou le
pouvoir dont la commission dépend.

2 Elles tiennent à jour les
actes visés à la lettre a de l’alinéa 1 et communiquent toute modification de
ceux-ci à leur responsable LIPAD ainsi qu’à leur autorité de surveillance.

3 Une information active par
le biais d’Internet suffit à satisfaire au devoir d’information, au sens de
l’article 18, alinéa 3, 2e phrase, de la loi, sauf disposition
légale ou réglementaire contraire.

## Art. 5 {#art_5}

Documents accessibles sur requête (art. 24 de la
loi)

1 Les types de documents accessibles ainsi
que le service auprès duquel ils peuvent être demandés sur la base de l’article
24, alinéa 1, de la loi figurent sur le site Internet de chaque département.

2 Demeurent réservés la faculté pour
chaque département de faire également figurer sur son site les documents
eux-mêmes, ainsi que les cas des articles 25 à 27 de la loi.

## Art. 6 {#art_6}

Notes à usage personnel (art. 25 de la loi)

Constituent
notamment des notes à usage personnel au sens de l’article 25, alinéa 4, de la
loi, qu’elles soient manuscrites ou non et quels qu’en soient la forme ou le
support :

a) les notes prises en vue de la rédaction future d’un
document;

b) les notes de séance éventuellement prises à défaut d’une
obligation légale ou réglementaire d’élaborer des procès-verbaux;

c) les notes prises dans le cadre d’un entretien d’embauche
et les écrits ou tableaux établis dans la suite de la procédure, jusqu’à
l’engagement ou la réponse négative à une postulation.

## Art. 7 {#art_7}

Exceptions à la transmission (art. 26 de la loi)

1 Les documents à la
communication desquels un intérêt public ou privé prépondérant s’oppose sont
soustraits au droit d’accès institué par la loi.

2 Sont notamment soustraits
au droit d'accès les documents suivants :

a) toute directive organisationnelle qui vise à aménager des
mesures de surveillance ou de contrôle dans les domaines de la sécurité de
l'Etat, de la sécurité publique, des relations internationales de la Suisse et
de la fiscalité notamment, et qui ont pour but de prévenir la commission
d'infractions à des lois ou des règlements;

b) tout document par ailleurs couvert par un autre secret
protégé par le droit fédéral, une loi ou un règlement;

c) le dossier administratif du membre du personnel, au sens
des articles 17 du règlement d’application de la loi générale relative au
personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des
établissements publics médicaux, du 24 février 1999, 17 du règlement fixant le
statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire B, du
12 juin 2002, 61 du règlement fixant le statut du corps enseignant HES, du 10
octobre 2001, et 15 du règlement sur la collaboration hospitalo-universitaire
et le statut du corps professoral, du 19 janvier 2011;(14)

d) le fichier contenant l’ensemble des données relatives au
personnel (système d’information des ressources humaines).

3 Sont également soustraits
au droit d’accès au sens de l’article 26, alinéa 3, de la loi les notes, avis
de droit, correspondances, courriels, rapports et autres écrits échangés :

a) entre membres du Conseil d’Etat, de délégations de
celui-ci, du collège des secrétaires généraux ou des collèges spécialisés;

b) entre cadres supérieurs de la fonction publique ou
collaborateurs de l’entourage immédiat des conseillers d’Etat et du chancelier
d’Etat ainsi qu’entre ces cadres ou proches collaborateurs et les membres des
collèges visés à la lettre a.

## Art. 8 {#art_8}

Anonymisation (art. 27, al. 2, de la loi)

L’éventuelle
anonymisation de données soustraites au droit d’accès survenant en application
de l’article 27, alinéa 2, de la loi intervient indépendamment du fait que le
requérant connaisse ou non l’identité de la personne concernée.

## Art. 9 — Interpellation de tiers ou d’institutions {#art_9}

(art. 28, al. 4, de la loi)

1 Ne constitue pas un tiers
devant être consulté au sens de l’article 28, alinéa 4, de la loi :

a) le mandataire, le prestataire de service lié à une
institution par un contrat de droit privé ou public ou le représentant autorisé
de l’institution;

b) un autre organe au sein de la même institution;

c) le délégataire d’une tâche publique;

d) la personne physique agissant comme organe de fait de l’institution.

2 Il n’y a pas lieu à
consultation d’une autre institution au sens de l’article 28, alinéa 4, de la
loi, lorsque le document concerne les membres d’une même unité
organisationnelle (secrétariat général, services généraux, office, service,
direction générale, direction) et pour autant que celle-ci soit définie dans le
règlement sur l'organisation de l'administration cantonale, du 1er
juin 2023(25).

3 Les institutions et les
tiers détenteurs d’un document dont ils ne sont ni les auteurs, ni les destinataires
directs, doivent transmettre à ceux-ci, pour avis, en application de l’article
28, alinéa 4, toute requête relative à ce document.

