# B 2 15.01 Règlement d'application de la loi sur les archives publiques (RArch)

## Art. 1 — Autorités compétentes {#art_1}

1 La chancellerie d'Etat(7) est
chargée de l’application de la loi sur les archives publiques, du 1er
décembre 2000 (ci-après : la loi).

2 Les Archives d’Etat de Genève(5)
(ci-après : Archives d’Etat) sont rattachées à la chancellerie d'Etat(7)
et exercent les compétences qui leur sont attribuées par la loi et le présent
règlement.

Titre II(3)

[Art. 2, 3, 4, 5, 6](3)

Titre III Organisation de l’archivage

## Art. 7 — Archivistes des institutions publiques {#art_7}

1 Les institutions publiques désignent, pour la
gestion et la conservation des dossiers, un archiviste bénéficiant d’une
formation appropriée (ci-après : archivistes des institutions publiques).

2 Les Archives d’Etat apportent leur aide et
leurs conseils aux archivistes des institutions publiques et contribuent au
besoin à leur formation. Elles peuvent exiger qu’ils bénéficient d’une
formation d’archiviste.

3 Les archivistes des institutions publiques ont
pour tâche :

a) de veiller à l’application des directives des Archives
d’Etat;

b) de veiller à l’intégrité des dossiers dont les
institutions publiques ont la responsabilité;

c) de veiller à la bonne conservation matérielle des
archives;

d) d’informer régulièrement les Archives d’Etat de
l’évolution des travaux de préarchivage;

e) d’élaborer les plans de classement et calendriers de
conservation déterminant pour chaque type de dossier ou chaque série de
documents la durée d’utilité administrative et juridique;

f) de réunir les informations nécessaires à l’évaluation
des archives administratives et historiques, notamment d’indiquer quels
documents ont une valeur archivistique;

g) de dresser l’inventaire et le bordereau des documents
sélectionnés pour versement aux Archives d’Etat;

h) de gérer, conformément aux dispositions légales et
réglementaires en vigueur, l’accès aux archives qui sont sous leur
responsabilité.

## Art. 8 {#art_8}

Coordination

Les Archives d’Etat assurent la collaboration avec les
archivistes des institutions publiques pour harmoniser les pratiques en matière
de préarchivage et d’archivage et les procédures en matière de communication.

## Art. 9 {#art_9}

Conditionnement

Les archives doivent être conservées groupées, dans des locaux
réservés à ce seul usage, fermant à clé, à l’abri du feu, de l’humidité, du
vol, de la pollution atmosphérique et des dégâts dus aux animaux et aux
moisissures.

## Art. 10 — Préarchivage {#art_10}

1 Les documents et les dossiers doivent être
pourvus d’un numéro d’enregistrement et rangés selon un plan de classement
approuvé par les Archives d’Etat.

2 Les dossiers doivent être périodiquement
révisés et épurés conformément aux directives des Archives d’Etat.

3 L’inventaire des dossiers, ordonné selon le
plan de classement et divisé par période d’enregistrement, doit être
régulièrement tenu à jour.

## Art. 11 — Versement aux Archives d’Etat {#art_11}

1 Les documents versés aux Archives d’Etat
doivent être classés et accompagnés des instruments de travail manuels ou
informatiques (rôles, index, répertoires), ou d’une copie de ceux-ci.

2 Le versement fait l’objet d’un bordereau
détaillé en deux exemplaires qui sert de décharge à l’institution publique
versante et d’inventaire sommaire.

## Art. 12 — Destruction {#art_12}

1 Pour chaque destruction d’archives un
bordereau est établi, signé et daté. La destruction doit être opérée sous
contrôle des Archives d’Etat, respectivement des archivistes des institutions
publiques, de manière à garantir la confidentialité des documents détruits.

2 Les fonctionnaires et employés des
institutions publiques qui auraient détruit des archives sans autorisation
peuvent faire l’objet des sanctions disciplinaires prévues par les lois,
règlements et statuts auxquels ils sont soumis.

## Art. 13 — Prêts à l’extérieur {#art_13}

1 A l’exclusion des registres originaux des
conseils, des minutes des jugements des tribunaux et des documents qui ne
peuvent être déplacés sans des précautions spéciales, ainsi que ceux dont la
consultation est interdite par d’autres lois ou règlements, les Archives
d’Etat, respectivement les archivistes des institutions publiques, peuvent
pratiquer le prêt à l’extérieur pour exposition dans les conditions
suivantes :

a) les documents ne sont prêtés qu’aux Archives, aux
bibliothèques, aux musées et autres institutions culturelles;

b) les conditions d’éclairage, de surveillance, de
protection et de sécurité doivent être conformes aux exigences usuelles en la
matière;

c) les Archives d’Etat, respectivement les archivistes des
institutions publiques, tiennent un registre des prêts et se font délivrer un
reçu des pièces sorties;

d) le prêt n’a lieu, en règle générale, que pour une durée
maximum de 6 mois;

e) les documents prêtés doivent être, avant leur expédition,
répertoriés, numérotés, timbrés et microfilmés;

f) les frais de port et d’assurance sont à la charge des
bénéficiaires du prêt.

