# B 4 20.03 Règlement de la centrale commune d'achats (RCCA)

## Art. 1 — Mission {#art_1}

1 La centrale commune
d'achats (ci-après : la centrale) est chargée de regrouper les besoins de
l'administration en matière de fournitures et de services lorsque ces derniers
relèvent de sa compétence.

2 Elle procède aux
acquisitions nécessaires dans le cadre d'une politique d'achat commune, rationnelle,
efficace, économique, écologique et respectueuse des exigences imposées par la
réglementation relative aux marchés publics.

3 Elle approvisionne
également les entités publiques et privées subventionnées selon les modalités
définies par les parties et le département de tutelle ou de surveillance.

## Art. 2 {#art_2}

Rattachement

La centrale est un service du département des finances, des
ressources humaines et des affaires extérieures(6).

Chapitre II Compétences

## Art. 3 — En général {#art_3}

1 La centrale est chargée de
procéder pour tous les départements, pour la chancellerie d'Etat et leurs
services, à l'acquisition de tous les biens mobiliers, neufs ou d'occasion, et
de toutes les fournitures (ci-après : fournitures) nécessaires au
fonctionnement de l'administration cantonale.

2 La centrale est également
chargée de commander tous les travaux d'impression de l'administration
cantonale. Sauf exception dûment justifiée, les graphistes mandatés par les
départements, la chancellerie d'Etat ou leurs services ne peuvent se voir
confier aucun travail d'impression.

3 En matière de services, la
centrale est compétente pour les déménagements. De plus, elle exerce les
compétences qui lui sont expressément attribuées.

## Art. 4 — Cas particuliers {#art_4}

1 Les départements, la
chancellerie d'Etat ou leurs services peuvent procéder à un achat direct, par
délégation de compétences, dans les domaines suivants :

a) les livres à l’unité;

b) les CD ou DVD déjà gravés (exceptés ceux
contenant des licences ou des programmes informatiques), les cassettes vidéo
enregistrées;

c) les matières premières de type essence,
gaz, bois, ferraille, etc.;

d) les organes ou produits spécifiques en
matière de travaux de dissection;

e) les produits toxiques, chimiques ou
médicaux;

f) l’outillage technique ou scientifique à
l'unité;

g) le petit matériel spécifique dans le cadre
d’ateliers de reprographie et/ou de micro-filmage;

h) le matériel nécessaire aux réparations
urgentes des machines, appareils pédagogiques ou véhicules, notamment dans les
établissements d'enseignement professionnel;

i) les commandes de services d’entretien des
véhicules et machines dans le cadre de contrats d'entretien existants;

j) les commandes de réparations hors
garantie;

k) les commandes d’achats de voyages
professionnels;

l) les cadeaux protocolaires et
administratifs;

m) les articles alimentaires ou denrées
périssables.

2 La centrale peut
autoriser, sous la forme écrite, des achats directs à titre exceptionnel ou
permanent dans d'autres cas, lorsque le bon fonctionnement du département, de la
chancellerie d’Etat ou du service demandeur le justifie. L’accord écrit de la
direction financière du département concerné ou de la chancellerie est
nécessaire.

3 La centrale édicte les
dispositions d'application nécessaires soit dans le cadre de directives
générales soumises à l'approbation du Conseil d'Etat, soit dans le cadre d'une
convention de fonctionnement bilatérale avec un département ou la chancellerie
d'Etat.

## Art. 5 {#art_5}

Conditions

Les
départements, la chancellerie d'Etat ou leurs services ne peuvent procéder à
des achats directs au sens de l'article 4 qu'aux conditions cumulatives
suivantes :(5)

a) s'approvisionner auprès des fournisseurs
indiqués par la centrale, ou auprès des fournisseurs répertoriés dans l'outil
de comptabilité financière intégrée auxquels un statut actif est attribué, ou
auprès de nouveaux fournisseurs en conformité avec les directives relatives à
la gestion des fournisseurs dans l'outil de comptabilité financière intégrée;(5)

b) soumettre l'achat aux conditions
commerciales et contractuelles négociées par la centrale;

c) mentionner la rubrique budgétaire conforme
aux décisions du Conseil d’Etat;

d) appliquer la procédure de régularisation en
vigueur.

## Art. 6 {#art_6}

Achats spécialisés

Pour les
achats liés à des domaines scientifiques ou très spécialisés, identifiés comme
tels par la centrale, le département concerné ou la chancellerie d'Etat peut
désigner à la centrale le fournisseur de référence. La centrale demeure
toutefois compétente pour les contacts et les négociations commerciales avec ce
fournisseur et la passation de la (des) commande(s).