Acceptation tacite

4 Le silence d’une
institution ou d’un tiers interpellés par l’institution en application de
l’article 28, alinéa 4, de la loi, vaut acceptation de la transmission du
document, pour autant que leur attention ait été au préalable attirée sur cette
conséquence et que l’objet de la requête ait été précisément annoncé, tout
comme le délai dans lequel la réponse est attendue.

5 Le bref délai prévu à
l’article 28, alinéa 4, de la loi doit être fixé en considération de la nature
de la requête et du temps prévisible pour y répondre. Ce délai ne doit pas
excéder en principe une semaine.

## Art. 10 {#art_10}

Procédure de médiation (art. 30 de la loi)

En général

1 La procédure de médiation
a pour but la recherche d’une solution consensuelle relative à la communication
d’un ou de plusieurs documents détenus par l’institution, suite à une requête
individuelle d’accès d’une personne physique ou morale.

2 La médiation nécessite le
consentement de toutes les parties. La procédure se déroule avec le concours du préposé cantonal à la protection des
données et à la transparence (ci-après : préposé cantonal) et des parties.
Elle doit être simple et rapide, afin de faciliter son issue.

3 La confidentialité des
échanges oraux ou écrits qui ont lieu entre les parties à cette occasion est
garantie.

4 Le document dont l’accès
est contesté doit, sur demande du préposé cantonal, lui être communiqué. Cette
communication se fait en principe au moyen de la consultation sur place du
document; exceptionnellement, le préposé cantonal peut en recevoir une copie, à
charge pour lui de la restituer ou de la détruire à la fin de la procédure de médiation.

Saisine

5 La forme écrite de la
saisine du préposé cantonal par le requérant est exigée tant pour la requête
ordinaire de l’article 30, alinéa 1, de la loi que pour celle de l’article 30,
alinéa 2, 2e phrase.

6 Si le préposé cantonal est
saisi d’une requête de médiation sans que l’institution concernée n’ait au
préalable confirmé par écrit son intention au sens des articles 28, alinéas 5
ou 6, de la loi et sans que l’institution n’ait tardé à se déterminer, la
requête est renvoyée sans délai par le préposé cantonal pour traitement à
l’institution concernée.

Déroulement de la médiation

7 Dès qu’il est saisi d’une
requête de médiation, le préposé cantonal informe le responsable LIPAD de
l’institution concernée; il incombe à celui-ci de renseigner le préposé
cantonal et de représenter l’institution dans le cadre de la procédure de
médiation. En fonction des circonstances, le responsable LIPAD peut se faire
accompagner de tout organe ou membre de l’institution dont le concours serait
propice à l’éclaircissement des faits et à la recherche d’une solution
consensuelle.

8 Le préposé cantonal mène
la procédure de manière informelle, en recueillant la position des institutions
et des personnes concernées sur le document demandé et sur son accès, selon un
mode de communication adapté à la complexité de la requête et conformément au
principe d'économie de procédure.

9 Il entend les parties et
peut les réunir. Il s'efforce de les amener à un accord. Il leur soumet, si
nécessaire, des propositions.

Accord

10 En cas d’issue positive de
la médiation, le résultat de l’accord des parties est formalisé dans un
document écrit, avec le concours du préposé cantonal.

Recommandation en cas d’échec de la
médiation

11 Dans la rédaction de la
recommandation, le préposé cantonal doit veiller à ne rien divulguer des
échanges survenus au cours de la procédure de médiation, ni dévoiler le contenu
des documents dont la transmission est contestée. La recommandation doit être
rédigée dans le respect des institutions et de la personnalité des personnes et institutions
concernées.

12 La recommandation du
préposé cantonal ainsi que les décisions liées à la requête ne peuvent être
rendues publiques qu’une fois prise la décision de l’institution, en
application de l’article 30, alinéa 5, de la loi.(11)

Chapitre III Protection des données personnelles

## Art. 11 — Identifiant sectoriel commun {#art_11}

(art. 35, al. 4, 2e phrase, de la loi)

1 Le numéro AVS visé à
l’article 35, alinéa 4, de la loi, s’entend du numéro tel qu’attribué par les
organes fédéraux en application de l’article 50c de la loi fédérale sur
l’assurance-vieillesse et survivants, du 20 décembre 1946, aux conditions des
articles 50d et 50e de ladite loi.

2 L’article 35, alinéa 4, 2e
phrase, de la loi constitue en soi la base légale formelle de droit cantonal
nécessaire mentionnée à l’article 50e, alinéa 3, de la loi fédérale sur
l’assurance-vieillesse et survivants, du 20 décembre 1946.

3 Lorsqu’une institution
est autorisée à utiliser directement le numéro AVS par la Centrale de
compensation (CdC), elle doit informer l’office cantonal de la population et
des migrations(7) de cette autorisation.