2 Le prêt des documents exclus à l’alinéa 1 est
soumis à l’autorisation du magistrat responsable, sur préavis des Archives
d’Etat. Les conditions fixées aux lettres a à f restent applicables.

## Art. 14 — Archives informatiques {#art_14}

1 Les Archives d’Etat élaborent un concept et
des directives sur l’archivage des données informatiques.

2 Le concept est approuvé par le Conseil d’Etat.

## Art. 15 — Activités déléguées à des organismes de droit {#art_15}

privé

1 Pour les activités déléguées à un organisme
privé en vertu d’un contrat, l’institution publique règle au préalable la
question de l’archivage des documents produits par le cocontractant dans le
cadre de l’exécution dudit contrat.

2 Le contrat est communiqué aux Archives d’Etat.

Titre IV Accès aux archives

## Art. 16 — Consultation {#art_16}

1 Les Archives d’Etat, respectivement les
archivistes des institutions publiques, facilitent le travail des utilisateurs
en mettant à leur disposition des bordereaux d’entrée, des plans de classement,
des inventaires, index et autres instruments de recherche conventionnels ou
numériques.

2 Les responsables des Archives d’Etat,
respectivement des institutions publiques, attirent l’attention des
utilisateurs sur les dispositions légales administratives, civiles et pénales
protégeant l’ordre public et la personnalité.

Calcul du délai de protection

3 Le dernier apport organique au dossier,
au sens de l’article 12, alinéa 3, de la loi, déterminant l’année de clôture du
dossier à partir de laquelle court le délai de protection se définit comme
l’ultime ajout d’un
document présentant un lien matériel avec le dossier et intégré à celui-ci.(3)

## Art. 17 — Modalités {#art_17}

1 L’utilisateur qui souhaite consulter des
documents visés à l’article 12, alinéa 2, de la loi, du vivant de la
personne concernée, doit fournir une autorisation écrite de celle-ci.

2 L’utilisateur qui souhaite consulter des
archives avant l’expiration des délais prévus aux alinéas 1 et 2 de l’article
12 de la loi formule une demande écrite auprès de l’autorité compétente
désignée à l’article 12, alinéas 4 et 5, de la loi, indiquant le contenu et les
objectifs de sa recherche.

## Art. 18 — Accès des personnes à leurs données personnelles {#art_18}

1 La personne qui souhaite consulter des données
personnelles visées à l’article 14 de la loi doit justifier de son identité.

2 Toute rectification ou version des faits que
la personne concernée souhaite verser à son dossier est formulée par écrit.
Elle indique explicitement qu’il s’agit d’une rectification ou d’une version
des faits, mentionne le lieu, la date et comprend la signature de la personne
concernée.

## Art. 19 — Lieu de consultation {#art_19}

1 La consultation des documents a lieu, en règle
générale, dans les salles publiques de travail des Archives d’Etat ou dans des
locaux adaptés des institutions publiques.

2 La consultation dans les dépôts n’a lieu qu’à
titre exceptionnel et sous la surveillance du personnel des Archives d’Etat,
respectivement des archivistes des institutions publiques.

## Art. 20 {#art_20}

Reproduction des documents

L’autorité compétente peut interdire la reproduction des
documents ou soumettre celle-ci à des conditions particulières, lorsque cette
reproduction est de nature à altérer les documents ou à en compromettre la
conservation.

Titre V Archives communales

## Art. 21 — Organisation {#art_21}

1 Les archives communales sont placées sous la
responsabilité d’un membre du Conseil administratif, dont le nom est communiqué
à la chancellerie d'Etat au début de chaque législature.(8)

2 Les communes peuvent se regrouper pour la
désignation de l’archiviste visé à l’article 7 du présent règlement.

## Art. 22 {#art_22}

Collaboration des Archives d’Etat

Recueil de directives

1 Les Archives d’Etat fournissent un recueil de
directives sur la constitution, la conservation et la consultation des archives
comprenant :

a) un plan de classement pour les communes qui n’en
possèdent pas encore;

b) des prescriptions techniques sur les fournitures de
bureau à utiliser pour assurer la conservation des documents;

c) un tableau de tri pour les archives courantes indiquant
quelles pièces peuvent être détruites et dans quel délai;

d) des prescriptions techniques sur la reliure et la
conservation des procès-verbaux des séances du Conseil municipal et du Conseil
administratif;

e) des prescriptions techniques sur la qualité du papier et
les moyens d’écriture et d’impression;

f) les références des personnes et services à alerter en
cas de sinistre.

