# B 5 15.24 Règlement fixant les débours, frais de représentation et de déplacement et autres dépenses en faveur du personnel de l'administration cantonale (RDébours)

## Art. 1 — Champ d’application et principes {#art_1}

1 Les magistrates et
magistrats et les membres du personnel de l’administration cantonale sont
soumis au présent règlement, à l’exception des membres du Conseil d’Etat, de la
chancelière ou du chancelier d’Etat, et des magistrates et magistrats du
pouvoir judiciaire.(8)

2 Les débours, frais de repas, de
représentation ou de déplacement et autres dépenses en faveur du personnel sont
soumis au principe de l’emploi judicieux et économique des moyens. Autrement
dit, ils doivent être nécessaires et proportionnés à l’accomplissement des
tâches publiques.

3 Ils doivent être soumis à
validation de la secrétaire générale ou du secrétaire général ou des
directrices générales ou directeurs généraux. Des directives départementales
peuvent déléguer cette compétence aux directrices et directeurs et cheffes et
chefs de service.(8)

4 Les frais effectifs sont
remboursés sur la base des justificatifs originaux détaillés.

Chapitre II Déplacements

## Art. 2 — Principes {#art_2}

1 Tout déplacement hors du
canton de plus d'un jour doit être soumis à l'approbation préalable de la
secrétaire générale ou du secrétaire général ou des directrices générales ou
des directeurs généraux. Des directives départementales peuvent déléguer cette
compétence aux directrices ou directeurs et cheffes ou chefs de service.(9)

2 Lorsque les nécessités du service
l'exigent, les membres du personnel ont droit à des indemnités de déplacement,
à l'exclusion de toutes vacations.

3 Les déplacements
professionnels doivent en principe être effectués avec les transports publics.
Les déplacements en taxi ne sont remboursés qu’en présence de circonstances
particulières et moyennant justificatifs.(9)

4 Les déplacements en avion
sont, en principe, prohibés pour se rendre à une destination librement choisie
par l’administration cantonale dans le cadre d’un événement qu’elle organise.(9)

5 Les déplacements en avion
peuvent toutefois être autorisés dans d’autres cas à titre exceptionnel si la
distance et le gain de temps le justifient.(9)

6 Les émissions de gaz à
effet de serre dues au déplacement en avion sont compensées par l’achat de
crédits carbone proposés par les compagnies aériennes.(9)

7 Les déplacements
professionnels doivent être effectués sur la base des tarifs les plus
avantageux.(9)

8 Les émissions de gaz à effet de
serre dues au déplacement par avion sont compensées par l’achat de crédits
carbone proposés par les compagnies aériennes.(5)

## Art. 2A {#art_2a}

(9) Prise en charge des
frais

1 Les frais de déplacement
professionnels au moyen des transports publics sont remboursés sur la base de
justificatifs.

2 Un abonnement CFF
demi-tarif est pris en charge pour les déplacements en Suisse lorsque celui-ci
est plus avantageux; en contrepartie, les frais de déplacement sont remboursés
sur la base du prix du billet de chemin de fer demi-tarif ou d'une carte
journalière.

3 Les magistrates et
magistrats, au sens de l’article 1, alinéa 1, ainsi que les cadres supérieures
et cadres supérieurs de l'administration cantonale ont droit au remboursement
de leurs frais de transport sur la base du prix d'un billet CFF de 1re
classe; les autres membres du personnel sont remboursés sur la base du prix
d'un billet de 2e classe.

4 Lorsque l'usage des
transports publics n'est pas approprié, eu égard au lieu de destination ou à
l'activité professionnelle déployée, ou que l'usage d'un véhicule privé s'avère
financièrement plus avantageux, les membres du personnel peuvent, avec l'accord
de leur département ou de la chancellerie d'Etat, utiliser leur voiture
automobile ou motocycle particulier et ont droit à une indemnité kilométrique
fixée par application de l'article 3. Sont exclus les trajets entre le domicile
et le lieu de travail.

5 Les frais de déplacement
en avion sont remboursés sur la base d'un billet en classe économique.
Exceptionnellement, des dérogations peuvent être admises. Elles requièrent
l'autorisation préalable du département ou de la chancellerie d'Etat.