## Art. 12 {#art_12}

Signalement spontané de
données erronées (art. 36, al. 2, de la loi)

L'administration
fiscale cantonale et les offices cantonaux des poursuites et des faillites(19) signalent spontanément à l'office
cantonal de la population et des migrations(7) les données personnelles
inexactes, incomplètes ou obsolètes relatives au domicile des personnes, à
l'exception de celles se rapportant aux personnes en situation irrégulière au
sens de la législation fédérale réglant le séjour des étrangers.

## Art. 13 {#art_13}

(15) Sécurité des données
personnelles (art. 37 de la loi)

En général

1 Les institutions publiques
prennent les mesures organisationnelles et techniques propres à assurer la sécurité
des données personnelles.

2 Pour l’administration
cantonale, les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à la
sécurité des données personnelles sont définies notamment par le respect :

a) du règlement sur l’organisation et la gouvernance des
systèmes d’information et de communication, du 26 juin 2013;

b) de l’article 23A, alinéa 5, du règlement d’application de
la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir
judiciaire et des établissements publics médicaux, du 24 février 1999;

c) des directives approuvées par la commission de
gouvernance des systèmes d’information et de communication;

d) des règles et mesures de sécurité édictées par les
maîtres de fichiers, les responsables départementaux de la sécurité de
l’information et l’office cantonal des systèmes d’information et du numérique(19),
sur la base des compétences définies par les règlements visés aux lettres a et
b;

e) des prescriptions réglementaires et des directives en
matière d’archivage.

Accès aux systèmes d'information

3 Les institutions publiques
tiennent à jour un répertoire des personnes ayant accès aux systèmes
d’information contenant des données personnelles.

## Art. 13A {#art_13a}

(15) Sous-traitance (art. 37,
al. 2, de la loi)

1 Le traitement de données personnelles
peut être confié à un tiers pour autant qu'aucune obligation légale ou
contractuelle de garder le secret ne l'interdise.

2 L'institution demeure
responsable des données personnelles qu'elle fait traiter au même titre que si
elle les traitait elle-même.

3 La sous-traitance de
données personnelles fait l'objet d'un contrat de droit privé ou de droit
public avec le prestataire tiers, prévoyant pour chaque étape du traitement le
respect des prescriptions de la loi et du présent règlement ainsi que la
possibilité d'effectuer des audits sur le site du sous-traitant.

4 Le recours par un
sous-traitant à un autre sous-traitant (sous-traitance en cascade) n'est
possible qu'avec l'accord préalable écrit de l'institution et moyennant le
respect, à chaque niveau de substitution, de toutes les prescriptions du
présent article.

5 S'il implique un
traitement à l'étranger, le recours à un prestataire tiers n'est possible que si
la législation de l'Etat destinataire assure un niveau de protection adéquat.

6 Le préposé cantonal publie
une liste des Etats qui disposent d'une législation assurant un niveau de
protection adéquat.

## Art. 14 {#art_14}

Communication de données personnelles (art. 39 de
la loi)

1 Aux fins du présent
règlement, et en exécution de l’article 39, alinéa 1, de la loi :

a) doit être considérée comme une « instance
hiérarchique supérieure » au bénéfice du droit d’être renseignée toute
personne exerçant un pouvoir hiérarchique sur l’organe requis au sein du
département dont il fait partie (chef de service, directeur, directeur général,
secrétaire général, conseiller d’Etat chargé d’un département);

b) doit être considérée comme intervenant « au
sein » d’une même institution publique la communication entre membres
d’une même unité organisationnelle (secrétariat général, services généraux,
office, service, direction générale, direction), pour autant que celle-ci soit
définie dans le règlement sur l'organisation de l'administration cantonale, du
1er juin 2023(25);

c) doit être considérée comme émanant d’une « autre
institution publique soumise à la loi » la requête formée par une personne
ou un organe non membre de la même unité organisationnelle, ne revêtant pas la
qualité d’instance hiérarchique supérieure, mais faisant partie d’une
institution entrant dans le champ d’application de la loi et du présent
règlement.

2 La démonstration du
respect des conditions posées à l’article 39, alinéa 1, lettres a et b, peut
s’effectuer de manière simplifiée en indiquant cumulativement :

a) le contexte légal ou réglementaire dans lequel s’inscrit
la mission de l’institution requérante, y compris l’existence d’éventuelles
règles spéciales ou la mention de leur défaut;

b) le fait que le fichier destiné à recevoir les données
personnelles figure ou non dans le catalogue institué par l’article 43 de la
loi, avec son numéro de référence;

c) la finalité de la transmission souhaitée.

