# E 1 13.03 Règlement sur l'état civil (REC)

## Art. 1 {#art_1}

Données non litigieuses

Le service état civil et légalisations(19) peut admettre que la
preuve de données relatives à l’état civil repose sur une déclaration faite à
l’officier de l’état civil lorsqu’il ressort des documents et informations à
disposition que les données en question ne sont pas litigieuses (art. 17, OEC).

## Art. 2 — Mariage d'étrangers(3) {#art_2}

1 Le service état civil et légalisations(19) statue sur les
demandes d’autorisations de mariage par les fiancés étrangers et dont aucun
n’est domicilié en Suisse (art. 69, al. 2, et 73, OEC).(3)

2 Le service état civil et légalisations(19) statue sur les
demandes de célébrer le mariage conformément au droit national de l’un des
fiancés s’il peut être célébré conformément aux conditions prévues par le droit
national de l’un des fiancés et s’il est compatible avec l’ordre public suisse
(art. 73, al. 3, et 74, OEC).(3)

## Art. 3 {#art_3}

(3) Enfant mort-né

Un
certificat médical émanant d'un médecin autorisé à pratiquer dans le canton de
Genève doit être établi pour chaque naissance d'un enfant mort-né (art. 35, al.
5, OEC).

## Art. 4 — (6) Service état civil et légalisations(19) {#art_4}

Le service état civil et légalisations(19) est placé sous la
surveillance directe du département des institutions et du numérique(19) (ci-après :
département).

## Art. 5 — Office cantonal de l'état civil spécialisé {#art_5}

L’office cantonal de l’état civil spécialisé est rattaché
administrativement au service état civil et légalisations(19).

## Art. 6 {#art_6}

Attributions du service
état civil et légalisations(19)

Ce
service(10) a, notamment les attributions
suivantes :

a) surveiller que les arrondissements disposent d'un local
convenable pour la célébration des mariages et l'enregistrement des
partenariats, et des locaux appropriés pour les autres activités;(3)

b) surveiller que les pièces justificatives qui ont servi à
l’enregistrement de données de l’état civil ou ont été produites en vue du
mariage ou du partenariat enregistré soient conservées à l’abri du feu, de
l’eau et de l’effraction; il en est de même pour les anciens registres
(art. 31, OEC);(2)

c) surveiller que les arrondissements soient pourvus du matériel
nécessaire et qu'ils reçoivent régulièrement les publications officielles
concernant l'arrondissement;(3)

d) autoriser la suppression des pièces justificatives au
bout de 10 ans si elles sont microfilmées ou enregistrées sur un support
électronique (art. 32, al. 2, OEC);

e) conserver les dossiers de mariage de tous les
arrondissements du canton célébrés avant le 1er janvier 2006 ou
leurs microfilms (art. 31, OEC);(3)

f) conserver les anciens registres des légitimations et en
délivrer des extraits sur demande justifiée;

g) veiller à ce que les arrondissements soient en possession
d'originaux lisibles des registres tenus dans leur arrondissement depuis au
moins 120 ans (art. 92, al. 4, OEC);(3)

h) (14)

i) mettre à jour les anciens livrets de famille;

j) inspecter les arrondissements tous les 2 ans au moins
(art. 85, al. 1, OEC);(3)

k) présenter tous les 2 ans à l’Office fédéral de l’état
civil un rapport sur sa propre activité, ainsi que celle des offices de l’état
civil (art. 85, al. 2, OEC);(3)

l) participer, en cas de déplacement du siège de
l’arrondissement, à la remise de l’office au nouveau titulaire, en présence de
l’ancien officier de l’état civil (art. 1, al. 5, OEC);

m) délivrer les droits d’accès à la banque de données
centrales (système informatique Infostar) (art. 79, OEC);

n) faire bloquer la divulgation de données personnelles lors
d’une opposition à la divulgation (art. 46, OEC);

o) autoriser la divulgation de données personnelles à des
fins de recherches scientifiques ne se rapportant pas à des personnes ou de
recherches se rapportant à des personnes, en particulier la recherche
généalogique (art. 60, OEC);

p) intervenir d’office dans les cas de gestion irrégulière
dans les services qui lui sont subordonnés (art. 86, OEC);

q) veiller au respect de la protection et la sécurité des
données (art. 83, al. 1, OEC);

r) collaborer étroitement avec l’office cantonal de la
population et des migrations(10) pour les cas étrangers.

