# Loi sur le traitement de données à des fins de gestion administrative et financière au sein de l'État, du 5 décembre 2017

## Art. 2 {#art_2}

1Est
institué un fichier destiné à permettre le traitement de données conformément à
la présente loi (ci-après: « fichier central »).

2Le Conseil d'État exerce la haute surveillance sur
ce fichier.

3Il désigne la ou les entités chargées, dans le
cadre de la tenue du fichier central, de :

a) organiser administrativement la gestion ;

b) tenir à jour le registre des bénéficiaires
d’accès ;

c) régler les conditions d’accès et d’utilisation ;

d) contrôler l’exploitant ;

e) s’assurer que les normes de sécurité sont
suffisantes ;

f) régler la procédure de destruction des
historiques.

Définitions

## Art. 3 {#art_3}

Au sens de la présente
loi, on entend par :

destinataires : les entités administratives, judiciaires et
législatives de l'État, ainsi que les foncti ons et les charges qui y sont
rattachées, qui doivent faire appel, aux fins d'accomplir leurs tâches, aux
données détenues par d'autres entités de l'État ;

diffuseurs : les entités administratives, judiciaires et
législatives de l'État, et les fonctions et les charges qui y sont rattachées,
ainsi que les autorités communales, qui détiennent des données nécessaires à
l'accomplissement des tâches des destinataires.

Obligations
particulières des destinataires et diffuseurs

## Art. 4 {#art_4}

1Les
destinataires sont responsables du respect des dispositions relatives à la
protection et au maintien du secret des données traitées.

2Les diffuseurs informent les destinataires de
l'existence de prescriptions particulières applicables aux données traitées.

Données traitées

## Art. 5 {#art_5}

1Hormis les
données personnelles, seules les données sensibles entrant dans les catégories
suivantes peuvent être traitées par les destinataires, dans la mesure
nécessaire à l'accomplissement de leurs tâches :

a) les données sur les activités politiques et
syndicales ;

b) les données sur la santé, limitées aux causes
d'absences d'un collaborateur et de leur durée, ou ses besoins particuliers ;

c) les données sur l'appartenance religieuse ;

d) les données sur les mesures d'aide sociale ou
d'assistance ;

e) les données sur les poursuites ou sanctions
pénales ou administratives.

2Est exclue dans le cadre de la présente loi la
transmission de données sur les opinions religieuses, philosophiques,
politiques et syndicales ainsi que les données sur les activités religieuses et
philosophiques.

3Les autorités fiscales peuvent transmettre les
données soumises au secret fiscal nécessaires à l'accomplissement des tâches
des destinataires.

4Le Conseil d'État précise quelles données
personnelles et sensibles et quelles données soumises au secret fiscal peuvent
être transmises conformément à la présente loi.

But du
traitement

I. service
en charge des finances

## Art. 6 {#art_6}

1Le service
en charge des finances peut traiter les données mentionnées à l'article 5,
alinéas 1 et 3, nécessaires à l'accomplissement de ses tâches de recouvrement,
de paiement et de comptabilisation.

2Le Conseil d'État précise les tâches nécessitant
le traitement de données sensibles et de données
soumises au secret fiscal.

II. service
en charge de la logistique et des acquisitions

## Art. 7 {#art_7}

1Le service
en charge de la logistique et des acquisitions peut traiter les données
mentionnées à l'article 5, alinéa 1 nécessaires à l'accomplissement de ses
tâches de facturation, de comptabilisation, de gestion des commandes de
prestations ou de marchandises auprès de tiers ou par des tiers ainsi que de
leur suivi.

2Le Conseil d'État précise les tâches nécessitant
le traitement de données sensibles.

III. service
en charge des ressources humaines

## Art. 8 {#art_8}

1Le service
en charge des ressources humaines peut récolter et traiter les données
mentionnées à l'article 5, alinéa 1, dans la mesure nécessaire à
l'accomplissement de ses tâches telles qu’elles découlent de la loi sur le
statut de la fonction publique (LSt), du 28 juin 1995[4]
et de sa réglementation d’exécution[5].

2Le service en charge des ressources humaines peut
transmettre des données concernant le personnel de l’État aux autorités et
fonctions suivantes, dans le seul but de leur permettre d’accomplir leurs
tâches telles qu’elles découlent de la LSt et de sa réglementation d’exécution :

– Conseil d'État ;

– chefs et cheffes de département ;

– secrétaires généraux ;

– chefs de service ou d'office ;

– responsables d'unités administratives ;

– cadres désignés par le Conseil d’État.