3 Le responsable LIPAD de
chaque institution dresse, met à jour régulièrement et rend accessible sous
forme d’aide-mémoire à destination des organes saisis et requérants de son
institution :

a) une liste indicative des communications d’ores et déjà
prévues par la législation genevoise, au sens de l’article 39, alinéas 2
in fine, 5 et 9, lettre a, de la loi;

b) une liste des cas dans lesquels la législation genevoise
fait obstacle à la communication souhaitée, au sens de l’article 39, alinéas 1,
lettre b, 4, lettre b, 6, lettre b, et 7, de la loi.

4 Ne constitue pas une communication
à un tiers de droit privé au sens de l’article 39, alinéa 9, de la loi la
transmission d’informations à un mandataire, à un prestataire de service lié à
une institution par un contrat de droit privé ou public ou à un représentant
autorisé. L'article 13A du présent règlement est applicable.(15)

5 Constitue notamment un
travail disproportionné, au sens de l’article 39, alinéa 10, de la
loi :

a) la consultation de personnes concernées sans résidence ou
domicile connus;

b) l’identification et la consultation d’héritiers des
personnes concernées lorsque celles-ci sont décédées.

## Art. 15 {#art_15}

Destruction des données (art. 40 de la loi)

L’institution
continue à avoir besoin des données personnelles qu’elle détient, au sens de
l’article 40 de la loi notamment dans les cas suivants :

a) le refus ou le retrait d’autorisations dans les cas où la
loi ou un règlement soumet l’activité à autorisation;

b) le prononcé de sanctions disciplinaires tant que dure le
rapport de travail ou le rapport de surveillance avec l’institution publique
concernée;

c) l’existence de procédures civiles, pénales ou
administratives pendantes opposant la personne concernée à l’institution.

## Art. 16 {#art_16}

Vidéosurveillance (art. 42 de la loi)

Planification

1 Dans le cadre de ses
missions légales de maintien de l’ordre et de la sécurité publique, le Conseil
d’Etat, sur proposition du département des institutions et du numérique(24), planifie la vidéosurveillance sur le
domaine public du canton.

Commission consultative de sécurité
municipale

2 Le département des
institutions et du numérique(24) informe la commission
consultative de sécurité municipale instaurée par l’article 12 de la loi sur
les agents de la police municipale, les contrôleurs municipaux du stationnement
et les gardes auxiliaires des communes, du 20 février 2009, des décisions du
Conseil d'Etat.

Interconnexion entre systèmes de
vidéosurveillance

3 Toute institution publique
exploitant un système de vidéosurveillance sur le domaine public peut autoriser
une autre institution publique disposant d'ores et déjà d'un système de
vidéosurveillance à utiliser les caméras dont elle est la détentrice.
L'utilisation des caméras par l'institution publique requérante doit se faire
dans le respect des buts de son propre système de vidéosurveillance.

4 La police cantonale peut
être autorisée à accéder à tous les systèmes de vidéosurveillance des
institutions publiques, que ceux-ci filment ou non le domaine public.

Inventaire

5 La police cantonale tient
et met à jour un inventaire et une cartographie des systèmes de
vidéosurveillance installés par les institutions publiques dont le champ de
surveillance porte sur le domaine public. Les institutions publiques sont
tenues d'annoncer à la police cantonale tout système de vidéosurveillance dont
le champ de surveillance porte sur le domaine public.(2)

6 Outre les zones placées
sous vidéosurveillance, l'inventaire mentionne pour chaque dispositif
répertorié :

a) la finalité de la vidéosurveillance;

b) l'enregistrement ou non des images et sa durée de conservation;

c) le type de visionnement qu'implique le dispositif (en
direct ou en différé);

d) le cercle et le statut des personnes autorisées à
visionner les images.

Etablissements scolaires

7 Une institution publique
exploitant un système de vidéosurveillance ne peut filmer un établissement
scolaire ou ses abords immédiats durant les heures des activités scolaires et
parascolaires, sauf autorisation expresse contraire du département de l'instruction
publique, de la formation et de la jeunesse(18).

Surveillance du trafic routier

8 Les caméras affectées à la
vidéosurveillance du trafic routier peuvent enregistrer les images en continu,
aux fins d’analyses et d’études du trafic. Elles constituent un système de
vidéosurveillance sur le domaine public.(13)

Délégation à un tiers

9 La délégation à un tiers
par l’institution publique exploitant le système de surveillance de
l’enregistrement de la visualisation des images ou d’une manière générale de l’exploitation
du système de vidéosurveillance n’est licite que moyennant l’accord préalable
des instances dirigeantes de l’institution publique responsable, et pour autant
que les conditions cumulatives suivantes soient remplies :

a) le système satisfait aux exigences de l’article 42 de la
loi et à celles du présent règlement;

b) l’institution publique ne dispose pas du personnel
qualifié à ces fins alors que le système de vidéosurveillance est indispensable
à la prévention d’agressions ou de déprédations;

c) le délégataire est la police cantonale, moyennant une
convention passée avec celle-ci au préalable, ou à défaut, une entreprise de
sécurité au sens du concordat sur les entreprises de sécurité, du 18 octobre
1996, qui en remplit les conditions légales.