## Art. 7 — Attributions de l'office cantonal de l'état {#art_7}

civil spécialisé

Cet
office a, notamment, les attributions suivantes :

a) assurer la gestion des
registres informatisés « Infostar » dans les arrondissements de
l’état civil du canton et auprès du service état civil et légalisations(19);

b) assumer les tâches de support-métier auprès des officiers
de l’état civil du canton pour « Infostar »;

c) assurer la formation et
le support-métier du personnel des arrondissements de l’état civil et du service
état civil et légalisations(19) en matière de registre des personnes;

d) contrôler les
modifications du programme « Infostar », effectuées par le service
intercommunal d'informatique de l'Association des communes genevoises dans les
arrondissements, l'office cantonal de l'état civil spécialisé et le service
état civil et légalisations(19);

e) enregistrer dans le
système « Infostar » les décisions ou les actes étrangers concernant
l'état civil en vertu des décisions du service état civil et légalisations(19);

f) enregistrer dans le système « Infostar » les
jugements ou les décisions des tribunaux ou des autorités administratives
prononcées dans le canton;(3)

g) enregistrer dans le système « Infostar » les
décisions administratives de la
Confédération concernant les ressortissants genevois ou les jugements du Tribunal
fédéral si la décision a été prise en première instance par un tribunal
genevois.(3)

## Art. 7A {#art_7a}

(4) Frais de développement
et d'exploitation du système « Infostar »

Les frais
de développement et d'exploitation du système « Infostar » sont
répartis comme suit :

a) 25% à charge du département;(6)

b) 75% à charge des arrondissements, en fonction de la
population.

## Art. 8 — Nomination des officiers de l'état civil {#art_8}

1 Conformément à l'article 2
de la loi sur l'exercice des compétences du Conseil d'Etat et l'organisation de
l'administration, du 16 septembre 1993, et sur délégation du Conseil d'Etat, le
département est compétent pour nommer les officiers de l'état civil, selon les
propositions des autorités communales (art. 48, lettre t, de la loi
sur l'administration des communes, du 13 avril 1984).(6)

2 Le nombre des officiers de
l'état civil est déterminé en fonction du taux d'occupation calculé pour chaque
arrondissement. Le taux d'activité d'un officier de l'état civil doit toutefois
être supérieur à 40% en ce qui concerne les tâches relatives à l'état civil
(art. 1, al. 1, OEC).(3)

3 S'il y a plusieurs
officiers de l'état civil dans un arrondissement, l'un d'eux est désigné comme
chef de l'arrondissement.(3)

4 Un officier de l’état
civil peut être désigné officier de l’état civil d’un arrondissement voisin.

5 Les magistrats des
communes peuvent être désignés comme officiers de l'état civil extraordinaires,
exclusivement pour la célébration du mariage et la réception des déclarations
de conversion de partenariats enregistrés en mariage sous forme de cérémonie
(art. 96, OEC).(17)

6 Les conditions de
nomination sont soumises aux dispositions de l’article 4, OEC. L’article 4,
alinéa 3, lettre c, OEC ne s’applique pas aux magistrats désignés comme
officiers de l’état civil extraordinaires.

## Art. 9 {#art_9}

(6) Officiers de l'état
civil nommés pour l'ensemble des arrondissements

Si, à titre exceptionnel, les officiers de l'état civil d'un
arrondissement sont tous empêchés, le directeur ou la directrice du service
état civil et légalisations(19) et, avec son
autorisation, les officiers d'un autre arrondissement sont habilités à
fonctionner en qualité d'officiers d'état civil remplaçants.