## Art. 3 — Usage d'un véhicule privé(6) {#art_3}

1 Les membres du personnel
qui font usage de leur voiture automobile ou de leur motocycle à des fins
professionnelles, au sens de l'article 2, alinéa 6, reçoivent une indemnité
correspondant à :

a) 0,70 franc par kilomètre parcouru pour une voiture
automobile;

b) 0,40 franc par kilomètre parcouru pour un motocycle.(6)

2 Les membres du personnel
concernés fournissent à la fin de chaque mois à leur département ou à la
chancellerie d'Etat le détail du nombre de kilomètres parcourus au service de
l'administration cantonale, avec la justification sommaire des parcours
effectués. L'indemnité leur est versée au cours du mois suivant.(9)

3 Les frais de parking ne
sont pas pris en charge, sauf en cas de déplacement de plusieurs membres du
personnel dans un même véhicule hors canton. Des demandes d'exception motivées,
préavisées par la personne responsable du service, doivent être transmises à la
secrétaire générale ou au secrétaire général pour les membres du personnel directement
sous sa responsabilité et aux directrices générales ou aux directeurs généraux
pour les autres membres du personnel.(9)

[Art. 4, 5](6)

## Art. 6 — Garantie en cas de dégâts matériels {#art_6}

1 Si le véhicule utilisé
lors d'un déplacement professionnel est endommagé par suite d'accident de la
circulation, sans qu'un tiers en soit responsable, les frais de réparation sont
remboursés sous déduction d'une franchise de :

a) 500 francs pour un véhicule automobile;

b) 300 francs pour un motocycle;

c) 200 francs pour un vélomoteur.

Le trajet
séparant le domicile du lieu de travail ne constitue pas un déplacement
professionnel au sens du présent règlement.

2 En cas de dommage
important, un expert peut être appelé à évaluer les frais de réparation. En cas
de dommage total, la valeur vénale du véhicule avant l'accident est
déterminante pour l'indemnisation.

Dans tous
les cas, l'indemnité octroyée ne saurait dépasser :

a) 32 000 francs pour un véhicule automobile;

b) 6 000 francs pour un motocycle;

c) 1 000 francs pour un vélomoteur,

au
maximum, sous déduction de la franchise prévue à l'alinéa précédent.

3 Les dégâts dus à l'usure
ou au mauvais fonctionnement du véhicule sont à la charge de la ou du
propriétaire.(9)

4 Sont réservés les dommages
dus à une faute grave de la conductrice ou du conducteur.(9)

5 Tout accident pour lequel une indemnité est demandée
doit faire l'objet d'une déclaration de l'intéressée ou de l'intéressé à la
direction paies et assurances de la direction générale de l'office du personnel
de l'Etat(10), dûment visée
par la hiérarchie.(9)

[Art. 7](6)

## Art. 8 {#art_8}

(9) Dispositions spéciales

Demeurent
réservées les dispositions spéciales relatives aux voitures automobiles des
policières et policiers.

Chapitre III Frais de repas et d'hébergement et autres indemnités

## Art. 9 — Frais de repas et d'hébergement consécutifs à un {#art_9}

déplacement

1 Si, lors d'un déplacement
dans ou à l'extérieur du canton et par suite des exigences du service, le
membre du personnel doit exceptionnellement prendre son repas de midi sur place,
ses frais effectifs sont remboursés à concurrence d'un montant maximal de
35 francs, sur présentation des justificatifs détaillés.(3)

2 Le remboursement du repas
du soir n'est possible, selon les mêmes modalités, qu'en cas de retour après
20 heures (arrivée en gare de Genève).

3 De manière générale, le
prix des alcools forts, les articles de tabac ainsi que les pourboires ne sont
pas pris en charge par l’Etat.

4 Les frais d'hébergement remboursés
comprennent le prix de la nuit et du petit déjeuner dans un hôtel de catégorie
moyenne, sur la base des justificatifs détaillés.

5 Aucune indemnité n'est due lorsque
les frais de repas ou de logement sont pris en charge forfaitairement dans le
cadre d'un séminaire ou d'un perfectionnement professionnel.

6 Toute autre indemnité ou
vacation est exclue. La pratique de l'horaire avec pause réduite à midi ne
donne notamment droit à aucune indemnité.

## Art. 10 — Repas de travail {#art_10}

1 Il s'agit de repas pris lors d'une
rencontre agendée tenant lieu exclusivement de séances de travail. Ces repas
réunissent en principe des membres du personnel de différents services et
demeurent de nature exceptionnelle.(9)

2 Le choix du restaurant
ainsi que les prix des menus et boissons devant être raisonnables, seuls les
frais effectifs sont remboursés, à concurrence d'un montant maximum de 35 francs
par personne.(3)

## Art. 11 — Frais de représentation {#art_11}

1 Sont concernés les frais de repas
engagés par un membre du personnel qui, de par sa fonction, a un devoir de
représentation envers des tiers, partenaires de l'administration.