Statistiques

10 Toute institution publique
exploitant un système de vidéosurveillance est tenue de tenir des statistiques,
mises à jour semestriellement, sur le nombre d’atteintes aux personnes, y
compris à son personnel propre, ou aux biens dont elle est la victime.

11 La République et canton de
Genève est considérée comme une seule et unique institution publique aux fins
de l’application de l’alinéa 10; la police cantonale tient les statistiques
visées par cette disposition, qui portent également sur les atteintes à des
tiers.(2)

12 En ce qui concerne les
caméras affectées à la vidéosurveillance du trafic routier, le département
chargé des transports(20) tient une statistique séparée
de ce mode d’utilisation.

## Art. 17 {#art_17}

Fichiers

Notion (art. 4, lettre d, de la loi)

1 Ne constituent pas des
fichiers, au sens de l’article 4, lettre d, de la loi, même s’ils contiennent
des données personnelles, les documents, tableaux, listes ou outils :

a) synthétisant des informations à caractère scientifique ou
technique à des fins internes de contrôle interne ou d’analyse;

b) servant à des fins de planification ou de suivi de
l’exécution des tâches légales d’une institution;

c) récapitulant les procédures et dossiers en cours dans une
institution;

d) présentant un état de situation des débiteurs d’une
institution;

e) récapitulant les situations potentielles de conflits
d’intérêts avec des mandataires ou partenaires extérieurs.

Fichiers éphémères (art. 43, al. 2, de la
loi)

2 Constituent notamment des
fichiers éphémères, pour autant qu’ils ne contiennent ni données sensibles ni
profils de la personnalité et que leur durée de vie n’excède pas 1 an :

a) des extraits ou des copies à un moment donné d’un fichier
régulièrement mis à jour et accessible à un cercle restreint de personnes;

b) une liste d’adresses de personnes physiques ou morales
constituée en vue de mettre sur pied des manifestations protocolaires,
récréatives, scientifiques, culturelles, sportives ou de promotion économique;

c) un récapitulatif de candidatures dans le cadre des
procédures de recrutement du personnel;

d) les journaux techniques qui permettent à l’institution de
maîtriser ses risques en matière de sécurité de l’information.(15)

## Art. 18 {#art_18}

Catalogue des fichiers (art. 43 de la loi)

1 Les informations imposées
par l’article 43 de la loi sont les seules qui doivent figurer dans le
catalogue des fichiers, à l’exclusion notamment des fichiers eux-mêmes, des
requêtes formées en vertu des articles 24 ou 39 de la loi et de leur issue et,
d’une manière générale, des traitements, statistiques, rapports ou activités
des organes des institutions.

2 Les fichiers tenus par des
personnes physiques et morales de droit privé, qu’elles soient ou non par
ailleurs soumises au volet transparence de la loi (art. 3, al. 2, de la
loi), ne sont pas recensés dans le catalogue des fichiers et n’ont pas à être
annoncés au préposé cantonal.

3 Il appartient à
l’institution qui gère le fichier de déclarer au préposé cantonal les accès
durables qu’elle octroie à d’autres institutions publiques ou des institutions
privées et d’actualiser la liste de ceux-ci; une déclaration subséquente ou
parallèle de l’institution à qui l’accès a été octroyé est exclue.

4 La publicité du catalogue
des fichiers n’implique pas celle des fichiers eux-mêmes ni des documents
d’annonce de ceux-ci.

5 La compétence de mettre à
jour et de dresser le catalogue des fichiers incombant au préposé cantonal en
vertu de l’article 43, alinéa 1, de la loi doit être exercée au moyen des
ressources budgétaires propres allouées en vertu de la loi.

6 Cette compétence
n’implique pas le pouvoir de donner des instructions ou d’impartir des délais
aux membres des institutions, y compris les responsables LIPAD chargés de
l’annonce des fichiers, ou de réquisitionner tout ou partie des moyens de
celles-ci.

7 Le catalogue des fichiers
ne constitue qu’une source d’information générique pour le public; aucune
requête individuelle d’accès à un document ou requête de communication de
données personnelles ne peut survenir au travers de celui-ci. Le catalogue doit
indiquer les coordonnées d’une personne de contact désignée par l’institution
pour répondre à des requêtes individuelles au regard de chaque fichier dont la
déclaration s’impose en vertu de la loi.

## Art. 19 {#art_19}

Annonces liées à des fichiers (art. 51 de la loi)

En général

1 L’extraction d’un fichier
de données pour un usage unique ou temporaire ne donne pas lieu à obligation
d’annonce, pour autant que par ailleurs les conditions d’exploitation de cette
extraction soient identiques à celle du fichier principal soumis à l’obligation
d’annonce.