## Art. 10 — Limite d'âge {#art_10}

1 La limite d’âge pour être
nommé officier de l’état civil est fixée à 65 ans révolus.

2 Cette limite ne concerne
pas les magistrats désignés officiers de l’état civil extraordinaires.

## Art. 11 — Organisation des arrondissements {#art_11}

1 Les locaux des
arrondissements doivent être installés dans un bâtiment officiel.(3)

2 Ils doivent être accessibles
aux heures officielles fixées.

## Art. 12 — (2) Heures de service, {#art_12}

célébration des mariages et enregistrement des partenariats

1 Sous réserve de l'approbation du service état civil et
légalisations(19), le chef de
l'arrondissement arrête les heures de service de son arrondissement, de la
célébration des mariages et de l'enregistrement des partenariats.(3)

2 Aucun mariage ou
partenariat ne peut respectivement être célébré ou enregistré le dimanche ou
les jours fériés officiels (art. 72, al. 3, OEC).

3 Les mariages et
partenariats peuvent respectivement être célébrés et enregistrés entre 08h00 et
19h00.

4 Les mariages sont célébrés
dans la salle des mariages de l'arrondissement de l'état civil choisi par les
fiancés (art. 70, al. 1, OEC).(3)

5 Les partenariats sont
enregistrés dans un local approprié de l'arrondissement de l'état civil choisi
par les partenaires (art. 75i, OEC).(3)

## Art. 13 — Obligations des officiers de l'état civil et du {#art_13}

personnel de l'état civil

1 L’officier de l’état civil
est tenu d’exercer ses fonctions d’une manière strictement conforme aux
dispositions du code civil suisse, de l’ordonnance fédérale sur l’état civil,
de la loi genevoise sur l’état civil et du présent règlement, ainsi qu’à toutes
dispositions légales et instructions édictées en la matière par les autorités
fédérales et cantonales.

2 Il a en particulier
l’obligation :

a) de participer aux cours
organisés par le groupe de formation des cantons latins et par le service état
civil et légalisations(19), afin d'acquérir la formation lui permettant d'assurer une exacte
exécution de ses tâches (art. 1, al. 1, OEC); les magistrats désignés
comme officiers de l'état civil extraordinaires sont astreints à un cours
relatif à la célébration des mariages (art. 96, al. 1, lettre b,
OEC);(6)

b) de conserver dans un dossier spécial, muni d’un
répertoire, les textes législatifs (ordonnance, loi, règlement), et les
circulaires fédérales et cantonales relatives à l’état civil;

c) d’être abonné à la revue de l’état civil, le coût de
l’abonnement étant à la charge du budget communal;

d) de classer les pièces justificatives qui ont servi à
l'enregistrement de données de l'état civil ou ont été produites en vue du
mariage ou du partenariat enregistré selon les mêmes prescriptions que pour les
anciens registres;(3)

e)(3)

f) d’avoir un sceau spécial portant les armoiries
genevoises avec la légende « Canton de Genève – Arrondissement de l’état
civil de …. ». Ce sceau doit être apposé sur toutes les pièces ayant un
caractère officiel et ne peut être utilisé pour les pièces étrangères à l’état
civil;

g) d'utiliser un sceau sec pour l'établissement de documents
élaborés au moyen d'un support électronique;(3)

h) de conserver les pièces
justificatives pendant 50 ans; si ces pièces sont microfilmées ou enregistrées
sur un support électronique, elles peuvent être supprimées au bout de 10 ans
avec l’autorisation du service état civil et légalisations(19) (art. 32, OEC);

i) de signaler au service
état civil et légalisations(19) les inexactitudes contenues dans les inscriptions
closes (art. 29, al. 3, OEC);

j) d’utiliser, pour les documents d’état civil, la qualité
de papier définie dans les directives de l'Office fédéral de l'état civil (art.
6, al. 2, OEC);

k) d'établir l'identité et l'état civil des candidats à la
naturalisation et de saisir la séquence de leurs données dans le registre de
l'état civil.(11)

## Art. 14 {#art_14}

Emoluments

L’officier de l’état civil et le service état civil et
légalisations(19) sont tenus
d’appliquer les tarifs fixés dans l’ordonnance fédérale sur les émoluments en
matière d’état civil, du 27 octobre 1999.