2 Le montant maximum admis
est de 35 francs par personne, selon la note de frais détaillée.(3)

3 Pour les cadres
supérieures et les cadres supérieurs de l’administration cantonale, le Conseil
d’Etat peut, en sus des remboursements prévus à l'alinéa 1, fixer une
indemnité forfaitaire annuelle au titre de frais de représentation, pour tenir
compte de contraintes particulières inhérentes à la fonction.(9)

## Art. 12 — Frais de réception {#art_12}

1 Sont concernés les
apéritifs organisés dans le cadre d’un événement particulier, notamment le
départ d'un membre du personnel, ou d’une cérémonie officielle réunissant des
membres du personnel ainsi que des tiers externes à l’administration cantonale.(9)

2 Le montant maximum admis
est de 35 francs par personne, selon les frais effectifs et la note de
frais détaillée.(3)

## Art. 13 — (4) Frais de repas de fin {#art_13}

d'année ou liés à des séminaires

1 Sont concernés les repas pris lors des
séminaires organisés par le département ou les services, les repas de fin
d'année ou liés à tout autre événement sortant de l'ordinaire.

2 Le montant pris en charge par
l'Etat est de 35 francs par personne.

## Art. 14 {#art_14}

(9) Montant supérieur

Le
dépassement du montant admis aux articles 11, alinéa 2, et 13, alinéa 2, peut
être validé jusqu'à un maximum de 50 francs par membre du personnel par la
secrétaire générale ou le secrétaire général ou par les directrices générales
ou les directeurs généraux. Au-delà de 50 francs, l'autorisation préalable
de la secrétaire générale ou du secrétaire général, respectivement de la
vice-chancelière ou du vice-chancelier est requise.

## Art. 15 — Attentions faites à des membres du personnel {#art_15}

1 Le département ou la chancellerie d'Etat
prend en charge l'envoi de fleurs à un membre du personnel hospitalisé des
suites d'une maladie ou d'un accident ou absent de longue date.

2 Le département ou la
chancellerie d'Etat prend en charge une couronne mortuaire lors du décès d'un
membre du personnel en activité, de sa conjointe ou de son conjoint ou d'un de
ses enfants.(9)

Chapitre IV Modalités de remboursement

## Art. 16 — Modalités de remboursement {#art_16}

1 Les indemnités sont payées
par l'office du personnel de l'administration cantonale, au cours du mois qui
suit celui à la fin duquel le décompte des kilomètres parcourus a été fourni
par le membre du personnel.(9) Les indemnités annuelles
forfaitaires sont versées à raison de 12 mensualités dans le courant de l'année
civile.

2 Dans tous les cas,
la demande de remboursement des frais effectifs ou de la facture doit être établie sur une
formule ad hoc accompagnée des pièces justificatives originales.(3)

3 La demande de
remboursement ou la facture relative aux articles 10, 11 et 14 mentionne
précisément le motif du repas, l'identité et la qualité des participantes et
participants.(9)

4 Elle doit être signée par
la ou le bénéficiaire puis validée par la secrétaire générale ou le secrétaire
général ou les directrices générales ou les directeurs généraux.(9)

5 Des directives départementales peuvent
déléguer la compétence de validation aux directeurs et chefs de service.(3)

6 Après validation, la demande de
remboursement est adressée à la direction de support, dépendante du secrétariat
général et désignée par directive départementale, pour visa et vérification.(3)

7 Les montants des frais
sont versés par chaque département concerné, par la chancellerie d'Etat ou par
l'office du personnel de l'Etat.(3)

8 Des avances peuvent être
accordées aux membres du personnel lorsque les frais à engager sont importants.(3)

Chapitre V Dispositions finales et transitoires

## Art. 17 {#art_17}

Clause abrogatoire

Sont
abrogés :

a) le règlement fixant les indemnités pour l'utilisation des
voitures automobiles ou motocycles, propriété particulière de membres du
personnel de l'administration cantonale, du 8 novembre 1966;

b) le règlement fixant les indemnités de déplacement aux
membres du personnel de l'Etat, du 13 juin 2001.

## Art. 18 {#art_18}

Entrée en vigueur

Le
présent règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication dans la
Feuille d’avis officielle.