Des organes aux responsables LIPAD

2 L’ensemble des organes et
services d’une institution sont tenus d’informer spontanément et sur demande,
de prêter assistance et de donner suite aux requêtes ou instructions qui leur
sont adressées par les responsables LIPAD désignés aux fins d’application de la
présente loi au sens de l’article 51, alinéas 1 à 3, de la loi; les
responsables des systèmes d’information fournissent notamment toute
l’assistance requise aux responsables LIPAD pour l’établissement et la mise à
jour de la liste des fichiers existants de l’institution dont ils sont
responsables, indépendamment de tout lien hiérarchique ou contrainte
organisationnelle, aux fins de favoriser l’application aisée de la loi.

Des responsables LIPAD au préposé cantonal

3 La communication de la
liste des fichiers et de ses mises à jour prévues par l’article 51, alinéa 3,
de la loi intervient sous la forme choisie par le responsable LIPAD, compte
tenu du temps et des moyens à sa disposition, afin de favoriser la transmission
et l’actualisation rapide de l’information. Une communication par courriel au
préposé cantonal suffit à respecter l’exigence légale.

## Art. 20 — Recommandation en matière de données personnelles {#art_20}

(art. 49 et 56, al. 3, lettre a, et al. 5, de la loi)

1 La recommandation du
préposé cantonal ne peut faire l'objet d'une publication tant et aussi
longtemps que l'affaire est susceptible de recours et, en cas de recours,
qu’elle n’est pas définitivement tranchée par les autorités judiciaires.

2 Lors de la publication, le
préposé cantonal prend les mesures appropriées pour garantir la protection des
données personnelles des parties. Lorsqu'une telle protection ne peut être
garantie, il renonce à publier sa recommandation.

Chapitre IV Organisation et procédure

## Art. 21 {#art_21}

Responsables LIPAD (art. 50, al. 1, de la loi)

Compétences et formation

1 Chaque département ainsi
que la chancellerie d’Etat désigne un responsable LIPAD doté d’une formation
juridique et d’une expérience dans les domaines de la transparence et de la
protection des données, et portant un intérêt aux nouvelles technologies.

2 Le responsable LIPAD est
chargé d’exercer les compétences visées aux articles 39, alinéas 2 et 5, 42,
alinéa 3, 44, alinéas 1 et 2, 49 et 51 de la loi. Il a en outre la tâche de
défendre la position de l’institution devant les autorités judiciaires dans le
cadre de recours intentés en matière de protection des données et de
transparence.

3 Le responsable LIPAD collabore dans
toute la mesure utile avec la direction et les organes de l’unité
administrative concernée, ainsi qu’avec les responsables départementaux de la
sécurité de l’information et l’office
cantonal des systèmes d’information et du numérique(19).

4 Il est institué un groupe
interdépartemental constitué des responsables LIPAD visés à l’alinéa 1, qui
coordonne l’application de la loi au sein des départements et échange
régulièrement sur les pratiques en matière de transparence et de protection des
données.

5 Un membre de l’office cantonal des systèmes
d’information et du numérique(19) est invité aux séances du groupe
interdépartemental, mais s'abstient lors de prises de décision.(15)

## Art. 22 {#art_22}

Mesures de substitution (art. 50, al. 3, de la
loi)

Le délai
de mise en demeure après lequel le Conseil d’Etat, après préavis du préposé
cantonal, peut prescrire des mesures de substitution est adapté à l’ampleur des
lacunes à combler, à la taille de l’institution concernée et à la complexité du
processus décisionnel interne nécessaire à la prise de prescriptions autonomes
appropriées; il n’excède en principe pas une année.

## Art. 22A {#art_22a}

(3) Modalités de l'élection du
préposé (art. 53, al. 3(7), de la loi)

Appel à candidatures

1 La chancellerie d’Etat
fait paraître durant l'année qui précède l'échéance du mandat électif du
préposé cantonal et du préposé adjoint un appel à candidatures en vue de
repourvoir ces postes. Le délai de postulation est au moins d'un mois.(10)

2 L'appel à candidatures est
diffusé simultanément dans le bulletin des places vacantes de l'Etat de Genève
et dans la Feuille d'avis officielle. La chancellerie d’Etat peut prolonger ou
renouveler l'appel à candidatures par toute voie utile si aucune candidature ne
répondant aux exigences légales ne lui parvient dans le délai prescrit.(17)

3 Les titulaires des postes
en fonction sont en parallèle interpellés formellement par écrit par le Conseil
d'Etat sur leur souhait d'être candidat ou non à leur réélection et invités à
postuler formellement à ces fins dans le même délai que celui prévu par l'appel
à candidatures et selon les mêmes modalités.