## Art. 15 — Récusation {#art_15}

1 L’officier de l’état civil
n’est pas autorisé à divulguer des données :

a) s’il a un intérêt personnel;

b) s’il est parent ou allié d’une partie en ligne directe ou
jusqu’au quatrième degré inclusivement, en ligne collatérale ou s’il est uni
par mariage, partenariat enregistré, fiançailles, adoption ou par des liens
nourriciers;(2)

c) s’il représente une partie ou agi pour une partie dans la
même affaire;

d) s'il existe des circonstances de nature à faire suspecter
son impartialité (art. 15, al. 2, de la loi sur la procédure administrative, du
12 septembre 1985).

2 Dans ce cas, les données
sont divulguées par un autre officier de l’état civil de son arrondissement ou
lorsque tous sont empêchés, par un suppléant extraordinaire.

## Art. 16 {#art_16}

(7) Publication de faits
d'état civil

1 Sont publiés dans la
Feuille d’avis officielle ainsi que sur le site Internet du département, avec
la mention des noms et prénoms des personnes concernées, leur date de
naissance, origine et adresse, les lieux et dates des décès :

a) survenus dans le canton;

b) de ressortissants genevois décédés hors du canton;

c) de personnes résidant dans le canton.

2 Il est interdit aux
officiers de l’état civil de fournir à quiconque une liste des naissances,
reconnaissances, mariages, et partenariats enregistrés.

3 Le service état civil et légalisations(19) tient à jour un
répertoire des personnes qu’il a autorisées à recevoir des données personnelles
à des fins de recherche en application de l’article 60 de l’ordonnance fédérale
sur l’état civil, du 28 avril 2004, et de l’article 6, lettre o, du
présent règlement. Ce répertoire est communiqué au préposé cantonal à la
protection des données et à la transparence.

## Art. 17 — Communications {#art_17}

1 Outre les communications
prescrites par l’ordonnance fédérale sur l’état civil (art. 49 à 56, OEC), les
officiers de l’état civil doivent envoyer :

a) au service état civil et
légalisations(19) :

1° une copie de la déclaration concernant le nom en cas de
mariage à l'étranger,(3)

2° une photocopie du certificat de capacité matrimoniale,(3)

3° une communication pour chaque décès survenu dans le
canton;

b) à la direction de l’enregistrement et à la justice de
paix, une communication de décès et cela dès la déclaration (art. 256 de la loi
générale sur les contributions publiques, du 9 novembre 1887).

2 L'office cantonal de l'état civil
spécialisé est chargé de la communication, à la direction de l'enregistrement
et à la justice de paix, des décès survenus dans un autre canton ou à
l'étranger, en cas de domicile dans le canton et pour autant qu'il en ait
connaissance.

3 Sur demande du Tribunal de
protection de l'adulte et de l'enfant, adressée par courriel, l'arrondissement
de l'état civil du domicile de la personne concernée lui communique, également
par courriel et dans les 4 jours ouvrables, l'existence ou l'inexistence d'un
mandat pour cause d'inaptitude.(9)

## Art. 18 {#art_18}

(6) Recours

Les
décisions de l'officier de l'état civil peuvent faire l'objet d'un recours au
département dans les 30 jours dès la notification de la décision ou la
connaissance de l'acte (art. 90, al. 1, OEC et art. 5 de la loi
sur l'état civil, du 19 décembre 1953).

## Art. 19 — (6) Formation {#art_19}

1 La formation du personnel
de l'état civil est assurée par le groupe de formation des cantons latins.

2 Elle peut également être assurée par le service état
civil et légalisations(19), avec la
collaboration de l'association des officiers de l'état civil.

## Art. 20 {#art_20}

(6) Frais

Les frais
relatifs à la participation au groupe de formation des cantons latins sont
assurés par le département.

## Art. 21 {#art_21}

(6) Clause abrogatoire

Le
règlement sur l’état civil, du 8 décembre 1999, est abrogé.

## Art. 22 {#art_22}

(6) Entrée en vigueur

Le
présent règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication dans la
Feuille d’avis officielle.