3Les données traitées sont fournies par les
employés eux-mêmes ou leur hiérarchie, sous réserve d'un traitement de données
prévu par d'autres lois cantonales ou fédérales.

4Le service en charge des ressources humaines
traite les données concernant le personnel des établissements autonomes
cantonaux dans la mesure nécessaire à l'accomplissement des tâches de gestion
du personnel telles qu'elles lui sont confiées par une loi d'organisation ou un
contrat de prestations.

5Le Conseil d'État précise les tâches nécessitant
le traitement de données sensibles.

Modalités
d'accès

## Art. 9 {#art_9}

1Les
données du diffuseur, y compris celles soumises au secret fiscal, peuvent être
consultées ou récoltées en ligne par le destinataire.

2Chaque utilisateur du fichier central reçoit des
droits d’accès personnels et secrets.

3Le Conseil d’État définit les accès aux données
personnelles et sensibles, ainsi qu'aux données soumises au secret fiscal, et leurs
modalités.

Communication

## Art. 10 {#art_10}

Le diffuseur peut
communiquer les données, y compris les données soumises au secret fiscal, en
les introduisant dans le fichier du destinataire ou dans le fichier central.

Conservation/
destruction des données

## Art. 11 {#art_11}

1Les
données traitées sont conservées aussi longtemps que cela est nécessaire à
l'accomplissement des tâches du contrôle cantonal des finances, en sus de
celles des services concernés.

2Demeure réservée la
loi sur l'archivage (LArch), du 22 février 2011[6].

Historique
des transactions

## Art. 12 {#art_12}

1Le
service informatique de l'entité neuchâteloise met en place un système de
journalisation permettant de contrôler les accès aux données traitées.

2Il met également en place un système de
journalisation de la modification des données.

Exploitant

## Art. 13 {#art_13}

1Le
service informatique de l'entité neuchâteloise est chargé :

a) de procéder à l'extraction de données à des fins
statistiques lorsqu'il en est requis ;

b) de procéder à l'extraction de données sur demande
du responsable du fichier ou avec son accord ;

c) d'octroyer les droits d'accès conformément à la
présente loi et son règlement d'application ;

d) de s'assurer que les données sont protégées
contre un emploi abusif en prenant des mesures organisationnelles et techniques
appropriées ;

e) de veiller à l'intégrité, à la disponibilité et
à la confidentialité des données ;

f) de mettre en place un historique des
transactions ;

g) de gérer l’infrastructure technique du fichier
central ;

h) de proposer aux entités désignées par le Conseil
d'État conformément à l'article 2, alinéa 3, l’adaptation des normes de
sécurité en fonction de l’évolution technologique.

2Il procède à une revue annuelle des droits
d'accès.

3Il a accès aux données personnelles et aux données
sensibles traitées dans la mesure nécessaire à l'accomplissement des tâches
décrites à l'alinéa 1.

Exécution

## Art. 14 {#art_14}

Le Conseil d'État
arrête les dispositions d'exécution.

Protection
des données

## Art. 15 {#art_15}

Les règles sur la
protection des données s'appliquent pour le surplus.

Modification
du droit en vigueur

## Art. 16 {#art_16}

La modification du
droit en vigueur figure en annexe 1.

Référendum

## Art. 17 {#art_17}

La présente loi est
soumise au référendum facultatif.

Promulgation
et entrée en vigueur

## Art. 18 {#art_18}

1Le
Conseil d'État pourvoit, s'il y a lieu, à la promulgation et à l'exécution de
la présente loi.

2Il fixe la date de son entrée en vigueur.

Loi promulguée par le Conseil d'État le 22
janvier 2018.

L’entrée en vigueur est fixée avec effet au 1er
janvier 2018.

Annexe 1

MODIFICATION DU DROIT EN VIGUEUR

La loi sur le contrôle cantonal des finances (LCCF), du 3
octobre 2006[7],
est modifiée comme suit :

## Art. 17a — (nouveau) {#art_17a}

Protection
des données

Le CCF peut accéder en ligne à toutes les données
nécessaires à l'accomplissement des tâches mentionnées aux articles 13 à 15
LCCF, y compris les données sensibles et les données soumises au secret fiscal.

(*) FO 2017 No 52

[1] RSN
150.30

[2] RSN
631.0

[3] RSN
150.6

[4] RSN
152.510

[5] RSN
152.511

[6] RSN
442.20

[7] RSN
601.3