Comité de sélection

4 Avant l'échéance du délai
de postulation, le Conseil d'Etat désigne un comité de sélection ad hoc composé
de 4 personnes, dont 2 nommées sur proposition du bureau du Grand Conseil.

5 La chancellerie d’Etat
procède à une première sélection des dossiers et soumet l'intégralité de
ceux-ci ainsi que ses propositions d'auditions au comité de sélection.

6 Le comité de sélection
procède aux auditions qu'il estime nécessaires. Il peut solliciter des
candidats tout éclaircissement complémentaire ainsi que la production de toute
pièce utile.(17)

7 A l'issue des auditions, le comité de
sélection dresse un tableau récapitulatif de l'ensemble des candidatures répondant
aux exigences légales et parvenues dans les délais; après en avoir délibéré, il
dresse une liste des dossiers pour lesquels une audition a eu lieu, puis
procède pour chaque poste à un classement des candidatures en lice en indiquant
les critères pertinents retenus par le comité de sélection. En cas de
divergence, le comité de sélection vote. Le classement est arrêté à la
majorité.

8 Sur la base du classement
opéré en application de l'alinéa 7, le comité de sélection propose au Conseil
d'Etat une candidature pour chacun des 2 postes au concours, en lui fournissant
le tableau récapitulatif des candidatures retenues pour le classement final
ainsi que leurs dossiers.(17)

Proposition de
candidats au Grand Conseil

9 Le Conseil d'Etat arrête,
après en avoir délibéré, son choix quant aux personnes à proposer au Grand
Conseil pour l'élection aux postes de préposé cantonal et de préposé adjoint en
retenant une seule candidature pour chacun des postes.(10)

10 Il communique sa
proposition à la présidence du Grand Conseil dans un délai suffisant afin de
permettre l'élection du préposé cantonal et du préposé adjoint au moins 3 mois
avant l'échéance du mandat à repourvoir.(17)

11 L'absence d'élection dans
le délai prescrit à l'alinéa 10 pour l'un ou l'autre poste à repourvoir n'a pas
pour effet de prolonger d'office la fin du mandat électif correspondant en
cours ni de retarder d'autant le début du nouveau.(17)

## Art. 23 {#art_23}

Compétences du préposé cantonal (art. 56 de la
loi)

Renseignement au public

1 La personne qui saisit le
préposé cantonal, en application de l’article 56, alinéa 3, lettre h, de la
loi, d’une question quant à ses droits garantis par le chapitre II du titre III
de la loi est tenue de s’identifier, de justifier de ses pouvoirs en cas de
représentation et de donner toute indication utile de nature à faciliter le
traitement de sa demande.

2 Le préposé cantonal saisi
d’une demande doit en informer le responsable LIPAD de l’institution concernée
et la transmettre pour traitement à celui-ci s’il s’agit d’une demande au sens
des articles 44 à 48 de la loi.

3 Si la réponse à la demande
doit émaner du préposé cantonal, celui-ci la transmet auparavant pour
information au responsable LIPAD de l’institution concernée et de la réponse
qui est donnée.

4 Si la réponse à la demande
de renseignements nécessite des éléments de fait complémentaires en possession
de l’institution concernée, le préposé cantonal sollicite tout renseignement en
rapport exclusivement auprès du responsable LIPAD de cette institution.

Dénonciation

5 Une dénonciation visant un
comportement illicite d’une institution ou de l’un de ses membres doit être
adressée en principe aux instances visées à l’article 50, alinéa 2, de la loi.
Si le préposé cantonal reçoit une telle dénonciation, il la transmet sans délai
à l’autorité compétente et en informe le responsable LIPAD de l’institution
concernée.

6 Une éventuelle
dénonciation doit être faite par écrit et mentionner l’identité de son auteur,
justifier de ses pouvoirs en cas de représentation et donner tout renseignement
utile quant à son instruction. Il n’est donné aucune suite aux dénonciations
anonymes.

7 La dénonciation et son
suivi ne sont pas publics. Le préposé cantonal est informé de la suite à la
dénonciation une fois l’éventuelle procédure subséquente définitivement close.

Consultation en matière de projets d’actes
législatifs

8 En application de l’article 56, alinéas 2, lettre e, et 3,
lettre e, de la loi, le Conseil d’Etat communique les avant-projets de loi et
les projets de règlement qui lui sont soumis et qui concernent l’information du
public, l’accès aux documents ou à la protection des données.

## Art. 24 {#art_24}

(26) Emoluments – Transparence – En cas de remise de copie papier de
documents (art. 28, al. 7, de la loi)

1 En cas de remise d’une photocopie, d'une télécopie ou
d'une impression de page (ou de fraction de page) d’un document dont l’accès a
été octroyé, au-delà de 10 pages et jusqu’à 20 pages, il est perçu un montant
forfaitaire de 30 francs, puis 1 franc supplémentaire par page à partir
de la 21e page.