## Art. 7 {#art_7}

Exceptions

L'acquisition
des fournitures destinées à être intégrées à un immeuble ou à un ouvrage de
génie civil relève de la compétence du département chargé de ces domaines.

Chapitre III Structure et fonctionnement

## Art. 8 — Structure {#art_8}

1 La direction de la
centrale est assumée par un directeur secondé par un directeur adjoint.

2 La centrale comporte les
services suivants :

a) le service financier;

b) le service commercial;

c) le service administratif;

d) le service juridique;

e) le secrétariat.

## Art. 9 — Principes de fonctionnement {#art_9}

1 La centrale est soumise
aux règles régissant les marchés publics soit notamment l'accord intercantonal
sur les marchés publics (AIMP) et ses dispositions genevoises d'application.

2 La centrale adopte une
politique d'achat conforme aux critères du développement durable, en favorisant
notamment l'utilisation économe et rationnelle des ressources naturelles. Elle
s'assure ainsi du rôle exemplaire de l'Etat et en renforce les effets en
collaborant avec d'autres centrales d'achats.

3 Chaque fois que c'est
possible, la centrale s'approvisionne auprès des ateliers genevois employant
des personnes handicapées.

4 Dans les domaines de sa
compétence, la centrale recherche l'utilisation la plus rationnelle, efficace
et économique possible des deniers publics, notamment en prospectant et en
suivant l’évolution des marchés, en regroupant les besoins, en rationalisant
les achats et en recherchant les conditions commerciales les plus avantageuses.

5 Autant que possible, la
centrale achète des fournitures normalisées, disponibles sur le marché.

## Art. 10 — Fonctionnement interne {#art_10}

1 La centrale conduit les
procédures d’appel d’offres dans les domaines de sa compétence sur la base des
besoins exprimés par les départements, la chancellerie d'Etat ou leurs
services.

2 Pour tous ses domaines de
compétences, la centrale est l'instance de négociation, de signature et de
gestion des contrats y relatifs. En outre, elle conduit les procédures
contentieuses y relatives au nom du Conseil d'Etat.

Chapitre IV Rapport avec les départements
et la chancellerie d'Etat

## Art. 11 — Principes {#art_11}

1 La centrale fournit aide
et conseil aux départements, à la chancellerie d'Etat ou à leurs services pour définir
et satisfaire de manière optimum leurs besoins.

2 La centrale a la
compétence d’imposer certains articles ou le fournisseur dans le cas des achats
directs autorisés.

3 La centrale mandate une
entreprise afin de :

a) retirer les objets (mobilier, matériel ou
machine) qui ne sont plus utilisés. Lorsqu'ils peuvent encore être utilisés
dans l'administration, ils sont transférés auprès d'un autre service ou placés
au garde-meuble de l'Etat;

b) détruire ou éliminer les objets hors
d'usage ou qui ne peuvent être réutilisés dans l'administration. Dans la mesure
du possible, la filière de revalorisation des déchets est privilégiée.(1)

## Art. 12 {#art_12}

Procédures AIMP

La
centrale, soit pour elle son service juridique, est l'instance de conseil et
d'assistance pour l’ensemble des procédures d’appels d’offres publiques
relatives à l’acquisition de fournitures et de services qui ne sont pas liées
au domaine de la construction ou du génie civil.

## Art. 13 — Demande d'achat {#art_13}

1 Les départements, la
chancellerie d'Etat ou leurs services expriment leur demande d'achat en se
limitant à définir leurs besoins, et, sauf circonstances particulières, sans
indication de marque.

2 Toutes les demandes
d’achat adressées à la centrale doivent être établies sous la forme papier
(réquisition) ou électronique en vigueur.

3 Elles doivent comporter
les visas d’approbation définis par le département demandeur ou la chancellerie
d'Etat et indiquer nécessairement la rubrique budgétaire concernée.

## Art. 14 — Vérifications {#art_14}

1 Les départements, la
chancellerie d'Etat ou leurs services doivent contrôler la conformité de
l'achat au moment de la livraison, signer le bulletin de livraison ou
communiquer immédiatement tout problème à la centrale afin de lui permettre
d’intervenir rapidement auprès du fournisseur.

2 Le délai de vérification
de la marchandise est de 10 jours ouvrables dès la livraison. Dans ce délai, le
service doit informer immédiatement la centrale de tout défaut découvert au
cours de cette vérification. Les règles concernant la garantie restent
réservées.

Chapitre V Rapport avec les fournisseurs

## Art. 15 {#art_15}

Principe

La
centrale est seule compétente pour tous les contacts commerciaux avec les
fournisseurs.