Conseils et indications

2 Sont annexés au recueil de directives :

a) un modèle d’inventaire;

b) des conseils pour l’élaboration des instruments de
recherche;

c) des indications techniques sur l’aménagement des locaux
d’archives;

d) des indications pratiques pour la gestion du prêt.

## Art. 23 — Inspection {#art_23}

1 Les Archives d’Etat inspectent les archives
communales en principe tous les 4 ans.

2 L’inspection porte essentiellement sur :

a) la sécurité matérielle de la conservation;

b) la tenue à jour des inventaires.

3 A l’issue de l’inspection, un rapport est
établi en 2 exemplaires, dont l’un est adressé à l’exécutif communal et le
deuxième conservé aux Archives d’Etat.

Titre VI Dispositions particulières relatives aux
Archives d’Etat

## Art. 24 {#art_24}

Salles publiques de travail

Un règlement des salles publiques de travail des Archives
d’Etat, approuvé par le chancelier d'Etat(7), fixe les modalités de
consultation et de reproduction.

## Art. 25 — Dépôts par des particuliers ou des institutions {#art_25}

1 Le dépôt d’archives privées, visées à
l’article 1, alinéa 3, de la loi, aux Archives d’Etat fait, en principe,
l’objet d’une convention fixant les modalités de gestion, de consultation et
éventuellement de retrait.

2 Un inventaire du contenu du dépôt est établi
en deux exemplaires, dont l’un est remis au déposant et le deuxième conservé
aux Archives d’Etat.

## Art. 26 — Classement, inventaires, instruments de recherche {#art_26}

1 Chaque entrée d’archives est enregistrée.

2 Les archives sont classées conformément au
cadre de classement annexé au présent règlement pour les fonds anciens, par
provenance et selon le principe du respect des fonds pour les entrées
postérieures à 1984.

3 L’inventaire général et les inventaires
spéciaux sont tenus régulièrement à jour et mis à la disposition des
utilisateurs.

4 Des répertoires et des index sont élaborés
afin de faciliter les consultations et les recherches.

5 Chaque registre, dossier ou liasse doit être
muni d’une cote et d’un numéro.

## Art. 27 {#art_27}

Recherches

Les Archives d’Etat facilitent, dans la mesure du possible, les
recherches et l’utilisation des documents, à l’exception de leur mise en œuvre.

Titre VII Dispositions finales et transitoires

## Art. 28 — Clause abrogatoire {#art_28}

1 Le règlement d’application de la loi sur les
archives publiques, du 1er juillet 1987, est abrogé.

2 Le règlement des archives économiques, du 10
avril 1917, est abrogé.

3 Le règlement de la commission des archives
d’Etat, du 2 mars 1983, est abrogé.

4 Le règlement sur la conservation des archives
dans les communes, du 2 février 1983, est abrogé.

## Art. 29 {#art_29}

Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le 1er
septembre 2001.

Annexe

(Art. 26, al. 2, du règlement d’application de la loi sur les
archives publiques, du 25 juillet 2001)

Cadre de classement des archives de l’Etat

Ancien classement

Portefeuille historique

Manuscrits historiques

Classement général par fonds

1re section : Conseils

2e section : Politique intérieure

3e section : Politique extérieure

4e section : Confédération

5e section : Administrations publiques

6e section : Archives judiciaires

7e section : Archives féodales

8e section : Archives de la société économique

9e section : Archives du département du Léman

10e section : Archives notariales

11e section : Archives de familles

12e section : Archives de l’Eglise

13e section : Archives de sociétés

14e section : Archives hospitalières

Collections annexes

Bibliothèque consultative.

Sceaux, matrices, cachets.

Nouveau classement, dès 1984

Versements administratifs

Les versements postérieurs à 1985, qui ne se situent pas dans le
prolongement d’une série existante, sont classés dans un ordre continu et
portent, comme cote, leur numéro d’entrée.

Archives privées

Depuis 1984, toutes les archives de provenance privée, autrefois
réparties entre Archives de famille, Sociétés, Industrie, Commerce, sont
regroupées sous la cote Archives privées.