2 Si l’institution envisage de prélever un émolument,
elle procède conformément à l’article 24E.

3 L’article 24A ainsi que les tarifs de prestations
particulières prévus par des règlements spécifiques sont réservés.

## Art. 24A {#art_24a}

(26) Emoluments – Transparence – En cas de surcroît important de travail
(art. 28, al. 7, de la loi)

1 Il y a surcroît important de travail lorsque le
traitement d’une demande d’accès aux documents par l’institution nécessite plus
de 8 heures de travail. Dans ce cas, un émolument de 100 francs de l’heure
peut être perçu. Seul le temps de travail dépassant 8 heures est pris en compte
pour le calcul de l’émolument.

2 Si l’institution envisage de prélever un émolument,
elle procède conformément à l’article 24E.

3 Le temps de travail comprend en particulier le tri,
l’extraction et la lecture des documents, la consultation de tiers au sens de
l’article 28, alinéa 4, de la loi, l’examen juridique des exceptions à la
transparence, le caviardage et l’anonymisation.

4 La perception d’un émolument supplémentaire pour la
remise de copies papier en application de l’article 24 est réservée.

## Art. 24B {#art_24b}

(26) Emoluments – Accès aux données personnelles concernant la personne
requérante (art. 44 de la loi)

1 La communication de données personnelles à la personne
concernée est gratuite, sauf lorsque la requête implique un traitement dont le
temps excède 8 heures. Dans ce cas, l’émolument est calculé en fonction du
temps de travail à effectuer, à raison de 100 francs de l’heure.

2 L’article 24A, alinéa 3, est applicable par analogie.

3 Lorsque le travail nécessaire apparaît
disproportionné, l’émolument est exigible d’avance. A défaut de son versement
préalable, le travail n’est pas effectué.

## Art. 24C {#art_24c}

(26) Emoluments – Communication de données personnelles (art. 39 de
la loi)

1 La communication de données personnelles effectuée en
application de l’article 39 de la loi intervient sans frais pour les
institutions publiques soumises à la loi.

2 La communication de données personnelles effectuée en
application de l’article 39 de la loi intervient conformément aux articles 24
et 24A du présent règlement, appliqués par analogie, pour les institutions ou
les tiers non soumis à la loi.

## Art. 24D — (26) Emoluments – Remise ou réduction {#art_24d}

1 Les frais liés aux besoins particuliers des personnes
requérantes en situation de handicap ne sont pas pris en compte dans le calcul
de l’émolument.

2 Lorsqu’un émolument est perçu dans le cas d’une
demande d’accès présentée par une chercheuse ou un chercheur rattaché à une haute
école ou par une journaliste professionnelle ou un journaliste professionnel,
l’institution le réduit de 50%.

## Art. 24E {#art_24e}

(26) Emoluments – Information préalable de la personne requérante

1 L’institution requise attire au préalable l’attention
de la personne requérante sur le caractère onéreux de la prestation fournie et
l'informe du coût approximatif prévisible de celle-ci.

2 L'institution fixe à la personne requérante un délai
de 10 jours pour qu'elle confirme sa demande d’accès. En l’absence de confirmation,
la demande est considérée comme retirée. L'institution rend la personne
requérante attentive aux conséquences du non-respect du délai.

3 En règle générale, la personne requérante s’acquitte
de l’émolument au plus tard lors de la remise de la prestation.

Chapitre V Dispositions finales et transitoires

## Art. 25 {#art_25}

Clause
abrogatoire

Sont
abrogés :

a) le règlement d'exécution de la loi sur les informations
traitées automatiquement par ordinateur, du 22 décembre 1982;

b) le règlement relatif aux taxes perçues par l'office
cantonal de la population pour fourniture de listes de données personnelles et
statistiques, du 12 mars 1984.

## Art. 26 {#art_26}

Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le lendemain de sa
publication dans la Feuille d'avis officielle.

## Art. 27 {#art_27}

Dispositions
transitoires

1 Les départements disposent
d’un délai de 6 mois pour la mise en œuvre des articles 3, alinéas 3 à 5, 4,
alinéas 1 et 2, 5, 12, 13, alinéa 3, 14, alinéa 3, du présent règlement.

2 Les statistiques qui
doivent être tenues en vertu de l’article 16, alinéas 10 à 12, ne portent
que sur la période postérieure à l’entrée en vigueur du présent règlement.

Modifications du 27 mars 2013

3 Les délais de 6 mois, 5
mois et 3 mois prévus aux alinéas 8, 10 et 11 de l'article 22A sont
réduits à respectivement 4 mois, 3 mois et 1 mois pour l'élection devant
survenir en 2013.(3)