## Art. 16 {#art_16}

(5) Etablissement d’un répertoire

La
centrale demande la création, la mise à jour et la suppression des fournisseurs
ainsi que de leurs données auprès de la direction finance et comptabilité qui
gère le répertoire des fournisseurs dans l'outil de comptabilité financière
intégrée.

## Art. 17 {#art_17}

(5) Diffusion des données

Les
données publiques du répertoire des fournisseurs dans l'outil de comptabilité
financière intégrée sont accessibles en consultation aux services de l'Etat.

Chapitre VI(5) Vérifications des dispositions des marchés publics après
adjudication

## Art. 18 — (5) Clauses contractuelles {#art_18}

1 Pour les marchés attribués
en procédure publique ou sur invitation, la centrale peut intégrer, dans les
contrats passés, des clauses permettant la vérification du respect, par les
fournisseurs, de la législation sociale, des dispositions en matière de marchés
publics ainsi que des usages de la branche en vigueur à Genève.

2 Si la centrale introduit
les clauses contractuelles mentionnées à l'alinéa 1 dans les contrats avec les
fournisseurs, elle doit également introduire une clause de résiliation en cas
de constat de non-conformité quant au résultat de ladite vérification ou si le
fournisseur refuse de remettre les documents et les informations demandées dans
le délai imparti.

3 En outre, les sanctions et
mesures administratives prévues à l'article 2, alinéa 1, de la loi
autorisant le Conseil d'Etat à adhérer à l'accord intercantonal sur les marchés
publics, du 12 juin 1997, peuvent s'appliquer.

## Art. 19 — (5) Documents à produire {#art_19}

1 Lors de la vérification,
le fournisseur doit remettre à la centrale les documents suivants :

a) attestations justifiant que la couverture
du personnel en matière d'assurances sociales est assurée conformément à la
législation en vigueur au siège du fournisseur et que ce dernier est à jour
avec le paiement de ses cotisations;

b) attestation certifiant pour le personnel
appelé à travailler sur le territoire genevois :

1° soit que le fournisseur est lié par la
convention collective de travail de sa branche, applicable à Genève,

2° soit que le fournisseur a signé, auprès de
l'office cantonal de l'inspection et des relations du travail, un engagement à
respecter les usages en vigueur à Genève qui lui sont applicables, notamment en
ce qui concerne les salaires minimaux, la couverture du personnel en matière de
retraite, y compris retraite anticipée, de perte de gain en cas de maladie,
d'assurance-accidents et d'allocations familiales, ainsi que la contribution
professionnelle;

c) attestation de l'autorité fiscale
compétente justifiant que le fournisseur s'est acquitté de ses obligations en
matière d'impôt à la source retenu sur les salaires de son personnel ou qu'il
n'a pas de personnel soumis à cet impôt;

d) déclaration du fournisseur s'engageant à
respecter le principe de l'égalité entre femmes et hommes.

2 Pour être valables, les
attestations visées à l'alinéa 1 ne doivent pas être antérieures de plus de 3
mois à la date fixée pour leur production, sauf dans les cas où elles ont, par
leur contenu, une durée de validité supérieure.

3 Si le fournisseur prouve
que les documents exigés par la centrale n'existent pas à son siège, des moyens
de preuve équivalents peuvent être acceptés.

4 Si le fournisseur
n'emploie pas de personnel, il doit prouver son statut d'indépendant. Dans ce
cas, il est délivré de l'obligation de fournir les attestations concernant le
personnel.

Chapitre VII Budget et comptabilité

## Art. 20 — (5) Budget {#art_20}

1 Les départements et la
chancellerie d'Etat sont responsables d'établir leurs prévisions annuelles
d'achats dans le cadre de l'élaboration du budget.

2 Les départements et la
chancellerie d'Etat restent responsables de l’utilisation des crédits qui leur
sont alloués pour leurs fournitures.(1)

3 Aucun engagement ou
dépense ne peut être effectué par la centrale si le département concerné ou la
chancellerie d'Etat ne dispose pas de la couverture financière effective.(1)

## Art. 21 {#art_21}

(5) Comptabilité

La
centrale effectue les paiements selon la procédure en vigueur.

Chapitre VIII Dispositions finales et
transitoires

## Art. 22 {#art_22}

(5) Clause abrogatoire

Le
règlement de l'économat cantonal, du 6 mai 1969, est abrogé.

## Art. 23 {#art_23}

(5) Entrée en vigueur

Le
présent règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication dans la
Feuille d'avis officielle.